Webcasts Microsoft Visio

Olá pessoal,

Como comentei no último post, o blog passará também a, aos poucos, inserir o Microsoft Visio no contexto das postagens.

Nesse meio tempo, os leitores que possuem interesse em aprender mais sobre essa incrível ferramenta podem assistir a série de webcasts gratuitos oferecidos pela Microsoft, que oferecem exemplos de como aplicar os recursos do Visio em diversas atividades do dia-a-dia.

No link abaixo estão disponíveis todas as sessões que já aconteceram e as que vão acontecer, com sua respectiva descrição:

Agenda de webcasts Microsoft Visio

Já no link abaixo você poderá se registrar para assistir às sessões gravadas:

Cadastramento Microsoft Visio webcasts

Sugiro reservar um tempinho e dar uma olhada, pois as sessões estão excelentes!

Até a próxima!

Criando Organogramas no Microsoft Visio

Olá pessoal,

A partir de hoje, o blog abrirá espaço para mais postagens e discussões de mais uma ferramenta de grande utilidade – o Microsoft Visio. Apesar de já ter feito duas postagens relacionadas ao Visio (aqui e aqui), ainda há muito a ser explorado sobre o software, e acho que vale a pena dar o pontapé de maneira oficial oficial.

Via de regra, a maioria das pessoas enxerga o Visio como um software para criação de diagramas – e, na sua essência, é isso o que ele é. Entretanto, não se deve subestimar a capacidade do software e subjulgá-lo como um mero criador de workflows. O Microsoft Visio permite, além das funções tradicionais de criação de diagramas, que os usuários vinculem dados externos às formas, permitindo que dados complexos sejam compreendidos de maneira rápida e simples. Além disso, através da utilização do Office 365 ou do SharePoint, os diagramas criados no Microsoft Visio podem ser compartilhados dentro e/ou fora da empresa, de modo que os usuários possam compartilhar informações e trabalhar colaborativamente, sem que necessariamente possuam o software instalado na sua estação de trabalho.

Ao longo dos próximos posts, a ideia é trazer uma série de opções de criação de diagramas e dashboards com o Microsoft Visio, conectando dados às formas e reiventando a maneira de compartilhar informações. Bem vindo a bordo!

Començando os trabalhos

Para começar a explorar as funcionalidades do Visio, vamos simular um cenário bem comum: suponha que vc possua uma planilha de Excel que contenha a lista dos vendedores da sua empresa. Com base nessa planilha, você precisa montar um organograma corporativo, para apresentar numa reunião gerencial. Abaixo um exemplo da planilha:

A princípio, o mais comum seria criar o organograma no Power Point, uma vez que o software possui um conjunto de ferramentas e shapes com essa finalidade. A desvantagem da utilização do Power Point é que ele não estabelece vínculo com dados externos, o que significa que, se houver alguma mudança no organograma da empresa, você precisará editar o slide diretamente. Por isso, vamos partir para o Visio...

Ao abrir o software, você será direcionado a uma galeria de modelos. O objetivo dessa galeria é apresentar ao usuário um conjunto de opções com base nas necessidades mais comuns, uma vez que o Visio pode ser utilizado para uma série de diferentes ações. Dentro das opções existentes, escolha Assistente de Organograma:

Após escolher o assistente, na próxima caixa de diálogo, clique em Criar. Você será direcionado ao Assistente de Organograma, que o guiará através dos passos necessários para a configuração. Na caixa de diálogo aberta, selecione a opção Informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados:

Na janela seguinte, você precisará determinar a fonte de dados que alimentará o organograma. Escolha a origem como planilha do Excel e clique Avançar:

Em seguida, você precisará determinar o local onde a planilha está armazenada. Clique em procurar e selecione o arquivo:

A partir desse momento, você deverá dizer ao Microsoft Visio como organizar as informações para que o organograma seja estabelecido. Como o nome das colunas na planilha podem ser genéricos – por exemplo, uma coluna que contém a informação do gerente da área pode estar nomeada como “Gerente”, “Coordenador”, “Líder” ou etc., é necessário realizar o “de – para” das informações:

No passo seguite, você deve escolher quais campos da planilha deverão ser exibidos no organograma. Neste exemplo, selecione os campos “Nome” e “Cargo”:

Em seguida, você deve determinar quais campos da planilha deverão ser adicionadas às formas do organograma. Como cada forma do Microsoft Visio contém um conjunto de campos pré-definidos, os campos selecionados nesta etapa serão adicionados aos demais campos da forma:

Se desejar, a próxima etapa permite que você inclua fotos dos colaboradores da empresa no organograma. Você poderá corresponder as fotos através dos nomes dos colaboradores (para isso, o nome de cada imagem deverá ser igual ao nome do colaborar na planilha). Clique em Procurar e escolha o local onde as fotos estão armazenadas:

Por fim, você deverá determinar as quebras de página a serem aplicadas no organograma. Como o organograma pode conter um número excessivo de posições, que eventualmente não poderão ser disponibilizadas em uma única página, nesta etapa você deverá especificar a maneira como deseja que as informações sejam exibidas:

Clique em Concluir e, voilà, o Microsoft Visio entregará o organograma pronto:

Configurações Adicionais

Ao término da criação do organograma, você pode realizar algumas alterações para melhorar sua visualização. Ao clicar na opção Organograma, na Faixa de Opções, você pode escolher um layout diferente do layout padrão:

Você também pode mudar o estilo do organograma, clicando na opção Design:

Muito bacana, não é? Espero que tenha gostado.

Mãos à obra

Comece a construir seus próprios diagramas. Links abaixo:

Baixe uma versão de avaliação do Visio 2013 por 60 dias:

http://technet.microsoft.com/pt-BR/evalcenter/hh973399?WT%2Eintid1=ODC%5FPTBR%5FFX103796044%5FXT103993062&WT%2Eintid2=ODC%5FPTBR%5FFX103791368%5FXT104000916

Veja o guia do iniciante para o Visio:

http://office.microsoft.com/pt-br/visio-help/guia-do-iniciante-para-o-visio-HA102749363.aspx?CTT=5&origin=HA102749197

Veja um tutorial com as tarefas básicas no Visio:

http://office.microsoft.com/pt-br/visio-help/tarefas-basicas-no-visio-HA102749197.aspx

Aqui você pode baixar a planilha que foi utilizada neste exemplo:

https://app.box.com/s/pbo7fmflw0ye0qeedg9n

Por fim, aqui você pode baixar o arquivo digital deste post:

https://app.box.com/s/795pcv42var4ahxh7hn1 

Até a próxima!

Office 365 para iPad

Olá pessoal,

O conceito de mobilidade e trabalho online, definitivamente, veio pra ficar. Nesta semana a Microsoft anunciou oficialmente o lançamento de apps do Office 365 - Word, Excel e Power Point - para iPad.

http://office.microsoft.com/pt-br/mobile/

Com esses aplicativos, os usuários podem criar, editar, visualizar e compartilhar documentos, planilhas e apresentações, sem abrir mão da mobilidade e dos recursos que os tablets da Apple oferecem. E o melhor é que, estando online, os usuários podem salvar seus arquivos no OneDrive e depois continuar trabalhando em um PC ou MacBook, por exemplo.

Como vai funcionar

Na AppleStore (http://www.appstore.com/microsoftoffice) você pode baixar os aplicativos gratuitamente. A versão gratuita permite apenas que você visualize os documentos, sem poder editá-los. Para baixar a versão completa, que permite edição e criação de novos documentos, você deve ser um assinante do Office 365 (http://office.microsoft.com/pt-br/).

Contudo, os usuários também poderão experimentar o Office para iPad por 30 dias gratuitamente. Para isso, basta se inscrever aqui e ativar o período de experiência (http://www.office.com/try).

É isso aí. Mais um gol de placa da Microsoft!

Indicador de Caminho Crítico

Olá pessoal,

Uma das necessidades mais comuns dos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project é o desenvolvimento de um indicador que os auxilie na rápida identificação de que seu cronograma contém desvios de prazo. Através desse indicador, os gerentes tem condições de visualizar as tarefas que não estão de acordo com o planejado, e assim podem tomar ações de correção e ajuste. Todavia, um dos maiores problemas aparece justamente no momento de estabelecer um critério para que o indicador seja calculado.

Se você não está familiarizado com a construção de indicadores no Microsoft Project, sugiro a leitura deste post antes de continuar.

Continuando... em muitas empresas, adota-se o critério de percentual de desvio. Com esse critério, linhas de corte são estabelecidas e os indicadores exibem o farol a partir do momento que uma barreira é superada. Um exemplo bastante comum é:

Neste post é explicado como criar campos calculados que exibam o percentual de desvio de prazo das tarefas.

A adoção do critério de percentual de desvio é muito interessante, principalmente quando se deseja comparar quão distante o prazo de uma tarefa está em relação ao que foi planejado. Porém, ele pode distorcer o entendimento do gerente de projetos, tirando o foco daquilo que é importante. Veja o cronograma abaixo:

Crie o campo personalizado responsável por calcular o percentual de desvio de prazo do cronograma. Em seguida, adicione o campo criado à tabela e salve a Linha de Base para esse projeto.

Agora, vamos analisar um cenário proposto. Suponha que, por motivo inesperado, a tarefa Execução tenha de ser extendida por mais um dia, passando assim de 20 para 21 dias. Efetue a alteração e observe a coluna de percentual de desvio:

                                                     

Perceba que o aumento na duração da tarefa Execução causou uma série de impactos: as tarefas Treinamento, Operação Assistida e Encerramento, que possuíam vínculo com a tarefa Execução, sofreram desvio em relação à Data de Término da Linha de Base:

Se direcionarmos o foco na coluna % Desvio Prazo, a tarefa Treinamento foi a mais afetada, pois 1 dia de desvio no seu prazo representa 33% de desvio em relação ao que foi planejado (o que, de acordo com a tabela de desvios, apresentaria o indicador vermelho). Enquanto isso, a tarefa Execução possui apenas 5% de desvio (fazendo com que o indicador exibido fosse amarelo). Abaixo um exemplo de de como os indicadores seriam exibidos utilizando a tabela como critério de cálculo:

E é aqui justamente onde está o maior problema. Por mais que a tarefa Treinamento tenha sofrido um desvio de 33% em relação ao planejado, esse desvio não chega a comprometer o projeto, pois a tarefa não faz parte do caminho crítico. Recapitulando, uma tarefa crítica é aquela que não possui margem de atraso, ou seja, caso aconteça algum desvio no seu prazo, a data final do projeto será comprometida. E esse é o caso da tarefa treinamento. Escolha a opção do Microsoft Project que destaca as tarefas críticas do cronograma:

Nesse sentido, o desvio da tarefa Execução, por mais que seja de apenas 5% em relação ao planejado, é muito mais relevante para o projeto do que os 33% da tarefa Treinamento, pois a tarefa Execução pertence ao caminho crítico do projeto.

Para evitar um entendimento equivocado no cronograma, a sugestão é passar a trabalhar com um indicador de prazo que, ao invés de usar como critério o percentual de desvio, passe a considerar se a tarefa que sofreu o desvio está ou não no caminho crítico. Assim, teríamos:

Para criar o indicador, utilize o mesmo procedimento adotado no post sobre a criação de indicadores. A fórmula a ser aplicada é a seguinte:

IIf([Início da Linha de Base]=ProjDateValue("ND");"Sem Baseline";IIf([Variação do término]>0 And [Crítica];"Desvio crítico";IIf([Variação do término]>0;"Desvio não crítico";"Sem desvio")))

Entendendo a fórmula:

Por fim, escolha que a saída de dados se dará através de Indicadores Gráficos. Em seguida, insira a coluna criada na sua tabela:

Dessa maneira, você conseguirá ser mais assertivo e tomar decisões com melhor embasamento caso seu cronograma apresente algum problema de desvio no prazo – coisa, convenhamos, muito dificilmente irá acontecer J

Não deixe de fazer parte do grupo de discussões ‘Project na Prática’ no LinkedIn. Além de trocar ideias, esclarecer dúvidas e estar em contato com a comunidade do Microsoft Project em todo o Brasil, você também não perderá nenhum novo post do blog!

Como de costume, você pode fazer o download deste post clicando no link abaixo:

https://app.box.com/s/aibb7vg2gpzwkjgnxpsd

Um abraço e até a próxima!

Dashboards e Relatórios no Project 2013

Olá pessoal,

Hoje gostaria apenas de compartilhar uns rascunhos, resultado de alguns testes de criação de um Relatório de Status no Project 2013.

Eu achei que ficou bem legal. E você, o que achou? Já está utilizando o Project 2013? Se não está, já dá pra ter uma ideia do que está perdendo :)

Aqui você pode baixar uma versão de avaliação por 60 dias: http://technet.microsoft.com/pt-br/evalcenter/hh973401.aspx

Até a próxima!

Tarefas Inativas

O Microsoft Project é, sem sombra de dúvidas, um dos softwares mais ricos em termos de funcionalidades disponibilizadas para os usuários. Uma pena é que, por falta de tempo e muitas vezes de treinamento, é também um dos softwares mais subutilizados. Não é pequeno o número de pessoas que utilizam o Project apenas como se fosse uma planilha de Excel, com uma lista de tarefas a fazer e seus respectivos responsáveis.

Como o objetivo principal deste blog é oferecer dicas e tutoriais que auxiliem as pessoas a obter um melhor rendimento na utilização do Microsoft Project, hoje vamos falar de um recurso quase que desconhecido pela maioria dos seus usuários: as Tarefas Inativas.

Até a versão 2007, quando uma tarefa era cancelada, havia basicamente duas opções disponíveis: ou se excluía a tarefa do cronograma ou se modificava sua duração para 0 dias. A desvantagem da primeira opção era que se perdia seu histórico no cronograma (até como base de conhecimento e lições aprendidas). Já a segunda abordagem poderia gerar a falsa impressão de que a tarefa representava um milestone no cronograma, o que não era verdade.

A partir da versão 2010, e apenas para clientes do Project Professional, a Microsoft introduziu a opção de inativar uma tarefa. Com essa ação, ao invés de o usuário excluir a tarefa do cronograma, ele apenas podia dizer ao Project que aquela tarefa não mais seria necessária, fazendo com que o cronograma se ajustasse ao novo cenário sem que o histórico fosse perdido.

A Microsoft inclusive disponibiliza um artigo bem interessante sobre isso:

http://office.microsoft.com/pt-br/project-help/desativar-uma-tarefa-HA010370341.aspx

Tarefas Inativas: caso prático

Além de trabalhar muito bem a questão de tarefas canceladas, mantendo seu histórico ao longo do cronograma, há ainda outra opção muito interessante para utilização do recurso de Tarefas Inativas. Os usuários podem utilizar a funcionalidade para efetuar simulações de variações no cronograma, as quais podem se apresentar de acordo com cenários distintos.

Suponha que você tenha construído um projeto para obter a certificação PMP. Você estruturou a WBS e em seguida converteu os pacotes de trabalho em um cronograma. Neste exemplo, o resultado foi:

Entretanto, neste exemplo existe uma fase do projeto que pode não acontecer: a Auditoria. Como este é um processo interno do PMI que funciona randomicamente, não é possível determinar com 100% de certeza que para obter a certificação você terá de passar por essa fase ou não.

Aí é que entram as Tarefas Inativas. Você pode configurar o cronograma para que a fase de Auditoria esteja vinculada às demais tarefas, e assim simular qual o comportamento do projeto se esta fase acontecer ou não.

Em primeiro lugar, é preciso definir criteriosamente o vínculo entre as tarefas. Observe a imagem abaixo:

Analisando a primeira tarefa da fase de Exame, “Agendamento do exame”, pode-se verificar que ela possui 3 predecessoras:

• Predecessora: 15 – a tarefa 15 é a última da fase de Capacitação, significando que não é possível agendar o exame sem antes finalizar a capacitação obrigatória requerida pelo PMI;
• Predecessora: 26 – a tarefa 26 representa a finalização da fase de Aplicação junto ao PMI. Assim, caso o processo de aplicação do candidato junto ao PMI não seja concluída, não será possível realizar o exame;
• Predecessora: 31 – por fim, criou-se o vínculo com a tarefa 31, que representa que a auditoria foi concluída. Assim, se o processo de aplicação for submetido à auditoria pelo PMI, o exame não poderá ser agendado até que ela esteja concluída.

 Ao se considerar o pior cenário, ou seja, se o processo for submetido à auditoria do PMI, sua duração total levaria 87 dias, conforme apresentado pelo cronograma de exemplo. Porém, suponha que você queira fazer uma simulação e verificar quantos dias seriam necessários para que o projeto fosse concluído caso o processo de auditoria não fosse necessário.

Para isso, selecione a tarefa 27, que representa a fase de Auditoria. Em seguida, clique no botão Inativa, que está disponível na guia Cronograna do Ribbon, na aba Tarefa:

Ao executar a ação, o Microsoft Project desconsidera a fase de Auditoria para execução do cronograma, gerando uma redução no tempo necessário para sua execução (perceba que o tempo total caiu de 87 para 71 dias):

Abaixo, duas visões do Gráfico de Gantt. Primeiro, considerando a fase de Auditoria:

E agora, caso a fase de Auditoria não seja mais necessária:

Resumindo, a funcionalidade de Tarefas Inativas pode (e deve) ser um aliado muito eficaz no trabalho com o Microsoft Project.

Caso você queira arquivar esse post para consulta futura, faça o download da versão digital clicando no link abaixo:

https://app.box.com/s/1688laudsusp5qdkl8zd

Não se esqueça também de participar do grupo de discussões ‘Project na Prática’ no LinkedIn, para trocar ideias, esclarecer dúvidas e contribuir com a comunidade de usuários do Microsoft Project:

http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=4241980&trk=anet_ug_hm

Até a próxima!