segunda-feira, 21 de março de 2016

Não é possível exibir Projetos no Project Web App

Olá pessoal,

Hoje ao tentar acessar um cronograma no Project Online através do Project Desktop, recebi a seguinte mensagem de erro:

"Não é possível exibir Projetos no Project Web App"



Os passos que segui até o erro ser exibido foram os seguintes:
  1. Abri o Project Desktop e estabeleci a conexão com o Project Online
  2. Efetuei duplo-clique na opção Mostrar a lista de todos os projetos
Após a mensagem de erro ser exibida, a listagem de todos os projetos do servidor apareceu vazia, e nenhum projeto pôde ser selecionado:


Ao que tudo indica, o problema ocorre com mais frequência quando você utiliza o Project Desktop instalado na máquina para estabelecer conexão com diferentes ambientes do Project Online (no meu caso, como trabalho com muitos clientes, me conecto a diferentes ambientes ao longo da semana). Essa situação aparentemente gera um conflito no registro das credenciais armazenadas em cache no computador, pois você acaba utilizando diferentes credenciais do Office 365.

Para resolver o problema, fiz a limpeza das credenciais armazenadas em cache no computador e removi as contas conectadas ao Office 365, conforme artigo abaixo:


Um forte abraço! 


segunda-feira, 14 de março de 2016

Project Online: Concedendo acesso a usuários externos

Uma dúvida bastante comum entre as empresas que utilizam o Project Online (principalmente aquelas que entregam projetos a clientes externos) é sobre a possibilidade de compartilhar informações de um projeto específico com usuários de fora da organização.

O objetivo por trás dessa dúvida é bastante simples: se pudéssemos prover algum acesso a usuários externos, o compartilhamento das informações gerais do projeto com o cliente seria muito facilitado – por exemplo, através da concessão de acesso à documentação do projeto, aos relatórios de status gerados ao longo do tempo e, principalmente, ao cronograma. Tudo isso em tempo real,  de acordo com a necessidade do cliente em ter acesso às informações – sem a costumeira troca de telefonemas e e-mails no final de semana com pedidos urgentes de status!

O Project Online permite que os administradores habilitem o acesso de usuários externos aos sites de projeto de cada instância. Assim, caso esta opção esteja habilitada, os gerentes de projeto poderão compartilhar o site de seus projetos e garantir que seus clientes estejam sempre atualizados.

Ativando o compartilhamento externo

O primeiro passo para conceder acesso a usuários externos é a ativação do recurso de compartilhamento. Para ativar este recurso, o usuário deverá ser um administrador global do Office 365. Após acessar o centro de administração do Office 365, clique em Compartilhamento Externo > Visão Geral de Compartilhamento. Em seguida, verifique se a opção Permitir que usuários externos acessem seus sites:


Em seguida, você deverá selecionar o site (ou os sites) ao qual os usuários externos poderão ter acesso:


Após selecionar o site desejado, clique em Editar. Na janela seguinte, você deverá determinar as características de compartilhamento que deseja aplicar ao site:


Selecione o método que esteja alinhado às políticas de segudança da sua empresa e clique em Salvar.

Concedendo acesso a usuários externos

Uma vez que o compartilhamento externo foi habilitado pelo administrador global do Office 365, os gerentes de projeto passarão a ter permissão para compartilhar seus sites. Para isso, em um site de projetos, basta clicar na opção Compartilhar, no canto superior direito do site:


Após clicar em compartilhar, você deverá especificar o e-mail do usuário (ou dos usuários) que poderão acessar o site – lembrando que apenas contas que estejam sob um dos domínios da Microsoft (@hotmail.com, @live.com, @outlook.com) serão permitidas:


Após incluir a conta de e-mail do usuário que terá permissão de acessar o site, você poderá selecionar o nível de permissão que será concedido (para mais informações sobre os níveis de permissão, visite este link - https://technet.microsoft.com/pt-br/library/cc721640.aspx):


Caso queira notificar o usuário externo do compartilhamento, mantenha a opção Enviar um convite por email selecionada. Para finalizar, clique em Compartilhar.

Acessando o site

Após configurar o acesso externo, o usuário ao qual a permissão foi concedida receberá um e-mail com as seguintes características:


Ao clicar no link disponibilizado no e-mail, ele deverá se autenticar para ter acesso ao site, caso este tenha sido o método definido pelo administrador global do Office 365:


Desse modo, após autenticar-se, o usuário poderá visualizar e contribuir com o site de projetos de acordo com as permissões que lhe foram concedidas, sempre que assim lhe for conveniente:



Removendo as permissões de acesso

Caso seja necessário remover as permissões de acesso de um determinado usuário externo, o seguinte passo-a-passo deverá ser seguido:

1) Acessar o site de projetos ao qual a permissão foi concedida
2) Clicar em Compartilhar > Compartilhado com  > Avançado
3) Selecionar o nível de permissão ao qual o usuário externo foi inserido (caso não se saiba qual o nível de permissão concedida ao usuário, clique em Verificar Permissões e digite o e-mail do usuário)


4) Selecionar o usuário (a partir do grupo de permissão ao qual ele está inserido) e clicar em Ações > Remover Usuários do Grupo

Dessa maneira, na próxima vez em que o usuário tentar acessar o site a partir do link compartilhado, receberá esta mensagem:


Espero que tenham gostado do post!

Até a próxima!



quinta-feira, 3 de março de 2016

Guest post: campos de Percentual Concluído do Microsoft Project

Olá pessoal,

É com bastante alegria que informo que, pela primeira vez, teremos uma experiência completamente nova aqui no blog. O post de hoje, além de trazer à tona um assunto de extrema relevância – a comparação e o entendimento dos campos de Percentual Concluído disponibilizados pelo Microsoft Project – também será o primeiro post a ser publicado no blog por um convidado.

O convidado de hoje é o Erik van Hurck (@ErikvanHurck), do blog The Project Cornerhttp://www.theprojectcornerblog.com/. O Erik é um consultor de projetos baseado na Holanda, com atuação em projetos envolvendo o Microsoft Project, Project Server e Project Online. O blog do Erik é um dos meus favoritos, tanto pela riqueza no conteúdo disponibilizado quanto pelos posts técnicos com excelente nível de detalhamento que ele escreve. Para mim é uma grande honra que ele tenha aceitado compartilhar um pouco do excelente trabalho que executa junto à comunidade aqui no blog.

Este post utiliza como referência o post campeão de visitas no blog do Erik: About Percent Complete in Microsoft Project

Olha o tamanho da responsabilidade J !

Feitas as devidas introduções, vamos por a mão na massa!

As descrições da Microsoft para os campos de percentual concluído

A Microsoft disponibiliza uma página na internet que contém a relação de todos os campos do Microsoft Project, bem como o que eles fazem. Abaixo estão as descrições para os campos de percentual concluído:
  • Porcentagem concluída: o campo % Concluída contém o status atual de uma tarefa, expresso como a porcentagem da duração da tarefa que foi concluída
  • Porcentagem de trabalho concluído: o campo % Trabalho Concluída contém o status atual de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho que foi concluída
  • Porcentagem física concluída: o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)

Ok Microsoft, palavras bem legais... mas nós queremos ver isso tudo em ação! Para isso, criei um projeto com algumas tarefas para que seja possível exibir as mudanças conforme o progresso é realizado. Vale lembrar que estou usando o Microsoft Project Pro for Office 365 (versão 2016), mas a funcionalidade é a mesma para versões anteriores.

Percentual (%) concluído e percentual (%) do trabalho concluído

A maneira mais simples para monitorar o progresso de um cronograma é a utilização do campo percentual (%) concluído. Como a própria descrição do campo nos dá a entender, o campo é responsável por reportar o progresso da duração das tarefas do cronograma. Nas ilustrações abaixo será possível verificar como a atualização do campo é refletida no Microsoft Project:





Este primeiro exemplo é muito simples... temos uma tarefa sem atribuções de recursos, assim como não há custos associados. Nada acontecendo, mas de alguma maneira é apontado um progresso de 50% na tarefa. Já no próximo exemplo, temos uma atribuição gerando 80 horas de trabalho, em uma tarefa do tipo duração fixa:





Quando o campo de percentual concluído é modificado para 50%, tanto o progresso da duração quanto o progresso do trabalho são também alterados. Até aqui tudo ok, porém vamos verificar o que acontece caso o Erik tenha trabalhado, na primeira semana, 12 horas por dia ao invés das convencionais 8 horas (alteração que pode ser realizada de maneira manual através do modo de exibição Uso do Recurso):



De acordo com o resultado da modificação, fica evidente que o campo percentual (%) concluído não está exibindo o que de fato está acontecendo. O Erik já completou até o momento 75% do trabalho, mas o progresso aponta para apenas 50% de conclusão. A razão para a discrepância se deve ao fato de estarmos observando o campo que exibe o progresso baseado na duração... sendo que o correto neste caso seria olharmos para o campo percentual (%) do trabalho concluído:



O examplo acima é relativamente fácil de se entender, uma vez que o tipo de tarefa está configurado como Duração Fixa. Já os tipos Trabalho Fixo ou Unidades Fixas irão exibir resultados diferentes, e um pouco mais complexos. Observe o exemplo abaixo e tente descobrir o que aconteceu com o campo percentual (%) concluído:






Neste exemplo, o Erik está atribuído a uma tarefa que irá demandar 80 horas de esforço distribuídos em 10 dias (2 semanas). Entretanto, como o Erik é um cara hard-working, ele decide trabalhar 12 houras por dia na primeira semana. Quando uma tarefa é configurada para o tipo trabalho fixo, o Microsoft Project irá olhar para a quantidade de horas restantes e assim irá determinar a quantidade de tempo (duração) necessário para que o trabalho seja feito. Desse modo, o resultado é que a duração é reduzida em metade de uma semana.

Para o campo percentual (%) do trabalho concluído, isso significa que:
  • 80 horas de esforço representam 100% do trabalho a ser concluído
  • 20 horas restantes = 25%
  • Desse modo, como temos 60 horas já concluídas na primeira semana, temos 75% do percentual concluído

Já para o campo percentual (%) concluído, temos o seguinte resultado:
  • 10 dias eram, na previsão original, 100% do tempo necessário para concluir a tarefa. Porém, hoje, 5 dias da primeira semana mais 2,5 dias da segunda semana são os atuais 100%
  • Esta é a razão para que tenhamos, neste campo, dois terços do tempo já decorrido (67% de percentual concluído)

 O campo percentual (%) do trabalho concluído irá reportar progresso com base trabalho total (esforço) que foi planejado e, nesse sentido, pode apresentar um resultado diferente do valor que é reportado no campo percentual (%) concluído. Nesse sentido, os gerentes de projetos que gerenciam cronogramas com foco principal no montante de trabalho que precisa ser entregue, em detrimento a direcionar o foco no tempo necessário para a conclusão das tarefas, devem pensar seriamente em passar a utilizar o campo percentual (%) do trabalho concluído para reportar o progresso dos seus cronogramas.

Valor Agregado e o campo porcentagem (%) física concluída

Voltemos agora nossa atenção para o último campo de percentual concluído do Microsoft Project. Assim, vamos observar atentamente a descrição deste campo segundo a Microsoft: “o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)

Agora, vamos inserir o campo porcentagem (%) física concluída nos exemplos anteriores para verificar o que é exibido:



Nenhum progresso no campo até o momento. Isso acontece porque este é um campo que, por padrão, deve ser manualmente alterado. Vejamos o que acontece quando o campo é modificado para 100%:



Aqui é possível verificar que ainda temos trabalho restante, e que os campos percentual (%) concluída e percentual (%) do trabalho concluído também não sofreram nenhuma alteração. Também podemos verificar, na imagem abaixo, que as barras do Gráfico de Gantt permanecem sem modificação com relação ao progresso das tarefas:



Aí é que entra em cena a opção Método de Valor Agregado. Esta é uma opção que deve ser selecionada para as tarefas (ou para o cronograma inteiro) quando desejarmos monitorar o progresso baseado neste campo. Você irá encontrar esta opção ao efetuar duplo-clique em uma tarefa, visualizando a caixa de diálogo Informações da tarefa:




Assim que você selecionar o % física concluída como o método de valor agregado, uma série de modificações serão realizadas na maneira como o campo COTE (Valor Agregado) é calculado – e isso faz com que outros campos que também são utilizados para o cálculo do valor agregado também sejam impactados (caso você não encontre o campo COTE no Microsoft Project instalado na sua máquina, procure pelo campo COTR – Custo Orçado do Trabalho Realizado). A descrição a seguir é apresentada pelo arquivo de ajuda do Microsot Project:

“Aqui um exemplo de como os valores de percentuais concluídos podem variar, de acordo com o método de valor agregado utilizado: digamos que você esteja construindo uma parede que consiste de 100 pedras, empilhadas em 5 fileiras. Você assenta a primeira fileira de pedras, contendo 20 pedras, em 20 minutos. Entretanto, a segunda fileira de pedras leva 25 minutos para ser assentada, porque precisa assentá-las em um nível superior à anterior. A terceira fileira leva 30 minutos, a quarta 35 minutos e a última fileira leva 40 minutos, para um total de 150 minutos para este projeto. Após completar a terceira fileira, você poderá dizer que a parede está 60% concluída, uma vez que foram assentadas 60 de 100 pedras. Contudo, em termos de duração, o projeto está apenas 50% concluído, uma vez que você concluiu 75 dos 150 minutos necessários. A depender da maneira como você é pago pelo trabalho (ou seja, como o valor é agregado – por pedra assentada ou por hora), você poderá escolher o percentual concluído ou o percentual físico concluído para refletir a maneira como o valor agregado é calculado”

Sintetizando, você apenas deverá se preocupar com o campo percentual físico concluído quando utilizar o método de valor agregado para monitorar o progresso de seus projetos. Aqui, vale indicar dois links úteis que não fazem parte do post original do Erik:



Comportamento no Microsoft Project e Project Online

O comportamento dos campos de percentual concluído são exatamente iguais quando conectamos o cronograma ao Project Server ou Project Online. Entretanto, uma recomendação importante é que você verifique, junto à sua companhia, se existe alguma política de utilização desses campos antes de realizar alguma modificação no seu método de acompanhamento do progresso.

Notas finais

Lembre-se de que o progresso sempre deve ser inserido nas tarefas selecionadas, ou em sua tarefa resumo. Caso você possua, por exemplo, uma tarefa resumo com duas subtarefas e um marco, garanta que o progresso do marco (ou seja, sua conclusão), seja também imputado. Outra alternativa é imputar o progresso na tarefa resumo caso todas as tarefas estejam concluídas. Caso você impute progresso em todas as tarefas mas se esqueça de definir o marco como concluído, a tarefa resumo apresentará o valor de 99% de conclusão.

Nota de agradecimento

Finalizando, gostaria de deixar registrado uma vez mais o agradecimento ao Erik por compartilhar um material tão útil de maneira expontânea, colaborando assim para que a comunidade do Microsoft Project de língua portuguesa possa enriquecer cada vez mais seu conhecimento na utilização da ferramenta.

Valeu, Erik!




Lembrando que o post em formato digital está disponível neste link:

https://app.box.com/s/9n1krzgv3nnp9hq58ljxu0hsotwy4va8

Espero que tenham gostado do post.

Até a próxima!