segunda-feira, 18 de fevereiro de 2013

Guia para gerenciamento de projetos



Olá pessoal,

A Microsoft está disponibilizando na sua página um Roadmap para usuários iniciantes do Microsoft Project.

No Roadmap são apresentadas boas práticas de utilização da ferramenta, incluindo as ações necessárias nas fases de iniciação, planejamento e gerenciamento.

Vale a pena reservar um tempinho para dar uma olhada, pois se trata de um excelente material de referência e consulta.


Espero que gostem da dica.

Uma boa semana a todos!


quarta-feira, 13 de fevereiro de 2013

Tabela Dinâmica – Dicas de Produtividade


Olá pessoal,

Em algumas oportunidades tenho escrito aqui no blog que sou fã incondicional da utilização de Tabelas Dinâmicas – e quem usa regularmente este recurso sabe que isso não é nenhum exagero.

Pois bem, neste post vou procurar listar ótimos recursos oferecidos pela ferramenta, que podem aumentar significativamente a produtividade dos usuários na consolidação, organização, extração e análise de informações – e, porque não, tornar mais agradável a visualização final dos dados.

Antes de começar
Alguns pontos importantes:

Versão do Excel: para escrever este post estou usando a versão 2013 do Microsoft Excel. Entretanto, todas as funcionalidades exploradas também podem ser reproduzidas nas versões 2010 e 2007. Se algum recurso não estiver disponível em uma das versões, sinalizarei para não haver dúvidas.

Público-alvo: o público-alvo deste post são aqueles usuários que já utilizam o recurso de Tabela Dinâmica. Se você está começando a usar (ou ainda não conhece) essa funcionalidade, sugiro dar uma olhada no ótimo tutorial da Microsoft (http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/criar-uma-tabela-dinamica-para-analisar-dados-da-planilha-HA102840046.aspx), para poder aproveitar melhor as dicas deste post.

Isto posto, vamos ao que interessa.


A planilha
Suponhamos que você trabalha em uma empresa e, dentre suas atribuições, você precisa analisar e gerar relatórios do portfólio de projetos da sua companhia. Você possui uma planilha com a relação de projetos, contendo as seguintes informações:

  • Id do Projeto
  • Tipo de Projeto
  • Status
  • Vice Presidência
  • Origem Comercial
  • Impacto Estratégico
  • Conclusão Prevista
  • Duração Prevista
  • Valor do Projeto


Iremos utilizar este conjunto de informações como referência para este trabalho. Caso você queira experimentar estes passos na prática, você poderá baixar a planilha no link abaixo:


Aplicando formatação aos dados
Pra começar, vamos supor que sua necessidade inicial é descobrir o montante total dos projetos (valores monetários), agrupado por Tipo de Projeto. Criada a Tabela Dinâmica, o resultado é:

O ponto aqui é que os valores da soma não estão organizados com separador de milhar, casas decimais ou símbolo de moeda. O que muitas pessoas acabam fazendo para atenuar o problema é a seleção dos dados apresentados pela Tabela Dinâmica, aplicando em seguida a formatação necessária. A desvantagem desse método é que, caso a Tabela Dinâmica seja alterada e a relação de dados seja maior do que a atual, não existe a garantia de que as informações adicionais sejam elas também formatadas automaticamente.

Para resolver este impasse, você poderá clicar com o botão direito do mouse em qualquer célula da Tabela Dinâmica (campo de valor) e escolher a opção Configurações do Campo de Valor:

Na caixa de diálogo Configurações do campo de valor você poderá:
  • Trocar o label do campo para um nome mais agradável, no item Campo Personalizado;
  • Clicar em Formato do Número para formatar o resultado da Tabela Dinâmica de acordo com suas preferências.


Neste exemplo, vou inserir o nome Total do Investimento no campo personalizado. Já a formatação do número vou configurar como Contábil, para apresentar a separação de milhar e as devidas casas decimais, em conjunto com o símbolo de moeda:

Os dados já passam a ser apresentados de maneira muito mais organizada pelo Microsoft Excel:

Classificando e filtrando dados
Olhando para esta Tabela Dinâmica é possível verificar que a classificação dos Tipos de Projeto se dá via ordem alfabética. Entretanto, esta ordem não representa a classificação da grandeza dos montantes por cada um dos tipos. Caso seja necessário efetuar a classificação por ordem de montante, você poderá clicar com o botão direito do mouse em qualquer um dos valores apresentados e escolher a opção Classificar > Classificar do maior para o menor:

Assim você poderá verificar, de fato, quais são os tipos de projeto com maior volume de investimento da sua empresa:

Outra interessante opção disponibilidade pelo Microsoft Excel é a possibilidade de filtrar os dados, para exibir apenas uma parcela das informações disponíveis. Suponha que você está analisando uma planilha de vendas, a qual contém informações das compras efetuadas pelos seus clientes – e são mais de 500 clientes, por exemplo. Você gostaria de verificar quais são os 10 clientes que mais compraram da sua empresa, para gerar o relatório à equipe de vendas.

Para isso, basta clicar com o botão direito na Tabela Dinâmica (em alguma informação que esteja disponível nos campos de Linha) e escolher a opção Filtrar > 10 Primeiros:

Então você poderá escolher se o filtro será aplicado para os 10 primeiros ou outra opção que se encaixe na sua necessidade:

Visualizando os dados em percentuais
Outro recurso muito eficiente disponibilizado pela Tabela Dinâmica, e que a grande maioria dos usuários desconhece, é a possibilidade de modificar o modo de exibição dos dados. Olhando para a tabela atual, sabemos que o valor total de projetos de Consultoria é de R$ 1.830.150. Porém, e se for necessário descobrir qual a representatividade dos projetos de consultoria em relação ao montante total? Na maioria dos casos, os usuários acabam criando uma tabela paralela e efetuando a conta manualmente. A grande desvantagem dessa abordagem é que, caso o layout da Tabela Dinâmica seja alterado, a tabela manual não terá mais serventia.

Para modificar a maneira como as informações são exibidas pela Tabela Dinâmica, clique com o botão direito sobre a tabela e escolha a opção Configurações do Campo de Valor. Perceba que a caixa de diálogo apresentada possui duas abas – Resumir Valores por e Mostrar Valores como. Clique na segunda aba e, na opção Mostrar Valores como, selecione a opção % do Total de Colunas:

As informações da Tabela Dinâmica passarão a ser exibidas da seguinte maneira:

Se você acrescentar informações ao layout da sua Tabela Dinâmica, você poderá continuar modificando a exibição dos dados de acordo com sua preferência, através da escolha de outras opções do Campo de Valor (% do Total Geral, % do Total de Linhas e etc.). Para voltar à exibição padrão, escolha a opção Sem Cálculo.

Modificando o tipo de cálculo
Por padrão, sempre que uma nova Tabela Dinâmica é inserida, o Microsoft Excel resume os dados utilizando a função de SOMA (considerando que os dados inseridos no campo Valores sejam numéricos). Porém, nem sempre o usuário que está criando a Tabela Dinâmica precisa que os dados sejam agrupados através da função SOMA. Na tabela que estamos utilizando, é possível verificar o valor total do investimento de acordo com o Tipo de projeto. Mas e se, ao invés de visualizar o montante em termos monetários, fosse necessário visualizar o número de projetos por tipo? E se, ao invés do valor total, fosse necessário visualizar o valor médio de investimento por tipo de projeto?

Para responder a essas dúvidas, você poderá clicar com o botão direito do mouse sobre um dos valores apresentados na Tabela Dinâmica e escolher a opção Configurações do Campo de valor. Em seguida, na caixa de diálogo disponível, você poderá escolher qual o método de cálculo deseja aplicar à sua Tabela Dinâmica (fique atento à mudança no rótulo do campo):

Após modificar escolher o método de cálculo e modificar o Nome Personalizado, clique em Formato do Número e substitua o formato contábil (caso o esteja utilizando) pelo formato número. Clique em OK para aplicar o critério à Tabela Dinâmica e visualizar o resultado:

Organizando a posição dos dados
Se você estiver utilizando esta planilha para executar os passos deste guia, substitua o item Tipo de Projeto por Impacto Estratégico, nos rótulos de linha. O resultado da alteração pode ser visto no exemplo abaixo:

Notou algo de errado? Em termos de organização das informações, a classificação dos campos não está legal. Temos o impacto Alto seguido do Baixo, e então Médio e Muito Alto. Logicamente falando, a classificação dos dados está incorreta – isso porque a Tabela Dinâmica classifica os dados de acordo com sua ordem alfabética.

Para organizar os dados de maneira lógica, você poderá clicar sobre o rótulo de um dos itens com o botão direito do mouse e escolher a opção Mover. Em seguida, de acordo com sua necessidade, você poderá mover a informação para cima ou para baixo:

Quando finalizar a organização dos dados, o resultado será:

Agrupando datas
Imagine o seguinte cenário: você está trabalhando na sua empresa com um arquivo similar a este que estamos usando como exemplo. O board executivo solicita um relatório com quantidade de projetos a serem encerrados, mês a mês. Como você sabe que o seu relatório possui uma coluna chamada Conclusão Prevista, você adiciona esta coluna ao campo de Linhas da Tabela Dinâmica. Aqui o resultado:

E qual é o problema agora? Como o objetivo principal da Tabela Dinâmica é agrupar informações que sejam similares, o intervalo de dados a ser exibido é muito grande, pois a Tabela Dinâmica só irá agrupar os projetos que sejam encerrados exatamente no mesmo dia.

Para resolver este impasse e organizar os dados numa escala mensal/anual, clique com o botão direito do mouse em uma das datas da Tabela Dinâmica e escolha a opção Agrupar. Na caixa de diálogo apresentada, você poderá especificar quais os critérios serão utilizados para consolidar os dados:

Assim você chegará ao resultado conforme abaixo:

Observe que, após agrupadas as informações por ano/mês, a Tabela Dinâmica não exibe por padrão a quantidade de projetos realizados em cada ano. Para passar a exibir a informação, clique com o botão direito do mouse sobre um dos anos e escolha a opção Subtotal Anos:

O resultado:

Inserindo uma linha do tempo
Observação: este recurso está disponível somente para a versão 2013 do Microsoft Excel.
Vamos supor que você tenha aplicado o recurso de agrupamento de datas na sua Tabela Dinâmica, mas que não tenha mais a necessidade de visualizar o resultado deste agrupamento. Como a partir de agora você precisará gerar um relatório dos projetos por Origem Comercial, você substitui os itens Anos e Meses pelo campo Origem Comercial.
Mesmo tendo feito essa substituição dos campos que devem ser exibidos, a Tabela Dinâmica mantém os campos Anos e Meses (representado pelo campo Conclusão Prevista) na lista de campos disponíveis. E é aí que entra o recurso Linha do Tempo. Este recurso permite, de maneira simplificada, a aplicação de filtros na Tabela Dinâmica, de acordo com um período a ser determinado pelo usuário. Para inserir uma Linha do Tempo à sua Tabela Dinâmica, clique em qualquer campo da tabela. Em seguida, no menu dinâmico Ferramentas de Tabela Dinâmica, procure a guia Analisar. Nessa guia, clique na opção Inserir Linha do Tempo:

Selecione o campo Conclusão Prevista e clique OK. A partir de agora, você poderá filtrar as informações por Anos, Trimestres ou Anos especificamente:


Ações adicionais
Além de todas as dicas destacadas neste documento, existem outras ações que podem dinamizar o uso da Tabela Dinâmica. Algumas dessas dicas já foram discutidos em outros posts, e para não ficar repetitivo, não irei incluí-las neste guia. Caso queira saber mais, você poderá visualizar os respectivos posts:

Inserindo uma segmentação de dados na Tabela Dinâmica

Criando campos calculados na Tabela Dinâmica

Caso você queira fazer ler este post com mais calma, você poderá fazer o download da versão digital clicando no link abaixo:


Boa leitura, e que o post tenha sido útil.

Até a próxima!

terça-feira, 5 de fevereiro de 2013

Office 2013 - Guias de Início Rápido


Olá pessoal,

Uns dias atrás eu publiquei aqui no blog que a Microsoft havia disponibilizado os Guias Rápidos com as novidades da nova versão do Microsoft Office 2013. Até então, os guias estavam disponíveis apenas em inglês.

Pois agora já temos as versões em Português, que podem ser baixadas no link abaixo:


Estão muito bons os guias.

Bom estudo!