terça-feira, 13 de novembro de 2018

Alteração no Modo de Permissionamento do Project Online

Olá pessoal –

Um dos maiores benefícios de se trabalhar com plataformas em nuvem, como é o caso do Project Online, é a facilidade e rapidez com a qual o ambiente pode estar disponível para que as equipes iniciem a gestão de seus projetos – em teoria, basta que a subscrição/assinatura seja realizada para que a instância seja provisionada.

Entretanto, há cenários em que o time responsável pelo Project Online não é necessariamente o time que detém todas as permissões requeridas para configurar a plataforma. Esta é uma situação que pode acontecer porque algumas configurações do Project Online são realizadas na camada do SharePoint, de modo que apenas administradores do SharePoint (ou do Office 365) detenham tais permissões. Nesse sentido, no caso de uma pessoa que é um administrador do Project Online mas não é administrador do SharePoint ou Office 365, tais configurações não estariam disponíveis – ou seja, seria necessário acionar outro time para que eventuais mudanças nas configurações sejam feitas.

Uma das configurações que são realizadas (ou eram 😊) na camada do SharePoint é o Modo de Permissionamento do Project Online: o modo de permissionamento define como o gerenciamento de segurança da plataforma estará disponível para controlar o tipo de acesso que os usuários têm a sites e a projetos.

A boa notícia é que algumas coisas estão mudando: na página do Microsoft Roadmap há um update previsto para este ano (2018) em que as configurações do Modo de Permissionamento sejam movidas da administração da tenant do Office 365 (ou seja, administração do SharePoint) para a coleção de sites do Project Online, o que irá facilitar bastante a vida dos administradores do Project Online que não possuem acesso no nível SharePoint/Office 365:



No meu ambiente Demo esta configuração já está habilitada, e está disponível na seção de Configurações Adicionais do Servidor:



Essa notícia, apesar de boa para os administradores do Project Online (pois afinal de contas não fazia muito sentido uma configuração que é aplicável à coleção de sites do Project Online (PWA) não poder ser controlada por um administrador do Project Online) é um tanto quanto arriscada, e deve ser tratada com muito cuidado... explico: caso um administrador modifique o modo de permissionamento de Project Permission Mode para SharePoint Permission Mode, essa ação irá apagar e remover completamente qualquer tipo de permissões previamente configuradas, sem que exista a possibilidade de reconfigurar os parâmetros anteriores. Em outras palavras: suponha você tenha criado vários grupos de segurança personalizados, com permissões e características exclusivas, de acordo com a necessidade de acesso dos usuários na sua empresa; ao trocar o modo de permissionamento, todas essas configurações serão apagadas, e o ambiente será reconfigurado para voltar ao modo padrão. É como dar um reset e voltar às configurações de fábrica, portanto, tenha certeza de aplicar testes e simular o comportamento em ambientes de homologação/desenvolvimento antes de efetuar qualquer modificação no ambiente de produção.

Por hoje é isso. Vou ficando por aqui, um grande abraço e até o próximo post!


segunda-feira, 22 de outubro de 2018

Granularidade dos Dados Divididos em Fases

Olá pessoal –

Em Novembro de 2017 a Microsoft anunciou uma mudança significativa em como o Project Online armazena os dados divididos em fases no feed de dados OData. Essa mudança está gerando um grande impacto em empresas e invidíduos que estão iniciando seu trabalho no Project Online, e este é o assunto deste post. Porém, antes de falarmos sobre a mudança – e qual o impacto que ela gera – vamos primeiro entender o que são dados divididos em fases.

Os dados divididos em fases

Quando um recurso é atribuído a uma tarefa, o Project Online cria uma atribuição. As atribuições tem como objetivo armazenar as informações de como os recursos irão trabalhar nas tarefas, como por exemplo a quantidade de horas que eles irão dedicar, as unidades de atribuição, as datas de início e término de cada atribuição e etc. Ainda nesse contexto de atribuições, a plataforma também armazena como as atribuições estão distribuídas ao longo do tempo. Vamos usar como referência o cenário abaixo:

O recurso Raphael está atribuído a uma tarefa com duração de 5 dias, prevista para começar em 13/08 e acabar em 17/08, com utilização das unidades máximas a 100%, ou seja, serão 8 horas de trabalho por dia.

No contexto acima (e levando em consideração a configuração padrão do Project Online até meados de Outubro/2017), a plataforma iria criar uma linha na tabela de atribuições para cada dia de trabalho do recurso Raphael, para armazenar exatamente o montante de horas de trabalho deste recurso em cada dia de trabalho da atribuição. Ou seja, seriam 5 registros do recurso Raphael à tarefa para o qual ele foi atribuído, sendo que caad um desses registros (13/08, 14/08, 15/08, 16/08 e 17/08) iria armazenar a informação de 8 horas de trabalho.

Agora imagine o volume extraordinário de dados sendo gravados no banco de dados a cada projeto... no contexto anterior, foram geradas 5 linhas de informações para apenas uma única atribuição e apenas um único recurso. E na sua organização, qual o número médio de tarefas de cada cronograma? E qual o número de recursos atribuídos em cada tarefa? Pensando exponencialmente, dá pra se ter uma ideia do que isso significa.

E, afinal, qual foi a mudança? E qual o seu impacto?

A mudança realizada pela Microsoft tem seu impacto sentido apenas nas novas instâncias do Project Online, ou seja, se você já utilizava a plataforma antes de Nov/2017 você não foi afetado. Por padrão, a plataforma agora não armazena os dados divididos em fase no banco de dados OData, cabendo ao administrador a decisão sobre sua ativação e também sobre o nível de granularidade a ser aplicado – as opções agora são Nunca, Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Por Período Fiscal. Vejamos o exemplo abaixo:

Como havia sido comentado, o recurso Raphael está atribuído à uma tarefa de 5 dias de duração (40 horas):



Ao navegar à Central de Recursos e selecionar o recurso Raphael, é possível verificar suas atribuições. Perceba que a tarefa está sendo exibida normalmente no modo de visão Gráfico de Gantt:



Porém, caso seja necessário alterar a visualização para Planejamento e Capacidade, de modo a comparar a atribuição com a capacidade do recurso ao longo do tempo, iremos visualizar algo estranho:



Perceba que apesar de o Raphael possuir uma capacidade de 8 horas por dia (representado pelo Gráfico de Linha), suas atribuições no período da tarefa Planejamento não estão sendo exibidas. Caso optemos por visualizar os detalhes de capacidade e atribuições, será possível verificar a inconsistência – uma vez que capacidade de disponibilidade possuem o mesmo valor, o que não deveria estar correto já que o recurso está atribuído à uma tarefa nesse período:




Como a nova configuração padrão do Project Online está definida para nunca armazenar as atribuições dos recursos, os dados não existem no banco de dados, e é por este motivo que visualizamos os gráficos e detalhamento desta maneira. Se você tentar criar relatórios via Power BI ou Excel, também não irá encontrar nada no banco de dados.

Como alterar a configuração padrão

Uma vez que você tenha entendido qual o nível de granularidade que a sua organização irá precisar para gerar seus relatórios, painéis e dashboards, você poderá alterar a configuração padrão do Project Online na sua empresa. Para isso, clique em Configurações do PWA e em seguida Relatório (que está presente na seção Dados da Empresa). Lá você poderá definir a configuração desejada (minha recomendação, caso você não saiba exatamente qual opção selecionar, é manter a granularidade no nível mais baixo, ou seja, Diariamente):



Lembre-se que caso existam projetos que tenham sido criados antes da alteração você terá republicá-los para que o efeito seja sentido e as informações armazenadas no banco de dados. Após a publicação você irá visualizar os resultados:




Como leitura complementar, sugiro o excelente post do Brian Smith, que detalha minuciosamente a mudança e também seus impactos e efeitos.

Espero que este post ajude.

Um forte abraço!


segunda-feira, 15 de outubro de 2018

Microsoft Project Roadmap

Olá pessoal,

Dando continuidade ao post de Setembro, que trazia um apanhado geral dos anúncios realizados durante o evento Microsoft Ignite, hoje gostaria de compartilhar um pouco mais de informações a respeito da nova plataforma Project Roadmap.

Logo após seu anúncio no Ignite (e respectivos posts publicados pelo Howard Crow), materiais complementares foram disponibilizados pela Microsoft, para esclarecer um pouco mais sobre os objetivos do Project Roadmap e como ele se encaixa no quebra-cabeça dessa nova visão chamada ‘Modern Work and Project Management’.

A idea principal é que o Roadmap atue como um hub onde seja possível centralizar as iniciativas estratégicas da organização, como portfolios, programas, projetos ou mesmo pacotes de trabalho. Um dos principais diferenciais é que o Roadmap não foi desenvolvido para estar exclusivamente ligado ao Microsoft Project (Project Online), ou a projetos que utilizem a metodologia preditiva de gerenciamento de projetos. Ao invés disso, a nova plataforma irá permitir a criação de Roadmaps que visualmente representem todo o trabalho necessário para entregar uma determinada iniciativa estratégica, independentemente se estamos falando de um projeto formal (que utiliza o ciclo de vida preditivo), se estamos tratando de projetos que estejam baseados em metodologia ágeis ou mesmo se os dados de trabalho estão sendo gerenciados em outras plataformas que não o Microsoft Project – como o Azure Boards (antigo VSTS), Dynamics PSA, Planner e etc.

No final do dia, a criação de Roadmaps permitirá a inclusão de informações de trabalho de diferentes plataformas, de modo a combinar visualmente o que é essencial para que uma determinada iniciativa seja entregue. Mais do que isso, o Roadmap permitirá que ações específicas de cada iniciativa sejam destacadas (por exemplo, itens oriundos do cronograma como Tarefas Regulares, Tarefas Resumo, Marcos e etc.); de maneira complementar, as ações poderão ter um status (por exemplo, será possível determinar a cor das barras de acordo com o status – verde, amarelo, vermelho) e será possível também adicionar ‘key dates’ à timeline do Roadmap, para que os envolvidos na iniciativa possam enxergar visualmente quando entregas importantes são esperadas. Também será possível definir responsáveis (proprietários) para os Roadmaps, assim como seu nível de privacidade (Roadmaps públicos ou privados).

Abaixo um exemplo visual de um Roadmap:

Créditos da imagem – artigo publicado por Howard Crow no LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/microsoft-project-roadmap-howard-crow/

Infelizmente o Roadmap ainda não está disponível, mas estou acompanhando atentamente os anúncios e próximos passos da Microsoft, pois assim que a plataforma for disponibilizada (mesmo que em preview) irei fazer os testes e compartilhar as minhas impressões.

Por enquanto, convido vocês a darem uma olhada em dois materiais adicionais recentemente compartilhados pela Microsoft:

O primeiro é um artigo do Howard Crow no LinkedIn sobre o Microsoft Project Roadmap:


Já o segundo é o vídeo que contém a gravação da palestra entregue no Microsoft Ignite 2018, na qual Howard Crow e Chris Boyd fazem uma excelente introdução ao Roadmap e como ele funcionará:


É isso aí pessoal. Como eu havia comentado no outro post, muitas coisas novas estão chegando, o que é excepcional!

Um abraço e até a próxima!


quarta-feira, 26 de setembro de 2018

Microsoft Ignite 2018: Anúncios e Visão de Futuro para o Project














Olá pessoal,

Durante esta semana (24 a 28 de Setembro de 2018) está acontecendo em Orlando o Microsoft Ignite, uma das maiores conferências para profissionais de TI. O Ignite é um evento muito importante para a comunidade técnica, pois é durante o evento que importantes anúncios são realizados sobre o futuro das diferentes plataformas e ecosistemas suportados pela Microsoft.

Com relação ao nosso querido e estimado Project, anúncios importantes foram feitos, e vamos então discuti-los aqui.

Modern Work Management

A visão de futuro da Microsoft está direcionando a família Project numa direção em que a plataforma seja mais colaborativa, fácil de utilizar e integrada às demais plataformas (como Power Apps, Flow, Teams, Planner e etc.). Nesse sentido, o conceito de Modern Work Management está sendo disseminado e associado ao Project. Em geral, esse conceito vai de encontro à simplificação da experiência de navegação e utilização dos recursos e funcionalidades pelos usuários. Tudo começa pela nova funcionalidade chamada ‘Project Home’, que tem como objetivo prover visibilidade e fácil acesso aos projetos com os quais estamos trabalhando – disponibilizando e agrupando tudo em um único local.

Project Home é uma funcionalidade que já está disponível para os usuários, sobre a qual eu falei um pouco mais nesse vídeo no meu canal do YouTube:


Roadmap

Roadmap (com previsão de lançamento para o início de 2019) é uma plataforma visual que irá permitir que os usuários visualizem seus projetos em uma visão de linha do tempo, garantindo visibilidade integral sobre todo o trabalho que está sendo realizado. O conceito é que cada iniciativa (projeto) seja visualizada em uma linha – em conjunto com outras informações relevantes, como tarefas e marcos. O Roadmap irá permitir a inclusão de diferentes tipos de cargas de trabalho, oriundas de diferentes origens como Project Online, Planner, Azure DevOps (VSTS) e também do novo serviço anunciado pela Microsoft, chamado de ‘Project Service’.

Nas imagens abaixo, que foram originalmente postadas no blog do meu amigo MVP Paul Mather (https://pwmather.wordpress.com), dá pra ter uma ideia preliminar de como será o Roadmap:

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

Project Service

O último anúncio é aquele que vai causar mais impacto, e que promete chacoalhar a maneira com a qual trabalhamos com o Microsoft Project. O Project Service (ou simplesmente Project) é um novo serviço desenvolvido do zero, sem nenhuma relação com a arquitetura atualmente utilizada no Project Online. Ele promete ser um serviço que irá aliar a flexibilidade com simplicidade de utilização, com mudanças significativas em relação à maneira com a qual trabalhamos atualmente no Project Online.
Por exemplo, os conceitos de criação de equipes nos projetos, check-in, check-out e publicação devem deixar de existir. Outra mudança significativa é que o Project Service deve também permitir a co-autoria em cronogramas – um minuto, você prestou atenção nisso? Exatamente, múltiplos gerentes de projeto atualizando seus cronogramas ao mesmo tempo! Wow!!!

Na imagem abaixo, também retirada do site do Paul, dá pra ter uma idea de como a atribuição de recursos irá funcionar:


O Project Service foi construído com base no MicrosoftCommon Data Services (CDS), o que irá possibilitar uma fácil integração com outras plataformas, como SharePoint, PowerApps, Power BI, Flow, Office 365 e Dynamics 365.

Em geral, com o lançamento do Project Service (previsto para 2019), as empresas poderão continuar trabalhando com o Project Online, mas em algum momento uma transição terá de ser feita para que novos projetos sejam criados e gerenciados no novo serviço – ou seja, aparentemente o Project Online deve ser descontinuado no médio/longo prazo.

Considerações e links complementares

Não há dúvidas de que os anúncios realizados durante o Ignite (principalmente o Project Service) irão causar uma mudança significativa na maneira como as empresas e as pessoas gerenciam seus projetos, iniciativas e cargas de trabalho. Para ajudar nessa transição, a Microsoft está se comprometendo a prover todo o suporte, acompanhamento e ferramentas necesssárias, tanto para empresas que desejam migrar completamente suas informações do Project Online para o Project Service assim como para aquelas que pretendem realizar a transição em pararelo – gerenciando os projetos atuais no Project Online até o seu encerramento e iniciando os novos projetos no Project Service.

Para ajudar as pessoas e organizações a entender melhor o que toda essa mudança significa, e o que podemos esperar disso tudo, a Microsoft disponibilizou alguns comunicados oficiais que possuem informações complementares. Se você está interessado em saber mais sobre a direção que a família Project vai tomar – e como isso vai afetar a sua organização – então é imperativo que você leia os comunicados:




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Por enquanto é isso pessoal. Vou ficar atento às novidades e, na medida em que elas forem sendo publicadas, eu compartilho por aqui. Pelo visto, haverá muito trabalho pela frente 😊

E você, o que achou das novidades?




segunda-feira, 10 de setembro de 2018

Customizando as permissões para os Gerentes de Projeto

Olá pessoal –

Na medida em que as empresas que adotam o Microsoft PPM (Project Online ou Project Server) vão aumentando o seu nível de maturidade na utilização da plataforma, é comum que novas customizações sejam necessárias para refinar as permissões e aumentar os níveis de segurança, governança e conformidade do ambiente como um todo.

Uma dessas customizações pode ser realizada nas permissões de segurança dos gerentes de projeto: via de regra, os gerentes de projeto são usuários do Microsoft PPM que irão receber permissões para criar e gerenciar projetos, atribuindo recursos às tarefas e controlando o desempenho e a evolução dos cronogramas. Por padrão (e considerando o modo de permissão do Project), os membros do grupo de segurança Gerentes de Projeto do Microsoft PPM também podem executar três ações que nem sempre são desejadas:


- Excluir projeto: a configuração nativa do Project Online e Project Server permite que os Gerentes de Projeto possam excluir os projetos dos quais sejam proprietários

- Salvar Linha de Base Protegida: em empresas com um bom nível de maturidade e que tenham processos de governança bem definidos, nem sempre os gerentes de projeto possuem permissões para salvar a Linha de Base. Em geral, esta é uma atividade atribuída a um grupo com maior autoridade na organização, como por exemplo os membros do escritório de projetos (PMO)

- Salvar Modelo de Projeto: os modelos de projeto são cronogramas padrão, normalmente desenvolvidos pela equipe do PMO e que representam o conjunto de atividades comuns normalmente incluídas em projetos da organização. Uma vez salvos, os modelos de projeto poderão ser utilizados por todos os gerentes de projeto quando da iniciação de um novo projeto

Faz sentido pra você restringir as ações acima? Imagine o tamanho do estrago caso um gerente de projetos exclua inadvertidamente um projeto importante do ambiente; ou então alguém que deseje salvar uma nova Linha de Base sem que haja uma mudança formalmente aprovada no processo de gerenciamento de mudanças; ou então talvez haja um cenário no qual alguém queira criar um novo cronograma modelo para utilizá-lo em seus projetos futuros, porém sem antes passar pelos processos de conformidade estabelecidos pelo Escritório de Projetos...


Como um gerente de projetos pode excluir um projeto?

Muita gente que utiliza o Microsoft PPM desconhece esta opção, mas um gerente de projetos pode excluir um projeto ao acessá-lo via Project Professional. Logo após se conectar à instância do Microsoft PPM, basta clicar com o botão direito do mouse no projeto desejado e a opção de exclusão será exibida:






Restringindo permissões

Para restringir as permissões, a minha preferência é sempre por criar um novo grupo de segurança e então customizá-lo de acordo com as necessidades. Deste modo, preservamos o grupo padrão (neste caso, o grupo Gerentes de Projeto), mantendo-o sem alterações – de modo que o novo grupo personalizado possa ser modificado inúmeras vezes sem que se perca as configurações e permissões nativas da plataforma PPM.

Para criar um novo grupo de segurança, certifique-se que seu ambiente esteja no modo de permissão do Project. Em seguida, clique Configurações do PWA > Gerenciar Grupos. Na janela Gerenciar Grupos, clique em Novo Grupo:



Você deverá então determinar o nome do novo grupo, e poderá também inserir uma descrição. Neste exemplo, irei chamar o grupo de # Líderes de Projeto, conforme exemplo abaixo:



Em seguida você deverá determinar quais as Categorias de segurança que estarão associadas ao grupo. Por padrão, no Microsoft PPM o grupo Gerentes de Projeto está associado à Categoria Meus Projetos, representando o que o usuário poderá fazer com os projetos nos quais ele for o proprietário. Adicione a categoria Meus Projetos à área Categorias Selecionadas. Em seguida seria necessário determinar as permissões dinâmicas que devem ser aplicadas à categoria selecionada no contexto do grupo atual. Como não é fácil saber exatamente quais são as permissões que um gerente de projetos deve possuir, você poderá definir as permissões com base em um modelo pré-existente. Para isso, basta selecionar a categoria adicionada recentemente e então selecionar o modelo Gerente de projeto em Definir Permissões com Modelo:



Uma vez aplicadas as permissões com base no modelo, você poderá remover aquelas que não serão concedidas aos membros do grupo recém criado. No nosso exemplo, irei desmarcar as permissões Excluir Projeto e Salvar Linha de Base Protegida:




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Neste ponto é importante compartilhar duas informações complementares:

1) Para desabilitar uma permissão no Microsoft PPM, simplesmente desmarque a opção desejada. Caso você clique em Negar, a permissão será negada a todos os usuários do grupo de maneira definitiva, independentemente de o usuário possuir a permissão ativa em outros grupos nos quais for um membro

2) As Linhas de Base Protegidas são as Linhas de Base numeradas de 1 a 5, enquanto as Linhas de Base desprotegidas são numeradas de 6 a 10. Como eu havia comentado anteriormente, em algumas organizações o salvamento da Linha de Base é restrito apenas aos membros do Escritório de Projetos (PMO), então uma abordagem que pode ser adotada é permitir que os Gerentes de Projeto salvem as informações de planejamento nas Linhas de Base de 6 a 10, de modo que o projeto possa ser submetido à revisão final do PMO antes de ser movido para a fase de execução. Então, caso o planejamento tenha sido aprovado, os membros do PMO podem copiar os dados das Linhas de Base desprotegidas para a Linha de Base 0 (e assim sucessivamente), registrando então aquilo que foi acordado no plano original.

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Em seguida, você deverá navegar à parte inferior da janela, até encontrar as Permissões Globais. As permissões globais representam os recursos e funcionalidades que os membros de um determinado grupo possuem, independente das categorias de segurança as quais o grupo está associado. Ao encontrar as Permissões Globais, repita o passo anterior e defina as permissões com base no modelo Gerente de projeto:



Desta maneira você poderá garantir que os gerentes de projeto na sua organização possam salvar linhas de base desprotegidas (de 6 a 10), assim como restringir suas permissões para salvar modelos de projeto:




Clique em Salvar para concluir as configurações do novo grupo.


Resultados

Uma vez configurado o grupo, você deverá incluir os usuários que irão herdar as suas permissões. Ao tentar repetir a ação de exclusão de um determinado projeto, os membros deste grupo serão notificados de que esta ação não é permitida:





Do mesmo modo, caso tentem salvar uma Linha de Base protegida (de 0 a 5), também serão impedidos pela plataforma:






Caso você queira ler com calma, a versão digital desse post está disponível para download.

Um abraço e até o próximo post!



quarta-feira, 29 de agosto de 2018

Enviando notificações no Project Online com o Microsoft Flow

Olá pessoal –

Um dos maiores benefícios de se utilizar uma suíte de aplicativos como o Office 365 é a possibilidade de integração e comunicação entre os diferentes aplicativos que são parte integrante da plataforma. Há inúmeros cenários, requisitos de negócio e necessidades do dia-a-dia que podem ser resolvidos através da integração de um ou mais aplicativos, facilitando a comunicação entre as equipes e garantindo que as pessoas tenham em mãos as informações que precisam, no momento certo e com a qualidade necessária.

Recentemente tive a oportunidade de trabalhar com um cliente em um projeto de adoção do Project Online para um pequeno time que estava sendo formado (um novo escritório de projetos dentro da TI). Como a área ainda estava sendo criada, não haviam processos estruturados e definidos sobre como os projetos seriam gerenciados, bem como não havia um fluxo formal de como os novos projetos seriam cadastrados e aprovados na organização.

A necessidade inicial do time responsável por utilizar o Project Online na organização era simples: cada novo projeto criado deveria disparar automaticamente uma mensagem/alerta para um endereço de email, de modo a informar a equipe sobre a nova empreitada. Como não havia nada complexo no processo e também não haveria a necessidade de que aprovações fossem disparadas, a utilização do SharePoint Designer para construção de um workflow seria algo além do necessário. E foi então que o Flow entrou em ação...

O Microsoft Flow (https://flow.microsoft.com/pt-br/) é uma poderosa plataforma de automação, que permite aos usuários a criação de fluxos de trabalho automatizados entre seus aplicativos e serviços, de modo a garantir o recebimento de notificações e ações em geral (como sincronização de arquivos, coleta de dados e etc.).

O Flow é uma plataforma que está disponível para diferentes planos da suíte do Office 365, e pode ser inclusive utilizado de maneira gratuita (para maiores informações sobre as versões do Flow, visite este link: https://us.flow.microsoft.com/pt-br/pricing/). Como possui uma série de modelos e conectores que permitem aos usuários executar inúmeras ações de comunicação entre diferentes aplicativos, o Flow pode ser utilizado no contexto do Project Online (como será discutido neste post) como também em inúmeras outras situações e necessidades de negócio. Vale a pena dar uma olhada na galeria de modelos disponíveis: https://flow.microsoft.com/pt-br/templates/


Criando um flow

Para criar um novo Flow, primeiro certifique-se que você possui uma licença junto à sua empresa (ou se inscreva para utilizar um dos planos gratuitos). Em seguida, navegue para https://flow.microsoft.com. Na página inicial, você pode fazer uma pesquisa utilizando o termo ‘Project Online’. Alguns modelos serão exibidos, conforme figura abaixo:


Uma das opções disponíveis é “Receive an email when a new Project is created in Project Server Online”. Selecione esta opção e você será direcionado à página seguinte, onde você precisará informar as suas credenciais no Project Online:


Após inserir suas credenciais, você precisará conceder permissão para que o Flow possa ler algumas informações do Project Online:


Os passos seguintes são simples e intuitivos. Primeiro, você deverá informar qual o nome da instância do Project Online à qual deseja se conectar, assim como o endereço de email para o qual as mensagens devem ser enviadas. Já no corpo do email você poderá determinar quais as propriedades que deseja utilizar quando cada notificação for enviada:


Uma vez criado o Flow, você poderá publicá-lo. Então, a cada novo projeto criado, as notificações serão enviadas automaticamente para os destinatários informados:



Mamão com açúcar, não é? 😊

Nos próximos posts vou procurar explorar um pouco mais da integração entre os recursos do Office 365 e o trabalho que executamos no nosso dia-a-dia de gerenciamento de projetos.

Espero que tenha gostado do post, e até a próxima!