Nivelamento de Recursos no Microsoft Project

Olá pessoal,

Há um bom tempo venho ensaiando um post sobre as boas práticas para aplicação da técnica de nivelamento de recursos no Microsoft Project. Mesmo sendo uma das funcionalidades mais importantes do software, ela ainda é pouco compreendida pelos gerentes de projeto em geral – então, acredito que este seja um momento oportuno para falar sobre isso.

Para facilitar um pouco as coisas, achei uma boa ideia fazer mais um post da série “guest post”, onde trazemos aqui a tradução de um post/artigo já publicado por um profissional com extenso conhecimento e experiência na utilização do Microsoft Project. Nesse episódio, mais uma vez trazemos um convidado europeu – mais precisamente, um dinamarquês com residência em Phoenix, nos Estados Unidos: vou utilizar como referência um post publicado em 2014 pelo CEO da Sensei Project Solutions, empresa na qual trabalho, Kenneth Steiness. Kenneth é um dos mais renomados ‘scheduling masters’ do mercado, com uma bagagem de mais de 20 anos no campo do gerenciamento de projetos, possuindo também uma série de livros publicados, treinamentos e apresentações/palestras ao longo de todos os Estados Unidos e Europa.

Aqui, gostaria de deixar uma notificação: este post utiliza, em sua grande parte, a base do artigo publicado pelo Kenneth há cerca de 3 anos. Entretanto, tomei a liberdade de fazer pequenos ajustes e também de inserir comentários e observações pessoais para enriquecer este post. O post original pode ser lido aqui.

Entendendo o nivelamento de recursos

De uma maneira resumida, o nivelamento de recursos deve ser utilizado no Microsoft Project para que os gerentes de projeto possam garantir que a utilização dos recursos não exceda sua disponibilidade. Assim, quando o Microsoft Project encontrar uma situação na qual a demanda pela utilização de recursos seja maior do que a sua disponibilidade, o software tentará corrigir as atribuições através da movimentação das tarefas do cronograma. Abaixo um exemplo visual do funcionamento do nivelamento de recursos:

Como foi possível verificar, antes do nivelamento o recurso Arthur Mamede estava superalocado na segunda e terça-feira, uma vez que possuía 16 horas de atribuição nesses dois dias. O processo de nivelamento moveu a segunda tarefa para os dias seguintes do cronograma onde havia disponibilidade de trabalho por parte do Arthur.

No Microsoft Project, os recursos superalocados podem ser identificados através do indicador de atenção disponível na coluna Indicadores:

O modo de exibição Gráfico de Recursos também oferece uma boa opção para visualizar os recursos superalocados:

Ao utilizar o nivelamento de recursos para resolver os problemas de superalocação nos seus cronogramas, é importante que os gerentes de projeto entendam alguns conceitos importantes de como o Microsoft Project efetua alguns cálculos internamente:

• Unidades Máximas: trata-se da porcentagem (ou capacidade) máxima em que o recurso está disponível para executar atividades em um projeto. Quando um novo recurso é cadastrado no Microsoft Project, sua capacidade padrão será de 100%, o que significa que este recurso estará disponível para trabalhar 8 horas por dia nas tarefas do cronograma (considerando aqui as configurações padrão do software). Caso um determinado recurso seja incluído na equipe do projeto com uma capacidade limitada (exemplo: o recurso está autorizado a dedicar apenas 4 horas do seu dia para trabalhar no projeto), então o gerente de projetos poderá alterar suas unidades máximas para 50%;

• Unidades de Atribuição: este campo armazena as informações referentes a porcentagem de alocação dos recursos atribuídos às tarefas. Caso a atribuição seja realizada de maneira padrão (sem modificações), o valor deste campo será semelhante às unidades máximas definidas para o recurso. Porém, durante a realização das atribuições, o gerente de projetos poderá definir um valor diferente (exemplo: um recurso é cadastrado com as unidades máximas a 100%; entretanto, em uma determinada tarefa, será necessário que este recurso dedique apenas metade do seu tempo para entregá-la e, sendo assim, a unidade de atribuição pode ser definida para 50% neste caso). É importante ressaltar que este campo não é modificado durante o processo de nivelamento, então é importante garantir que este campo nunca seja maior do que as unidades máximas definidas para o recurso;

• Pico: representa a porcentagem máxima de unidades atribuídas a um recurso para tarefas conforme a distribuição ao longo do tempo. Se um determinado recurso está atribuído a duas tarefas, de segunda a quarta feira, sendo que na Tarefa1 as unidades de atribuição são de 50% e na Tarefa2 25%, então o pico para este recurso será de 75% para cada um dos dias em que as tarefas ocorrem em paralelo.

Configurações do nivelamento de recursos

Para que você possa aproveitar ao máximo as funcionalidades que o nivelamento de recursos oferece, é importante conhecer os recursos disponíveis. Para isso, no menu Recurso da Faixa de Opções, clique em Opções de Nivelamento:

O Microsoft Project irá exibir a caixa de diálogo Nivelamento de Recursos, que apresenta as seguintes opções:

• Automática versus Manual: em poucas palavras, esta opção é responsável por determinar quando o nivelamento de recursos deve ocorrer. Quando a opção Automática está selecionada, o Microsoft Project irá realizar o nivelamento dos recursos toda vez que haja uma mudança no cronograma (e caso essa mudança gere uma superalocação). Como é possível imaginar, manter a opção automática selecionada não é o mais recomendado. Já a opção Manual garante um maior controle sobre a utilização do nivelamento de recursos, já que permite que você determine quando e quais recursos (ou tarefas) devem ser nivelados;

• Procurar superalocações em uma...: esta opção indica a unidade de medida que deverá ser analisada para que o Microsoft Project encontre uma superalocação. Considerando um cenário padrão, no qual os recursos trabalham 8 horas por dia, a opção ‘diariamente’ irá definir um recurso como superalocado sempre que o total de atribuições for superior a 8 horas, dia-a-dia (exemplo: suponha que um determinado recurso esteja atribuído a duas tarefas de 6 horas no mesmo dia; neste caso, ele será considerado superalocado, já que o montante de horas – 12 – é superior à sua capacidade diária – 8); já a opção ‘semanalmente’ irá considerar o recurso superalocado apenas quando o total de atribuições na semana for superior a 40 horas (para ilustrar este cenário, vamos utilizar o mesmo exemplo anterior: um recurso que possua duas atribuições de 6 horas no mesmo dia não seria considerado superalocado, uma vez que o total de horas – 12 – é inferior à sua capacidade semanal – 40);

• Limpar nivelamentos anteriores: esta opção, caso selecionada, irá garantir que cada ação de nivelamento seja iniciada sem levar em consideração nivelamentos realizados anteriormente;

• Intervalo de nivelamento: através desta opção você poderá determinar se deseja nivelar o projeto inteiro ou se deseja se concentrar nos problemas de superalocação encontrados em um determinado período do cronograma;

• Ordem de nivelamento: esta opção determina em qual ordem o Microsoft Project deve realizar o nivelamento dos recursos. As opções são: 1) Número da tarefa: através desta opção, o software irá levar em consideração a maneira como as tarefas estão organizadas no cronograma, ou seja, sua sequência, para nivelar os recursos superalocados; 2) Padrão: caso este seja a opção selecionada, o software irá examinar os seguintes critérios de acordo com a ordem em que eles estão listados para que possa determinar quais ações a serem tomadas em tarefas que possuam recursos superalocados: a) A relação de vínculos (predecessoras e sucessoras); b) a margem de atraso das tarefas (ou seja, por quanto tempo a tarefa pode ser atrasada sem que atrase a data final do projeto); c) Datas de Início e Término das tarefas; d) Prioridades das tarefas; e) Restrições das tarefas. 3) Prioridade, Padrão: finalmente, a terceira opção disponível para determinar a ordem de nivelamento das tarefas utiliza os mesmos métodos da opção anterior, com a diferença de que o critério Prioridade da tarefa será alçado à condição de primeiro critério a ser analisado. Dessa maneira, as tarefas que possuírem menor prioridade serão sempre niveladas antes daquelas que possuírem maior prioridade. Já falamos aqui no blog sobre como determinar a prioridade de uma tarefa – você pode visitar este link caso queira saber mais;

• Nivelar sem atrasar o projeto: esta opção, caso selecionada, tentará resolver os problemas de superalocação até o ponto em que a movimentação das tarefas no cronograma não ultrapasse a data final do projeto;

• O nivelamento pode ajustar atribuições individuais em uma tarefa: ao selecionar esta opção, você está dizendo ao Microsoft Project que irá permitir que a as datas de início das tarefas poderão sofrer alterações de acordo com a disponibilidade dos recursos. Isso significa dizer que tarefas agendadas para iniciar ao mesmo tempo podem ser agendadas para começar em diferentes datas, a depender da disponibilidade do recurso. Além disso, caso haja mais do que um recurso atribuído à tarefa, esta opção irá permitir que uma pessoa inicie o trabalho enquanto a outra apenas comece a trabalhar quando estiver disponível;

• O nivelamento pode causar interrupções no trabalho restante: esta opção determina que uma tarefa pode ser interrompida para que outra tarefa seja realizada (por exemplo, quando uma tarefa que já foi iniciada possui menos prioridade em relação a uma outra tarefa que será iniciada em breve). Dessa maneira, a tarefa anterior (com menos prioridade), poderá ser interrompida e então continuada em um outro período, quando houver disponibilidade do recurso;

• Nivelar recursos com o tipo de reserva proposto: o Microsoft Project permite que os gerentes de projeto indiquem se a atribuição realizada a um determinado recurso está proposta (ou seja, ainda não foi confirmada) ou comprometida (ou seja, já está confirmada). O padrão do software é sempre definido com comprometida, então você deverá se preocupar apenas caso tenha modificado este padrão;

• Nivelar tarefas agendadas manualmente: através desta opção você poderá definir se deseja que o nivelamento de recursos leve também em consideração as tarefas agendadas manualmente.

Após discutir cada um dos itens disponíveis nas opções de nivelamento, vale a pena destacar quais as boas práticas que devem ser levadas em consideração para que esta funcionalidade seja utilizada de maneira adequada.

A princípio é preferível sempre manter selecionada a opção de nivelamento de cálculos em ‘manual’, afim de se ter um maior controle sobre quando o Microsoft Project deve exercer o nivelamento dos recursos. Em seguida, a opção recomendada para a procura por superalocações é sempre “diariamente”, uma vez que a verificação demanda x capacidade deve sempre ocorrer na menor escala de tempo disponível. Em terceiro lugar, outra opção recomendada é de que sempre se defina a ordem de nivelamento como ‘Prioridade, Padrão’, pois assim é possível definir as tarefas prioritárias do cronograma e deixar que o Microsoft Project efetue a movimentação nas tarefas restantes. Por fim, as opções restantes devem ser controladas de acordo com as características do projeto no qual se está trabalhando, e levando-se em consideração o cenário atual.

Opções adicionais do nivelamento

Antes de nivelar os recursos superalocados do seu cronograma, você precisa conhecer as opções disponibilizadas pelo Microsoft Project. Ao navegar na Faixa de Opções, a seção Nível oferece os seguintes recursos:

• Nivelar Seleção: caso você selecione duas ou mais tarefas que possuem superalocação, esta opção irá realizar o nivelamento das tarefas selecionadas;

• Nivelar Recursos: esta opção permite que você especifique quais os recursos para os quais deseja realizar o nivelamento;

• Nivelar Tudo: como o próprio nome sugere, esta opção aplica o nivelamento a todo o projeto, sem distinção de tarefas ou recursos;

• Opções de Nivelamento: permite que você determine as configurações que devem ser consideradas pelo Microsoft Project ao realizar o nivelamento dos recursos, conforme visto anteriormente;

• Limpar Nivelamento: caso você tenha realizado o nivelamento dos recursos e tenha de voltar ao estado anterior, esta opção irá limpar os nivelamentos aplicados;

• Próxima Superalocação: esta opção irá posiciona-lo na próxima linha em que haja uma superalocação de recursos.

Nivelando recursos

Para iniciar o trabalho prático de nivelamento de recursos, vamos usar como exemplo o cronograma abaixo:

Neste cronograma é possível identificar as seguintes superalocações:

- O recurso Daniel está superalocado pois há conflito nas tarefas ‘Configurar o workflow personalizado’ e ‘Fazer upload dos projetos piloto’

- O recurso Melissa está superalocado pois há conflito nas tarefas ‘Treinamento para Membros de Equipe’ e ‘Treinamento para Gerentes de Projeto’

- Novamente podemos identificar uma superalocação para o recurso Daniel, em virtude do conflito existente nas tarefas ‘Treinamento para Administradores’ e ‘Prover Suporte aos usuários do Project Online’

Para que seja possível explorar de maneira detalhada o nivelamento de recursos, de modo a entender quais ações são realizadas pelo Microsoft Project na medida em que a resolução de conflitos é aplicada, iremos trabalhar com cada conflito individualmente. Em primeiro lugar, vamos definir os parâmetros que o software deverá levar em consideração através do recurso Opções de Nivelamento. Na seção Solucionando superalocações, as seguintes opções deverão ser definidas:

• Ordem de nivelamento: esta opção deverá ser definida como Prioridade, Padrão;

• Em seguida, selecione também a opção Nivelar sem atrasar o projeto, para que o Microsoft Project tente resolver os conflitos sem alterar a data final do cronograma;

• Em seguida, certifique-se de que as opções O nivelamento pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa e O nivelamento pode criar interrupções no trabalho restante estão selecionadas.

Clique OK. Em seguida, selecione as tarefas ‘Configurar o workflow personalizado’ e ‘Fazer upload dos projetos piloto’, ambas atribuídas ao recurso Daniel, e clique em Nivelar Seleção. Você irá receber uma mensagem de alerta:

O que isso significa? Basicamente, o Microsoft Project não foi capaz de resolver o conflito existente nas duas tarefas niveladas, pois não foi possível move-las sem afetar a data final do projeto. Clique em Ignorar para visualizar o resultado (perceba que, mesmo após o nivelamento, o recurso Daniel continua superalocado):

Já que não é possível resolver o conflito sem atrasar o projeto, clique novamente em Opções de Nivelamento e, em seguida, desmarque a opção Nivelar sem atrasar o projeto. Clique OK. Em seguida, ainda com as duas tarefas selecionadas, clique novamente em Nivelar Seleção. Você irá agora perceber que a tarefa Configurar o workflow personalizado foi movida, e que o conflito existente foi então resolvido:

Para que seja possível visualizar de maneira mais abrangente as modificações realizadas pelo Microsoft Project quando do nivelamento dos recursos, você pode modificar o Modo de Exibição para Gantt de Nivelamento:

Perceba que as barras marrons representam o estado anterior das tarefas (ou seja, as datas de início e término antes do nivelamento), enquanto as barras azuis demonstram o estado atual das tarefas após o nivelamento.

Estabelecendo prioridade para as tarefas

Vamos agora resolver o próximo conflito, que está acontecendo com o recurso Melissa. Selecione as tarefas ‘Treinamento para Membros de Equipe’ e ‘Treinamento para Gerentes de Projeto’ e, em seguida, clique em Nivelar Seleção. Perceba que o Microsoft Project moveu a tarefa ‘Treinamento para Membros de Equipe’ para resolver o conflito existente:

Porém, neste caso, imagine que a lógica de sequenciamento das tarefas foi quebrada: o treinamento para membros de equipe deveria vir antes do treinamento para gerentes de projeto. Para que seja possível resolver esta situação, você deverá estabelecer prioridades diferentes entre as tarefas, de modo a determinar que o treinamento para membros de equipe possui prioridade superior ao treinamento para gerentes de projeto. Para entender de maneira detalhada como o Microsoft Project utiliza a prioridade para determinar a importância das tarefas do cronograma, você poderá visitar este post.

Porém, antes de estabelecer a prioridade das tarefas, é preciso limpar o resultado do nivelamento anterior. Ainda com as tarefas que foram niveladas selecionadas, clique em Limpar Nivelamento e escolha a opção Tarefas Selecionadas. Isso fará com que as tarefas ‘Treinamento para Membros de Equipe’ e ‘Treinamento para Gerentes de Projeto’ retornem ao seu estado anterior.

Agora, como sabemos que o treinamento para membros de equipe possui maior prioridade se comparado com o treinamento para gerentes de projeto, será necessário modificar a prioridade dessa tarefa. Para isso, efetue duplo-clique na tarefa ‘Treinamento para Membros de Equipe’ e defina o valor da opção Prioridade para 600. Clique OK. Em seguida, selecione as duas tarefas (‘Treinamento para Membros de Equipe’ e ‘Treinamento para Gerentes de Projeto’) e clique em Nivelar Seleção. Dessa vez, o Microsoft Project moveu a tarefa adequada (‘Treinamento para Gerentes de Projeto’), uma vez que ela possui menor prioridade:

Nivelamento com interrupções

Outro tópico muito interessante referente ao nivelamento de recursos está relacionado à interrupção do trabalho existente em uma tarefa que está em andamento. Ao avaliar o próximo conflito, é possível identificar que o recurso Daniel está trabalhando em duas tarefas (‘Treinamento para administradores’ e ‘Prover suporte aos usuários do Project Online’) que não estão iniciando na mesma data. A princípio, o recurso inicia o trabalho de prover suporte aos usuários do Project Online e então, quando esta tarefa já está em andamento, ele deve iniciar o treinamento aos administradores:

Neste caso, suponha que o treinamento aos administradores terá maior prioridade em relação ao suporte, de modo que quando o treinamento for iniciado todo o trabalho de suporte deverá ser interrompido temporariamente. Para que as configurações sejam realizadas de maneira adequada, efetue duplo-clique na tarefa ‘Treinamento para Administradores’ e aumente a sua prioridade. Em seguida, é importante lembrar que, nas configurações do nivelamento, foi definido que O nivelamento pode criar interrupções no trabalho restante – o que significa que uma tarefa poderá ser interrompida quando houver um conflito na qual ela possua menor prioridade.

Uma vez realizadas as configurações devidas, selecione as duas tarefas (‘Treinamento para Administradores’ e ‘Prover suporte aos usuários do Project Online’) e clique em Nivelar Seleção. Perceba que o suporte aos usuários do Project Online teve de ser interrompido para que o recurso Daniel pudesse entregar o treinamento aos administradores do Project Online:

Conclusão

Como você pôde ver, o nivelamento de recursos é uma funcionalidade muito poderosa e, se bem utilizada, oferece uma ajuda valiosa na construção de um cronograma realístico, enquanto garante que os recursos são atribuídos de maneira correta às tarefas.

Downloads & Links

Caso você queira aprofundar o seu conhecimento neste tópico, gostaria de compartilhar alguns links e downloads:

Neste link você pode baixar o arquivo digital PDF deste post na íntegra.

Aqui você pode baixar o cronograma utilizado neste exemplo, caso queira testar os cenários propostos.

Finalmente, aqui você pode encontrar um excelente post técnico da Microsoft que trata do nivelamento de recursos.

.................................................................................................................

Espero que você tenha achado este post útil.

Um abraço e até a próxima!

Guest Post: Boas práticas para atribuição de recursos de custo no Microsoft Project

Olá pessoal,

Depois de quase um ano de intervalo, tenho bastante satisfação em poder novamente traduzir um post gringo no quadro “guest post” aqui no blog. Há cerca um ano trouxemos o Erik van Hurck, diretamente da Holanda, para falar sobre os campos de percentual concluído no Microsoft Project.

O convidado de hoje é um peso-pesado na comunidade: Ben Howard (@benjamin_howard), é um Microsoft Project MVP baseado na Inglaterra, com atuação em projetos para a implantação do Microsoft Project Server e Project Online. Além disso, Ben também é um costumaz palestrante em eventos Microsoft (que eu me lembre, já vi pelo menos 5 palestras dele em conferências que tive a oportunidade de participar), além de possuir um excepcional blog – que desde sempre está na minha lista de favoritos: http://www.applepark.co.uk/ben-howard-blog/  

Feitas as devidas introduções, vamos lá: o post de hoje tem como objetivo compartilhar uma “boa prática” para atribuição de recursos no Microsoft Project que é pouco utilizada (para não dizer desconhecida) pelos gerentes de projeto de uma maneira geral: a não-atribuição de recursos do tipo Custo com outros tipos de recurso (Material ou Trabalho) em uma mesma tarefa. O post original publicado por Ben Howard pode ser acessado neste link (vale a pena ressaltar que neste post não será feita uma tradução fidedigna do post publicado pelo Ben. Vou usar a ideia geral como ponto de partida, porém adotarei meus próprios termos e acrescentarei informações complementares quando julgar necessário).

Antes de iniciar a discussão que será tema central deste post, vale a pena recordar rapidamente os tipos de recurso disponibilizados pelo Microsoft Project:

• Recursos de Trabalho: de uma maneira geral, são as pessoas e/ou papéis que serão responsáveis por executar as tarefas do projeto, e sua utilização geralmente é medida em trabalho (esforço). Por exemplo, podemos atribuir uma tarefa que exigirá 8 horas de esforço ao recurso Raphael
• Recursos Materiais: os recursos materiais, como o próprio nome sugere, são geralmente os bens de consumo que serão utilizados ao longo do projeto, e sua utilização geralmente é medida em unidades. Para um projeto de construção civil, por exemplo, pode ser necessária a utilização de sacos de cimento, areia, pedra e etc.
• Recursos de Custo: os recursos do tipo custo são aqueles que, apesar de não serem medidos em trabalho ou unidades, requerem algum desembolso financeiro ao longo do projeto. Como exemplo temos custos com refeições, deslocamento e transporte, hospedagem e etc

A atribuição de recursos e o impacto no Custo Real

Suponha que você esteja gerenciando um determinado projeto no qual um conjunto de tarefas acontecerá na sede do seu cliente, exigindo que o responsável pela execução das atividades tenha de se deslocar até o local de sua execução. Adicionalmente, vamos supor que o processo de gerenciamento de projetos em vigor na sua companhia exige que você controle minuciosamente o custo das atividades do projeto, afim de garantir que tudo seja entregue dentro do orçamento aprovado.

Você então efetua o cadastramento de quatro recursos no seu cronograma:

• O recurso Consultor, tipo Trabalho com taxa padrão de R$ 120
• Os recursos Hospedagem, Deslocamento e Refeição, todos do tipo Custo

Em seguida, você desenvolve o seu cronograma com base na EAP construída para o projeto (aqui irei apresentar um exemplo simples, apenas para que possamos testar o cenário proposto):

No exemplo acima, a atividade “Levantar requisitos funcionais” terá como objetivo o entendimento, junto às áreas de negócio, dos principais requisitos de configuração do sistema, de modo que este possa ser customizado para suportar os processos em vigor no seu cliente. Ela será uma tarefa de 40 horas de esforço, com duração de 5 dias.

Contudo, como a tarefa será realizada no ambiente do cliente, também será necessário considerar os gastos com deslocamento (passagem aérea, taxi e etc.), hospedagem e alimentação.

Via de regra, em um cenário normal a atribuição dos recursos à tarefa Levantar requisitos funcionais seria realizada da seguinte maneira:

• Atribuição do recurso Consultor com unidades a 100% (representando as 40 horas de esforço necessárias)
• Atribuição de cada um dos recursos do tipo Custo (Hospedagem, Deslocamento e Refeição) com o respectivo custo estimado para cada um dos itens

No exemplo abaixo, a exibição do Gráfico de Gantt foi acrescida do Formulário de Tarefas (você pode exibir o Formulário de Tarefas ao clicar com o botão direito do mouse no Gráfico de Gantt e selecionar a opção Mostrar Divisão), com foco em custos. Este modo de exibição apresenta um resumo das atribuições:

Perceba que, de acordo com as atribuições realizadas, caso não aconteça algo inesperado, o custo da tarefa Levantar requisitos funcionais será de R$ 10.110, distribuído da seguinte maneira: R$ 4.800 com os custos do Consultor, R$ 3.210 de Hospedagem, R$ 1.450 de deslocamento e R$ 650 de refeição.

O problema neste tipo de atribuição se dá na hora de iniciar o lançamento das informações reais do projeto... imagine que você chegou ao final da fase de planejamento, revisando as tarefas e salvando a Linha de Base para o cronograma. Então, você dá início à fase de execução do projeto, começando a coletar as informações de progresso enviadas pelos membros da sua equipe, e então você recebe a notificação de que a tarefa Levantar requisitos funcionais foi concluída. Eis então o problema: ao atualizar o campo percentual concluído para 100%, a coluna Custo Real será atualizada apenas para o recurso Consultor:

Isso significa que, na prática, caso seja necessário atualizar o Custo Real para os recursos do tipo custo, esta ação teria de ser feita à mão ☹

Este comportamento se dá pelo seguinte motivo: caso uma tarefa possua atribuições de recursos do tipo custo e trabalho e o percentual concluído seja utilizado para acompanhar o seu progresso, o software irá atualizar o progresso para os recursos de trabalho, mas não para os de custo (afetando assim o cálculo do Custo Real). Este comportamento do software é desconhecido pela grande maioria dos usuários do Microsoft Project, e por isso é tão importante ter conhecimento de como o software calcula as atribuições para que seja possível planejá-las de maneira adequada.

Adicionalmente, é importante reforçar os seguintes pontos:

• A atribuição na mesma tarefa de recursos de custo e material também apresentará os mesmos resultados (ou seja, na medida que informarmos o percentual concluído, os custos são calculados apenas para os recursos materiais)
• Já o mesmo não é verdadeiro caso recursos de trabalho e material sejam atribuídos à mesma tarefa. Nesse caso, o software efetua o cálculo de custos para os dois tipos de recurso na medida em que o percentual de conclusão é informado

Boas práticas de atribuição: separe os recursos de custo em tarefas específicas

Para que seja possível realizar o cálculo de atribuição dos recursos de custo, as boas práticas sugerem a criação de uma tarefa separada, que terá como objetivo receber apenas atribuições deste tipo de recurso. Perceba abaixo a criação de uma nova tarefa chamada “Visita ao cliente [Custos]”:

Deste modo, ao atualizar as tarefas como concluídas, iremos perceber que os cálculos do Custo Real são realizados da maneira esperada para a nova tarefa:

Fica aqui então a lição aprendida de que, caso a análise e controle dos custos seja importante nos projetos aos quais gerenciamos, então devemos separar as atribuições de recursos de custo dos demais tipos de recurso para obtermos os resultados adequados.

Nota de agradecimento

Gostaria de deixar registrado o meu muito obrigado ao Ben Howard por ter sido tão gentil em compartilhar o seu material para os leitores aqui do blog!

Espero poder retribuir um dia desses com um pint bem gelado nos arredores de Liverpool 😊. Cheers!

Lembrando que você pode baixar o arquivo digital deste post (em versão PDF) clicando neste link!

Um abraço e até o próximo post.

Guest post: campos de Percentual Concluído do Microsoft Project

Olá pessoal,

É com bastante alegria que informo que, pela primeira vez, teremos uma experiência completamente nova aqui no blog. O post de hoje, além de trazer à tona um assunto de extrema relevância – a comparação e o entendimento dos campos de Percentual Concluído disponibilizados pelo Microsoft Project – também será o primeiro post a ser publicado no blog por um convidado.

O convidado de hoje é o Erik van Hurck (@ErikvanHurck), do blog The Project Corner – http://www.theprojectcornerblog.com/. O Erik é um consultor de projetos baseado na Holanda, com atuação em projetos envolvendo o Microsoft Project, Project Server e Project Online. O blog do Erik é um dos meus favoritos, tanto pela riqueza no conteúdo disponibilizado quanto pelos posts técnicos com excelente nível de detalhamento que ele escreve. Para mim é uma grande honra que ele tenha aceitado compartilhar um pouco do excelente trabalho que executa junto à comunidade aqui no blog.

Este post utiliza como referência o post campeão de visitas no blog do Erik: About Percent Complete in Microsoft Project

Olha o tamanho da responsabilidade J !

Feitas as devidas introduções, vamos por a mão na massa!

As descrições da Microsoft para os campos de percentual concluído

A Microsoft disponibiliza uma página na internet que contém a relação de todos os campos do Microsoft Project, bem como o que eles fazem. Abaixo estão as descrições para os campos de percentual concluído:

• Porcentagem concluída: o campo % Concluída contém o status atual de uma tarefa, expresso como a porcentagem da duração da tarefa que foi concluída
• Porcentagem de trabalho concluído: o campo % Trabalho Concluída contém o status atual de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho que foi concluída
• Porcentagem física concluída: o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)

Ok Microsoft, palavras bem legais... mas nós queremos ver isso tudo em ação! Para isso, criei um projeto com algumas tarefas para que seja possível exibir as mudanças conforme o progresso é realizado. Vale lembrar que estou usando o Microsoft Project Pro for Office 365 (versão 2016), mas a funcionalidade é a mesma para versões anteriores.

Percentual (%) concluído e percentual (%) do trabalho concluído

A maneira mais simples para monitorar o progresso de um cronograma é a utilização do campo percentual (%) concluído. Como a própria descrição do campo nos dá a entender, o campo é responsável por reportar o progresso da duração das tarefas do cronograma. Nas ilustrações abaixo será possível verificar como a atualização do campo é refletida no Microsoft Project:

Este primeiro exemplo é muito simples... temos uma tarefa sem atribuções de recursos, assim como não há custos associados. Nada acontecendo, mas de alguma maneira é apontado um progresso de 50% na tarefa. Já no próximo exemplo, temos uma atribuição gerando 80 horas de trabalho, em uma tarefa do tipo duração fixa:

Quando o campo de percentual concluído é modificado para 50%, tanto o progresso da duração quanto o progresso do trabalho são também alterados. Até aqui tudo ok, porém vamos verificar o que acontece caso o Erik tenha trabalhado, na primeira semana, 12 horas por dia ao invés das convencionais 8 horas (alteração que pode ser realizada de maneira manual através do modo de exibição Uso do Recurso):

De acordo com o resultado da modificação, fica evidente que o campo percentual (%) concluído não está exibindo o que de fato está acontecendo. O Erik já completou até o momento 75% do trabalho, mas o progresso aponta para apenas 50% de conclusão. A razão para a discrepância se deve ao fato de estarmos observando o campo que exibe o progresso baseado na duração... sendo que o correto neste caso seria olharmos para o campo percentual (%) do trabalho concluído:

O examplo acima é relativamente fácil de se entender, uma vez que o tipo de tarefa está configurado como Duração Fixa. Já os tipos Trabalho Fixo ou Unidades Fixas irão exibir resultados diferentes, e um pouco mais complexos. Observe o exemplo abaixo e tente descobrir o que aconteceu com o campo percentual (%) concluído:

Neste exemplo, o Erik está atribuído a uma tarefa que irá demandar 80 horas de esforço distribuídos em 10 dias (2 semanas). Entretanto, como o Erik é um cara hard-working, ele decide trabalhar 12 houras por dia na primeira semana. Quando uma tarefa é configurada para o tipo trabalho fixo, o Microsoft Project irá olhar para a quantidade de horas restantes e assim irá determinar a quantidade de tempo (duração) necessário para que o trabalho seja feito. Desse modo, o resultado é que a duração é reduzida em metade de uma semana.

Para o campo percentual (%) do trabalho concluído, isso significa que:

• 80 horas de esforço representam 100% do trabalho a ser concluído
• 20 horas restantes = 25%
• Desse modo, como temos 60 horas já concluídas na primeira semana, temos 75% do percentual concluído

Já para o campo percentual (%) concluído, temos o seguinte resultado:

• 10 dias eram, na previsão original, 100% do tempo necessário para concluir a tarefa. Porém, hoje, 5 dias da primeira semana mais 2,5 dias da segunda semana são os atuais 100%
• Esta é a razão para que tenhamos, neste campo, dois terços do tempo já decorrido (67% de percentual concluído)

 O campo percentual (%) do trabalho concluído irá reportar progresso com base trabalho total (esforço) que foi planejado e, nesse sentido, pode apresentar um resultado diferente do valor que é reportado no campo percentual (%) concluído. Nesse sentido, os gerentes de projetos que gerenciam cronogramas com foco principal no montante de trabalho que precisa ser entregue, em detrimento a direcionar o foco no tempo necessário para a conclusão das tarefas, devem pensar seriamente em passar a utilizar o campo percentual (%) do trabalho concluído para reportar o progresso dos seus cronogramas.

Valor Agregado e o campo porcentagem (%) física concluída

Voltemos agora nossa atenção para o último campo de percentual concluído do Microsoft Project. Assim, vamos observar atentamente a descrição deste campo segundo a Microsoft: “o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)”

Agora, vamos inserir o campo porcentagem (%) física concluída nos exemplos anteriores para verificar o que é exibido:

Nenhum progresso no campo até o momento. Isso acontece porque este é um campo que, por padrão, deve ser manualmente alterado. Vejamos o que acontece quando o campo é modificado para 100%:

Aqui é possível verificar que ainda temos trabalho restante, e que os campos percentual (%) concluída e percentual (%) do trabalho concluído também não sofreram nenhuma alteração. Também podemos verificar, na imagem abaixo, que as barras do Gráfico de Gantt permanecem sem modificação com relação ao progresso das tarefas:

Aí é que entra em cena a opção Método de Valor Agregado. Esta é uma opção que deve ser selecionada para as tarefas (ou para o cronograma inteiro) quando desejarmos monitorar o progresso baseado neste campo. Você irá encontrar esta opção ao efetuar duplo-clique em uma tarefa, visualizando a caixa de diálogo Informações da tarefa:

Assim que você selecionar o % física concluída como o método de valor agregado, uma série de modificações serão realizadas na maneira como o campo COTE (Valor Agregado) é calculado – e isso faz com que outros campos que também são utilizados para o cálculo do valor agregado também sejam impactados (caso você não encontre o campo COTE no Microsoft Project instalado na sua máquina, procure pelo campo COTR – Custo Orçado do Trabalho Realizado). A descrição a seguir é apresentada pelo arquivo de ajuda do Microsot Project:

“Aqui um exemplo de como os valores de percentuais concluídos podem variar, de acordo com o método de valor agregado utilizado: digamos que você esteja construindo uma parede que consiste de 100 pedras, empilhadas em 5 fileiras. Você assenta a primeira fileira de pedras, contendo 20 pedras, em 20 minutos. Entretanto, a segunda fileira de pedras leva 25 minutos para ser assentada, porque precisa assentá-las em um nível superior à anterior. A terceira fileira leva 30 minutos, a quarta 35 minutos e a última fileira leva 40 minutos, para um total de 150 minutos para este projeto. Após completar a terceira fileira, você poderá dizer que a parede está 60% concluída, uma vez que foram assentadas 60 de 100 pedras. Contudo, em termos de duração, o projeto está apenas 50% concluído, uma vez que você concluiu 75 dos 150 minutos necessários. A depender da maneira como você é pago pelo trabalho (ou seja, como o valor é agregado – por pedra assentada ou por hora), você poderá escolher o percentual concluído ou o percentual físico concluído para refletir a maneira como o valor agregado é calculado”

Sintetizando, você apenas deverá se preocupar com o campo percentual físico concluído quando utilizar o método de valor agregado para monitorar o progresso de seus projetos. Aqui, vale indicar dois links úteis que não fazem parte do post original do Erik:

Sobre o campo Porcentagem Física Concluída

Sobre a Análise de Valor Agregado

Comportamento no Microsoft Project e Project Online

O comportamento dos campos de percentual concluído são exatamente iguais quando conectamos o cronograma ao Project Server ou Project Online. Entretanto, uma recomendação importante é que você verifique, junto à sua companhia, se existe alguma política de utilização desses campos antes de realizar alguma modificação no seu método de acompanhamento do progresso.

Notas finais

Lembre-se de que o progresso sempre deve ser inserido nas tarefas selecionadas, ou em sua tarefa resumo. Caso você possua, por exemplo, uma tarefa resumo com duas subtarefas e um marco, garanta que o progresso do marco (ou seja, sua conclusão), seja também imputado. Outra alternativa é imputar o progresso na tarefa resumo caso todas as tarefas estejam concluídas. Caso você impute progresso em todas as tarefas mas se esqueça de definir o marco como concluído, a tarefa resumo apresentará o valor de 99% de conclusão.

Nota de agradecimento

Finalizando, gostaria de deixar registrado uma vez mais o agradecimento ao Erik por compartilhar um material tão útil de maneira expontânea, colaborando assim para que a comunidade do Microsoft Project de língua portuguesa possa enriquecer cada vez mais seu conhecimento na utilização da ferramenta.

Valeu, Erik!

Lembrando que o post em formato digital está disponível neste link:

https://app.box.com/s/9n1krzgv3nnp9hq58ljxu0hsotwy4va8

Espero que tenham gostado do post.

Até a próxima!