segunda-feira, 10 de outubro de 2011

Linha de Base


Na maioria dos treinamentos do Microsoft Project que ministro, é comum encontrar pessoas que já utilizam o software, seja por necessidade ou por curiosidade. Contudo, por não terem tido oportunidade de participar de um treinamento anteriormente, acabam utilizando pouco as excelentes funcionalidades que o Project oferece. E uma das principais funcionalidades não utilizadas é a Linha de Base. E é por esse motivo que este post será dedicado a este assunto.

A Linha de Base é uma das mais importantes ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project, e o entendimento da sua utilização é de vital importância para que os gerentes possam controlar e monitorar seus projetos de maneira efetiva e eficaz. De modo geral, pode-se dizer que a linha de base é o mecanismo pelo qual se é possível armazenar as informações referentes ao planejamento de um projeto.

Importância da Linha de Base

A linha de base tem como função principal armazenar os dados planejados de um determinado projeto. No momento em que uma linha de base é salva, informações atuais sobre as tarefas são armazenadas pelo software de maneira automática, assim como as informações de recursos e as atribuições definidas. A linha de base é o ponto de referência a partir do qual será possível efetuar a medição e a comparação do planejamento com as alterações efetuadas durante o decorrer do projeto.

Como a linha de base fornece os pontos de referência a partir do qual o usuário poderá comparar o andamento do projeto com o que foi planejado, ela deve incluir as melhores estimativas para a duração de tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis que se deseja monitorar. As informações reais do projeto que diferirem daquelas armazenadas na linha de base indicarão que o plano original não está sendo seguido, permitindo assim que o gerente de projetos possa tomar decisões para minimizar ou mesmo eliminar essas variações.
Para garantir que a linha de base apresente a melhor estimativa esperada, ela só deve ser salva após a criação de todo o plano de projeto e aprovação deste pelos stakeholders e demais interessados, no momento anterior ao início efetivo do projeto.

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project captura toda informação armazenada no seu plano de projeto e a copia no plano da linha de base. São cinco os campos copiados:
  • Início
  • Fim
  • Duração
  • Trabalho
  • Custo

Uma maneira interessante de visualizar os principais campos que são armazenados pela linha de base é através da obtenção da visualização da caixa de diálogo Estatísticas do Projeto, através da sequência Projeto > Informações do Projeto > Estatísticas:


Perceba que a janela apresenta um overview geral do projeto, baseado em três perspectivas: Atual, LinhaBase e Real. A partir do momento que uma linha de base for definida, os campos Variação e Restante também estarão disponíveis, uma vez que estes são campos calculados que apresentam as diferenças entre o previsto e o realizado.
o    
Definindo a Linha de Base

Para definir a linha de base do seu projeto, clique na guia Projeto e em seguida Definir Linha de Base > Definir Linha de Base:


Quando você definir a linha de base do seu projeto, você pode escolher duas opções: projeto inteiro ou tarefas selecionadas. Ao escolher a opção Projeto inteiro, os campos de todas as tarefas do seu projeto serão adicionados à linha de base. Se você desejar salvar a linha de base para apenas algumas tarefas do seu projeto, selecione Tarefas selecionadas. Esta opção pode ser muito útil quando você ainda não possui todas as informações a respeito do cronograma ou das alocações do seu projeto (por exemplo, um projeto longo e com muitas fases, no qual o cronograma das fases futuras ainda não está definido).

Neste exemplo, mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada e clique em OK. Neste momento, todas as informações do seu projeto estão armazenadas e disponíveis para futuras comparações.

Visualizando os dados salvos na Linha de Base

Para visualizar o comportamento do Microsoft Project quando você salva uma linha de base, clique no botão Adicionar Coluna no Gráfico de Gantt e escolha, por exemplo, a coluna Duração da Linha de Base. Perceba que os dados da coluna Duração foram copiados para o campo Duração da Linha de Base. Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo).


Outra maneira de visualizar o comportamento do Project quando uma linha de base é salva é visualizar o próprio Gráfico de Gantt. Sua visualização apresenta a estrutura do cronograma do projeto, conforme exemplo abaixo:


Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estamos trabalhando):


Veja que agora há uma nova barra em tom cinza, que tem como finalidade apresentar a duração das tarefas conforme previsto no planejamento. Se uma determinada tarefa tiver a duração superior ao planejado, a simples comparação da barra de duração da tarefa com a barra de linha de base proporcionará ao gerente de projetos a identificação deste atraso:


Espero que este post tenha sido útil.

Se desejar, faça o download deste post clicando aqui.








9 comentários:

  1. Olá, tenho 2 linhas de base e gostaria de mostra-las no grafico de gantt, como faço isso? Ja fui em "mais modo de exibição" e depois em "gantt com várias linha de base", mas mesmo assim só mostra a 1ª linha de base criada. Conto com sua ajuda!!!

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  2. Olá.

    Quais foram as linhas de base que você salvou (os números)? O Microsoft Project não estar mostrando essas informações é estranho...

    Fique atento(a) com o seguinte: quando você vai em Mais Modos de Exibição > Gantt com Várias Linhas de Base, é possível que ele movimente o seu gráfico de Gantt para uma data diferente daquelas onde seu projeto está sendo executado. Se isso acontecer, clique em uma tarefa do cronograma e depois, na guia Tarefa, clique em Rolar até a Tarefa, para que ele posicione o Gráfico de Gantt na posição desejada.

    Por favor, certifique-se de que não é isso que está acontecendo.

    Fico no aguardo!

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  3. Olá Raphael!
    Tenho um projeto com linha de base salva, e acrescentei duas novas atividades no cronograma. Ao salvar uma nova linha de base apenas para as duas novas tarefas, ocorre que o custo da linha de base acumulado na tarefa resumo do projeto (linha 0 do Project) fica maior do que o custo acumulado da tarefa resumo (linha 1). Isso ocorre mesmo quando eu coloco custo zero nas duas novas atividades...
    O que pode estar ocorrendo?
    Obs.: ao analisar o COTA na tabela Uso da Tarefa, observei que o COTA das atividades é calculado corretamente, mas o COTA da tarefa resumo do projeto (linha 0), é maior do que deveria...

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  4. Olá Erico, tudo bem?

    Ficou estranho pra mim a sua pergunta. Quando você está salvando a Linha de Base adicional, você está dizendo para o Project que as informações devem ser acrescentadas também ao resumo? Você pode dar uma olhada nesse post para ver se ajuda:

    http://www.raphael-santos.net/2013/01/boas-praticas-para-manutencao-da-linha.html

    Abraços!
    Raphael

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  5. Bom dia Raphael. ótimo post. Segui os procedimentos acima, porém a linha que tem sua duração alterada não muda de cor, somente aparece o nº de dias de atraso no lado direito. O que poderia estar fazendo de errado? Já tenho LB salva. att Raul

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    1. Olá Raul --

      Acho que a pergunta está no post errado, porém eu sei a que se refere. Qual a versão do Project instalado na sua máquina? O idioma é Português Brasileiro ou Portugal?

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  6. Boa tarde,
    Tenho projecto criado, mas agora não me está a aparecer a percentagem total da média das subtarefas. Não sei o que fazer.
    Alguém me pode ajudar?
    Obrigado.
    João Ferreira

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    1. Olá João. Não entendi muito bem qual o erro pelo qual você está passando. Você está se referindo à porcentagem de conclusão do projeto (o campo nativo do Microsoft Project)?

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