segunda-feira, 27 de fevereiro de 2012

Projeto: casamento!


Olá pessoal,

Hoje gostaria de compartilhar um exemplo de como a gestão de projetos pode nos ajudar nos mais variados temas, até mesmo naqueles que não estão diretamente relacionados ao mundo corporativo.

Recebi recentemente a visita de um amigo que vai se casar esse ano, e num determinado momento estávamos discutindo sobre a complexidade que é planejar e organizar um casamento, com tudo que envolve esse “evento”.

Conversa vai, conversa vem, acabamos descobrindo um excelente site, que trata o casamento como um projeto. Os responsáveis pelo site disponibilizam um documento de escopo para o evento, cronograma, WBS... tudo muito bem detalhado.

Para aqueles que também estão em vias de se casar, vale muito a pena dar uma olhada no site (e para aqueles que não estão também vale, pois o trabalho está muito bem feito).


Bem, pelo menos até a festa está tudo garantido. Agora é só montar um plano de riscos para saber como agir se algo der errado após o casório   =D

Atualização em 17/11/2014: em virtude de o link que existia anteriormente ter sido desabilitado pelo proprietário do site, uma nova pesquisa foi realizada e um novo link com mais informações foi a adicionado. O link está disponível abaixo:

Confira aqui: http://escritoriodeprojetos.com.br/exemplo-de-projeto-casamento.aspx

Até a próxima!

quarta-feira, 22 de fevereiro de 2012

Formatando o Gráfico de Gantt para Identificação de Desvios nos Projetos


Durante a fase de acompanhamento, controle e monitoria de projetos, é sempre uma boa prática a utilização das ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project pelos gerentes de projeto para identificar possíveis desvios (de prazo, custo, esforço e etc.) em seu cronograma, com o objetivo de avaliar seu impacto e, se possível, possibilitar a tomada de ações de contorno para minimizá-los ou mesmo eliminá-los.

O Microsoft Project oferece uma série de funcionalidades que ajudam os gerentes a identificar os desvios dos seus projetos, como, por exemplo, a Tabela de Variação, o estilo de visualização da Barra de Linha de Base (disponível apenas para a versão 2010) entre outras opções, como Filtros, Realces e etc. Além disso, existe também a possibilidade da criação de indicadores visuais pelo gerente de projetos, através da combinação de fórmulas e sinalizadores.


Contudo, uma interessante opção que pode ser utilizada pelos gerentes de projeto, e que não é “nativa” do Microsoft Project, é a aplicação de formatação condicional às barras do Gráfico de Gantt conforme uma regra pré-definida. Desse modo, toda vez que uma tarefa apresentasse um desvio que deve ser monitorado, a barra do Gráfico de Gantt dessa tarefa receberia uma cor diferente do padrão, indicando ao gerente de projetos o desvio de maneira direta.


Esta regra poderia atender a uma série de necessidades, tais como:

  • Tarefas atrasadas
  • Tarefas com custo superior ao previsto
  • Tarefas com volume de esforço superior ao previsto
  • Tarefas que possuam um recurso específico atribuído
  • Entre outras.


Neste post, iremos ver o passo-a-passo para a criação de uma regra de formatação a ser aplicada quando a tarefa sofrer atraso.

Primeiro passo: criação da regra de validação

O primeiro passo a ser tomado deve ser a criação da regra de validação. O objetivo da regra é verificar quais tarefas se encaixam na condição estabelecida, ou seja, quais tarefas do cronograma estão atrasadas. A título de exemplo neste post, o Gráfico de Gantt deverá ser formatado quando houver desvios de prazo no projeto.

Para isso, iremos criar um campo personalizado, clicando na guia Projeto > Campos Personalizados. Na parte superior da janela, escolha o campo tipo Sinalizador:


Clique no botão Renomear... e modifique o nome do campo para Condicional_Atraso. Em seguida, clique no botão Fórmula... para criar a regra de validação.

A regra a ser criada é simples: a fórmula será considerada válida quando a data de término da atividade for maior que a data de término da linha de base, ou seja, quando houver variação do término da tarefa. Portanto, a expressão a ser criada deverá ser:

[Variação do Término]>0


Clique no botão OK para confirmar a fórmula e, em seguida, selecione a opção Usar Fórmula na seção Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, para que a fórmula seja replicada à toda tarefa de resumo impactada pela tarefa. Clique OK para finalizar a criação da regra de validação.

Segundo passo: formatação das barras do Gantt

Uma vez que a regra de validação já foi criada, devemos definir como será o comportamento das barras do Gráfico de Gantt quando a regra tiver que ser aplicada. Vá ao modo de exibição de Gráfico de Gantt e, na área do cronograma, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Estilos de Barra:

Na caixa de diálogo Estilos de Barra, selecione a linha Divisão e, em seguida, clique no botão Inserir Linha. Nomeie a linha inserida como Condicional_Atraso e determine você deseja que seja a aparência da barra:

Se você desejar, especifique também os campos que devem ser apresentados na barra personalizada, através da aba Texto. Neste exemplo irei utilizar o campo Variação do Término, que irá exibir a quantidade de dias de atraso da tarefa:


Para finalizar a configuração da barra personalizada, na coluna Mostrar para tarefas..., selecione o campo Sinalizador1, que é o campo de referência da regra de validação:


Clique OK para finalizar a personalização da barra.

Lembre-se que para que a formatação funcione de maneira correta, seu projeto deve estar com a Linha de Base salva. Se desejar saber mais sobre a Linha de Base, clique aqui.

Voltando ao cronograma, modifique a duração de uma das tarefas do projeto para visualizar a(s) barra(s) sendo formatada(s) de maneira automática, conforme a regra definida:


Perceba que a tarefa ID 7 – Instalação dos servidores de homologação e produção, tinha a duração prevista de 5 dias. Ao receber a informação de que a duração da tarefa foi de 6 dias, todas as barras que são impactadas por esse atraso (tarefas pertencentes ao caminho crítico) são automaticamente formatadas com a barra personalizada.

Selecione a tarefa 18 – Validação e ajustes, e indique que sua duração foi de 4 dias. Você irá perceber que o dia de atraso foi recuperado, e as barras do Gantt, a partir dessa tarefa, voltam à sua exibição padrão, o que indica que não há mais atraso nas tarefas (e, consequentemente, no projeto):


Este tipo de regra de formatação condicional permite que a identificação dos desvios do projeto sejam mais fáceis de se visualizar, reduzindo o tempo dedicado pelos gerentes de projeto na sua identificação e aumentando o tempo disponível para a análise e correção destes itens:


Como sempre, você pode fazer o download deste post clicando aqui.

Até a próxima!

sábado, 4 de fevereiro de 2012

Tarefa de resumo do projeto


Você sabe a importância da tarefa de resumo do projeto?
Uma ação muito comum entre os usuários do Microsoft Project é a iniciação da construção de seus cronogramas pela tarefa que leva o nome do projeto. Em outras palavras, ao começarem a digitar o cronograma, normalmente os usuários reservam a primeira linha para abrigar o nome do projeto, para só então digitarem as demais fases, subfases e tarefas que o projeto irá requerer.

Ao finalizarem a construção do cronograma, a tarefa de ID número 1 é aquele que contém o nome do projeto. Observe o exemplo abaixo:

Perceba que a tarefa 1 armazena o nome do projeto: Projeto de Implementação do Escritório de Projetos PMO.

Todavia, este procedimento não é o mais correto quando criamos cronogramas no Microsoft Project. Isto porque pode ser necessária a decomposição do cronograma em uma estrutura analítica, para que seja possível identificar os pacotes de trabalho que o projeto visa entregar – a famosa EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ou WBS (Work Breakdown Structure).

O Microsoft Project possui uma ferramenta que efetua a decomposição visual das fases e subfases do cronograma de maneira automática, a qual é chamada de Número da Estrutura de Tópicos. Para aplicar o número da estrutura de tópicos no seu cronograma, siga os passos:
  • No Project 2010, clique na seção Formato e selecione a opção Número da Estrutura de Tópicos
  • No Project 2007, clique em Ferramentas > Opções. Na guia Exibir, selecione a opção Número da Estrutura de Tópicos

O resultado será:

Perceba que os níveis da EAP estão caracterizados de maneira incorreta. Vejamos:
  • A tarefa que recebeu o nível 1 (Projeto de Implementação do Escritório de Projetos PMO) não deveria ser considerada um nível do projeto, uma vez que ela é o próprio projeto em si
  • A tarefa que está no nível 1.1 (Iniciação) é que na verdade deveria receber o número 1, pois este sim é o primeiro pacote de trabalho do projeto.


Nesse sentido, a estrutura do cronograma acima deveria ser representada da seguinte maneira:

0. Projeto de Implementação do Escritório de Projetos PMO
    1. Iniciação
         1.1 Planejamento
         1.2 Níveis de Maturidade
         1.3 Ações Corretivas
         1.4 Estrutura Funcional
  2. Definições e critérios

E assim por diante.

Dessa maneira, fica claro que a utilização da primeira linha do cronograma como sendo a tarefa que resume o projeto se mostra inadequada, pois ela irá oferecer uma visão distorcida da EAP planejada para o projeto. Se estivéssemos utilizando ferramentas de mercado para gerar uma ilustração visual da EAP, teríamos uma visão incorreta, conforme podemos ver na figura abaixo:


Para resolver esta desconformidade, são necessários apenas alguns simples passos:
  1. Selecione todas as tarefas do projeto, menos a primeira linha (que contém o nome do projeto)
  2. Utilize o botão Recuar Tarefa para a Esquerda (o botão com a seta verde contrário ao que é utilizado para agrupar tarefas em fases)
  3. Clique na tarefa 1 (que contém o nome do projeto) com o botão direito do mouse e escolha Excluir Tarefa
  4. Se você estiver utilizando o Project 2010, clique na seção Formato e selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto. Se você estiver utilizando o Project 2007, clique em Ferramentas > Opções e, na seção Exibir, selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto


Pronto! Você irá perceber que o Project irá inserir uma tarefa com ID 0, a qual não é utilizada como referência para estruturação da EAP:

Visualizando a decomposição da EAP em ferramentas de mercado, temos:

Agora, da próxima vez que for iniciar um cronograma no Microsoft Project, a sugestão é já considerar a exibição da tarefa de resumo do projeto como a primeira ação a ser tomada =D

Como sempre, você também pode fazer o download deste post clicando aqui

Até a próxima!