Power Query

Olá pessoal

Esse é o post número 100 desde o início do blog. Para comemorar, vamos tratar de um tema especial.

Imagine se conectar ao Facebook para obter todo seu histórico de ações realizadas na rede social. Ou então, utilizar uma fonte de dados pública (como o Wikipédia) para elaborar um poderoso Dashboard estratégico para sua empresa. No passado, era preciso adquirir ferramentas específicas (muitas vezes com um alto custo) para ter acesso a este tipo de informação. Pois é... agora isso é coisa do passado.

Dando continuidade à série de posts sobre as novas ferramentas de BI disponíveis na versão 2013 do Microsoft Excel, hoje irei falar um pouco sobre o Power Query. Este é um excelente suplemento do Office 365, que provê uma interface intuitiva aos usuários na descoberta, obtenção, manipulação e organização de um grande volume de dados – através da criação e compartilhamento de poderosas consultas.

Em linhas gerais, o Power Query permite que o usuário se conecte a uma ou mais fontes de dados e efetue a manipulação das informações obtidas, antes mesmo de transferi-las à planilha para análise e geração dos dashboards e relatórios. Pode até parecer um pouco exagerado, mas o Power Query abre um mundo novo de possibilidades e descobertas, pois faz com que usuários e empresas que não possuem acesso à ferramentas de manipulação de dados possam ter um elevado nível de independência nesse aspecto. Entre outras coisas, com o Power View é possível:

• Se conectar a uma extensa lista de fontes de dados
• Mesclar informações de diferentes fontes de dados que possuam um relacionamento
• Criar visualizações personalizadas dos dados antes de distribuí-las na planilha, filtrando apenas aquilo que é necessário
• Utilizar as demais ferramentas de BI (Power View, Power Pivot e Power Maps) para exibir as informações manipuladas de maneira profissional
• Compartilhar as consultas com outros profissionais da empresa de maneira simples e segura

Links

Nos links abaixo, você poderá encontrar maiores informações sobre o Power Query:

• Introdução ao Power Query
• Ajuda do Power Query para o Microsoft Excel 2013
• Download do Power Query

Power BI

Como dito no início do post, tenho procurado escrever sobre as principais ferramentas e funcionalidades de Power BI do Office 365. Aqui os links sobre o que já foi discutido:

• Sobre o Power BI
• Power View – Introdução
• Power View – Criando Dashboards apartir de múltiplas fontes de dados
• Power Maps

Mão na massa

Feitas todas as considerações e introduções, é hora de colocar a mão na massa. A primeira coisa a se fazer é instalar o Power Query na sua máquina. Após concluir a instalação, é necessário ativar o suplemento clicando em Arquivo > Opções. Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em Suplementos. Na parte inferior da caixa de diálogo chamada Gerenciar, selecione a opção Suplementos de COM e clique em Ir...

Na janela seguinte, marque o suplemento Microsoft Power Query Preview for Excel:

Uma vez habilitado o suplemento, uma nova guia chamada Power Query estará disponível na Ribbon do Microsoft Excel 2013. Esta guia irá conter todas as funcionalidades disponíveis no suplemento:

Apenas ao observar a extensa lista de possibilidades que o Power Query oferece para estabelecimento de uma ou mais conexões de dados é que você se dá conta de quão poderoso e indispensável esse suplemento é – sem mencionar o fato de poder estabelecer vínculos e unificar dados de diferentes fontes quando estes possuírem algum tipo de ligação:

O Cenário

O cenário que será trabalhado neste exemplo é o seguinte: uma determinada empresa deseja saber quais são, onde estão localizadas e qual o tamanho da população das maiores cidades das américas (considerando Norte, Central e Sul), para que possa assim desenvolver sua estratégia de vendas. Baseado nesta necessidade, é possível se conectar a uma fonte de dados pública e obter esses dados.

Na guia Power Query, clique no primeiro botão disponível – Online Search. Na caixa de diálogo aberta, digite “largest cities in america” – vale lembrar que as pesquisas devem ser realizadas em inglês, pois a versão preview do Power Query está se conectando apenas ao Wikipédia neste idioma:

Ao passar o mouse sobre uma das fontes de dados listadas, é possível ter uma prévia de como as informações serão distribuídas, e qual sua cadeia de conexão:

Ao escolher a fonte de dados desejada, basta clicar na opção ADD TO WORKSHEET para transferir os dados para o Excel:

Como pretendo trabalhar com valores numéricos e os importados estão no formato inglês (vírgula como separador de milhar), é necessário criar uma fórmula para converter os dados para o formato PT-BR. Crie um novo campo chamado População na coluna G com a seguinte fórmula:

Com todas as informações disponíveis, basta criar as tabelas dinâmicas com as análises pretendidas. Meu resultado foi:

Se quiser incrementar mais o resultado, você pode utilizar os recursos do Power Maps para exibir as informações:

Isso aqui é um show de bola!

Como sempre, se quiser ler com mais calma este post, você pode fazer o download da versão digital clicando no link abaixo:

https://app.box.com/s/4vfalkba9dtoy3cy38j8 

Espero que tenham gostado do post e até a próxima!!

Power BI

Olá pessoal

Se seu chefe algum dia disser “me dê um bom motivo para mudar para o Office 365”, você pode optar por começar por este post... pois assim você não terá um único motivo, mas sim vários deles.

Como tenho falado aqui no blog, o lançamento do Office 365 trouxe inúmeras mudanças e inovações nos produtos incluídos no pacote. Um dos lançamentos mais bacanas, e que simboliza uma mudança radical na maneira como os usuários poderão trabalhar daqui pra frente é o Power BI.

De maneira resumida, podemos dizer que o Power BI é um conjunto de ferramentas self-service do Microsoft Excel 2013, que juntas garantem aos usuários mecanismos para obtenção, manipulação, análise e demonstração de um grande volume de dados. Através das ferramentas do Power BI, os usuários poderão se conectar a fontes que pertençam a bancos de dados convencionais ou na nuvem, de maneira que possam construir painéis de indicadores, KPIs estratégicos, relatórios e dashboards interativos, utilizando as velhas e boas planilhas – só que com performance e profissionalismo sem precedentes.

Além disso, ao utilizar as ferramentas de Power BI, os usuários também poderão compartilhar o resultado do seu trabalho online, permitindo aos interessados o acesso instantâneo às informações e garantindo que todos tenham sempre os dados mais atualizados – de qualquer parte do planeta e através de qualquer dispositivo (computador, laptop, tablet, smartphones e etc.)

Como me disse um amigo, se fosse para resumir, poderíamos dizer que o Power BI representa o BigData do povão J

O Power BI para o Microsoft Excel é constituído de 4 suplementos:

• Power Query – permite a obtenção e manipulação de informações a partir de diferentes fontes de dados
• Power Pivot – permite a criação de Modelos de Dados diretamente no Excel
• Power Map – permite a exploração e navegação de dados em mapas 3D (inclusive, este assunto já foi até discutido neste post)
• Power View – permite a criação de relatórios e dashboards que garantem uma experiência interativa ao usuário (assunto que também já passou pelo crivo do blog, neste post e neste aqui também)

A ideia é que nos próximos posts algumas das funcionalidades disponíveis nas ferramentas de Power BI possam ser discutidas e exploradas, para que os leitores do blog tenham uma melhor ideia do seu potencial, e de como podem revolucionar a maneira como trabalhamos com dados.

• Páginaoficial do Power BI
• Blog doPower BI
• Power BI –Perguntas e Respostas

Bem.... se mesmo assim o seu chefe não se convencer, então mostre a ele alguns exemplos do que o pessoal tem feito com as ferramentas do Power BI: 

• Análise dosdados da Black Friday em 2013, utilizando múltiplas fontes de dados
• Acessando ecriando dashboards a partir de dados do CRM da empresa
• De onde vemos perus consumidos no Dia de Ação de Graças?

Por enquanto, é isso. Nas próximas semanas iremos discutir mais sobre o Power BI.

Até a próxima!

Power View - Criando Dashboards com Múltiplas Fontes de Dados

Introdução

Olá pessoal

Primeiro post de 2014, com o pé direito no acelerador!

No início do mês de Novembro/2013, escrevi um post sobre uma das grandes inovações trazidas aos usuários pela Microsoft na versão 2013 do Excel, o Power View. Para ter acesso ao post na íntegra, você pode visitar o link abaixo:

http://www.raphael-santos.net/2013/11/microsoft-excel-2013-power-view.html

No post anterior, procurei discutir em detalhes os recursos que o Power View oferece aos usuários, que podem criar gráficos e dashboards interativos com um aspecto visual muito interessante.

O Cenário

Pois bem, dessa vez vamos avançar um pouco mais na utilização deste suplemento. Além de garantir aos usuários a geração de dashboards interativos com base em informações contidas em uma planilha simples, o Power View também permite a criação de dashboards com base em múltiplas fontes de dados – desde que estas fontes possuam uma chave de relacionamento. Para melhor entender a aplicabilidade deste suplemento, o cenário que será utilizado neste exemplo é o seguinte:

Uma determinada empresa possui dois bancos de dados (neste exemplo, criados no Microsoft Access, mas que também poderiam ser de outras fontes de dados externos suportado pelo Excel) para armazenar informações dos seus projetos. Os bancos são: 

• Project_Database: este banco de dados é utilizado pela área de PMO, com o objetivo de armazenar as informações gerais dos projetos sendo executados na empresa. O banco armazena dados como Nome do Projeto, Data de Início e Término, Percentual Concluído, Vice-presidência, Status e etc.
• ERP_Database: este banco é utilizado pela área Financeira, e tem como objetivo armazenar as informações referentes aos desembolsos (pagamentos) realizados nos projetos. Ele contém informações como Data de Pagamento, Valor do Pagamento, Responsável, Referência do pagamento e etc. 

Com base nas informações disponíveis nos dois bancos de dados, a diretoria da companhia deseja criar um relatório unificado, onde possa cruzar informações dos dois bancos e visualizar um conjunto de informações, como o Valor total de desembolsos por Projeto, por Vice-presidência, por Referência, por Responsável e etc. 

Para que seja possível estabelecer uma relação entre as duas bases, ambos os bancos de dados possuem o campo Cod_Projeto, que é uma chave primária utilizada para identificar os projetos.

Criando o dashboard através do Power View

Primeiramente, você deve habilitar o suplemento do Power View na sua máquina, caso já não tenha feito isso anteriormente. Para saber o passo-a-passo necessário para habilitar o suplemento, visite o post de referência do início deste tópico.

Uma vez habilitado o Power View, e seguindo o cenário proposto neste exemplo, é necessário importar as informações dos das duas bases externas – EPP_Database e Project_Database, que estão armazenados em um banco de dados do Access. Para realizar a importação dos dados externos, utilize como referência o posto abaixo:

http://www.raphael-santos.net/2011/11/importando-dados-do-access.html

Na finalização do processo de importação de cada um dos bancos de dados, escolha a opção de exibição dos dados como tabela, conforme exemplo abaixo:

Neste momento, você deverá ter duas tabelas importadas na sua planilha:

Clique em uma das duas planilhas com os dados importados e, na guia Inserir do Ribbon, clique em Power View. Após o processamento do suplemento na máquina, uma nova guia chamada Power View estará disponível no Ribbon. Ao clicar na guia, verifique se a opção Lista de Campos está disponível. Você irá perceber que, apesar de o Power View considerar as duas tabelas importadas como fonte de dados para geração dos dashboards, não existe um relacionamento entre as fontes que permita a construção dos dashboards de forma conjunta:

Para estabelecer um vínculo entre as duas fontes, clique em Dados > Relações. Na caixa de diálogo aberta, clique em Novo. Em seguida, basta definir que uma das fontes de dados se relacionará com a outra (por exemplo, ERP_Database x Project_Database) através do campo Cod_Projeto:

Para finalizar, clique OK. A partir de agora, você poderá visualizar que o relacionamento entre as fontes de dados foi estabelecido pelo Microsoft Excel:

Com o relacionamento entre as fontes estabelecido, você poderá criar os relatórios e dashboards combinando campos das duas bases, como no exemplo abaixo:

Assim, você poderá finalizar a construção dos Dashboards combinando as informações que desejar. Veja que é possível, inclusive, inserir filtros nos relatórios utilizando também dados das duas fontes de dados:

Mão na massa – downloads

Caso você queira experimentar a criação de relatórios e dashboards no Power View com diferentes fontes de dados, conforme os exemplos deste post, você poderá efetuar os seguintes downloads:

Banco de Dados ERP_Database: https://app.box.com/s/uncolkkifwginutd28yd

Bano de Dados Project_Database: https://app.box.com/s/xwch4qjcmm0mtctum5aa

Aqui você pode baixar o post em versão PDF: https://app.box.com/s/8q56zsxnrrmae7wu3kxp

Ótimo 2014 a todos J

Retrospectiva 2013: Os 10 posts mais acessados do ano

Olá pessoal

Estava pensando em escrever um parágrafo introdutório para este post, mas depois de tentar umas 3 vezes não me convenci de que o que havia sido escrito estava bom o suficiente. Sendo assim, vamos direto ao assunto: a lista abaixo contempla os posts campeões de audiência em 2013, por número de acesso. Caso você tenha perdido algum tópico, aqui vai a retrospectiva do que os leitores do blog acharam interessante nesse ano que se encerra:

#001 – Criação de Indicadores no Project: neste post foi abordado qual o passo-a-passo necessário para iniciar a construção de indicadores de desempenho no Microsoft Project

http://www.raphael-santos.net/2013/07/criacao-de-indicadores-no-microsoft.html

#002 – Tabela Dinâmica – Dicas de Produtividade: um dos posts que mais gostei de escrever, este artigo procura oferecer um tutorial com as principais funcionalidades que a Tabela Dinâmica oferece aos usuários do Microsoft Excel

http://www.raphael-santos.net/2013/02/tabela-dinamica-dicas-de-produtividade.html

#003 – Utilizando Indicadores para Medição de Desempenho: voltado à construção de indicadores, este post oferece dicas sobre como utilizar o recurso de formatação condicional do Microsoft Excel para medir informações de desempenho

http://www.raphael-santos.net/2013/03/utilizando-indicadores-para-medicao-de.html

#004 – Cadastro e controle de Metas Individuais: nem dicas, nem truques muito menos procedimentos. Neste post os usuários podem baixar uma planilha do Excel para cadastrarem e controlarem as suas metas, sejam elas individuais, financeiras, profissionais e etc. (obs.: estou disponibilizando o link mais atual, que contempla também a planilha de Planejamento Financeiro)

http://www.raphael-santos.net/2013/12/resolucoes-de-ano-novo-projeto-2014.html

#005 – GeoFlow – Visualização de dados em Mapas 3D: a Microsoft atendeu os nossos desejos: agora é possível, no Excel 2013, plotar as informações das nossas planilhas em Mapas 3D

http://www.raphael-santos.net/2013/04/geoflow-visualizacao-de-dados-em-mapas.html

#006 – Boas práticas para Manutenção da Linha de Base: diz o ditado que, se não há uma Linha de Base definida, é impossível saber se o projeto está no prazo ou atrasado. Como concordo integralmente com isso, fiz um post para ajudar os usuários a desmistificar a utilização da Linha de Base no Microsoft Project

http://www.raphael-santos.net/2013/01/boas-praticas-para-manutencao-da-linha.html

#007 – Formatação Condicional no Excel: neste post procurei resumir todas as outras postagens na qual falei, separadamente, sobre recursos de formatação condicional no Microsoft Excel

http://www.raphael-santos.net/2013/05/formatacao-condicional-no-microsoft.html

#008 – Dashboard para Análise de Desempenho: este post representa uma daquelas ideias malucas que você tem quando precisa apresentar um relatório, mas não deseja fazer mais do mesmo. O resultado até que foi legal J

http://www.raphael-santos.net/2013/04/novo-dashboard-para-analise-de.html

#009 – Project na Prática – Edição 001: o Project na Prática visa oferecer aos usuários exercícios com base no uso do Microsoft Project. As edições são compostas de uma série de atividades que devem ser realizadas pelos usuários, para ajuda-los a melhorar a interação com o software. Tudo começou aqui:

http://www.raphael-santos.net/2013/09/project-na-pratica-loading.html

#010 – Power View: deu pra perceber que os leitores do blog são ligados num Dashboard, não é? Pois bem, este post mostra de maneira detalhada como utilizar o Power View, uma das novíssimas funcionalidades para exibição de dados do Microsoft Excel 2013

http://www.raphael-santos.net/2013/11/microsoft-excel-2013-power-view.html

No âmbito geral, o placar foi: Microsoft Excel campeão com nada menos que 7 aparições no ranking dos 10 primeiros. Já o Microsoft Project teve 3 aparições no Top 10, com menção honrosa para o post com maior número de visualizações do ano.

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Bem, resumindo, posso dizer que a intenção deste blog é oferecer um conteúdo relevante, com postagens que de fato tragam algo interessante para os leitores, ajudando-os a melhorar seu trabalho no dia-a-dia.

Espero ter cumprido o objetivo em 2013, e espero dar continuidade em 2014.

Agora é hora de férias!

Até a próxima

Resoluções de Ano Novo: Projeto 2014!

Olá pessoal

Com a proximidade do final do ano, é chegada a hora de realizar as projeções e traçar as metas para o ano de 2014. Na virada de ano 2012-2013 eu havia disponibilizado uma planilha para organização financeira, com o objetivo de ajudar as pessoas de um modo geral a ter uma visão mais detalhada sobre como estão gastando seu rico dinheirinho.

Para o ano que se aproxima, eu fiz algumas melhorias na planilha, incluindo alguns Dashboards que comparam a relação Receitas x Despesas – com o objetivo de dar uma visibilidade maior sobre o percentual da renda comprometida. O resultado final do Dashboard ficou assim:

Continuando a saga Planejamento Financeiro x Planejamento de Metas, há também outro arquivo bem interessante disponibilizado ao público, que é a planilha de Controle de metas pessoais. Basicamente, nessa planilha você pode cadastrar suas metas (profissionais, pessoais e etc.), priorizá-las e acompanhar seu andamento. A ideia é ter condições de saber quais são os objetivos principais, quando eles devem acontecer, quanto investimento é necessário para sua realização e, principalmente, se estão dentro ou fora do prazo estipulado. A planilha também oferece um Dashboard de acompanhamento, com essa cara:

Aqui estão os links para baixar os arquivos: 

• Planejamento Financeiro 2014: https://app.box.com/s/kp4tg54y1n1f0if0sg86
• Controle Individual de Metas
• (versão 2010 ou 2013 do Excel): https://app.box.com/s/5rsigdmersewmirzgbka
• (versão 2007 do Excel): https://app.box.com/s/jkfzmdhkw0ky3d5ayjm0

Por hoje é isso. Espero que as planilhas possam ajudar no alcance das metas!

Boas Festas, Feliz Ano Novo e Sucesso em 2014!

Project na Prática - Edição #002

Olá pessoal

A edição #002 do ‘Project na Prática’ acabou de ser lançada.

Para quem não sabe o que é, o Project na Prática visa ajudar usuários iniciantes no Microsoft Project a trabalhar na elaboração de cronogramas, realização de configurações essenciais e atribuição de recursos – através da simulação de construção de projetos.

Você poderá baixar um documento em formato Word, que o guiará nos passos necessários para construção de um cronograma simplificado, permitindo a absorção contínua das melhores práticas na utilização do Microsoft Project (versões 2007, 2010 ou 2013).

Para fazer o download da edição #002, visite este link: https://app.box.com/s/ji1gp7zx2qamyiwoac6o

Um abraço!

Webcast Microsoft: Planejamento Scrum e Agil com o Project 2013

Olá pessoal

A Microsoft vem realizando uma série de Webcasts com renomados profissionais de mercado, trazendo as boas práticas de utilização do software nos mais diferentes assuntos. Um assunto bacana que rolou foi o Webcast que tratou da integração entre Visio e Project.

Dessa vez, no dia 17 de Dezembro, o assunto será “Planejamento de Scrum e Agil com o Project 2013”. Entre os profissionais de TI é muito recorrente a pergunta se o conceito ágil pode ser aplicado no Project 2013. Portanto, nada melhor que um evento online com exemplos e cases para que as dúvidas possam ser tiradas.

Se você se interessou, poderá se registrar para o evento no link abaixo:

Scrum and Agile planning with Microsoft Project 2013

Aproveite e até a próxima!

Microsoft Great Projects Campagin

Olá pessoal

O post inaugural do mês de Dezembro (o último do ano, UFA!), dessa vez, não traz nenhuma dica ou procedimento. A ideia é compartilhar uma campanha da Microsoft chamada “Microsoft Great Projects Campaign”. A campanha tem como objetivo compartilhar informações sobre grandes projetos que estão sendo executados ao redor de todo o mundo, utilizando infográficos com dados, estatísticas e curiosidades.

Entre os infográficos disponíveis, estão o do projeto de decodificação do genoma humano, a construção do acelerador de partículas e também da estação espacial. Esse é, de fato, um assunto sobre o qual vale a pena dedicar um tempo. É muito interessante!

Alguns dos links:

Acelerador de partículas: http://greatprojectscampaign.com/large-hadron-collider.html

Decodificação do Genoma humano: http://greatprojectscampaign.com/human-genome-project.html

Estação espacial: http://greatprojectscampaign.com/international-space-station.html

Aqui a página da campanha (acredito que novos infográficos estarão disponíveis em breve):

http://www.greatprojectscampaign.com/index.html

Have fun J

Até a próxima!

Calculando percentuais de desvio no cronograma - 01/02

Antes de começar

Olá pessoal

Há um tempo atrás, publiquei no blog um post que tratava das vantagens e importância de utilização – e quais as boas práticas recomendadas para criação de indicadores no Microsoft Project. Caso você não tenha tido a oportunidade de ler o post, sugiro reservar um tempinho antes de começar a ler este aqui, pois alguns dos passos discutidos serão utilizados novamente. O link para o post em questão é:

http://www.raphael-santos.net/2013/07/criacao-de-indicadores-no-microsoft.html

Introdução

Em muitos casos, apenas a observação e análise dos indicadores não é suficiente para que o usuário consiga ter a abrangência completa dos desvios existentes no cronograma. Usando como referência o post citado no parágrafo anterior, caso exista um desvio de prazo no projeto (ou seja, uma tarefa que tenha levado mais tempo de execução em relação ao que foi planejado), uma pergunta que talvez tenha que ser respondida é: quanto representa para a tarefa, em percentual, este desvio? E para as tarefas de resumo? E para o projeto como um todo? Neste sentido, os indicadores são ferramentas úteis na identificação de que existem desvios no cronograma – mas eles não conseguem detalhar qual o tamanho deste desvio.

Lembrete: esta será uma série de dois posts, o primeiro com foco em Prazo e o segundo com foco em Custos / Esforço.

Antes de criar a fórmula de desvio, é importante mencionar que algumas premissas estão sendo consideradas:

• Você já possui um cronograma estruturado;
• Seu cronograma está com a Linha de Base salva;
• Você já conhece os mecanismos básicos para construção de fórmulas e indicadores no Microsoft Project.

 Caso uma (ou mais) dessas premissas não seja verdadeira, volto à sugestão de leitura do post disponível no link acima.

Percentual de desvio de prazo

Assumindo que as três premissas anteriores estão ok, é muito fácil criar o campo que irá calcular o desvio. Iremos começar pelo prazo. No seu cronograma, clique em Projeto > Campos Personalizados. Escolha o tipo Número e selecione o Número1 (caso esteja disponível). Para facilitar sua identificação, renomeie o campo para % Desvio Prazo. Em seguida, clique em Fórmula.

Ao pensar na estrutura da fórmula que irá calcular o Percentual de Desvio de Prazo, será necessário analisar e validar duas regras de conformidade para assegurar seu bom funcionamento. São elas:

• A fórmula somente poderá ser calculada pelo Project caso a Linha de Base tenha sido salva;
• A fórmula não poderá ser calculada para tarefas que sejam Milestones (pois essas tarefas são caracterizadas por duração igual a zero (0)).

 Como a primeira ação a ser tomada é verificar se a Linha de Base foi salva, será necessário a utilização da função IIF. Ela está disponível clicando em Função > Geral > IIF. Remova o item expressão e insira o campo [Término da Linha de Base] e insira o sinal de igual (=). Em seguida, siga a trilha Função > Microsoft Project > ProjectDateValue. Remova o item expressão e insira “ND”. O resultado até agora é o seguinte:

IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) ; parte_verdadeira; parte_falsa )

Em seguida, para garantir o segundo ponto de checagem, após o parênteses que encerra a função ProjDateValue, insira a função OR. Clique em Campo > Sinalizador e escolha o item [Marco] (caso você esteja utilizando o Project 2010 ou anterior, o nome do campo é [Etapa]). Para que você possa entender melhor, este campo ([Marco] / [Etapa]) é do tipo Sim/Não, ou seja, caso a tarefa seja um Milestone, será considerado automaticamente pelo Project como sim. Após adicionar a expressão, a fórmula estará escrita da seguinte maneira:

Microsoft Project 2013

IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Marco] ; parte_verdadeira; parte_falsa )

Microsoft Project 2007/2010

IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Etapa] ; parte_verdadeira; parte_falsa )

Até o momento, a lógica da função IIF está realizando a seguinte análise:

Se o Término da Linha de base for igual a “ND” ou a tarefa for um Milestone.

Considerando que as duas regras de conformidade estão expressas na lógica da função, basta que as respostas sejam inseridas. Portanto, se não houver Linha de Base salva ou se a tarefa for um Milestone, o item parte_verdadeira da função IIF deverá ser substituído pelo número 0 (zero) – pois não haverá cálculo de desvio nesse cenário. Caso contrário, o item parte_falsa é que deverá calcular o percentual de desvio. A fórmula que deverá ser inserida no lugar da parte_falsa é:

[Variação do Término]/[Duração da Linha de Base]*100

A lógica por trás desta expressão é simples: o campo Variação do Término exibe a quantidade de dias de desvio de uma tarefa (a diferença entre o campo [Término] e o campo [Término da Linha de Base]). Supondo que uma tarefa esteja prevista para terminar no dia 11-Nov-2013 (Linha de Base), mas que só seja finalizada efetivamente no dia 12-Nov-2013 (Término), teremos uma variação de 1 dia. Se a Duração da Linha de Base estiver definida como 10 dias, por exemplo, teremos 1 dia de atraso sobre 10 dias de planejamento (1/10), resultando em 10% de desvio em relação ao previsto. O resultado final da fórmula será:

Microsoft Project 2013

IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Marco] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 )

Microsoft Project 2007/2010

IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Etapa] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 )

Após finalizar a construção da fórmula, clique em OK.  Não se esqueça de selecionar a opção Usar fórmula no cálculo das linhas de resumo de tarefas e de grupo:

Por fim, você poderá organizar uma tabela com as informações de desvio do seu cronograma, incluindo a coluna % Desvio Prazo, de modo que consiga acompanhar os desvios do cronograma em conjunto com os indicadores definidos na sua empresa:

Bonus track: é bem provável que o leitor deste post faça o seguinte questionamento: é possível exibir também o sinal de percentual (%) atrelado ao valor do desvio? A resposta é não e sim. Explico:

Não porque, como a fórmula está criada usando como referência um campo do tipo número, qualquer símbolo inserido invalida automaticamente a fórmula.

Sim porque, ao invés de utilizar um campo do tipo número, você pode utilizar um campo do tipo texto. Assim, ao final da fórmula, bastaria inserir a expressão – & ”%”. O “E comercial” tem como função concatenar (ou seja, juntar) dois textos. Assim, todo o resultado da fórmula poderia ser concatenado ao símbolo de percentual (que precisa estar com as aspas pois se trata de um texto).

Entretanto, a criação da fórmula usando um campo do tipo texto possui uma desvantagem: como o Microsoft Project não sabe o número de casas decimais que devem ser consideradas (dadas as características do campo), você pode passar a enxergar números com muitas casas decimais, como 66,6666666666667% ou 7,14285714285714% por exemplo. Deste modo, para contornar o problema, o melhor a fazer é utilizar a função INT (inteiro), que extrai apenas a parte inteira do número, ignorando as casas decimais. O resultado da fórmula (utilizando então um campo do tipo texto) seria:

Microsoft Project 2013

INT(IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Marco] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 )) & "%"

Microsoft Project 2007/2010

INT(IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Etapa] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 ) & "%"

Por hoje, é isso. Espero que o post tenha sido útil.

Você também pode efetuar o download do post neste link: https://www.box.com/s/idn6v70r7ibpx9tyk41u

Um abraço e até a próxima!