Project Server 2013 / Project Online - Criando vínculos entre projetos

Olá pessoal,

Uma das principais fontes de inspiração para os posts que escrevo aqui no blog são os treinamentos que ministro. A cada nova turma, uma série de perguntas e questionamentos sobre os limites e funcionalidades disponibilizadas pelo Project Server 2013 / Project Online são feitas, gerando ótimas discussões em grupo que, no final do dia, acabam se convertendo em um post.

Em um treinamento realizado recentemente, surgiu a seguinte pergunta: “na nossa empresa, dada a escassez de recursos, temos projetos que, apesar de não fazerem parte do mesmo programa, possuem dependência entre si. Isso significa que um determinado projeto (vamos chamá-lo de Projeto B) só pode ser iniciado após a conclusão de outro (que vamos chamar de Projeto A). É possível estabelecer vínculos entre projetos sem criar Projetos Mestre e Subprojetos?”

Ótima pergunta! Porém, antes, vamos entender o que são Projetos Mestre e Subprojetos. Segundo a Microsoft, podemos imaginar um projeto mestre como “um conjunto de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Os projetos inseridos em um projeto mestre são chamados de subprojetos”

https://support.office.com/pt-br/article/Planejamentos-dentro-de-planejamentos-projetos-mestres-e-subprojetos-35b02e56-0101-4eca-ac33-82d8392d119b

Especificamente no nosso caso, a relação com os Projetos Mestre é bem próxima, com uma sutil diferença: queremos estabelecer vínculos entre dois ou mais projetos, porém eles não possuem nenhuma relação quanto ao seu objetivo. E a resposta para a pergunta é SIM, podemos estabelecer vínculos entre dois ou mais projetos sem maiores dificuldades.

Configurações iniciais

Neste exemplo, o cenário será o seguinte: uma determinada empresa possui dois projetos para desenvolver relatórios customizados para as duas plataformas em que trabalha: Project Server e Project Online. Haverá apenas um recurso disponível para realizar todo o trabalho, então um dos projetos dependerá do término do outro para que possa ser iniciado.

Antes de começar, algumas configurações iniciais deverão ser observadas:

• Você precisa criar os dois novos projetos no Project Server 2013 / Project Online, de acordo com as características de cadastramento em vigor na sua empresa
• Em seguida, no Project Desktop, você deverá desenvolver o cronograma dos projetos individualmente, com durações, predecessoras, etc.
• Após desenvolver os cronogramas, salve-os (não é necessário publicar). Certifique-se também que o Check-in de ambos tenha sido feito

Criando os subprojetos

O próximo passo será organizar os dois projetos existentes em conjunto. Para isso, abra um novo projeto em branco no Project Desktop. Posicione o cursor na primeira linha do novo projeto e clique em Projeto > Subprojeto:

O Project Server 2013 / Project Online irá direcioná-lo à janela onde você deverá selecionar o projeto que deseja inserir. Selecione o projeto desejado e clique em Inserir (neste exemplo, irei selecionar o projeto “Project Online Report Pack”):

Após inserir o subprojeto, você passará a visualizá-lo como uma linha do projeto em branco:

Em seguida, na próxima linha, você deverá repetir os mesmos passos para inserir o segundo subprojeto:

Estabelecendo vínculos

Uma vez que os dois projetos que deverão ser vinculados estão inseridos no projeto em branco, será necessário estabelecer o vínculo existente entre eles. Neste caso, faremos um exercícios simples: a última tarefa do projeto “Project Online Report Pack” será predecessora da primeira tarefa do projeto “Project Server 2013 Report Pack”. Para realizar esta ação, selecione a última tarefa do primeiro projeto (tarefa 24 – “Projeto concluído”) e, em seguida, selecione a primeira tarefa do segundo projeto (tarefa 1 – “Kick-off”). Lembre-se que, neste caso, a ordem de seleção deve obedecer a sequência na qual as predecessoras devem ser definidas:

Clique no botão Vincular as Tarefas Selecionadas, disponível na seção Tarefas do Ribbon. Após executar o comando que estabelece o vínculo entre as tarefas, perceba que agora todo o cronograma do projeto “Project Server 2013 Report Pack” irá obedecer o término do projeto anterior (“Project Online Report Pack”):

As datas de início e término do projeto, que anteriormente eram 26/11/2015 e 16/12/2015 agora são 16/12/2015 e 08/01/2016 respectivamente. Observe que a coluna Predecessora da tarefa “Kick-off” do projeto “Project Server 2013 Report Pack” passa a fazer referência ao projeto “Project Online Report Pack”:

Para encerrar o processo de estabelecimento de vínculos entre os projetos, você deverá fechar o projeto em branco. Ao fechá-lo, o Microsoft Project irá perguntar se você deseja salvar as alterações. Neste caso em especial, o projeto em branco serviu apenas para que fosse possível estabelecer o vínculo entre os dois projetos criados anteriormente, então, não será necessário salvá-lo no servidor. Na caixa de diálogo Fechar, marque a opção Não, descartar as alterações:

Em seguida, o software irá perguntar se as modificações que foram realizadas nos dois projetos devem ser mantidas. Neste caso a resposta será sim, pois desejamos manter os vínculos que foram estabelecidos entre os dois projetos. Na caixa de diálogo apresentada, clique em Sim para tudo:

Visualizando os vínculos

Após o salvamento das alterações para os dois projetos no Project Server 2013 / Project Online, você poderá acessar cada projeto individualmente para visualizar os vínculos que foram estabelecidos. Por exemplo, abra o primeiro projeto (neste exemplo, o projeto chamado “Project Online Report Pack”). Perceba que uma nova tarefa chamada “Kick-off” foi adicionada ao final do cronograma (trata-se de uma sucessora externa, oriunda do projeto “Project Server 2013 Report Pack”):

Há também uma maneira de visualizar todos os vínculos existentes, caso mais do que um vínculo tenha sido estabelecido. Para isso, no Project Desktop, clique em Projeto > Vínculos entre projetos:

A caixa de diálogo Vínculos entre Projetos irá exibir todos os vínculos existentes para o projeto atual (no caso, as sucessoras externas):

Se você abrir o segundo projeto (“Project Server 2013 Report Pack”) também irá visualizar as tarefas externas – porém, neste caso, a tarefa a ser visualizada será um predecessora externa, chamada “Projeto Concluído”:

A partir deste ponto, você poderá continuar trabalhando na organização dos dois cronogramas, estimando durações, atribuindo recursos e realizando todas as demais atividades requeridas. Quando tudo estiver pronto, você poderá salvar a Linha de Base para cada cronograma e publicá-los no Project Server 2013 / Project Online.

Considerações finais

Ao vincular dois ou mais projetos no Project Server 2013 / Project Online, é importante observar algumas considerações:

• Os dois projetos devem ser gerenciados individualmente. Isso significa que todas as estimativas de durações de tarefas, atribuições de recursos, definição de Linhas de Base e demais ações gerenciais devem ser realizadas em cada projeto separadamente
• As alterações realizadas no projeto A não serão refletidas no projeto B até que este seja aberto. Em resumo, caso sejam realizadas alterações no projeto A que causem impacto direto no projeto B, as alterações não serão aplicadas automaticamente no cronograma deste projeto. Para visualizar as alterações, você deverá abrir o projeto B no Project Desktop. Ao fazer isso, caso existam alterações, você será informado pelo software para que possa tomar as decisões, conforme apontado abaixo:

Neste exemplo, uma alteração realizada no projeto “Project Online Report Pack” gerou um impacto na atividade Kick-off do projeto “Project Server 2013 Report Pack”. Ao acessar este projeto, a caixa de diálogo Vínculos entre projetos informa que existem diferenças na tarefa “Projeto concluído” – alteração das datas de Início e Término para 17-Dez-2015. Assim, você terá condições de entender onde as alterações ocorreram e poderá aceitá-las para verificar seu impacto no cronograma.

Espero que o post tenha sido útil. Até a próxima!

Project Server 2016 - Lançamento Oficial

Olá pessoal,

Na semana passada o Project Server 2016 foi oficialmente lançado e disponibilizado para o público em geral. Abaixo uma lista de novidades e melhorias introduzidas nessa versão da plataforma, conforme listado no blog oficial do time de produto da Microsoft:

• Evolução do Gerenciamento de Recursos: na versão 2016 do Project Server, o gerenciamento de recursos ganha um novo modelo de interação entre os Gerentes de Projeto e Gerentes de Recurso, com a introdução da funcionalidade Compromissos de Recursos. Como os leitores do blog já sabem, essa funcionalidade já foi discutida anteriormente aqui e aqui.
• Performance e Escalabilidade: nos bastidores, o mecanismo de funcionamento do Project Server 2016 foi construído utilizando como base o mesmo código utilizado pelo serviço oferecido na nuvem (Project Online).... isso é traduzido em uma melhoria significativa na escalabilidade de performance do Project Server 2016. Há dois artigos muito bons que oferecem maiores detalhes sobre os itens melhorados, aqui e aqui.
• Consolidação da Infraestrutura: essa, uma mudança significativa: no Project Server 2016, os bancos de dados são armazenados no banco de dados de conteúdo do SharePoint. Dessa maneira, a administração da FARM do SharePoint é simplificada, pois agora cada nova instância do PWA não requer mais um banco de dados dedicado. Fique ligado, pois pretendo falar um pouco mais sobre este assunto em uma outra postagem.
•  Instalação simplificada: o Project Server 2016 é agora parte integrante do SharePoint Server 2016 Enterprise... isso significa que, diferente da maneira como era feito antes, a instalação é realizada uma única vez, quando o próprio SharePoint é instalado.
• Melhorias na Experiência do Usuário: há diversas melhorias realizadas na maneira como a navegação é realizada que foram introduzidas nesta versão, como por exemplo a possibilidade de criação de múltiplas Linhas do Tempo na Central de Projetos.

Para obter mais informações sobre o novo Project Server 2016, você pode conferir o site do TechNet neste link:

https://technet.microsoft.com/library/cc303399(v=office.16).aspx

Do mesmo modo, a Microsoft também disponibiliza uma versão de avaliação da plataforma neste link:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=51493

É isso aí! Para quem pensa em estruturar a área de Gerenciamento de Projetos com uma ferramenta mundialmente reconhecida pela sua excelência, essa é a hora.

Um abraço!

Office 365 Project Portfolio Dashboard

Olá pessoal,

Sempre que possível, tento avaliar e compartilhar informações sobre bons aplicativos que são disponibilizados na Office Store para os produtos da família Office, versões 2013 e 2016.

No post de hoje, vou comentar sobre dois aplicativos especiais: o Office 365 Project Portfolio Dashboard e o Project Portfolio Dashboard for the iPad. Estes são dois aplicativos para Project Server e Project Online que foram disponiblizados pela Microsoft na útlima semana (após serem adquiridos no final do ano passado da empresa que eu trabalho, a Sensei Project Solutions). E, o melhor de tudo: os aplicativos estão disponíveis de graça.

Com a utilização do Office 365 Project Portfolio Dashboard e/ou do Project Portfolio Dashboard for iPad, Gerentes de Portfolio e Visualizadores de Portfolio (usuários com papel de Executivos) podem visualizar informações importantes sobre o portfolio de projetos, tarefas, recursos, riscos, issues e etc., através de um conjunto de Dashboards pré-configurados.

Aqui alguns links úteis:

Anúncio oficial do lançamento do Office 365 Project Portfolio Dashboard

Principais funcionalidades do Office 365 Project Portfolio Dashboard

Principais funcionalidades do Project Portfolio Dashboard for the iPad

Versão Web

A versão web, que pode ser instalada na instância do Project Online/Project Server, pode ser visualizada através do seguinte link:

Office 365 Project Portfolio Dashboard

Para instalar o aplicativo no seu ambiente siga, os passos:

No Project Server / Project Online, clique na engrenagem de configurações e, em seguida, clique em Adicionar um aplicativo:

Em seguida, digite o código WA104380116 na janela de busca:

A partir daí, você será direcionado à Office Store. Siga os passos para instalar o aplicativo:

Após finalizada a instalação, você visualizará o aplicativo na biblioteca de conteúdos do site:

E então a mágica acontece:

Versão iPad

A versão para iPad pode ser baixada diretamente na Apple Store. Depois de instalado, você deverá inserir as suas credenciais para que possa baixar os dados do servidor e começar a visualizar os Dashboards:

Permissões

Uma nota importante sobre as permissões: mesmo utilizando o modo de permissão do Project Server, é necessário utilizar os seguintes grupos do SharePoint para garantir que os usuários possuam o nível de acesso adequado para baixar os dados que irão alimentar os dashboards:

Administrator for Project Web App

Portfolio Manager for Project Web App

Portfolio Viewer for Project Web App

Para mais informações, visite o link: https://blogs.technet.microsoft.com/projectsupport/2016/04/22/project-online-new-office-365-project-portfolio-dashboard-apps-are-live/


É isso aí. Excelentes aplicativos, que irão ajudar muito no entendimento dos dados do portfolio para a tomada de decisão.

Um abraço e até a próxima!

Compromissos de Recursos - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Adoção e utilização dos compromissos de recursos

Uma vez ativada a funcionalidade pelos administradores, os gerentes de projeto poderão iniciar a utilização e a adoção dos compromissos de recursos no processo de gerenciamento de projetos da companhia. Esse é um trabalho que, idealmente, deve ser realizado na fase de planejamento – quando ainda não temos um cronograma 100% definido e a alocação dos recursos ainda está baseada em estimativas (como hoje é feito através do Planejamento de Recursos). Porém, a depender da metodologia e dos processos em vigor em cada empresa, também é possível realizar as solicitações em um cronograma real (que esteja em andamento, por exemplo), com recursos nominais.

Para os exemplos desse post, o seguinte cenário fictício foi criado:

• Uma nova ideia de projeto foi submetida para avaliação no Project Online
• Após estudo da viabilidade inicial e verificação da aderência aos objetivos estratégicos, a ideia foi aprovada
• O próximo passo será realizar as estimativas de demanda dos recursos que serão necessários para a realização do projeto (mesmo considerando que ainda não há um cronograma)

Para realizar esta ação, você deverá acessar o projeto através do Project Desktop 2016. Caso ainda não tenha criado a equipe de projeto, adicione os recursos corporativos ao projeto (nominais ou genéricos). Em seguida, na guia Recursos do Ribbon, clique em Planejador de Equipe e escolha o modo de exibição Planejamento de Recursos:

O modo de exibição Planejamento de Recursos é o local onde todos os compromissos de recursos serão controlados. Ele apresenta a seguinte visualização:

Inicialmente, eu adicionei dois recursos corporativos ao meu projeto: Arthur Rodrigues (um recurso nominal) e Gerente de Projetos (um recurso genérico). Vamos supor que, de acordo com o meu planejamento, pretendo contar com o Arthur durante o mês de Abril/2016, considerando 50% de sua capacidade. Para isso, no modo de exibição Planejamento de Recursos, clique na opção Adicionar Compromisso. Na caixa de diálogo Informações de Compromisso, você poderá determinar as características que o compromisso irá conter:

Após inserir todas as informações relevantes, clique em OK. Perceba que a linha do compromisso será adicionada logo abaixo o nome do Arthur, e seu status será Rascunho (pois o compromisso ainda não foi submetido à aprovação):

Agora digamos que, de acordo com as nossas estimativas, o Gerente de Projetos precisará atuar no projeto entre os meses de Março a Junho de 2016, com um total estimado de 60 horas. Dessa maneira, selecione o gerente de projetos e adicione o compromisso com essas características:

Perceba que como para o gerente de projetos foram solicitadas 60 horas a serem distribuídas ao longo de 4 meses, o Project Desktop calculou automaticamente suas unidades de atribuição propostas para 9%:

Caso você queira descobrir a quantidade de trabalho proposto para cada um dos recursos (ou seja, seu esforço em horas), clique com o botão direito no grip à direita dos compromissos e escolha a opção Trabalho Proposto:

Isso fará com que você passe a visualizar não só as unidades de atribuição, mas também as horas a serem consumidas por cada um dos recursos em cada um dos seus compromissos:

É importante notar que você pode controlar as informações que deseja exibir no grid, a depender da sua necessidade. Outro ponto importante é que você poderá modificar as unidades de atribuição (ou as horas propostas) manualmente, caso queira realizar sua redistribuição ao longo dos meses.

Quando estiver pronto para submeter as horas propostas à aprovação, clique em Enviar e escolha a opção que lhe for mais conveniente (enviar todos os compromissos ou apenas os selecionados):

Perceba que o status dos compromissos passará de Rascunho para Proposto:

Revisão dos compromissos de recursos

Entra em cena agora um novo ator: o Gerente de Recursos. Quando os compromissos de recursos são submetidos pelos gerentes de projeto, caberá ao Gerente de Recursos analisar as demandas propostas e, conforme a disponibilidade dos recursos, aprovar, recusar ou propor uma modificação no compromisso.

Ao acessar o PWA, o Gerente de Recursos poderá selecionar os recursos desejados e visualiar o seu Mapa de Calor de Compromissos e Capacidade. Perceba que para os recursos selecionados – Arthur e Gerente de Projetos, as horas submetidos no projeto “Novo Projeto” estão sendo exibidas:

Em seguida, o Gerente de Recursos também poderá navegar à página Solicitações de Recurso para visualizar os compromissos propostos para os recursos selecionados:

Suponha que, neste cenário, as horas do Gerente de Projetos serão aprovadas sem ressalvas. Assim, o Gerente de Recursos poderá selecionar o compromisso e clicar em Aceitar:

Porém, vamos supor que o recurso Arthur Rodrigues estará alocado em uma atividade interna (não relacionada a projetos) e não estará disponível durante o período proposto. Desse modo, o Gerente de Recursos poderia: a) Rejeitar o compromisso; b) Editar o compromisso alocando as horas em um período diferente do proposto; c) Sugerir a troca do recurso proposto por outro recurso que tenha disponibilidade no período desejado.

Vamos utilizar, neste exemplo, a opção C. Selecione o compromisso do Arthur e clique em Editar Compromisso. Na caixa de diálogo apresentada, você poderá modificar o compromisso, atribuindo-o a outra pessoa:

Neste exemplo, estamos transferindo a solicitação de compromisso do recurso Arthur para a Melissa. Clique em OK para finalizar a edição – assim, você poderá deixar um comentário para que o gerente de projetos saiba o motivo da mudança:

Atualizando as solicitações de compromissos

Ao acessar novamente o Project Desktop, o gerente de projetos poderá clicar em Atualizar para verificar se há novidades em relação aos compromissos submetidos:

Ao clicar em Exibir Contratos, será possível identificar as respostas às solicitações efetuadas (com seus respectivos comentários):

Sugiro que você insira a informação Trabalho Comprometido no grid de visualização, pois assim terá condições de visualizar as horas propostas e comprometidas de cada um dos recursos.

Bem, é isso aí... os compromissos de recursos representam uma mudança significativa na maneira pela qual a demanda dos recursos será analisada e controlada, tanto no Project Online quanto no Project Server 2016 – além de representar também uma mudança profunda no relacionamento entre os gerentes de projeto e os gerentes de recurso.

E você, o que achou dos compromissos de recursos? Pretende implantar esse método de trabalho na sua companhia? Deixe seus comentários e opiniões J

Um abraço e até a próxima!

Compromissos de Recursos - Parte 1

Olá pessoal,

Hoje vamos falar sobre um assunto que tem o potencial de modificar de maneira expressiva a maneira como os gerentes de projeto utilizam o Project Online ou o Project Server 2016: os Compromissos de Recurso. Esta é uma funcionalidade que já está disponível para as empresas que utilizam o Project Online, e que também estará incorporada no Project Server 2016.

Para que fique mais fácil o entendimento e a organização das ideias a serem compartilhadas, vou dividir esse post um duas partes: na primeira, mais direcionada às pessoas com papel de administração do Project Online / Project Server 2016, farei uma introdução aos compromissos de recursos e falarei sobre sua ativação. Já na segunda parte, mais direcionada aos gerentes de projeto, falarei sobre o passo-a-passo sugerido para sua adoção e utilização no dia-a-dia.

Observação: caso a sua empresa esteja utilizando o Project Server 2013, os compromissos de recurso não estarão disponíveis.

Feitas as respectivas introduções, fica a pergunta: o que são os compromissos de recurso? De maneira resumida, essa funcionalidade irá permitir que os gerentes de projeto efetuam requisições de horas dos recursos corporativos (sejam eles genéricos ou não) na fase de planejamento do projeto, especificando o período em que o recurso será utilizado e o montante de horas necessárias (ou seu percentual de alocação). Uma vez realizada a requisição, os gerentes de recurso poderão analisar e revisar a demanda para os recursos que gerenciam e, baseado na sua disponibilidade, aceitar, recusar ou propor uma modificação na solicitação. Dessa maneira, os recursos estarão reservados para os gerentes de projeto de acordo com o que foi previamente combinado.

Os compromissos de recurso irão substituir a funcionalidade de Planejamento de Recursos – a qual foi discutida neste post.

Vale a pena também observar o material disponibilizado pela Microsoft a respeito dos compromissos de recursos:

Sobre os Compromissos de Recursos

Perguntas Frequentes sobre os Compromissos de Recursos

Ativando os Compromissos de Recursos

O primeiro passo para começar a utilizar a funcionalidade é realizar sua ativação. Atualmente, temos os seguintes cenários:

• Project Online com data de aquisição anterior à 04-Abril-2016: neste caso, os administradores poderão optar por não habilitar os compromissos de recursos até a data limite de 22-Setembro-2016. A partir da data limite (23-Setembro)-2016, a funcionalidade será habilitada automaticamente e irá converter os planejamentos de recursos existentes em compromissos
• Project Online com data de aquisição superior à 04-Abril-2016: o recurso virá ativado por padrão
• Project Server 2016: o recurso virá ativado por padrão
• Project Server 2013: o recurso não estará disponível, e as empresas continuarão a utilizar o planejamento de recursos 

Utilizando como referência o primeiro cenário discutido acima, caso você seja um administrador do Project Online, irá visualizar o seguinte banner ao acessar o PWA:

Para ativar a funcionalidade, navegue até as Configurações Adicionais do Servidor. Nessa página, você poderá realizar a ativação:

Você irá receber uma mensagem de notificação informando que após iniciar o processo, não será possível cancelá-lo. Clique em OK para seguir adiante. A migração dos planejamentos de recursos existentes (caso haja algum) será realizada fora dos horários de grande movimento nos servidores, então pode ser que leve algum tempo até que você consiga visualizar as novas informações.

Uma observação interessante é que, logo após a ativação dos compromissos de recursos, caso você acesse um projeto via PWA, o ícone Planejamento de Recursos não mais estará disponível para visualização no Ribbon:

Ribbon no PWA antes da ativação dos Compromissos de Recursos

Ribbon no PWA depois da ativação dos Compromissos de Recursos

Outra observação importante quando da ativação dos compromissos de recursos é que todos os recursos passarão a apresentar uma opção chamada O recurso requer aprovação para todas as atribuições de projeto:

Aqui acabamos a primeira parte do post. Para visualizar a segunda parte da série, clique aqui.