quinta-feira, 8 de setembro de 2011

Criando cronogramas em Excel

Muitas pessoas possuem a necessidade de controlar e visualizar, de uma maneira simples e interativa, os projetos e iniciativas que estão em andamento na sua empresa. Na grande maioria das vezes, o objetivo é oferecer ao nível de gestão/diretoria o panorama geral desses projetos com relação a prazos, além da possibilidade de avaliação de possíveis atrasos e replanejamentos.

É sabido que o Microsoft Project é o software que oferece as melhores ferramentas e funcionalidades para o controle e gestão de projetos, e que, em um caso como este, seria a ferramenta adequada para suprir as necessidades apresentadas.
Todavia, por não pertencer a suíte padrão do pacote Office, muitas empresas não possuem licenças do Microsoft Project, obrigando os usuários a utilizar ferramentas alternativas. Nesse sentido, esse post tem como seu público alvo as pessoas que utilizam o Microsoft Excel para controlar os cronogramas dos seus projetos (pelo menos no que tange a observação da distribuição desses cronogramas ao longo do seu tempo de execução).

Para iniciar o trabalho, visualize o exemplo abaixo:

Esta planilha apresenta os projetos de uma determinada empresa, com as seguintes informações:
Nome do projeto: o nome do projeto que a empresa pretende executar.
Início: a data de início do projeto.
Prev. Término: a data prevista para a finalização do projeto.
Replanejamento: este campo será utilizado pelos gerentes de projeto para o lançamento de nova data de término, caso o projeto sofra alguma modificação no seu planejamento inicial.

A ideia principal deste trabalho será a de destacar a duração do projeto (intervalo entre as datas de início e término) na linha do tempo, através de uma formatação condicional que exiba uma barra colorida. Quando houver um replanejamento, haverá uma barra com outra cor destacando a diferença da data de término prevista e este replanejamento.

Configurando a linha do tempo
A primeira ação a ser tomada é a formatação da linha do tempo. Os nomes dos meses estão como um campo de texto, e se forem mantidos dessa forma impedirão a validação da formatação condicional. Selecione o primeiro campo de mês da planilha (célula F7) e digite a primeira data do ano de 2011 (01/01/2011). Em seguida, utilize a alça de preenchimento do Excel para arrastar para os meses seguintes com o botão direito do mouse. Quando você soltar, o Excel irá exibir uma caixa de diálogo com as opções de preenchimento. Escolha Preencher Meses:


Em seguida, selecione as células com os meses e acesse a caixa de diálogo Formatar células. Selecione a categoria Personalizado e digite mmm no Tipo:


O Excel irá formatar os meses da linha do tempo por extenso, porém estes não serão textos e sim datas:


Aplicando a formatação condicional

Após configurar a linha do tempo, você precisará ajustar os parâmetros da formatação condicional. Selecione toda a área onde as barras poderão ser aplicadas, de acordo com as datas de início e término dos projetos:


Clique no botão Formatação Condicional, localizado na guia Página Inicial da faixa de opções. Siga a sequência Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas:


O Microsoft Excel deve aplicar a formatação condicional ao intervalo de células que estiverem entre a data de início e término dos projetos. Para isso, utilize a seguinte fórmula:


=E(F$7>=$C8;F$7<=$D8)
Aqui a explicação da lógica da função:
o    Em primeiro lugar, utilizamos uma função E, pois o Excel precisa considerar duas condições para validar a fórmula como verdadeira (data de início e data de término do projeto);
o    A primeira expressão (F$7>=$C8), determina que a primeira condição a ser avaliada é se a primeira data do calendário (F$7) é maior ou igual a data de início do primeiro projeto ($C8);
o    A segunda expressão (F$7<=$D8) visa garantir que a primeira data do calendário (F$7) esteja dentro da data de término do projeto ($D8);
o    A combinação destas duas expressões garantirá que apenas sejam formatadas as linhas de projeto com datas dentro do intervalo da linha do tempo determinada.
Após digitar a regra, clique em formatar e escolha a cor a ser aplicada ao seu portfólio:


Em seguida clique Ok e veja o resultado:


Para criar a formatação condicional que será aplicada aos projetos que sofrerem replanejamento, selecione novamente a área onde as barras deverão ser aplicadas. Execute a mesma configuração de formatação condicional aplicada na seção anterior, com a diferença de que neste momento você deve considerar a data de Previsão de término e a data de Replanejamento.

Clique no botão Formatar e escolha uma cor diferenciada às células que deverão ser formatadas quando houver replanejamento, como por exemplo o vermelho. A expressão de validação da formatação condicional será:
=E(F$7>=$D8;F$7<=$E8)
Voltando ao Excel, selecione um determinado projeto e informe uma data de replanejamento para visualizar o resultado:

Para melhorar a visualização da planilha, aplique uma legenda abaixo do portfólio de projetos informando qual o critério para cada exibição de cada barra. Digite novas datas de replanejamento e diferentes projetos para visualizar o resultado:

Se desejar, faça o donwload do arquivo clicando aqui.
Até a próxima!





41 comentários:

  1. Olá, obrigado pelo layout do cronograma, estava a fazer um parecido e esse ajudou.

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  2. Bom dia!

    A partir do teu cronograma, estou tentando juntar uma linha abaixo que indique metas de produção.
    Só que eu preciso de uma formula que identifique o inicio do período correspondente, e para partir dessa célula contabilizar (montar uma formula) a média de produção.
    Por exemplo: Entre os meses maio à agosto temos 4 meses para produzir 300 levantamentos, então teríamos que dividir 300/4meses e assim estipular metas quinzenais.

    Se vc pudesse me indicar uma planilha ou formulas ficaria muito grata.

    Obrigada

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    1. Olá

      Não seria possível você criar uma planilha abaixo do cronograma, que consulte os dados de início e término lançadas acima e efetue esse cálculo?

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  3. Opa!
    Preciso dela por dia, ou seja , por mês usarei uma por mês.
    Alguém pode me ajudar?

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  4. Ola Rafael, gostaria de parabeniza-lo primeiramente pela postagem, mas gostaria de sua ajuda pois não estou conseguindo aplicar uma formula que marque de outra cor caso o meu replanejamento termine antes da data prevista, você poderia me ajudar? Atte, Camila

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    1. Olá Camila,

      Não entendi muito bem o que você deseja fazer. Se puder me escrever com a sua dúvida, talvez seja melhor: raphael@raphael-santos.net

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  5. otimo! adorei! Obrigado pela ajuda!!

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  6. Excelente modelo de cronograma. Estava a ajudar minha esposa na elaboração de algo mais profissional e claro e encontrei seu blog e seu tutorial. Obrigado por dividir o conteúdo!

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    1. Olá Flávio.

      Fico muito contente que o material tenha ajudado. Obrigado e boa sorte!

      Abs

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  7. Olá Raphael, tudo bom? o meu cronograma não está obedecendo a data de inicio. Ele preenche só a data final.

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    1. Olá Tatiane,

      Não entendi muito bem... você fez uma alteração no cronograma e ela não está sendo respeitada? Consegue me oferecer um pouco mais de detalhes sobre o problema?

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  8. Boa Noite!
    Ótima Planilha, quero parabenizar você, suas dicas tem me incentivado a aprender mais, valeu mesmo, Amigo me permite tirar um duvida, todas datas estao começando no dia 1 de cada mes ele marcar correto no cronograma agora seu eu mudar qualquer data inicial para dia 02 por exemplo ele muda mes.
    Ex: Desenvolvimento do portal corporativo 10/jan/11 10/mai/11
    ele coloca a data inicio para fevereiro.

    Obrigado.

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    1. Olá Ronnie,

      Fico muito contente de que o conteúdo do blog esteja sendo útil. Essa é a finalidade :-)

      O intuito da planilha não é estabelecer exatamente as datas de início e término do cronograma, mas sim os meses nos quais ele acontecerá. Então, ela sempre irá trabalhar com os meses iniciando no dia 01, mesmo que, de fato, o projeto só vá ser iniciados, digamos, no dia 10.

      Um abraço

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  9. Raphael, neste modelo as datas sempre iniciam-se com o dia 01 de cada mês, desta maneira a formatação condicional aceita perfeitamente, porém se eu alterar a data de inicio para qualquer outro dia que não dia 01 a formatação se perde e não interpreta a regra corretamente. Como faço para ele entender uma data de inicio dia 15, por exemplo?

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    1. Olá amigo,

      A resposta basicamente é a mesma da pergunta feita acima, pelo Ronnie.

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  10. Este comentário foi removido pelo autor.

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    1. Gostaria de colocar mais de um inicio e fim, na mesma linha! Que pudesse ter mais "barras" numa mesma tarefa, entretanto sem adicionar mais uma vez a tarefa, simplesmente colocar na linha já existente.

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  11. Este comentário foi removido pelo autor.

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  12. Bom dia, poderia por gentileza enviar para meu email fabricio.miura@vcimentos.com pois não consigo fazer o download, muito obrigado.

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  13. Bom dia, muito obrigada por compartilhar, me ajudou muito.

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  14. Pessoal, caso queiram corrigir a questão da data quebrada que o gráfico de gantt só marca a partir do mês seguinte. É só substituir pela fórmula: =E((F$7+((FIMMÊS(F$7;0))-FIMMÊS(F$7;-1)-1))>=$C8;F$7<=$D8)

    Um abraço a todos!

    Parabéns pelo post Rapha!!!

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  15. Rafael, boa tarde!
    As suas dicas foram ótimas!
    Consegui implementar exatamente o que vc explicou, mas agora quero aprimorar o que eu fiz, espero que você consiga me ajudar.
    Fiz uma planilha de controle de SLOTS de atendimento de demandas para uma determinada área.
    Hoje eu tenho 40 linhas, cada uma um slot de atendimento. As colunas são os dias e meses do ano. Hoje só consigo colocar uma demanda por linha e mostrar o inicio e fim dela em cada slots.
    o que eu gostaria de representar seria ao final de uma demanda, naquele mesmo slot, outra demanda iniciando e terminando.

    Assim eu conseguiria representar em o atendimento de demandas ao longo do ano, em 40 slots.

    Você tem alguma ideia de como posso implementar isso?

    Desde já agradeço!

    Att.
    Tábata

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    1. Olá Tábata,

      Qual a quantidade de slots máxima que você teria por linha?

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    2. Um Slot por linha. O slot pode ser comparado a disponibilidade de um atendimento de um empregado. Vamos dizer que um empregado atende uma demanda por vez. Por exemplo, ele atende uma demanda do dia 01/01 ao dia 10/01. A partir do dia 11/01 já posso alocar outra demanda para ele.

      Com a sua ajuda, eu consegui representar uma demanda num espaço de tempo por empregado(slot), mas ainda não consigo representar outras demandas em espaço de tempo diferentes ao longo do ano para o mesmo empregado(slot).

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    3. Olá Tábata -

      Nesse caso, o que precisamos então é da opção de lançar várias demandas por empregado no mesmo Slot, correto?

      No exemplo disponibilizado, temos duas colunas para efetuar o lançamento das datas de início e término, que são então representadas com as barras no Gráfico de Gantt do lado direito. De maneira geral, poderíamos dizer que bastaria criar novas colunas com datas de início e término para cada demanda (à direta das colunas existentes), e então aplicar a mesma Formatação Condicional para representar o espaço de tempo em que aquela demanda estaria associada ao empregado.

      O problema é que podemos ter, digamos, 3 colunas destinadas à digitação das datas de início e término, mas hipoteticamente o empregado poderia trabalhar em 4 ou 5 diferentes demandas ao longo do ano... e então, faltaria espaço para lançamento.

      Caso você possua um número máximo de demandas que um determinado empregado pode atender ao longo do ano, então você pode criar as colunas de início e término e configurar a Formatação Condicional para cada cenário. Na medida em que os lançamentos forem efetuados, você irá visualizar o agendamento.

      Espero que essa resposta faça sentido, e te ajude a resolver o problema.

      Raphael

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  16. Raphael bom dia. Será que você poderia compartilhar comigo esse modelo de cronograma em excel. O meu email e curado2606@gmail.com. Obrigado Ricardo

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  17. Olá Raphael
    Bom dia!

    Poderia me enviar esse modelo de cronograma.
    Meu email é joanne.candida@gmail.com
    Obrigada

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  18. Fiz conforme informado no tutorial, mudei apenas para dias e ficou perfeito. Lembrando que é necessário seguir a posição das células, caso for copiar a fórmula. Parabéns Raphael, ótimo tutorial, sucesso.

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  19. Este comentário foi removido por um administrador do blog.

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  20. Raphael, boa noite!

    É possível que você compartilhe este modelo de planilha comigo?
    Meu contato é adrianerabuske@gmail.com
    Estou buscando algo neste modelo para implantar na minha empresa, como forma de auxiliar nas atividades diárias/semanais.

    Agradeço,

    Adriane.

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  21. Ola Raphael, não consegui baixar o arquivo, poderia compartilhar comigo?
    achvaz@hotmail.com

    Obrigada

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  22. Raphael, primeiramente parabéns.
    Eu preciso de uma planilha assim, mas por dias e não meses..é possível?
    Estou tentando adaptar a sua, mas não estou conseguindo.

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    1. Olá,

      Sim, é possível ajustar a planilha para exibir dias ao invés de meses. Acredito eu que é necessário alterar a escala superior e também as formatações condicionais.

      Onde você está tendo dificuldades?

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