Webcasts Microsoft Project e Visio

Olá pessoal,

Uma série de Webcasts sobre Project e Visio estão disponíveis para usuários ao redor do mundo. São palestras com os mais variados temas, com foco em ajudar os usuários na melhoria da sua produtividade através da utilização dessas duas ferramentas. E, o melhor de tudo, são realizadas com os melhores profissionais do mercado, de maneira totalmente gratuita!

Os webcasts acontecem uma vez ao mês, sempre às terças-feiras. Algumas seções já foram realizadas, mas você pode assistir seu conteúdo sob demanda. Abaixo a relação das próximas seções, e os respectivos links para inscrição.

Webcasts Microsoft Project 

• Tips and Tricks for More Accurate Scheduling in Microsoft Project | 15-Dezembro-2015
• Reports and Dashboards with Power BI | 19-Janeiro-2016
• Microsoft Project helps simplify an Insurer’s journey to PMO maturity | 16-Fevereiro-2016
• Microsoft Project – Things not to do! | 15-Março-2016
• Top 3 Success Strategies for the PMO | 19-Abril-2016
• Resource Management with Project 2016 | 17-Maio-2016

Para se registrar nos webcasts do Microsoft Project, visite este link:

https://resources.office.com/msproject-webinar-series-registration.html

Webcasts Microsoft Visio 

• Creating Organizational / hierarchical diagrams | 01-Dezembro-2015
• Creating Value Stream Maps | 05-Janeiro-2016
• Learn how IT admins document their Network Topology | 02-Fevereiro-2016
• Solving Real Business Problems with Containers and Lists | 01-Março-2016
• Hidden in the Corners – Visio Diagrams you never knew you could make | 05-Abril-2016
• Is your diagram correct? | 03-Maio-2016
• Moving from Visio “user” to “Power User” | 07-Junho-2016

Para se registrar nos webcasts do Microsoft Visio, visite este link:

https://vts.inxpo.com/scripts/Server.nxp?LASCmd=AI:4;F:QS!10100&ShowKey=26805&Referrer=https%3A%2F%2Fvts.inxpo.com%2Fscripts%2FServer.nxp%3FLASCmd%3DAI%3A4%3BF%3AAPIUTILS!51004%26PageID%3D27276744-71FD-47D1-B184-08B94F478D2B

Agora é só reservar a agenda e aproveitar as palestras! Enjoy!

Novo artigo publicado no MPUG

Olá pessoal, 

Essa semana tive o privilégio de ter mais um artigo publicado pelo MPUG. Dessa vez, falei sobre como calcular o percentual de desvio das tarefas do cronograma para prazo, trabalho e custo. Tudo muito simples, e muito informativo.

Para ter acesso ao post, visite o link abaixo:

http://www.mpug.com/articles/calculating-the-percent-of-variance-in-microsoft-project/

Espero que gostem!

Project Server 2013 / Project Online - Configurando o Gerente de Aprovação

Olá pessoal,

Imagine o seguinte cenário: você é o gerente de projetos responsável pela execução de um projeto que irá envolver inúmeras áreas e departamentos, e que irá exigir um grande esforço para que seja possível controlar o do progresso das tarefas. Para facilitar a gestão das atribuições e dinamizar o trabalho, você pode transferir a responsabilidade de acompanhamento e aprovação de algumas tarefas do cronograma para outro gerente, que está com a agenda um pouco mais livre – ou que, tecnicamente, possui mais condições para validar o trabalho realizado e dar o aval de conclusão.

Para atender esse tipo de necessidade, o Project Server 2013 / Project Online permite que você defina um Gerente de Aprovação. De maneira resumida, podemos dizer que o gerente de aprovação será a pessoa responsável por aprovar o progresso das atividades enviadas pelos membros de equipe.

Para habilitar o gerente de aprovação, primeiramente você deve se certificar de que a pessoa que atuará realizando as aprovações nas tarefas do seu cronograma tenha condições de visualizar e editar o seu projeto. Se por algum motivo houver restrições na sua empresa que inabilitem a pessoa na visualização ou editação o projeto, você deverá conceder-lhe as devidas permissões. Para conceder as permissões, siga os passos:

1. Acesse o Project Server 2013 / Project Online e vá até a Central de Projetos;
2. Selecione o projeto desejado e, no Ribbon, clique em Permissões do Projeto;
3. Clique no botão Novo;
4. Selecione e em seguida adicione a pessoa que irá ajudá-lo na aprovação de tarefas à caixa Usuários e Grupos com Permissões;
5. Selecione as seguintes opções:
• Abrir o projeto no Project Professional ou no Project Web App
• Editar e Salvar o projeto no Project Professional ou no Project Web App
• Publicar o projeto no Project Professional ou Project Web App
6. Clique em Salvar.

Modificando o Gerente de aprovação

Após garantir que a pessoa que atuará como gerenciador de status possua as devidas permissões ao seu projeto, ela deverá acessar o cronograma através do Project Desktop em modo de edição. Após abrir o arquivo, ela deverá inserir a coluna Gerente de Aprovação. No cenário atual eu, Raphael Santos, serei o gerente de aprovação de algumas tarefas de um projeto que pertence a Flávia Mamede. Ao inserir a coluna Gerente de Aprovação, posso verificar que a Flávia, por ser a dona do projeto, está definida como aprovadora para todas as tarefas:

Então, para as tarefas nas quais eu serei responsável pelas aprovações, basta me incluir como gerente de aprovação no lugar da Flávia:

Após realizar as modificações, basta Salvar e Publicar o projeto. Quando os recursos acessarem as tarefas em que o gerente de aprovação foi modificado, irão visualizar suas informações da seguinte maneira:

Deste modo, todas as aprovações de atualização dessas tarefas serão direcionadas ao Gerente de Aprovação, e não mais ao Gerente do Projeto.

Espero que o post tenha sido útil.

Um abraço e até a próxima!

Project Server 2013 / Project Online - Criando entregas

Olá pessoal,

Segundo o PMBOK®, um projeto “é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos”:

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx

Pegando carona nesta definição, é possível dizer que após estabelecer os objetivos do projeto, é necessário definir o(s) produto(s) ou serviço(s) que atenda(m) este objetivo, sendo este produto um resultado, consequência ou item perceptível e mensurável que deve ser produzido para concluir um projeto ou parte dele. De maneira geral, um projeto pode ter um produto final constituído de subprodutos.

No Project Server 2013 / Project Online o termo “Produto” é convertido para “Entrega”. Uma entrega é um resultado tangível e mensurável, tipicamente acordado formalmente entre a equipe do projeto e seus patrocinadores antes do início do empreendimento. O cadastramento e a gestão de entregas no Project Server 2013 / Project Online permitem ao gerente de projetos a publicação de datas importantes nos Sites de Projeto, de modo a universalizar o acesso a esses eventos com todos os envolvidos no projeto. Desta maneira, a equipe poderá trabalhar de modo integrado com a finalidade de que as entregas planejadas atendam as expectativas dos patrocinadores do projeto, assim como os objetivos estratégicos traçados no seu planejamento.

Cadastrando entregas

Para cadastrar uma entrega no Project Server 2013 / Project Online, você deve primeiramente se certificar de que o seu projeto possui um Site. Caso seu projeto ainda não possua um site associado a ele, publique o cronograma via Project Desktop (se após a publicação o site ainda não estiver disponível, consulte o Administrador do Project Server 2013 / Project Online na sua empresa para verificar se esta funcionalidade está ativa).

Após garantir a existência de um Site associado ao seu projeto, no Project Desktop, selecione a tarefa que deseja associar a sua entrega. Em seguida, clique na guia Tarefa e depois em Entrega > Criar Entrega:

Neste exemplo, eu selecionei a tarefa “Iniciação / Planejamento concluídos” para criar uma nova entrega. Após finalizar o processo, perceba que o Project Desktop passa a exibir o ícone de entrega na columa Indicadores:

Após salvar e publicar o projeto, você e todos os colaboradores com as devidas permissões poderão navegar até o Site de Projetos para visualizar as entregas cadastradas:

Um outro ponto interessante é que os usuários com as devidas permissões também poderão, caso necessário, criar relatórios a partir da base do Project Server 2013 / Project Online com o objetivo de consolidar em uma única visão todas as entregas disponíveis nos projetos da organização.

Espero que o post tenha sido útil. Até a próxima!

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Configurando os aspectos visuais do relatório

Agora que a organização estrutural das Tabelas Dinâmicas que serão usadas no relatório já foi feira, é a hora da diversão!

Em primeiro lugar, selecione a Tabela Dinâmica que contém as tarefas de resumo e os percentuais concluídos e insira um gráfico do tipo Barras. Em seguida, clique com o botão direito no eixo X do gráfico (que contém os valores percentuais) e escolha a opção Formatar Eixo. Na caixa de diálogo Formatar Eixo, selecione a opção Categorias em ordem inversa:

Aplique a formatação que desejar ao seu gráfico. No meu caso, o resultado foi:

Comparando o trabalho Planejado x Atual

Dentre as várias opções disponíveis para exibição das informações do seu projeto, vou destacar a possibilidade de comparar o trabalho planejado versus o trabalho atual.

Para isso, copie uma das Tabelas Dinâmicas existentes. Em seguida, aplique as seguintes configurações: 

• No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, aplique o filtro FALSO
• No Campo É Resumo, aplique também o filtro FALSO
• Remova o campo Percentual Concluído da área de Valores
• Ainda na área de Valores, insira os campos Trab da Linha de Base e Trabalho

 O resultado deverá ser parecido com este:

Basicamente esta Tabela Dinâmica está apresentando o Trabalho da Linha de Base (planejado) e o Trabalho (atual) com base na data de término de cada tarefa do cronograma. Porém, em um cenário no qual você possua muitas tarefas no seu projeto, talvez faça sentido agrupar as informações a um nível de meses,e não de dias. Para isso, Clique com o botão direito do mouse sobre as datas apresentadas na Tabela Dinâmica e escolha a opção Agrupar. Em seguida, escolha a opção Meses (caso seu cronograma se extenda de um ano para outro, selecione também a opção Anos):

O resultado deverá ser:

Agora você poderá inserir um gráfico combinado para exibir as informações com um aspecto visual mais bacana:

Uma vez se acostumando com as informações disponibilizadas através da exportação de dados do Project para o Access, você poderá montar suas próprias Tabelas Dinâmicas, com as informações que forem relevantes para você e para sua empresa:

Quando seu projeto for atualizado, bastará exportar as informações novamente para o Access e, em seguida, atualizar a conexão no Excel.

Espero que tenha gostado dos posts!

Você poderá baixar as versões digitais do post aqui:

Parte 1 – https://app.box.com/s/crj848okeztui7vb3203hx6zd9371e02

Parte 2 – https://app.box.com/s/0pzwbhdptfqbiv81qjc6f7ooopgjdsmd

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 1

Olá pessoal,

Um dos posts campeões de audiência aqui no blog é o que trata de como criar relatórios visuais com versões anteriores à 2013 no Microsoft Project (você pode acessar o conteúdo deste post clicando aqui). O post de hoje tem como objetivo aprofundar um pouco mais as opções disponíveis quando se utiliza este recurso.

Para facilitar o entendimento e não ficar muito extenso, o post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível aqui.

Exportando os dados para o Access e importando para o Excel

Para começar, você deverá exportar as informações do seu projeto para um banco de dados do Access. Após realizar este procedimento, importe a tabela MSP_EpmTask para o Excel (siga os passos do post referenciado acima) e escolha a opção de exibir os dados em uma Tabela Dinâmica.

Organizando o layout da Tabela Dinâmica

Organize a sua Tabela Dinâmica da seguinte maneira: o campo Nome, que se refere às tarefas, deve ser inserido na seção Linhas. Em seguida, insira o campo Término Agendado na seção Valores:

Você irá perceber que o campo será inserido na Tabela Dinâmica como Contagem, que é o padrão do Microsoft Excel para campos não numéricos. Clique com o botão direito na área Contagem de Término Agendado e escolha a opção Configurações do Campo de Valor. Em Resumir campo de valor por, escolha a função Soma. Você poderá alterar o nome do campo para um nome amigável, como por exemplo Data de Término:

Em seguida, clique em Formato do Número para aplicar a formatação de data ao campo:

Clique OK. A visualização da sua Tabela Dinâmica deve ser igual a esta:

Outras duas configurações adicionais importantes estão relacionadas ao aspecto visual da Tabela Dinâmica quando os dados forem atualizados. Clique com o botão direito do mouse na Tabela Dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Na aba Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar:

Em seguida, vá à aba Totais e Filtros e desmarque as opções Mostrar totais gerais das linhas e Mostrar totais gerais das colunas:

Clique OK para finalizar as configurações de layout da Tabela Dinâmica.

Organizando os dados

Agora vamos dizer que você queira visualizar não todas as tarefas do cronograma, mas apenas as informações que você julgue relevantes. Desse modo, digamos que você queira visualizar apenas os Marcos do cronograma. Para obter essa visualização, selecione o campo É Etapa e posicione-o na seção Filtros da Tabela Dinâmica. Em seguida, aplique o filtro VERDADEIRO para filtrar apenas os Marcos:

Em seguida, mova o campo Percentual Concluído para a seção de Valores e formate-o para que seja exibido em percentual:

Para finalizar a organização dos dados, execute os seguintes passos: 

• Copie a Tabela Dinâmica atual e cole-a duas colunas à direita (coluna E)
• No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, modifique o filtro de VERDADEIRO para FALSO
• Insira o campo É Resumo na seção de filtros e aplique a opção VERDADEIRO
• Remova o campo Data de Término

 Após finalizar esses passos, a visualização das suas Tabelas Dinâmicas deve se parecer com essa:

Resumo: nesta primeira parte do post vimos como organizar e estruturar as informações em Tabelas Dinâmicas para criar o relatório. Na segunta parte do post, o foco será no desenvolvimento dos aspectos visuais do relatório. Vamos lá!

Novos Gráficos do Excel 2016

Olá pessoal,

No mês de Setembro, o novo Office 2016 foi oficialmente lançado pela Microsoft. Em um post no mês de Maio, eu havia feito pequenos comentários sobre algumas das novidades da nova versão do Microsoft Excel – porém, baseado na versão beta disponível à época (veja o post aqui). Pois agora que temos em mãos o novíssimo Excel 2016, já é possível testar os novos gráficos que foram acrescentados neste release.

No Excel 2016, 5 novos tipos de gráfico foram adicionados: Treemap, Explosão Solar, Histograma, Caixa e Caixa Estreita e Cascata.

Vamos dar uma passada rápida nesses novos gráficos.

Treemap

O gráfico Treemap oferece um modelo de visualização hierárquica, de uma maneira que seja simples comparar diferentes níveis de informação dentro de uma planilha. Observe a tabela abaixo:

Suponha que você utilize esta planilha para organizar a distribuição das suas despesas pessoais ao longo de um mês. Como os lançamentos estão organizados de maneira hierárquica (cada despesa pertence a uma categoria), você pode utilizar o gráfico Treemap para exibir a distribuição proporcional das suas despesas:

Explosão Solar

Assim como o gráfico Treemap, o novo gráfico Explosão Solar também apresenta a visualização hierárquica das informações, oferecendo a possibilidade de comparação do tamanho e contribuição relativa do tamanho de cada grupo/categoria analisada. Ainda usando como base a planilha de despesas, se aplicássemos o gráfico de Explosão Solar o resultado seria:

Histograma

Um dos pedidos mais frequentes dos usuários do Excel foi finalmente atendido: habemus histograma! Normalmente, um gráfico de Histograma é utilizado para realizar o agrupamento de dados em classes, de modo a contabilizar o número de itens/ocorrências em cada classe.

Se selecionássemos apenas os valores das despesas, sem levar em conta a sua categoria, e criássemos um gráfico de Histograma, teríamos:

É claro que, após criado o gráfico, você poderia modificar o eixo X para agrupar os valores em frequências diferentes.

Caixa e Caixa Estreita

Por ser um tanto quanto específico, direcionado a um público-alvo bem direcionado, sugiro verificar no próprio blog do Office a aplicação do gráfico de Caixa e Caixa Estreita (em inglês):

https://blogs.office.com/2015/08/18/visualize-statistics-with-histogram-pareto-and-box-and-whisker-charts/

Cascata

Outro tipo comum de gráfico muito requisitado pelos usuários do Excel, os pedidos para inclusão do gráfico de Cascata finalmente foram atendidos. Através da utilização de um gráfico deste tipo, os usuários podem rapidamente ilustrar informações financeiras para que seja possível compreender o comportamento de uma série de dados.

Veja a planilha abaixo:

Ao selecionar os dados e criar um novo gráfico de Cascata, será possível entender a relação entre receita/despesa dos lançamentos financeiros realizados:

Mãos à obra!

Quer sair barbarizando com os novos gráficos disponíveis no Excel 2016? Se você é assinante do Office365, já pode baixar e instalar a nova versão do Pacote Office sem custos adicionais. Caso ainda não seja assinante, você pode experimentar o Office 2016 por até um mês:

https://products.office.com/pt-br/try-office-365-home

Downloads

Quer baixar a planilha usada como exemplo neste post? Ela está disponível aqui:

https://app.box.com/s/cdw6g30u8qolze1xv4b4f4xz4rjnf2xq

Já a versão digital deste post pode ser baixada no seguinte link:

https://app.box.com/s/3uted92tvlhcjlqnsvllefu9rdvi2z9b

Espero que tenha gostado. Um abraço e até a próxima! J

Engajamento de Recursos

Olá pessoal,

Desde o dia 22 de Setembro, uma nova funcionalidade está sendo incorporada às Tenants do Project Online, e também à versão preview do Project Server 2016: o Engajamento de Recursos.

Este novo recurso tem como objetivo aproximar o Gerente de Projetos do Gerente de Recursos, de modo a otimizar sua comunicação durante o ciclo de gerenciamento entre demanda e capacidade dos membros de equipe que irão executar atividades nos cronogramas.

Uma série de artigos que detalham o funcionamento deste recurso foi publicada pela Microsoft ao longo da última semana, então achei interessante colocá-los todos juntos para ajudar os administradores do Project Online / Project Server 2016 Preview a conhecer um pouco mais sobre o Engajamento de Recursos.

Boa leitura!

Onde começar? O que é Engajamento de Recursos?

Visão geral: Engajamento de Recursos

# Passo 1: Ativação da funcionalidade (para administradores do Project Online)

Ativando o Engajamento de Recursos no Project Online

# Passo 2: Solicitação de recursos (para Gerentes de Projetos)

Solicitando horas dos recursos

# Passo 3: Verificação das horas solicitadas (para Gerentes de Recursos)
Aceitando ou rejeitando as solicitações de recursos 

# Passo 4: Avaliação da capacidade dos recursos (para Gerentes de Recursos)
Avaliação da capacidade dos recursos

Dúvidas frequentes (FAQ) sobre o Engajamento de Recursos
Engajamento de Recursos - FAQ


Com todas essas informações em maõs, os administradores do Project Online / Project Server 2016 Preview poderão agora reunir-se com a área de PMO e decidir-se sobre a ativação ou não do Engajamento de Recursos.

Vale a pena lembrar que a Microsoft recomenda fortemente que a funcionalidade seja ativada primeiramente em uma instância de testes, para que só depois seja ativada na instância produtiva.

Um abraço e até a próxima!