EPM 2013: Vinculando documentos, riscos e problemas às tarefas

Olá pessoal,

Entre as inúmeras vantagens disponibilizadas pela utilização do Project Server 2013 / Project Online, uma funcionalidade que merece destaque é o Site do Projeto. A principal função do site do projeto é oferecer um repositório único para centralização das informações que são geradas ao longo do ciclo de vida dos projetos, assim como aumentar a colaboração da equipe de trabalho.

Com os sites de projeto, as equipes poderão realizar o carregamento de documentos, poderão cadastrar riscos, questões e entregas, assim como ter acesso às principais informações do projeto – como calendários, tarefas do cronograma, fórum de discussões e etc.

Ao realizar o upload de documentos e/ou o cadastro de riscos e problemas, muitas vezes é necessário estabelecer vínculos entre estes items e as tarefas do cronograma, especialmente nos cenários onde os itens possuem impacto direto nas tarefas (caso dos riscos e problemas) ou são o produto final delas (no caso dos documentos).

Abaixo as possibilidades para estabelecimento de vínculos no Project Server 2013 / Project Online.

Vinculando documentos

Para vincular documentos a uma tarefa do cronograma, primeiramente efetue o carregamento do documento ao site do projeto. Em seguida, na lista de links rápidos, clique em Tarefas. Você passará a visualizar a lista de tarefas do cronograma:

Em seguida, clique na tarefa à qual deseja estabelecer o vínculo do documento carregado. Neste caso, a tarefa escolhida será Definição do escopo do projeto. Você passará a visualizar os detalhes da tarefa selecionada:

Clique na opção Mostrar Mais:

A janela será expandida e você passará a visualizar também a opção Adicionar Item Relacionado. Para estabelecer o vínculo, clique neste link:

Uma nova janela será aberta, onde você poderá visualizar todos os ativos disponíveis no site do seu projeto:

Clique em Documentos. Caso você tenha criado pastas na biblioteca de documentos (ou caso um conjunto de pastas padrão tenha sido definida pelo administrador do Project Server 2013), elas serão apresentadas:

Clique na pasta onde está armazenado o documento e, em seguida, selecione o documento desejado e clique em Inserir:

A partir de agora, as informações da tarefa passarão a especificar que a tarefa selecionada possui um vínculo estabelecido com o documento carregado ao site do projeto:

Vinculando riscos e/ou problemas

O processo para estabelecer vínculos entre riscos e/ou problemas com tarefas do cronograma segue o mesmo passo-a-passo que foi utilizado no estabelecimento de vínculo de documentos. Entretanto, você também pode optar por utilizar um caminho alternativo.

Para isso, clique no item que deseja vincular a uma tarefa (neste caso, utilizarei um risco). Após clicar em Riscos, clique no risco desejado para abrir a janela de detalhes do risco. Após abrir as informações do risco, clique em Adicionar item relacionado:

Em seguida, na janela de ativos, navegue até a seção de Tarefas para vincular o risco à tarefa desejada:

A partir de agora, as informações da tarefa passarão a especificar que a tarefa selecionada possui um vínculo estabelecido com o risco/problema cadastrado no site do projeto:

Caso você navegue até o cronograma do projeto, na Central de Projetos, poderá visualizar o ícone de vínculo com a tarefa:

Espero que o post tenha sido útil!

Até a próxima :-D

EPM 2013: Criando regras para aprovação automática de tarefas

Olá pessoal,

Ao gerenciar um grande número de projetos, os quais contam com múltiplos recursos envolvidos em diferentes atividades, os gerentes podem criar procedimentos que aprovem automaticamente o progresso das atualizações de tarefas enviadas, desde que as informações estejam de acordo com um conjunto de parâmetros pré-predefinidos. Uma vez criadas, essas regras poderão ser executadas de maneira automática pelo servidor ou poderão ser processadas individualmente, de acordo com a ação do gerente de projeto.

No exemplo a ser considerado para este artigo, será criada uma regra para que todo o progresso das tarefas enviado pelos recursos seja aprovado automaticamente, desde que a tarefa não esteja atrasada.

Criando a Regra

Para criar a nova regra, no Project Server 2013 ou no Project Online, clique em Aprovações. Ao acessar o Centro de Aprovação, clique em Gerenciar Regras:

Clique no botão Novo:

Insira o nome da regra a ser criada e, caso necessário, digite o comentário para os membros da equipe:

Se você desejar que a regra seja executada automaticamente para todas as tarefas que receber, selecione a opção Executar esta regra automaticamente. Você também poderá deixar selecionada a opção Publicar automaticamente as atualizações, para que o Project Server 2013 / Project Online efetue a publicação das atualizações sem a necessidade de qualquer intervenção manual (aqui, a sugestão é para que você efetue testes para validar o funcionamento da regra antes de selecionar estas opções).

Para o exemplo que está sendo criado, as opções não serão selecionadas.

Em seguida, você deve selecionar quais os parâmetros que serão considerados na execução da regra. O Project Server 2013 / Project Online oferece as seguintes opções:

• Todas as novas solicitações de tarefa e atribuição: ao selecionar esta opção, o Project Server 2013 / Project Online irá aprovar todas as atualizações enviadas pelos recursos, independente de qual tipo de informação e/ou alteração foi realizada na atribuição;
• Todas as solicitações de reatribuição de tarefa: selecione esta opção se desejar aprovar todas as atualizações em que a ação seja reatribuir a tarefa a outro recurso dos seus projetos;
• Todas as solicitações de exclusão de atribuição: somente selecione esta opção se desejar que as solicitações de exclusão de atribuição das tarefas sejam aprovadas automaticamente (uma exclusão de atribuição remove o recurso responsável pela execução da tarefa);
• Atualizações de tarefa: ao selecionar esta opção, você irá definir quais regras deverão ser consideradas para aprovação automática das tarefas dos seus projetos. Neste exemplo, Selecione esta opção.

Para configurar a regra, selecione a opção Onde o campo atualizado coincide com um campo no projeto publicado. Esta opção irá validar a regra baseada na informação de determinados campos, quando a atualização enviada for similar ao que está planejado para o projeto. Para atingir o objetivo deste exemplo, configure a regra com os seguintes parâmetros:

De acordo com as condições estabelecidas, as tarefas apenas serão aprovadas se a data de término da atualização seja igual a data de término publicada.

Na seção Projetos você poderá definir se a regra valerá para todos os projetos da base ou apenas projetos específicos. Na seção Recursos você poderá identificar se deseja aprovar as atualizações de recursos específicos. Deixe ambos os campos com sua configuração padrão, sem especificar projetos ou recursos:

Após atribuir tarefas aos recursos nos seus projetos e receber as devidas atualizações, o Project Server 2013 / Project Online irá apresentar a necessidade de aprovação na seção Lembretes. Ao clicar no item, você será direcionado para a Central de Aprovação, onde poderá visualizar os dados da atualização enviada pelo recurso:

Ainda na Central de Aprovação, clique no botão Gerenciar Regras. Selecione a regra criada e clique no botão Executar Selecionados:

Ao retornar para a Central de Aprovação, você irá perceber que não há mais tarefas a serem executadas, uma vez que a regra aprovou a tarefa que estava de acordo com os parâmetros estabelecidos. Ao visitar a seção de Histórico de Atualizações de Status, você poderá visualizar os dados da aprovação realizada automaticamente:

Você também poderá clicar sobre a tarefa para visualizar seus detalhes:

Após verificar o funcionamento da regra, caso queira tornar sua execução um procedimento automático, clique no item Gerenciar Regras, selecione a regra desejada e clique em Editar. Em seguida, selecione as opções Executar esta regra automaticamente e, se desejar, Publicar Automaticamente as Atualizações.

Agora é com você. Crie novas regras, faça simulações e aumente a sua produtividade na hora de aprovar as atualizações enviadas pelos recursos da sua empresa ;-)

Até a próxima!

Artigo Publicado no MPUG

Olá pessoal,

Foi publicado hoje, na sessão de artigos semanais do MPUG, a versão em inglês do post já compartilhado aqui blog, sobre a criação de um Relatório de Status utilizando o Project e o Visio.

Aqui a versão publicada hoje, em inglês:

http://www.mpug.com/articles/create-killer-one-page-status-report-project-visio/

Para quem ainda não teve a oportunidade de ver, aqui as duas partes da versão em português:

Parte1:

http://www.raphael-santos.net/2015/02/project-e-visio-better-together-parte-1.html

Parte2: 

http://www.raphael-santos.net/2015/02/project-e-visio-better-together-parte-2.html

EPM 2013: Alterando o Idioma no PWA

Olá pessoal,

Em uma empresa multinacional, que utiliza o Project Server 2013 para gerenciar projetos que são executados em diferentes localidades, podem existir usuários que desejam visualizar as informações no PWA em um idioma diferente do idioma de instalação.

Para atender esta necessidade, primeiramente o administrador deve disponibilizar o pacote de idiomas que poderá ser escolhido pelos usuários. Se a sua empresa estiver utilizando o Project Server 2013, o pacote de idiomas deve ser primeiramente instalado para que em seguida seja disponibilizado. Caso o produto utilizado seja o Project Online, não haverá necessidade de instalação, bastando apenas que o idioma necessário seja disponibilizado aos usuários. Caso você não seja administrador do PWA na sua empresa, entre em contato com o responsável e solicite a ele a disponibilização do idioma desejado.

Primeiramente, baixe e instale no servidor desejado o pacote de idiomas necessário à sua empresa. Os links abaixo irão ajudar-lhe:

Download do Pacote de Idiomas para o SharePoint Server 2013:

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=37140

Artigo – Implantar Pacotes de Idioma no Project Server 2013:

http://technet.microsoft.com/pt-br/library/ff700192%28v=office.15%29.aspx

Disponibilizando o idioma aos usuários

Após instalar o(s) pacote(s) de idiomas no servidor, você deverá disponibilizá-lo(s) aos usuários. Na página inicial do PWA, abra o menu de configurações e clique em Configurações do Site:

Em seguida, na sessão Administração do Site, clique na opção Configurações de Idioma:

Se o seu produto for o Project Server 2013, você verá os idiomas que estão instalados no servidor:

Se você estiver utilizando o Project Online, uma lista contendo todos os idiomas suportados pela plataforma será exibida:

Para finalizar, clique em OK.

Escolhendo o idioma desejado

Uma vez que os idiomas alternativos foram instalados e disponibilizados pelo administrador do PWA da sua empresa, você poderá escolhê-los conforme sua necessidade. Para isso, na página inicial do PWA, clique na seta abaixo do seu nome e escolha a opção Sobre mim:

Em seguida, clique no link editando seu perfil:

Na caixa de diálogo seguinte, clique na opção de três pontos (...) e selecione Idioma e Região:

Desta forma você estará apto a selecionar o idioma que deseja utilizar. Após efetuar a seleção, clique em Adicionar:

Você receberá a mensagem que as alterações foram salvas, mas que podem levar um pouco de tempo até serem processadas:

Após alguns poucos segundos, atualize a página inicial do PWA para verificar a alteração do idioma de exibição:

Se você desejar, poderá realizar o donwload deste post em formato digital clicando aqui.

Até a próxima!

Project e Visio: Better Together - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Estabelecendo vínculos

Se o nome das tarefas da EAP criadas no Visio for examente igual aos dados importados do Access, você poderia utilizar o botão Vincular Automaticamente para deixar que o próprio Visio se encarregue de estabelecer uma relação entre os dados. Esta ação é particularmente interessante quando você possui uma grande quantidade de informações, tornando-se inviável realizar o processo manualmente. Inclusive, expliquei como fazer isso neste post.

Entretanto, neste caso específico, vamos fazer o processo de maneira manual. Para estabelecer um vínculo manualmente, selecione a primeira linha dos dados importados, que contém o título do projeto, e arraste suas informações para a primeira posição do organograma. O resultado será:

Como você ainda não configurou as informações que deverão ser exibidas no organograma (e como elas devem ser exibidas), o próprio Visio trata de escolhe-las em seu nome. Não se preocupe, pois esta configuração será feita em breve. Por hora, estabeleça os vínculos das demais posições do organograma. Ao final, o resultado será:

Meio confuso né? Sem problemas... Quando você vincula dados a formas no Visio, o software exibe os valores posicionados de maneira padrão, e por isso temos esta aparência de sobreposição. Mas não é nada que não possa ser configurado.

Configurando o relatório

Uma vez que os dados foram importados e as relações foram estabelecidas, é necessário configurar a aparência do relatório. Selecione todas as posições do organograma e, na guia Dados, clique em Gráfico de Dados > Criar Novo Gráfico de Dados. Conforme expliquei nesse post, o Visio oferece uma infinidade de opções para que você consigure a maneira ideal de visualização do seu diagrama.

Na caixa de diálogo Novo Gráfico de Dados, clique em Novo Item...

Digamos que atualmente seja necessário exibir apenas o percentual de conclusão de cada uma das fases. Na caixa de diálogo Novo Item, clique na caixa de seleção Campo de dados e escolha a opção Mais campos...

Na categoria Dados da Forma, escolha o campo Porcentagem Concluída:

Clique em OK. Na opção Exibido como, escolha a opção Barra de Progresso:

Configure os detalhes de exibição da seguinte maneira:

Valor Mínimo: 0

Valor Máximo: 1

Formato do Valor: Porcentagem com 1 casa decimal

Após aplicar as configurações, clique em OK e em seguida OK novamente, para aplicar o gráfico às formas. O resultado será:

Porém, ainda temos um pequeno problema. As barras das fases de Iniciação, Instalação e Treinamentos estão sobrepondo as formas a sua direita. Para resolver este problema, selecione as três posições (Iniciação, Instalação e Treinamentos), clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados. Altere a Posição padrão Horizontal para a opção Mais à Esquerda, e selecione o botão de opção Somente as Formas Selecionadas:

Clique em OK para visualizar o resultado:

Muito legal, não é verdade? E que tal adicionar mais informações ao relatório? Suponha que além da visualização do percentual de conclusão, você também tenha a intenção de exibir um indicador gráfico, baseado na variação de término das fases: para as tarefas com desvio, deve ser exibido um indicador vermelho. Para as que não tiverem desvio, deve ser exibido um indicador verde.

Para isso, selecione todas as formas do organograma. Em seguida, clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados e clique em Novo Item... em Campo de Dados, escolha o campo Variação do Término. Em Exibido como, escolha a opção Conjunto de Ícones. No passo seguinte, você deve escolher o estilo do conjunto de ícones que deseja aplicar, assim como as regras para exibição de cada ícone. Veja o meu exemplo caso queira se basear:

Clique em OK e OK para aplicar os ícones às suas formas. Você terá que reorganizar a exibição, para que os ícones e barras não sobreponham as formas, conforme realizado anteriormente. O resultado será:

Agora é com você. Descubra quais são as informações relevantes para exibição no seu relatório e manipule-as conforme a sua necessidade. Quando houver uma atualização no projeto, basta que você exporte novamente os dados do Project para o Access. Assim, ao acessar o Visio, você poderá clicar em Dados > Atualizar Tudo e terá todos os seus dados a mão.

Para finalizar, uma última dica: é possível que as pessoas que irão acessar o seu relatório não saibam o critério aplicado para cada ícone. Para resolver este problema, clique em Dados > Inserir Legenda.

É isso. Espero que tenha achado os posts interessantes.

Caso queira, você pode baixar os dois posts desta série em formato digital. O primeiro aqui e o segundo, aqui.

Até a próxima!

Project e Visio: Better Together - Parte 1

Olá pessoal,

Apenas uma observação: para não ficar muito extenso, este post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível neste link.

Nos últimos tempos vinha pensando em criar algum relatório no qual fosse possível exibir, em uma única página, um resumo do projeto – como foco, digamos, em dados de prazo – filtrando apenas as principais fases do cronograma (utilizando a estrutura de nível 1 da EAP). Teria que ser um relatório simples, daqueles que para que a informação seja bem recebida pelo interessado final basta que você envie por e-mail, publique no SharePoint ou mesmo imprima e coloque no mural da sala de projetos.

Algo que fosse mais ou menos assim:

 Apesar de o Project Professional 2013 oferecer uma série de opções para compartilhamento de informações, como por exemplo a Linha do Tempo, os novos e excelentes Relatórios... os modos de exibição e Grupos Personalizados... isso sem falar na exibição do Caminho Crítico e do Caminho da Tarefa, entre outros importantes recursos, eu ainda não estava satisfeito.

Pois é...

Há um tempo atrás postei aqui no blog um artigo que teve um alto número de acessos, explicando como gerar relatórios visuais em qualquer versão do Microsoft Project – aqui o link para o post. Também tinha demonstrado neste post como é possível obter dados externos para criar painéis muito bacanas no Visio. Foi aí que surgiu a ideia: se é possível exportar dados do Project para uma base Access, e se é possível consumir dados de uma base Access no Visio, por que não juntar as duas coisas? J

Antes de começar

Em primeiro lugar, você deve ter uma EAP criada no Visio e um cronograma no Project que represente esta EAP. Se não os tem, sem problemas, eu dou uma ajuda. Aqui o link para a EAP e aqui o link para o cronograma.

Importando os dados

Agora é hora de colocar a mão na massa. A primeira coisa que você deve fazer é exportar as informações do cronograma do Project para uma base Access, conforme explicado no post disponibilizado dois parágrafos atrás. Uma vez salvo o banco de dados, abra o arquivo do Visio que contém a EAP.

Após abrir a EAP no Visio, na guia Dados, clique em Vincular Dados a Formas. Na caixa de diálogo Seletor de Dados, escolha a opção Banco de Dados do Microsoft Access:

Clique em Avançar. Na janela seguinte, selecione o banco de dados salvo que contém as informações do cronograma. Na opção Que tabela você deseja importar, selecione a tabela MSP_EPMTask:

Clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, você pode configurar filtros para que os dados importados sejam apenas aqueles que deseja utilizar no relatório. Isso faz com que a relação entre o Access e o Visio fique mais leve, e permite que você obtenha melhor performance. Para estabelecer um filtro dos campos a serem importados, clique em Selecionar Colunas:

Eu selecionei algumas colunas para a importação:

• TaskIntUID
• Duração da Linha de Base
• Término
• Variação do Término
• Nome
• Porcentagem concluída
• Início
• EDT

Clique OK. Ao retornar à janela anterior, clique em Selecionar Linhas para filtrar apenas as tarefas necessárias. O assistente de importação irá exibir a caixa de diálogo Filtrar Linhas, na qual você poderia aplicar os filtros de acordo com as colunas desejadas (mais ou menos como no AutoFiltro do Excel). Entretanto, esta é uma tarefa trabalhosa e que acaba tomando muito tempo. Para agilizar o processo de aplicação de filtros, clique no botão de AutoFiltro de um dos campos exibidos e escolha a opção Personalizar:

Na combinação dos filtros a serem aplicados, escolha É Resumo Igual a True:

Clique OK e depois OK novamente. Em seguida, clique em Avançar. Na próxima etapa, o assistente de importação irá avisá-lo sobre a escolha de um campo único, a ser utilizado de modo exclusivo quando os dados forem alterados / atualizados. Ele deve sugerir o campo TaskIntUID. Mantenha a sugestão do assistente e clique em Avançar:

Você deverá receber a mensagem de que os dados foram importados com êxito. Clique em Concluir. Você passará a visualizar os dados importados na janela Dados Externos do Visio. Neste exemplo, eu reorganizei o posicionamento das colunas e classifiquei a exibição pelo campo TaskIntUID:

Para continuar a leiteura, veja a segunda parte deste post.