Office 365 para Android

Olá pessoal,

Se o início do ano de 2014 trouxe boas notícias para os usuários de iPads, o ano de 2015 não poderia começar melhor para os usuários de tablets que utilizam Android. O blog oficial do Office divulgou hoje que os aplicativos móveis do Office para esta plataforma (Excel, Word e Power Point) estão disponíveis para download na Google Play. E o melhor de tudo, a versão contendo funções de edição simplificadas é de graça.

Portanto, se você possui um tablet com Android, não perca tempo! O conceito de mobilidade chegou pra ficar, e a Microsoft está levando isso bem a sério.

Show de bola!

Vem aí o Office 2016

Olá pessoal,

Foi publicado hoje, no blog oficial do Office, que já no segundo semestre de 2015 deverá ser lançado o novo Office 2016 (pelo menos é assim que ele está sendo chamado até o momento). Ainda não há muitas novidades sobre as funcionalidades e recursos que a nova versão irá conter, mas já é possível afirmar que a família Office 2016 irá interagir de modo integral com o conceito de mobilidade, possibilitando uma experiência de toque nos aplicativos Excel, Word, Power Point e OneNote.

Duas demonstrações do preview do Windows 10, com Word e Power Point funcionando no Windows Phone, dão uma ideia do que virá por aí:

Demonstração Word no Windows Phone

Demonstração do Power Point no Windows Phone

Abaixo alguns screenshots com a provável aparência dos principais aplicativos do Office 2016:

EXCEL

WORD

POWER POINT

ONENOTE

Agora é aguardar até que mais informações sejam compartilhadas, e até que a nova versão do Office esteja disponível.

Até a próxima!

Project na Prática - Edição #004

Olá pessoal

A edição #004 do ‘Project na Prática’ já está disponível.

O ‘Project na Prática’ consiste em um conjunto de exercícios práticos que tem como objetivo auxiliar os usuários que estão iniciando a utilização do Microsoft Project: desde a realização de configurações essenciais, passando pela elaboração de cronogramas, atribuição de recursos e uso das principais funcionalidades do software – através da simulação de construção de projetos.

Você poderá baixar um documento em formato Word, que o guiará nos passos necessários para construção de um cronograma simplificado, permitindo a absorção contínua das melhores práticas na utilização do Microsoft Project (versões 2007, 2010 ou 2013).

Para fazer o download da edição #004, visite este link: https://www.box.com/s/nrs6ezxu9c66m1ni596h

Um abraço!

Prioridade da Tarefa

Olá pessoal,

Pelo menos uma vez na vida, é certo que os gerentes que utilizam o Microsoft Project para gerenciar seus cronogramas se depararam com a caixa de diálogo Informações da Tarefa e fizeram a seguinte pergunta: para que serve a opção Prioridade?

O campo Prioridade deve ser utilizado em conjunto com as opções de Nivelamento de Recursos (observação: este post não irá focar em todas as possibilidades oferecidas pelo recurso de Nivelamento de Recursos. Caso tenha interesse, visite este link para aprender mais sobre este tema).

A definição da prioridade da tarefa permite que você especifique sua importância e sua disponibilidade em caso de um nivelamento. As prioridades possuem valores subjetivos, que podem variar entre 1 e 1000. Quanto maior o valor atribuído à prioridade da tarefa, maior a sua importância – e assim, as tarefas com maior prioridade não serão niveladas. O valor padrão da prioridade das tarefas no Project é de 500, ou seja, uma prioridade média.

Definindo a prioridade e nivelando

Observe o cronograma abaixo:

Como é possível observar através da coluna Indicadores, o recurso Consultor está superalocado entre os dias 26/12 e 30/12, pois está atribuído a duas tarefas no mesmo período: Definição dos requisitos de Infraestrutura e Levantamento dos Requisitos Funcionais. Como não é possível ao recurso executar as duas atividades paralelamente, e como também não há outros recursos disponíveis para realizar o trabalho, uma das alternativas oferecidas pelo software é nivelar este recurso.

Para isso, antes, é recomendado configurar a prioridade das tarefas, de modo a informar ao Project qual a tarefa mais importante entre aquelas que estão em conflito. Vamos supor que, neste caso, definir os requisitos de infraestrutura possui uma prioridade maior do que o levantamento de requisitos. Assim, efetue duplo clique sobre a tarefa Definição dos Requisitos de Infraestrutura e modifique sua prioridade para 1000. Perceba que a própria caixa de diálogo informa qual será o comportamento do nivelamento de recursos a partir da configuração realizada:

Em seguida, na guia Recurso, clique em Opções de Nivelamento:

Em Ordem de Nivelamento, modifique o valor para Prioridade, Padrão:

Clique OK. Em seguida, ainda na guia Recurso, clique na opção Nivelar Recursos. Especifique o recurso Consultor e clique em Nivelar:

Você irá perceber que a tarefa Levantamento de Requisitos Funcionais, que possui menor Prioridade, será movida para a primeira data em que o Consultor estiver disponível:

Você ainda pode optar pela exibição do modo de exibição Gantt de Nivelamento, para verificar a distribuição das atividades do cronograma antes e depois do nivelamento:

Agora você pode utilizar a Prioridade da tarefa com conhecimento, e tirar grande proveito disso.

Baixe aqui a versão digital deste post: https://www.box.com/s/wodu9jr8d24skg2f0zwc

Um abraço e até a próxima!

Certificação Microsoft Project 2013

Olá pessoal,

Nos últimos tempos tenho percebido um aumento considerável no número de profissionais que buscam obter a certificação do Microsoft Project 2013 (exame 74-343 – Managing Projects with Microsoft Project 2013).

Para apoiar os profissionais que estão procurando se qualificar para obter a certificação, estou lançando um treinamento exclusivo, com o foco na preparação para realização do exame. O treinamento é 100% prático, e pode ser realizado de maneira presencial ou online, por indivíduos, grupos ou empresas.

Caso tenha interesse em conhecer mais sobre o treinamento, baixe o conteúdo programático neste link. Ou então, sinta-se a vontade para entrar em contato comigo no e-mail raphael@raphael-santos.net

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Um ponto muito importante que vale destacar é que entre os meses de Janeiro e Maio de 2015, as pessoas que realizarem o exame e não forem aprovadas poderão reagendar o exame de graça, na oferta Second Shot da Microsoft J

Caminho da Tarefa

Olá pessoal,

Imagine que você seja um gerente de projetos e está gerenciando um cronograma com várias tarefas. Sem aviso prévio, um recurso que estava atribuído a uma tarefa importante é desligado da empresa, e a princípio você não terá ninguém para substituí-lo. Neste contexto, você precisa descobrir rapidamente quais tarefas serão afetadas caso você não consiga realizar a substituição. Complicada a situação, certo?

Na versão 2013 do Project, a resposta é não. A versão 2013 do software oferece um excelente recurso para realçar as tarefas sucessoras e/ou predecessoras de uma determinada atividade – o Caminho da Tarefa.

Ao acessar o Project 2013, a guia de contexto Formato é responsável por disponibilizar o comando Caminho da Tarefa:

Ao clicar em uma determinada tarefa e visualizar o recurso do Caminho da Tarefa, temos: 

• Predecessoras: são as tarefas que possuem uma relação de predecessão com a tarefa selecionada, porém não afetam seu início diretamente;
• Predecessoras de controle: são as tarefas que possuem uma relação de predecessão com a tarefa selecionada e que afetam diretamente o seu início;
• Sucessoras: são as tarefas que possuem uma relação de sucessão com a tarefa selecionada, porém seu início não é afetado diretamente por ela;
• Sucessoras de controle: são as tarefas que possuem uma relação de sucessão com a tarefa selecionada, e que têm seu início afetado diretamente pela tarefa selecionada.

Realçando as sucessoras

Para realçar uma sucessora, selecione uma tarefa do cronograma e, na guia Formato, clique em Caminho da Tarefa > Sucessoras:

Antes do realce:

Depois do realce:

É fácil perceber que um conjunto de tarefas do cronograma são realçadas, significando que são todas sucessoras da tarefa Definição do plano de usuários e grupos de sistema. Porém, nem todas as tarefas realçadas são afetadas diretamente por esta tarefa. Nesse sentido, para verificar o impacto direto que uma possível alteração na tarefa Definição do plano de usuários e grupos de sistema irá causar no cronograma, ative também a opção Sucessoras de Controle:

Agora é possível perceber que o tom de algumas tarefas estão mais escuros. Isso significa que essas tarefas serão diretamente afetadas no caso de qualquer alteração na tarefa selecionada. Para o caso das predecessoras, o raciocínio é o mesmo.

Agora é bem mais fácil entender o que acontecerá no cronograma em caso de alguma mudança inesperada J

Quer saber mais sobre Project? Não é assim um Caminho da Tarefa, mas nunca é demais realçar o convite para se juntar ao nosso fórum de discussões no LinkedIn, chamado ‘Project na Prática’:

http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=4241980&trk=anet_ug_hm

Aqui o link para o download deste post: https://app.box.com/s/kr1l2js8i2i07iir0vrx

Um abraço e até a próxima!

Retrospectiva 2014: os posts mais acessados no ano

Olá pessoal

Assim como no ano passado, estou trazendo a lista dos posts campeões de audiência no ano que se encerra. Uma mudança em relação ao ano passado: vou incluir na contagem os posts de Dezembro/2013 e não vou incluir os de Dezembro/2014, que irão passar a valer para os mais acessados de 2015.

Desejo a todos um ótimo final de ano e que 2015 seja um ano de realizações, pessoais e profissionais.

#001 – Office para iPad: este foi um post para falar um pouco sobre o lançamento o Office na versão mobile, disponível na plataforma IOS:

http://www.raphael-santos.net/2014/03/office-365-para-ipad.html

#002 – Resoluções de ano novo: Projeto 2014: este post completou exatamente 1 ano: nele, eu compartilho duas planilhas do Excel para ajudar as pessoas a se organizar melhor, tanto na vida pessoal quanto na profissional

http://www.raphael-santos.net/2013/12/resolucoes-de-ano-novo-projeto-2014.html

#003 – Criando relatórios no Project: da versão 2007 à 2013: na minha humilde opinião, este foi um dos melhores (senão o melhor) post de 2014. Aqui, eu falo sobre as inúmeras possibilidades de criação de relatórios exportando dados do Project para o Access e criando as visualizações em Excel

http://www.raphael-santos.net/2014/09/relatorios-e-dashboards-project-2007-a-2013.html

#004 – Dashboards e Relatórios no Project 2013: neste post eu demonstrei um exemplo de como utilizar os recursos do Project 2013 para criar excelentes relatórios visuais

http://www.raphael-santos.net/2014/03/dashboards-e-relatorios-no-project-2013.html

#005 – Criando Organogramas no Visio: me surpreendeu saber que este post entrou na lista dos 10 mais... aqui eu trato sobre como criar um organograma de maneira automática no Visio, através da importação dos dados de uma planilha do Excel

http://www.raphael-santos.net/2014/05/criando-organogramas-no-microsoft-visio.html

#006 – Dashboards e Relatórios no Project 2013 – Resumo do Trabalho: basicamente é a mesma ideia do post que ficou em 4º lugar, só que aqui o foco é em criar um relatório que demonstre e resuma informações sobre o trabalho (esforço) para a realização do projeto

http://www.raphael-santos.net/2014/06/dashboards-e-relatorios-no-project-2013.html

#007 – Power View – criando Dashboards com múltiplas fontes de dados: neste post eu ensinei como utilizar o recurso de Relacionamentos do Excel 2013 para criar um Dashboard com várias origens

http://www.raphael-santos.net/2014/01/power-view-criando-dashboards-com.html

#008 – Power Query: neste post procurei explorar as incríveis funcionalidades do Power Query, obtendo dados de uma fonte na web (Wikipédia)

http://www.raphael-santos.net/2014/01/power-query.html

#009 – Indicador de Caminho Crítico: neste post procurei desenvolver a ideia de criar um indicador no Project que dê ênfase no desvio de tarefas que estão no caminho crítico

http://www.raphael-santos.net/2014/03/indicador-de-caminho-critico.html

#010 – Calculando desvio entre datas no cronograma: este é um post bem interessante, onde procuro demonstrar como criar uma fórmula que calcule a quantidade de dias (desvio) de uma tarefa, usando como referência a data planejada para o seu término e a data atual

http://www.raphael-santos.net/2014/07/calculando-o-desvio-entre-datas-nas.html

Resumão do placar geral:

É isso aí. Agora bora descansar que 2015 promete!

Power Pivot - Estabelecendo Relações

Olá pessoal

Este é o terceiro post de uma série na qual procuro falar um pouco sobre as principais funcionalidades do Power Pivot. Se você perdeu os posts anteriores, vale a pena dar uma olhada:

Introdução ao Power Pivot

Criando campos calculados no Power Pivot

O cenário

Como foi possível visualizar nos dois primeiros posts, o Power Pivot é uma poderosa ferramenta para manipulação, organização e modelagem de dados. Entretanto, até o momento, temos trabalhado com apenas uma única fonte de dados para realizar as análises e obter as informações necessárias. Pois agora é hora de cavar um pouquinho mais fundo.

O cenário é o seguinte: temos em mãos um banco de dados do Access, no qual estão catalogadas todas as medalhas já distribuídas nos jogos olímpicos, desde 1900:

O banco possui uma única tabela, na qual estão armazenadas as seguintes informações: 

• Edição dos jogos
• Se eram jogos de inverno ou verão
• Nome do atleta que recebeu a medalha, seu país de origem e sexo
• O código da disciplina competida
• Tipo de medalha obtida (Ouro, Prata e Bronze)

 Já numa segunda fonte de dados (uma planilha do Excel), temos a listagem com o nome das disciplinas e seus respectivos códigos:

O nosso trabalho será criar um Dashboard com a distribuição das medalhas, por país, sexo, disciplina, tipo de medalhas e outras informações que forem relevantes.

Para acompanhar este post na prática, você pode baixar os dois arquivos nos links abaixo:

Banco Access – Medalhas Olímpicas

Planilha Excel – DisciplinasOlímpicas

Importando os dados

Para gerar o Dashboard com todas as informações, será necessário unificar as duas fontes de dados – pois no banco do Access temos apenas o código das disciplinas, os quais iremos utilizar como referência para que seja estabelecido um relacionamento com a planilha do Excel, que contém efetivamente os nomes que desejamos exibir.

Nesse contexto, abra um novo arquivo do Excel. Clique em Power Pivot > Gerenciar. O Power Pivot permite que você importe dados externos diretamente para o modelo de dados, sem ter que necessariamente importá-los para o Excel e depois tratá-los no Power Pivot. Na seção Obter Dados Externos, clique em Do Banco de Dados e escolha Do Access:

Utilize o Assistente de Importação de Tabela para localizar e importar os dados do Access. Ao terminar a importação, o modelo de dados irá apresentar as informações de medalhas.

Agora, será necessário importar também as informações da planilha do Excel. No Power Pivot, em Obter Dados Externos, clique no botão De Outras Fontes e escolha a opção Arquivo do Excel:

Não se esqueça de marcar a opção Usar primeira linha como cabeçalhos de coluna:

Ao finalizar o processo de importação, teremos as duas listas que foram importadas para o modelo de dados.

Estabelecendo o relacionamento

Pois bem, agora que já temos os dados importados, vamos estabelecer o relacionamento entre as fontes. Conforme vimos, há uma informação oriunda do Access que será utilizada para se conectar ao Excel – o campo DisciplineID. Para criar uma relação, na Faixa de Opções do Power Pivot, clique no botão Exibição de Diagrama:

A visualização do diagrama apresenta uma tela conforme abaixo:

Você poderá estabelecer o relacionamento de duas formas distintas: 

1. Na fonte de dados Medals, arraste o campo DisciplineID até a fonte de dados Plan1; ou
2. Clique com o botão direito do mouse na fonte de dados Medals e escolha a opção Criar Relação:

Em seguida, na caixa de diálogo Criar Relação, defina a relação entre os campos DisciplineID das fontes Medals e Plan1 e clique em Criar:

O resultado será:

Criando o Dashboard

Bem, agora é com você. Crie o Dashboard de acordo com a sua criatividade. Eu utilizei o Power View, o e resultado foi:

Agora sim, ein! Isso aí é o Big Data do Povão! Agora qualquer pessoa pode criar os mais dinâmicos, modernos e impactantes Dashboards, sem necessidade de ferramentas auxiliares, caras e inacessíveis.

Um golaço da Microsoft J

Como já é tradição, o post em formato digital pode ser baixado aqui.

Espero que tenha gostado da série sobre o Power Pivot!

Um abraço e até a próxima.

Power Pivot: Criando Campos Calculados

Olá pessoal

Este é o segundo post de uma série em que discutirei algumas funcionalidades e recursos do Power Pivot. O primeiro post, onde foi realizada uma apresentação do Power Pivot e suas funcionalidades iniciais, está disponível aqui.

Recapitulando....

No primeiro post o foco principal esteve em como importar informações de um banco de dados externo para o Power Pivot, assim como na aplicação de filtros nos dados importados e na exclusão de informações desnecessárias para melhoria da performance e organização da planilha. Caso já não o tenha, você pode baixar o arquivo e simular a importação aqui.

O cenário

Uma vez que os dados foram importados, é hora de entender o cenário atual e como o Power Pivot pode ajudar a resolvê-lo. O banco de dados importado possui uma série de tabelas e consultas que segmentam informações sobre um determinado projeto. A tabela que foi trazida para o Power Pivot, MSP_EpmTask, é responsável por armazenar informações específicas do cronograma do projeto. Vejamos:

Digamos que no seu relatório você tenha que demonstrar graficamente quantas tarefas do cronograma estão concluídas, quantas estão em andamento e quantas ainda não foram iniciadas. Ao importar os dados brutos da tabela, esta não é uma informação disponível de maneira nativa. Entretanto, você pode utilizar uma função personalizada que utilize como referência a coluna ‘Porcentagem Concluída’, com a seguinte regra:

Porcentagem concluída = 0 : ‘Tarefa não iniciada’

Porcentagem concluída = 100 : ‘Tarefa concluída’

Porcentagem concluída > 0 e < 100 : ‘Tarefa em andamento’

Assim como no Excel, o Power Pivot possui uma lista de funções internas que podem ser utilizadas em diferentes situações. Neste link você poderá encontrar a lista de funções que são suportadas pelo Power Pivot. Para resolver a questão que o cenário atual apresenta, iremos utilizar a função IF.

Criando o campo calculado

Na janela do Power Pivot, procure a coluna Porcentagem Concluída. Clique na coluna à direita da coluna Porcentagem Concluída com o botão direito do mouse e escolha a opção Inserir Coluna:

Uma nova coluna chamada CalculatedColumn1 será criada. Digite o sinal de igual para iniciar a fórmula e, em seguida, digite =IF( . Perceba que a Caixa de Nome do Power Pivot passará a exibir a função IF, assim como acontece ao criar uma nova função no Excel:

Em seguida, clique na primeira célula da coluna Porcentagem Concluída e digite =0 ; “Tarefa não iniciada”; Em seguida, digite:

IF([Porcentagem Concluída] = 1; “Tarefa concluída” ; “Tarefa em andamento”))

O resultado da criação da função será:

=IF([Porcentagem Concluída]=0;"Tarefa não iniciada";IF([Porcentagem Concluída]=1;"Tarefa concluída";"Tarefa em andamento"))

Pressione ENTER para que a função seja criada em todas as linhas da coluna:

Para finalizar, renomeie a coluna para ‘Status da Tarefa’.

Com o campo personalizado criado, você pode optar por exibir as informações na sua planilha no Excel do modo que desejar. Neste caso, eu utilizarei o Power View para construir um Dashboard dinâmico, com uma boa aparência visual:

Suponha que agora você queira saber também qual o número de tarefas a serem concluídas por mês. Você pode criar um novo campo calculado baseado na coluna Término, utilizando a função MID, que tem como objetivo desmembrar um texto em partes.

A expressão que você deve utilizar na função é:

="20"&MID([Término];11;2)&"/"&MID([Término];8;2)

Assim que criar o campo, você poderá adicioná-lo ao seu Dashboard:

A grande vantagem de utilizar o Power View é a possibilidade de realizar drill-down nos dados ao clicar nas colunas dos gráficos (por exemplo, filtrando apenas as Tarefas Concluídas):

Espero que você tenha gostado do post. Em breve, falarei um pouco mais sobre o Power Pivot.

Como de costume, você pode baixar este post neste link: https://www.box.com/s/ytuyr0cb9hryohdrcw4h

Um abraço e até a próxima!