Tabela Dinâmica – Dicas de Produtividade

Olá pessoal,

Em algumas oportunidades tenho escrito aqui no blog que sou fã incondicional da utilização de Tabelas Dinâmicas – e quem usa regularmente este recurso sabe que isso não é nenhum exagero.

Pois bem, neste post vou procurar listar ótimos recursos oferecidos pela ferramenta, que podem aumentar significativamente a produtividade dos usuários na consolidação, organização, extração e análise de informações – e, porque não, tornar mais agradável a visualização final dos dados.

Antes de começar

Alguns pontos importantes:

Versão do Excel: para escrever este post estou usando a versão 2013 do Microsoft Excel. Entretanto, todas as funcionalidades exploradas também podem ser reproduzidas nas versões 2010 e 2007. Se algum recurso não estiver disponível em uma das versões, sinalizarei para não haver dúvidas.

Público-alvo: o público-alvo deste post são aqueles usuários que já utilizam o recurso de Tabela Dinâmica. Se você está começando a usar (ou ainda não conhece) essa funcionalidade, sugiro dar uma olhada no ótimo tutorial da Microsoft (http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/criar-uma-tabela-dinamica-para-analisar-dados-da-planilha-HA102840046.aspx), para poder aproveitar melhor as dicas deste post.

Isto posto, vamos ao que interessa.

A planilha

Suponhamos que você trabalha em uma empresa e, dentre suas atribuições, você precisa analisar e gerar relatórios do portfólio de projetos da sua companhia. Você possui uma planilha com a relação de projetos, contendo as seguintes informações:

• Id do Projeto
• Tipo de Projeto
• Status
• Vice Presidência
• Origem Comercial
• Impacto Estratégico
• Conclusão Prevista
• Duração Prevista
• Valor do Projeto

Iremos utilizar este conjunto de informações como referência para este trabalho. Caso você queira experimentar estes passos na prática, você poderá baixar a planilha no link abaixo:

https://www.box.com/shared/8tge1ctjel9i3a8rd8oo

Aplicando formatação aos dados

Pra começar, vamos supor que sua necessidade inicial é descobrir o montante total dos projetos (valores monetários), agrupado por Tipo de Projeto. Criada a Tabela Dinâmica, o resultado é:

O ponto aqui é que os valores da soma não estão organizados com separador de milhar, casas decimais ou símbolo de moeda. O que muitas pessoas acabam fazendo para atenuar o problema é a seleção dos dados apresentados pela Tabela Dinâmica, aplicando em seguida a formatação necessária. A desvantagem desse método é que, caso a Tabela Dinâmica seja alterada e a relação de dados seja maior do que a atual, não existe a garantia de que as informações adicionais sejam elas também formatadas automaticamente.

Para resolver este impasse, você poderá clicar com o botão direito do mouse em qualquer célula da Tabela Dinâmica (campo de valor) e escolher a opção Configurações do Campo de Valor:

Na caixa de diálogo Configurações do campo de valor você poderá:

• Trocar o label do campo para um nome mais agradável, no item Campo Personalizado;
• Clicar em Formato do Número para formatar o resultado da Tabela Dinâmica de acordo com suas preferências.

Neste exemplo, vou inserir o nome Total do Investimento no campo personalizado. Já a formatação do número vou configurar como Contábil, para apresentar a separação de milhar e as devidas casas decimais, em conjunto com o símbolo de moeda:

Os dados já passam a ser apresentados de maneira muito mais organizada pelo Microsoft Excel:

Classificando e filtrando dados

Olhando para esta Tabela Dinâmica é possível verificar que a classificação dos Tipos de Projeto se dá via ordem alfabética. Entretanto, esta ordem não representa a classificação da grandeza dos montantes por cada um dos tipos. Caso seja necessário efetuar a classificação por ordem de montante, você poderá clicar com o botão direito do mouse em qualquer um dos valores apresentados e escolher a opção Classificar > Classificar do maior para o menor:

Assim você poderá verificar, de fato, quais são os tipos de projeto com maior volume de investimento da sua empresa:

Outra interessante opção disponibilidade pelo Microsoft Excel é a possibilidade de filtrar os dados, para exibir apenas uma parcela das informações disponíveis. Suponha que você está analisando uma planilha de vendas, a qual contém informações das compras efetuadas pelos seus clientes – e são mais de 500 clientes, por exemplo. Você gostaria de verificar quais são os 10 clientes que mais compraram da sua empresa, para gerar o relatório à equipe de vendas.

Para isso, basta clicar com o botão direito na Tabela Dinâmica (em alguma informação que esteja disponível nos campos de Linha) e escolher a opção Filtrar > 10 Primeiros:

Então você poderá escolher se o filtro será aplicado para os 10 primeiros ou outra opção que se encaixe na sua necessidade:

Visualizando os dados em percentuais

Outro recurso muito eficiente disponibilizado pela Tabela Dinâmica, e que a grande maioria dos usuários desconhece, é a possibilidade de modificar o modo de exibição dos dados. Olhando para a tabela atual, sabemos que o valor total de projetos de Consultoria é de R$ 1.830.150. Porém, e se for necessário descobrir qual a representatividade dos projetos de consultoria em relação ao montante total? Na maioria dos casos, os usuários acabam criando uma tabela paralela e efetuando a conta manualmente. A grande desvantagem dessa abordagem é que, caso o layout da Tabela Dinâmica seja alterado, a tabela manual não terá mais serventia.

Para modificar a maneira como as informações são exibidas pela Tabela Dinâmica, clique com o botão direito sobre a tabela e escolha a opção Configurações do Campo de Valor. Perceba que a caixa de diálogo apresentada possui duas abas – Resumir Valores por e Mostrar Valores como. Clique na segunda aba e, na opção Mostrar Valores como, selecione a opção % do Total de Colunas:

As informações da Tabela Dinâmica passarão a ser exibidas da seguinte maneira:

Se você acrescentar informações ao layout da sua Tabela Dinâmica, você poderá continuar modificando a exibição dos dados de acordo com sua preferência, através da escolha de outras opções do Campo de Valor (% do Total Geral, % do Total de Linhas e etc.). Para voltar à exibição padrão, escolha a opção Sem Cálculo.

Modificando o tipo de cálculo

Por padrão, sempre que uma nova Tabela Dinâmica é inserida, o Microsoft Excel resume os dados utilizando a função de SOMA (considerando que os dados inseridos no campo Valores sejam numéricos). Porém, nem sempre o usuário que está criando a Tabela Dinâmica precisa que os dados sejam agrupados através da função SOMA. Na tabela que estamos utilizando, é possível verificar o valor total do investimento de acordo com o Tipo de projeto. Mas e se, ao invés de visualizar o montante em termos monetários, fosse necessário visualizar o número de projetos por tipo? E se, ao invés do valor total, fosse necessário visualizar o valor médio de investimento por tipo de projeto?

Para responder a essas dúvidas, você poderá clicar com o botão direito do mouse sobre um dos valores apresentados na Tabela Dinâmica e escolher a opção Configurações do Campo de valor. Em seguida, na caixa de diálogo disponível, você poderá escolher qual o método de cálculo deseja aplicar à sua Tabela Dinâmica (fique atento à mudança no rótulo do campo):

Após modificar escolher o método de cálculo e modificar o Nome Personalizado, clique em Formato do Número e substitua o formato contábil (caso o esteja utilizando) pelo formato número. Clique em OK para aplicar o critério à Tabela Dinâmica e visualizar o resultado:

Organizando a posição dos dados

Se você estiver utilizando esta planilha para executar os passos deste guia, substitua o item Tipo de Projeto por Impacto Estratégico, nos rótulos de linha. O resultado da alteração pode ser visto no exemplo abaixo:

Notou algo de errado? Em termos de organização das informações, a classificação dos campos não está legal. Temos o impacto Alto seguido do Baixo, e então Médio e Muito Alto. Logicamente falando, a classificação dos dados está incorreta – isso porque a Tabela Dinâmica classifica os dados de acordo com sua ordem alfabética.

Para organizar os dados de maneira lógica, você poderá clicar sobre o rótulo de um dos itens com o botão direito do mouse e escolher a opção Mover. Em seguida, de acordo com sua necessidade, você poderá mover a informação para cima ou para baixo:

Quando finalizar a organização dos dados, o resultado será:

Agrupando datas

Imagine o seguinte cenário: você está trabalhando na sua empresa com um arquivo similar a este que estamos usando como exemplo. O board executivo solicita um relatório com quantidade de projetos a serem encerrados, mês a mês. Como você sabe que o seu relatório possui uma coluna chamada Conclusão Prevista, você adiciona esta coluna ao campo de Linhas da Tabela Dinâmica. Aqui o resultado:

E qual é o problema agora? Como o objetivo principal da Tabela Dinâmica é agrupar informações que sejam similares, o intervalo de dados a ser exibido é muito grande, pois a Tabela Dinâmica só irá agrupar os projetos que sejam encerrados exatamente no mesmo dia.

Para resolver este impasse e organizar os dados numa escala mensal/anual, clique com o botão direito do mouse em uma das datas da Tabela Dinâmica e escolha a opção Agrupar. Na caixa de diálogo apresentada, você poderá especificar quais os critérios serão utilizados para consolidar os dados:

Assim você chegará ao resultado conforme abaixo:

Observe que, após agrupadas as informações por ano/mês, a Tabela Dinâmica não exibe por padrão a quantidade de projetos realizados em cada ano. Para passar a exibir a informação, clique com o botão direito do mouse sobre um dos anos e escolha a opção Subtotal Anos:

O resultado:

Inserindo uma linha do tempo

Observação: este recurso está disponível somente para a versão 2013 do Microsoft Excel.

Vamos supor que você tenha aplicado o recurso de agrupamento de datas na sua Tabela Dinâmica, mas que não tenha mais a necessidade de visualizar o resultado deste agrupamento. Como a partir de agora você precisará gerar um relatório dos projetos por Origem Comercial, você substitui os itens Anos e Meses pelo campo Origem Comercial.

Mesmo tendo feito essa substituição dos campos que devem ser exibidos, a Tabela Dinâmica mantém os campos Anos e Meses (representado pelo campo Conclusão Prevista) na lista de campos disponíveis. E é aí que entra o recurso Linha do Tempo. Este recurso permite, de maneira simplificada, a aplicação de filtros na Tabela Dinâmica, de acordo com um período a ser determinado pelo usuário. Para inserir uma Linha do Tempo à sua Tabela Dinâmica, clique em qualquer campo da tabela. Em seguida, no menu dinâmico Ferramentas de Tabela Dinâmica, procure a guia Analisar. Nessa guia, clique na opção Inserir Linha do Tempo:

Selecione o campo Conclusão Prevista e clique OK. A partir de agora, você poderá filtrar as informações por Anos, Trimestres ou Anos especificamente:

Ações adicionais

Além de todas as dicas destacadas neste documento, existem outras ações que podem dinamizar o uso da Tabela Dinâmica. Algumas dessas dicas já foram discutidos em outros posts, e para não ficar repetitivo, não irei incluí-las neste guia. Caso queira saber mais, você poderá visualizar os respectivos posts:

Inserindo uma segmentação de dados na Tabela Dinâmica

http://raphaelrsantos.blogspot.com.br/2012/01/segmentacao-de-dados-no-excel-2010.html

Criando campos calculados na Tabela Dinâmica

http://raphaelrsantos.blogspot.com.br/2012/08/criando-campos-calculados-em-tabelas.html

Caso você queira fazer ler este post com mais calma, você poderá fazer o download da versão digital clicando no link abaixo:

https://www.box.com/shared/mvm9rw7m000f0m3kreah

Boa leitura, e que o post tenha sido útil.

Até a próxima!

Office 2013 - Guias de Início Rápido

Olá pessoal,

Uns dias atrás eu publiquei aqui no blog que a Microsoft havia disponibilizado os Guias Rápidos com as novidades da nova versão do Microsoft Office 2013. Até então, os guias estavam disponíveis apenas em inglês.

Pois agora já temos as versões em Português, que podem ser baixadas no link abaixo:

http://office.microsoft.com/pt-br/support/office-2013-quick-start-guides-HA103673669.aspx

Estão muito bons os guias.

Bom estudo!

Certificação 70-177 - Project Server 2010, Configuring

Olá pessoal,

Antes tarde do que nunca. Após algumas postergações, hoje fiz o meu exame 70-177 – Microsoft Project Server 2010, Configuring. Confesso que quando você clica em submit, aqueles 30 segundos entre o processamento e o resultado do exame parecem demorar muito mais, mas no final das contas deu tudo certo e passei na prova.

Basicamente o exame foca em 4 tópicos principais:

Instalação do Project Server 2010 – para quem já trabalha com a ferramenta, as perguntas não são complicadas, então é só dar uma revisada no material de estudo e seguir em frente;

Gerenciamento de Recursos e Segurança – também considero as perguntas referentes a este tópico tranquilas para quem administra a ferramenta no dia-a-dia. Se sua empresa não utiliza o recurso de Timesheet para controlar o lançamento de horas, vale a pena focar um pouco nisso;

Configuração do Project Server 2010 – este foi um dos tópicos mais espinhosos do exame. Há perguntas que tratam sobre Integração do EPM com o Exchange e também sobre Migração das versões 2003 e 2007 para a 2010. Certifique-se que seu conhecimento neste tema está em forma antes de fazer o exame;

Administração do Project Server 2010 – a dificuldade deste tópico também está diretamente ligada as ações que o usuário realiza como administrador da ferramenta. Se você não usa o Project Server 2010 com frequência, se aprofunde nesse assunto.

Como dica para quem pretende fazer o exame, eu sugiro o seguinte:

Guide do Project Server 2010 – http://www.microsoft.com/project/en-us/project-server-2010-product-guide.aspx

Guia do Administrador do Project Server 2010 – http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=212383

Plano de Upgrade e Migração do Project Server 2010 – http://technet.microsoft.com/en-us/projectserver/ee691958.aspx

Programa de estudos MVA para certificação Microsoft Project 2010 – https://www.microsoftvirtualacademy.com/tracks/configurando-o-project-server-2010-exame-70-177

Bem, é isso aí. Boa sorte a todos que pretendem fazer o exame, e se eu puder ajudar em alguma coisa é só perguntar.

Até a próxima!

Cursos gratuitos - Programa MVA

Olá pessoal,

Post de sábado a noite após a pizza :D

A Microsoft disponibiliza gratuitamente uma série de cursos através do programa MVA
Microsoft Virtual Academy. O objetivo do MVA é capacitar as pessoas através de cursos gratuitos, 
disponíveis à comunidade no site do programa.

Abaixo o link para dois cursos interessantes, sobre o novo Office:

Office 2013 – Dicas e truques:
http://www.microsoftvirtualacademy.com/tracks/office-2013-migracao-dicas-e-truques

Implementando o Office 2013:
http://www.microsoftvirtualacademy.com/tracks/implantando-o-office-2013

Bom estudo!

Boas práticas para manutenção da Linha de Base no Microsoft Project (parte 02 de 02)

Olá pessoal,

Antes de começar, é importante que você já conheça os conceitos básicos da Linha de Base. Este é o último de uma sequência de 3 posts publicados sobre o tema Linha de Base. A parte 01 desta sequência pode ser baixada aqui.

Porém, se você não conhece ou ainda não utiliza o recurso de salvamento da Linha de Base para seus projetos, sugiro que comece por este post.

Isso posto, é hora de começar.

Como todos sabemos, um projeto pode ser modificado e reprogramado inúmeras vezes ao longo de sua execução, por razões diversas. Quando uma alteração ou um replanejamento realizado no projeto justificar uma modificação na Linha de Base, você poderá aplicar as novas estimativas em dois níveis: para o projeto inteiro ou apenas para tarefas selecionadas.

Salvando a Linha de Base para o projeto inteiro

Quando você redefine a linha de base para o Projeto inteiro, você substitui todas as informações anteriormente salvas na Linha de Base pelos novos dados. Esta opção é interessante quando o projeto ainda não foi iniciado, e se identifica a necessidade de realizar algumas mudanças no seu cronograma/alocação de recursos que justifiquem o salvamento do novo planejamento.

Para redefinir uma linha de base para o projeto inteiro, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Certifique-se que a linha de base que deve ser redefinida esteja selecionada e clique em OK. Quando o Microsoft Project exibir uma mensagem de confirmação de substituição dos dados da linha de base, clique OK.

Deste modo, os dados salvos na Linha de Base anteriormente serão substituído pelas novas informações.

Salvando a Linha de Base apenas para tarefas selecionadas

A segunda opção oferecida pelo Microsoft Project é a definição da linha de base apenas para um conjunto específico de tarefas do projeto. Na maioria dos casos esta é a opção que será utilizada, uma vez que você pode redefinir a linha de base apenas para as tarefas desejadas. Imagine duas situações distintas:

• Após efetuar o planejamento do projeto, você define sua linha de base. Entretanto, após o projeto ser iniciado, você identifica a necessidade de inserção de novas tarefas que não haviam sido previstas. Quando você adiciona novas tarefas no cronograma, você deve também definir sua linha de base, porém sem modificar a linha de base das tarefas existentes;

• Um projeto está sendo executado e, em virtude de novas necessidades, sofre uma mudança de escopo que irá impactar em prazo, trabalho, custos e etc. Todavia, o projeto já apresenta alguns desvios em relação ao planejamento inicial, os quais devem ser mantidos a título de visualização e comparação. Neste caso, você deve reprogramar o seu projeto conforme as mudanças do escopo, porém sem perder os desvios que já aconteceram.

Note que em ambas as situações a Linha de Base precisa ser redefinida para abrigar apenas as mudanças que ocorreram no projeto, mantendo os dados daquilo que já ocorreu. Para redefinir uma linha de base para apenas algumas tarefas do projeto, você deve executar os seguintes passos:

1. Selecione todas as tarefas para as quais a Linha de Base deve ser redefinida;
2. Clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Selecione a opção Tarefas Selecionadas. A opção Agregar linhas de base Para todas as tarefas de resumo deve ser selecionada se você desejar que o impacto gerado pela redefinição da linha de base se aplique às suas tarefas de resumo:

Feito isso, o Microsoft Project irá salvar a Linha de Base apenas para as tarefas selecionadas, permitindo a identificação de desvios que tenham acontecido anteriormente no cronograma (disponível nas tarefas que não sofreram nenhuma modificação). Neste ponto, como houve um replanejamento no projeto, é interessante salvar o histórico dos novos dados em uma nova Linha de Base (Linha de Base 2, Linha de Base 3 e etc.), para que seja possível fazer comparações futuras (por exemplo, qual a diferença de prazo/custo/esforço entre o primeiro e o segundo planejamento?).

Limpando a Linha de Base

Caso seja necessário, você pode limpar uma ou mais Linhas de Base salvas no seu projeto. A limpeza de uma Linha de Base remove todas as informações dos campos salvos, e faz com que o Microsoft Project entenda que nunca houve dados nela armazenados.

Da mesma maneira como é feito na redefinição da Linha de Base, você pode limpar a linha de base de todo o projeto ou apenas das tarefas selecionadas. Para limpar uma Linha de Base, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Limpar linha de base. Selecione a linha de base desejada e escolha se deseja limpar a linha para todo o projeto ou apenas para as tarefas previamente selecionadas, conforme exemplo abaixo:

Linha de base para tarefas manualmente agendadas

Se você definir a linha de base para tarefas que estiverem no Modo de Agendamento Manual e que não tiverem informação sobre data de início, término e duração (informações em branco), a informação da linha de base também será armazenada como “em branco” para essas tarefas, possibilitando que você ajuste as informações da linha de base de maneira manual. Deste modo, se você informar manualmente as informações da linha de base dessas tarefas, e se no futuro você informar datas de início e término que sejam diferentes daquelas previstas, você terá como retorno a variação destes campos, uma vez que eles serão diferentes daquilo que foi armazenado na linha de base.

Se você possui conta no LinkedIn, não deixe de participar do nosso grupo de discussões sobre o Microsoft Project e Project Server. Nosso grupo de chama ‘Project na Prática’, e você pode acessá-lo no link abaixo:

http://www.linkedin.com/groups?gid=4241980&trk=hb_side_g

Caso queira, você pode fazer o download desse post clicando aqui.

Até a próxima!

Microsoft Office 2013 - O que há de novo

Olá pessoal,

Ano novo, nova versão do Microsoft Office. Como de costume, a Microsoft está disponibilizando na seção de downloads os guias ‘What´s New’, que trazem as novas funcionalidades introduzidas na versão 2013 dos produtos Office.

Para baixar os guias de sua preferência, segue a lista de links abaixo:

What´s new in Outlook 2013 – http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36187

What´s new in Access 2013 – http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36189

What´s new in Word 2013 – http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36190

What´s new in PowerPoint 2013 – http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36193

What´s new in Excel 2013 – http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=36185

Boa leitura.

Planejamento Financeiro 2013

Olá pessoal,

Final de ano chegando, é hora de elaborar o planejamento financeiro para 2013. Minha colaboração para você começar o ano novo com o orçamento 100%.

https://www.box.com/shared/kp4tg54y1n1f0if0sg86

Feliz 2013 J

Criando Dashboards em Visio com dados importados do Excel

Olá pessoal,

Faz tempo que não compartilho nada referente a Dashboards, então resolvi preparar algo bem legal (pelo menos assim eu espero...). A ideia hoje é como criar um Dashboard no Microsoft Visio, com dados importados do Excel.

No final do trabalho, o resultado será algo mais ou menos parecido com isso:

Como são muitos passos e o material está bem detalhado, deixei disponível o download do documento, para ficar mais fácil:

https://www.box.com/s/gzmzvkyxh207rpcpo0ly

Bem, é isso aí. Espero que achem legal o post.

Até a próxima!

Boas práticas para manutenção da Linha de Base no Microsoft Project (parte 01 de 02)

Antes de começar, é importante que você já conheça os conceitos básicos da Linha de Base. Publiquei há um tempo um post sobre a importância e sobre como salvar uma Linha de Base. Caso queira visualizá-lo, clique aqui.

Isso posto, vamos lá.

Diz o ditado que um projeto sem linha de base nunca estará atrasado. A explicação para essa afirmação é que não há como enxergar desvios se não foram definidos parâmetros para que seja possível realizar as comparações. Bem... suponha que você tenha criado seu cronograma, estimado prazos, atribuído recursos, definido custos e acertado o esforço necessário para realização do seu projeto. Depois de tudo verificado e aprovado, você salva a Linha de Base e o projeto tem início. Entretanto, é importante levantar algumas questões se apenas o salvamento da Linha de Base oferece subsídios suficientes para que os gerentes possam controlar todo o ciclo de vida do projeto. Qual é o impacto na Linha de Base caso haja, por exemplo, adição de tarefas não previstas ao cronograma? E se o escopo do projeto for modificado e requerer alterações significativas no cronograma?

O objetivo deste tópico é compartilhar as opções que o Microsoft Project oferece para manutenção das Linhas de Base. Como esse é um assunto extenso, vou dividir o post em duas partes, para facilitar o entendimento.

Definição de múltiplas linhas de base

Quando você define uma Linha de Base para o seu projeto, você está armazenando as informações do seu planejamento, para que possa posteriormente compará-las com as informações reais. No jargão comum, a Linha de Base salva é conhecida como Linha de Base zero - 0 (em virtude de essa linha de base não receber numeração. Entretanto, neste post iremos nos referir à linha de base 0 apenas como Linha de Base). Os dados salvos nesta linha de base serão utilizados para os cálculos de variação ao longo de todo o projeto, e todas as fórmulas internas do Microsoft Project são calculadas a utilizando como referência.

Todavia, o Microsoft Project oferece mais dez opções de linhas de base, numeradas de 1 a 10:

Estas linhas de base devem ser utilizadas opcionalmente para que os gerentes de projeto possam armazenar os dados históricos do planejamento do projeto durante o seu ciclo de vida. Quando você efetua o primeiro planejamento do projeto, você armazena as informações na linha de base. Como essa linha de base pode vir a ser modificada no futuro (em virtude de replanejamento, nova priorização, mudança no escopo do projeto e etc.), é importante que os dados iniciais (oriundos do primeiro planejamento) sejam salvos em uma base histórica, que poderá servir como consulta no futuro. Neste caso, o gerente de projetos pode copiar os dados da linha de base na linha de base 1.

Para copiar os dados da linha de base na linha de base 1, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Em seguida, selecione a opção Salvar Plano Provisório. Na opção Copiar selecione Linha de Base, e na opção Em selecione Linha de Base 1. Mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada:

Esta ação fará com que todas as informações que estão armazenadas na linha de base sejam copiadas para a linha de base 1. Isso significa que você irá manter os dados do primeiro planejamento armazenados durante todo o ciclo de vida do projeto, podendo compará-los no futuro caso mudanças sejam feitas na linha de base original.

Imagine que, passado algum tempo, o projeto atual seja paralisado, ou então haja uma modificação no seu escopo original. Provavelmente os dados do primeiro planejamento não serão os mesmos, novas datas deverão ser consideradas e até mesmo o cronograma poderá sofrer modificações, com a inclusão ou exclusão de fases e tarefas. Nesse sentido, será necessário redefinir a linha de base, que deverá considerar agora os dados mais atuais esperados para o projeto. Se isto acontecer, você poderá redefinir a linha de base e salvar estas informações na linha de base 2, pois estes são os dados esperados para o segundo planejamento realizado no projeto. Esta ação lhe permitirá manter a linha de base sempre atualizada (para fins de comparação, cálculos e etc.), com os dados históricos de planejamento salvos nas linhas de base de 1 a 10.

Se você possui conta no LinkedIn, não deixe de participar do nosso grupo de discussões sobre o Microsoft Project e Project Server. Nosso grupo de chama ‘Project na Prática’, e você pode acessá-lo no link abaixo:

http://www.linkedin.com/groups?gid=4241980&trk=hb_side_g

Como de costume, você pode realizar o download deste post clicando aqui.

Em breve a parte 2 deste post será publicada.

Até a próxima!