Olá pessoal,
Alguns dias atrás, durante um treinamento, surgiu uma dúvida bastante
interessante. O cenário proposto era o seguinte:
“Na minha empresa, configuramos o
calendário padrão com os devidos feriados nacionais, pontes e demais datas que
a empresa considera como dias não trabalhados. Via de regra, todos os projetos
e colaboradores da empresa utilizam o calendário padrão. Porém, há um projeto
no qual iremos necessitar de uma pessoa que não faz parte da equipe de projetos
e esta pessoa só poderá dedicar esforços às segundas e quartas-feiras. Desta
maneira, todas as tarefas do projeto que tiverem a participação dessa pessoa
deverão respeitar esta restrição – inclusive, se houver mais recursos
atribuídos às tarefas nas quais este recurso participa, estas deverão ajustar
as datas para respeitar o calendário de exceção deste recurso. Como resolver?”
Esta é uma dúvida muito pertinente, então acho que vale a pena dedicar um
post a este assunto.
Os tipos de calendário do Project
- Calendário base: um calendário base é aquele que é utilizado como referência para determinar as horas de trabalho do projeto, das tarefas e também dos recursos. Por padrão, há três calendários base no Project: calendário Padrão, 24 horas e Turno da Noite
- Calendário do projeto: é o calendário que define os dias úteis, as folgas e o horário de trabalho padrão das tarefas. Caso você não efetue nenhuma modificação, o Project sempre irá utilizar o calendário Padrão como calendário do projeto
- Calendário dos recursos: você pode configurar calendários que representem a disponibilidade dos recursos para executar o trabalho. Por exemplo, na sua empresa o calendário Padrão é utilizado em todos os projetos, porém há um determinado departamento no qual os colaboradores só podem dedicar 50% do seu tempo a atividades relacionadas a projetos. Neste caso, o ideal é criar um calendário específico que determine a disponibilidade desses recursos (um outro cenário são as empresas que possuem sistema de revezamento e/ou férias coletivas)
- Calendário das tarefas: o Project também permite que você configure calendários específicos para que determinadas tarefas do projeto sejam executadas em períodos diferenciados. Imagine uma situação onde uma atividade apenas possa ser executada nos finais de semana, pois o trabalho dos colaboradores não pode ser paralisado durante o horário comercial
Funcionamento geral dos calendários
Caso você, ao iniciar o trabalho no Project, não crie nenhum calendário
novo (digamos que você adicione as datas de exceção ao calendário Padrão),
então o calendário Padrão será o calendário do projeto. Se, ao contrário, você tiver
criado um novo calendário, então poderá defini-lo como calendário do projeto
utilizando a caixa de diálogo Informações
do Projeto, ao clicar em Projeto
> Informações do Projeto. Porém,
neste exercício, vou considerar que o calendário Padrão foi modificado para
absorver as datas de exceção da empresa (feriados, pontes e etc.) e nenhum novo
calendário foi criado.
Quando você define o calendário do projeto, os recursos que forem
cadastrados também irão utilizar este calendário por padrão, a menos que você
efetue uma modificação manual (a exceção ocorre quando você cria um novo
calendário após os recursos já terem sido criados).
Já as tarefas, como fazem parte do projeto como um todo, não terão nenhum
calendário especificamente definido, e irão seguir o que foi definido no
calendário do projeto. Tecnicamente falando, as tarefas possuem, por padrão, o
calendário “Nenhum”.
Então, neste cenário, temos:
Calendário do projeto = calendário Padrão
Calendário dos recursos = calendário Padrão
Calendário das tarefas = Nenhum
Como as tarefas se ajustam à disponibilidade dos recursos?
Após toda a explicação teórica, agora vamos começar a resolver o problema
colocado no início do post. Para que você possa se situar, o cronograma que
estou utilizando neste exercício possui o calendário Padrão como calendário do
projeto. O calendário Padrão foi editado para incluir todos os feriados
nacionais (fixos e móveis) e nenhuma ponte ou emenda foi considerada.
Em seguida, será necessário determinar que apenas as segundas e quartas-feiras deverão ser consideradas como dias úteis. Sendo assim, ainda na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique em Semanas de Trabalho. Mantenha a linha [Padrão] selecionada e clique em Detalhes...
A caixa de diálogo Detalhes permite que você modifique o padrão dos dias da semana para o calendário. As opções disponíveis são:
- Usar períodos padrão do Project para estes dias: ou seja, seguir o padrão de trabalho de segunda a sexta-feira, com sábados e domingos sendo considerados dias não úteis
- Definir dias para o período de folga: neste caso, poderíamos configurar uma folga para um dia que é normalmente considerado como dia de trabalho
- Definir dias para os períodos de trabalho específicos: esta opção permite que você determine um período de trabalho não padrão. Por exemplo, poderia determinar trabalho em um sábado; ou então definir um período de trabalho diferente para um dia da semana
Clique OK. Observe que agora o padrão desse novo calendário é considerar
apenas segundas e quartas como dias úteis:
O próximo passo é cadastrar a
equipe do projeto. Todos deverão estar associados ao calendário Padrão, com exceção
do recurso que terá disponibilidade reduzida. Utilize a Planilha de Recursos para cadastrar a equipe:
Cenário 1: atribuição de um recurso com calendário Padrão
Como já era esperado, nada mudou – uma vez que o recurso possui o mesmo
calendário do projeto.
Cenário 2: atribuição de um recurso com calendário Segundas e Quartas
Aqui é possível enxergar uma mudança significativa. Como o recurso possui disponibilidade para trabalhar apenas às segundas e quartas, o Project precisa reorganizar o trabalho da tarefa para que este esteja em conformidade com a disponibilidade do recurso. Essa reorganização, consequentemente, afeta diretamente a data de término da tarefa. Caso você esteja curioso para saber como o trabalho foi distribuído ao longo do tempo, poderá selecionar o modo de exibição Uso da Tarefa:
O resultado será:
É possível perceber que o recurso Arthur possui trabalho atribuído apenas
às segundas e quartas, como era esperado. Isso nos leva a deduzir que, apesar
de o calendário Padrão ter sido definido para o projeto, caso o recurso possua
um calendário diferente, este terá prioridade, uma vez que representa a
disponibilidade real do recurso para trabalhar nas tarefas do projeto.
Cenário 3: atribuição dos recursos Raphael e Arthur à mesma tarefa
Aparentemente, não houve uma mudança significativa em relação ao cenário anterior. Porém, se você observar melhor, a duração da tarefa, que antes era de 5 dias, foi alterada para 8 dias. Modifique o modo de exibição para Uso das Tarefas para visualizar as informações de distribuição de trabalho dos recursos:
Agora tudo fica bem mais claro: como a tarefa possui duração de 5 dias e
não é controlada pelo empenho, quando você adiciona o recurso Raphael (que está
associado ao calendário Padrão), o Project considera que este recurso poderá
trabalhar os 5 primeiros dias da tarefa (de segunda a sexta-feira), pois seu
calendário assim o permite. Desta forma, ele trabalhará 5 dias diretos e sua
participação na tarefa estará encerrada. Em contrapartida, o recurso Arthur (associado
ao calendário Segundas e Quartas) só poderá trabalhar em dias específicos,
logo, na primeira semana trabalhará apenas dois dias, depois mais dois dias na
semana seguinte e encerrará sua participação na segunda-feira da terceira
semana.
Atribuindo um calendário a uma tarefa
Para que seja possível resolver o problema e distribuir o trabalho do
recurso Raphael da mesma maneira que o recurso Arthur, uma possível solução
seria atribuir o calendário Segundas e Quartas ao recurso Raphael. Entretanto,
essa não é uma alternativa viável, uma vez que sua disponibilidade deve ser
considerada com base no calendário Padrão.
Perceba que a duração da tarefa voltará a ser de 5 dias. Ao selecionar o modo de exibição Uso da Tarefa, também será possível ver que agora o trabalho dois dois recursos está sincronizado nos mesmos dias:
Ufa! Demorou, mas conseguimos atingir o objetivo esperado!
Nota
O comportamento observado ao atribuir um recurso adicional à tarefa pode
variar em virtude de uma série de fatores: configuração do Tipo de Tarefa
(Duração Fixa, Unidades Fixas ou Trabalho Fixo com ou sem controle de empenho),
Unidades Máximas do Recurso (disponibilidade) e Unidades de alocação à tarefa
(Atribuição). Portanto, caso você observe um resultado diferente, atente-se a
estas configurações para conseguir atingir o mesmo resultado deste exercício.
Links complementares
Para finalizar, gostaria de compartilhar alguns links interessantes que
podem complementar o estudo sobre os tópicos discutidos neste post:
Arquivo digital
O arquivo digital deste post, em PDF, está disponível para download aqui:
-----------------------------------------------
É isso aí pessoal! Espero que tenham gostado do post! Até a
próxima!