Project e Visio: Better Together - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Estabelecendo vínculos

Se o nome das tarefas da EAP criadas no Visio for examente igual aos dados importados do Access, você poderia utilizar o botão Vincular Automaticamente para deixar que o próprio Visio se encarregue de estabelecer uma relação entre os dados. Esta ação é particularmente interessante quando você possui uma grande quantidade de informações, tornando-se inviável realizar o processo manualmente. Inclusive, expliquei como fazer isso neste post.

Entretanto, neste caso específico, vamos fazer o processo de maneira manual. Para estabelecer um vínculo manualmente, selecione a primeira linha dos dados importados, que contém o título do projeto, e arraste suas informações para a primeira posição do organograma. O resultado será:

Como você ainda não configurou as informações que deverão ser exibidas no organograma (e como elas devem ser exibidas), o próprio Visio trata de escolhe-las em seu nome. Não se preocupe, pois esta configuração será feita em breve. Por hora, estabeleça os vínculos das demais posições do organograma. Ao final, o resultado será:

Meio confuso né? Sem problemas... Quando você vincula dados a formas no Visio, o software exibe os valores posicionados de maneira padrão, e por isso temos esta aparência de sobreposição. Mas não é nada que não possa ser configurado.

Configurando o relatório

Uma vez que os dados foram importados e as relações foram estabelecidas, é necessário configurar a aparência do relatório. Selecione todas as posições do organograma e, na guia Dados, clique em Gráfico de Dados > Criar Novo Gráfico de Dados. Conforme expliquei nesse post, o Visio oferece uma infinidade de opções para que você consigure a maneira ideal de visualização do seu diagrama.

Na caixa de diálogo Novo Gráfico de Dados, clique em Novo Item...

Digamos que atualmente seja necessário exibir apenas o percentual de conclusão de cada uma das fases. Na caixa de diálogo Novo Item, clique na caixa de seleção Campo de dados e escolha a opção Mais campos...

Na categoria Dados da Forma, escolha o campo Porcentagem Concluída:

Clique em OK. Na opção Exibido como, escolha a opção Barra de Progresso:

Configure os detalhes de exibição da seguinte maneira:

Valor Mínimo: 0

Valor Máximo: 1

Formato do Valor: Porcentagem com 1 casa decimal

Após aplicar as configurações, clique em OK e em seguida OK novamente, para aplicar o gráfico às formas. O resultado será:

Porém, ainda temos um pequeno problema. As barras das fases de Iniciação, Instalação e Treinamentos estão sobrepondo as formas a sua direita. Para resolver este problema, selecione as três posições (Iniciação, Instalação e Treinamentos), clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados. Altere a Posição padrão Horizontal para a opção Mais à Esquerda, e selecione o botão de opção Somente as Formas Selecionadas:

Clique em OK para visualizar o resultado:

Muito legal, não é verdade? E que tal adicionar mais informações ao relatório? Suponha que além da visualização do percentual de conclusão, você também tenha a intenção de exibir um indicador gráfico, baseado na variação de término das fases: para as tarefas com desvio, deve ser exibido um indicador vermelho. Para as que não tiverem desvio, deve ser exibido um indicador verde.

Para isso, selecione todas as formas do organograma. Em seguida, clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados e clique em Novo Item... em Campo de Dados, escolha o campo Variação do Término. Em Exibido como, escolha a opção Conjunto de Ícones. No passo seguinte, você deve escolher o estilo do conjunto de ícones que deseja aplicar, assim como as regras para exibição de cada ícone. Veja o meu exemplo caso queira se basear:

Clique em OK e OK para aplicar os ícones às suas formas. Você terá que reorganizar a exibição, para que os ícones e barras não sobreponham as formas, conforme realizado anteriormente. O resultado será:

Agora é com você. Descubra quais são as informações relevantes para exibição no seu relatório e manipule-as conforme a sua necessidade. Quando houver uma atualização no projeto, basta que você exporte novamente os dados do Project para o Access. Assim, ao acessar o Visio, você poderá clicar em Dados > Atualizar Tudo e terá todos os seus dados a mão.

Para finalizar, uma última dica: é possível que as pessoas que irão acessar o seu relatório não saibam o critério aplicado para cada ícone. Para resolver este problema, clique em Dados > Inserir Legenda.

É isso. Espero que tenha achado os posts interessantes.

Caso queira, você pode baixar os dois posts desta série em formato digital. O primeiro aqui e o segundo, aqui.

Até a próxima!

Project e Visio: Better Together - Parte 1

Olá pessoal,

Apenas uma observação: para não ficar muito extenso, este post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível neste link.

Nos últimos tempos vinha pensando em criar algum relatório no qual fosse possível exibir, em uma única página, um resumo do projeto – como foco, digamos, em dados de prazo – filtrando apenas as principais fases do cronograma (utilizando a estrutura de nível 1 da EAP). Teria que ser um relatório simples, daqueles que para que a informação seja bem recebida pelo interessado final basta que você envie por e-mail, publique no SharePoint ou mesmo imprima e coloque no mural da sala de projetos.

Algo que fosse mais ou menos assim:

 Apesar de o Project Professional 2013 oferecer uma série de opções para compartilhamento de informações, como por exemplo a Linha do Tempo, os novos e excelentes Relatórios... os modos de exibição e Grupos Personalizados... isso sem falar na exibição do Caminho Crítico e do Caminho da Tarefa, entre outros importantes recursos, eu ainda não estava satisfeito.

Pois é...

Há um tempo atrás postei aqui no blog um artigo que teve um alto número de acessos, explicando como gerar relatórios visuais em qualquer versão do Microsoft Project – aqui o link para o post. Também tinha demonstrado neste post como é possível obter dados externos para criar painéis muito bacanas no Visio. Foi aí que surgiu a ideia: se é possível exportar dados do Project para uma base Access, e se é possível consumir dados de uma base Access no Visio, por que não juntar as duas coisas? J

Antes de começar

Em primeiro lugar, você deve ter uma EAP criada no Visio e um cronograma no Project que represente esta EAP. Se não os tem, sem problemas, eu dou uma ajuda. Aqui o link para a EAP e aqui o link para o cronograma.

Importando os dados

Agora é hora de colocar a mão na massa. A primeira coisa que você deve fazer é exportar as informações do cronograma do Project para uma base Access, conforme explicado no post disponibilizado dois parágrafos atrás. Uma vez salvo o banco de dados, abra o arquivo do Visio que contém a EAP.

Após abrir a EAP no Visio, na guia Dados, clique em Vincular Dados a Formas. Na caixa de diálogo Seletor de Dados, escolha a opção Banco de Dados do Microsoft Access:

Clique em Avançar. Na janela seguinte, selecione o banco de dados salvo que contém as informações do cronograma. Na opção Que tabela você deseja importar, selecione a tabela MSP_EPMTask:

Clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, você pode configurar filtros para que os dados importados sejam apenas aqueles que deseja utilizar no relatório. Isso faz com que a relação entre o Access e o Visio fique mais leve, e permite que você obtenha melhor performance. Para estabelecer um filtro dos campos a serem importados, clique em Selecionar Colunas:

Eu selecionei algumas colunas para a importação:

• TaskIntUID
• Duração da Linha de Base
• Término
• Variação do Término
• Nome
• Porcentagem concluída
• Início
• EDT

Clique OK. Ao retornar à janela anterior, clique em Selecionar Linhas para filtrar apenas as tarefas necessárias. O assistente de importação irá exibir a caixa de diálogo Filtrar Linhas, na qual você poderia aplicar os filtros de acordo com as colunas desejadas (mais ou menos como no AutoFiltro do Excel). Entretanto, esta é uma tarefa trabalhosa e que acaba tomando muito tempo. Para agilizar o processo de aplicação de filtros, clique no botão de AutoFiltro de um dos campos exibidos e escolha a opção Personalizar:

Na combinação dos filtros a serem aplicados, escolha É Resumo Igual a True:

Clique OK e depois OK novamente. Em seguida, clique em Avançar. Na próxima etapa, o assistente de importação irá avisá-lo sobre a escolha de um campo único, a ser utilizado de modo exclusivo quando os dados forem alterados / atualizados. Ele deve sugerir o campo TaskIntUID. Mantenha a sugestão do assistente e clique em Avançar:

Você deverá receber a mensagem de que os dados foram importados com êxito. Clique em Concluir. Você passará a visualizar os dados importados na janela Dados Externos do Visio. Neste exemplo, eu reorganizei o posicionamento das colunas e classifiquei a exibição pelo campo TaskIntUID:

Para continuar a leiteura, veja a segunda parte deste post.

Office 365 para Android

Olá pessoal,

Se o início do ano de 2014 trouxe boas notícias para os usuários de iPads, o ano de 2015 não poderia começar melhor para os usuários de tablets que utilizam Android. O blog oficial do Office divulgou hoje que os aplicativos móveis do Office para esta plataforma (Excel, Word e Power Point) estão disponíveis para download na Google Play. E o melhor de tudo, a versão contendo funções de edição simplificadas é de graça.

Portanto, se você possui um tablet com Android, não perca tempo! O conceito de mobilidade chegou pra ficar, e a Microsoft está levando isso bem a sério.

Show de bola!

Vem aí o Office 2016

Olá pessoal,

Foi publicado hoje, no blog oficial do Office, que já no segundo semestre de 2015 deverá ser lançado o novo Office 2016 (pelo menos é assim que ele está sendo chamado até o momento). Ainda não há muitas novidades sobre as funcionalidades e recursos que a nova versão irá conter, mas já é possível afirmar que a família Office 2016 irá interagir de modo integral com o conceito de mobilidade, possibilitando uma experiência de toque nos aplicativos Excel, Word, Power Point e OneNote.

Duas demonstrações do preview do Windows 10, com Word e Power Point funcionando no Windows Phone, dão uma ideia do que virá por aí:

Demonstração Word no Windows Phone

Demonstração do Power Point no Windows Phone

Abaixo alguns screenshots com a provável aparência dos principais aplicativos do Office 2016:

EXCEL

WORD

POWER POINT

ONENOTE

Agora é aguardar até que mais informações sejam compartilhadas, e até que a nova versão do Office esteja disponível.

Até a próxima!

Project na Prática - Edição #004

Olá pessoal

A edição #004 do ‘Project na Prática’ já está disponível.

O ‘Project na Prática’ consiste em um conjunto de exercícios práticos que tem como objetivo auxiliar os usuários que estão iniciando a utilização do Microsoft Project: desde a realização de configurações essenciais, passando pela elaboração de cronogramas, atribuição de recursos e uso das principais funcionalidades do software – através da simulação de construção de projetos.

Você poderá baixar um documento em formato Word, que o guiará nos passos necessários para construção de um cronograma simplificado, permitindo a absorção contínua das melhores práticas na utilização do Microsoft Project (versões 2007, 2010 ou 2013).

Para fazer o download da edição #004, visite este link: https://www.box.com/s/nrs6ezxu9c66m1ni596h

Um abraço!

Prioridade da Tarefa

Olá pessoal,

Pelo menos uma vez na vida, é certo que os gerentes que utilizam o Microsoft Project para gerenciar seus cronogramas se depararam com a caixa de diálogo Informações da Tarefa e fizeram a seguinte pergunta: para que serve a opção Prioridade?

O campo Prioridade deve ser utilizado em conjunto com as opções de Nivelamento de Recursos (observação: este post não irá focar em todas as possibilidades oferecidas pelo recurso de Nivelamento de Recursos. Caso tenha interesse, visite este link para aprender mais sobre este tema).

A definição da prioridade da tarefa permite que você especifique sua importância e sua disponibilidade em caso de um nivelamento. As prioridades possuem valores subjetivos, que podem variar entre 1 e 1000. Quanto maior o valor atribuído à prioridade da tarefa, maior a sua importância – e assim, as tarefas com maior prioridade não serão niveladas. O valor padrão da prioridade das tarefas no Project é de 500, ou seja, uma prioridade média.

Definindo a prioridade e nivelando

Observe o cronograma abaixo:

Como é possível observar através da coluna Indicadores, o recurso Consultor está superalocado entre os dias 26/12 e 30/12, pois está atribuído a duas tarefas no mesmo período: Definição dos requisitos de Infraestrutura e Levantamento dos Requisitos Funcionais. Como não é possível ao recurso executar as duas atividades paralelamente, e como também não há outros recursos disponíveis para realizar o trabalho, uma das alternativas oferecidas pelo software é nivelar este recurso.

Para isso, antes, é recomendado configurar a prioridade das tarefas, de modo a informar ao Project qual a tarefa mais importante entre aquelas que estão em conflito. Vamos supor que, neste caso, definir os requisitos de infraestrutura possui uma prioridade maior do que o levantamento de requisitos. Assim, efetue duplo clique sobre a tarefa Definição dos Requisitos de Infraestrutura e modifique sua prioridade para 1000. Perceba que a própria caixa de diálogo informa qual será o comportamento do nivelamento de recursos a partir da configuração realizada:

Em seguida, na guia Recurso, clique em Opções de Nivelamento:

Em Ordem de Nivelamento, modifique o valor para Prioridade, Padrão:

Clique OK. Em seguida, ainda na guia Recurso, clique na opção Nivelar Recursos. Especifique o recurso Consultor e clique em Nivelar:

Você irá perceber que a tarefa Levantamento de Requisitos Funcionais, que possui menor Prioridade, será movida para a primeira data em que o Consultor estiver disponível:

Você ainda pode optar pela exibição do modo de exibição Gantt de Nivelamento, para verificar a distribuição das atividades do cronograma antes e depois do nivelamento:

Agora você pode utilizar a Prioridade da tarefa com conhecimento, e tirar grande proveito disso.

Baixe aqui a versão digital deste post: https://www.box.com/s/wodu9jr8d24skg2f0zwc

Um abraço e até a próxima!

Certificação Microsoft Project 2013

Olá pessoal,

Nos últimos tempos tenho percebido um aumento considerável no número de profissionais que buscam obter a certificação do Microsoft Project 2013 (exame 74-343 – Managing Projects with Microsoft Project 2013).

Para apoiar os profissionais que estão procurando se qualificar para obter a certificação, estou lançando um treinamento exclusivo, com o foco na preparação para realização do exame. O treinamento é 100% prático, e pode ser realizado de maneira presencial ou online, por indivíduos, grupos ou empresas.

Caso tenha interesse em conhecer mais sobre o treinamento, baixe o conteúdo programático neste link. Ou então, sinta-se a vontade para entrar em contato comigo no e-mail raphael@raphael-santos.net

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Um ponto muito importante que vale destacar é que entre os meses de Janeiro e Maio de 2015, as pessoas que realizarem o exame e não forem aprovadas poderão reagendar o exame de graça, na oferta Second Shot da Microsoft J

Caminho da Tarefa

Olá pessoal,

Imagine que você seja um gerente de projetos e está gerenciando um cronograma com várias tarefas. Sem aviso prévio, um recurso que estava atribuído a uma tarefa importante é desligado da empresa, e a princípio você não terá ninguém para substituí-lo. Neste contexto, você precisa descobrir rapidamente quais tarefas serão afetadas caso você não consiga realizar a substituição. Complicada a situação, certo?

Na versão 2013 do Project, a resposta é não. A versão 2013 do software oferece um excelente recurso para realçar as tarefas sucessoras e/ou predecessoras de uma determinada atividade – o Caminho da Tarefa.

Ao acessar o Project 2013, a guia de contexto Formato é responsável por disponibilizar o comando Caminho da Tarefa:

Ao clicar em uma determinada tarefa e visualizar o recurso do Caminho da Tarefa, temos: 

• Predecessoras: são as tarefas que possuem uma relação de predecessão com a tarefa selecionada, porém não afetam seu início diretamente;
• Predecessoras de controle: são as tarefas que possuem uma relação de predecessão com a tarefa selecionada e que afetam diretamente o seu início;
• Sucessoras: são as tarefas que possuem uma relação de sucessão com a tarefa selecionada, porém seu início não é afetado diretamente por ela;
• Sucessoras de controle: são as tarefas que possuem uma relação de sucessão com a tarefa selecionada, e que têm seu início afetado diretamente pela tarefa selecionada.

Realçando as sucessoras

Para realçar uma sucessora, selecione uma tarefa do cronograma e, na guia Formato, clique em Caminho da Tarefa > Sucessoras:

Antes do realce:

Depois do realce:

É fácil perceber que um conjunto de tarefas do cronograma são realçadas, significando que são todas sucessoras da tarefa Definição do plano de usuários e grupos de sistema. Porém, nem todas as tarefas realçadas são afetadas diretamente por esta tarefa. Nesse sentido, para verificar o impacto direto que uma possível alteração na tarefa Definição do plano de usuários e grupos de sistema irá causar no cronograma, ative também a opção Sucessoras de Controle:

Agora é possível perceber que o tom de algumas tarefas estão mais escuros. Isso significa que essas tarefas serão diretamente afetadas no caso de qualquer alteração na tarefa selecionada. Para o caso das predecessoras, o raciocínio é o mesmo.

Agora é bem mais fácil entender o que acontecerá no cronograma em caso de alguma mudança inesperada J

Quer saber mais sobre Project? Não é assim um Caminho da Tarefa, mas nunca é demais realçar o convite para se juntar ao nosso fórum de discussões no LinkedIn, chamado ‘Project na Prática’:

http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=4241980&trk=anet_ug_hm

Aqui o link para o download deste post: https://app.box.com/s/kr1l2js8i2i07iir0vrx

Um abraço e até a próxima!