segunda-feira, 10 de outubro de 2011

Linha de Base


Na maioria dos treinamentos do Microsoft Project que ministro, é comum encontrar pessoas que já utilizam o software, seja por necessidade ou por curiosidade. Contudo, por não terem tido oportunidade de participar de um treinamento anteriormente, acabam utilizando pouco as excelentes funcionalidades que o Project oferece. E uma das principais funcionalidades não utilizadas é a Linha de Base. E é por esse motivo que este post será dedicado a este assunto.

A Linha de Base é uma das mais importantes ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project, e o entendimento da sua utilização é de vital importância para que os gerentes possam controlar e monitorar seus projetos de maneira efetiva e eficaz. De modo geral, pode-se dizer que a linha de base é o mecanismo pelo qual se é possível armazenar as informações referentes ao planejamento de um projeto.

Importância da Linha de Base

A linha de base tem como função principal armazenar os dados planejados de um determinado projeto. No momento em que uma linha de base é salva, informações atuais sobre as tarefas são armazenadas pelo software de maneira automática, assim como as informações de recursos e as atribuições definidas. A linha de base é o ponto de referência a partir do qual será possível efetuar a medição e a comparação do planejamento com as alterações efetuadas durante o decorrer do projeto.

Como a linha de base fornece os pontos de referência a partir do qual o usuário poderá comparar o andamento do projeto com o que foi planejado, ela deve incluir as melhores estimativas para a duração de tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis que se deseja monitorar. As informações reais do projeto que diferirem daquelas armazenadas na linha de base indicarão que o plano original não está sendo seguido, permitindo assim que o gerente de projetos possa tomar decisões para minimizar ou mesmo eliminar essas variações.
Para garantir que a linha de base apresente a melhor estimativa esperada, ela só deve ser salva após a criação de todo o plano de projeto e aprovação deste pelos stakeholders e demais interessados, no momento anterior ao início efetivo do projeto.

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project captura toda informação armazenada no seu plano de projeto e a copia no plano da linha de base. São cinco os campos copiados:
  • Início
  • Fim
  • Duração
  • Trabalho
  • Custo

Uma maneira interessante de visualizar os principais campos que são armazenados pela linha de base é através da obtenção da visualização da caixa de diálogo Estatísticas do Projeto, através da sequência Projeto > Informações do Projeto > Estatísticas:


Perceba que a janela apresenta um overview geral do projeto, baseado em três perspectivas: Atual, LinhaBase e Real. A partir do momento que uma linha de base for definida, os campos Variação e Restante também estarão disponíveis, uma vez que estes são campos calculados que apresentam as diferenças entre o previsto e o realizado.
o    
Definindo a Linha de Base

Para definir a linha de base do seu projeto, clique na guia Projeto e em seguida Definir Linha de Base > Definir Linha de Base:


Quando você definir a linha de base do seu projeto, você pode escolher duas opções: projeto inteiro ou tarefas selecionadas. Ao escolher a opção Projeto inteiro, os campos de todas as tarefas do seu projeto serão adicionados à linha de base. Se você desejar salvar a linha de base para apenas algumas tarefas do seu projeto, selecione Tarefas selecionadas. Esta opção pode ser muito útil quando você ainda não possui todas as informações a respeito do cronograma ou das alocações do seu projeto (por exemplo, um projeto longo e com muitas fases, no qual o cronograma das fases futuras ainda não está definido).

Neste exemplo, mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada e clique em OK. Neste momento, todas as informações do seu projeto estão armazenadas e disponíveis para futuras comparações.

Visualizando os dados salvos na Linha de Base

Para visualizar o comportamento do Microsoft Project quando você salva uma linha de base, clique no botão Adicionar Coluna no Gráfico de Gantt e escolha, por exemplo, a coluna Duração da Linha de Base. Perceba que os dados da coluna Duração foram copiados para o campo Duração da Linha de Base. Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo).


Outra maneira de visualizar o comportamento do Project quando uma linha de base é salva é visualizar o próprio Gráfico de Gantt. Sua visualização apresenta a estrutura do cronograma do projeto, conforme exemplo abaixo:


Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estamos trabalhando):


Veja que agora há uma nova barra em tom cinza, que tem como finalidade apresentar a duração das tarefas conforme previsto no planejamento. Se uma determinada tarefa tiver a duração superior ao planejado, a simples comparação da barra de duração da tarefa com a barra de linha de base proporcionará ao gerente de projetos a identificação deste atraso:


Espero que este post tenha sido útil.

Se desejar, faça o download deste post clicando aqui.








16 comentários:

  1. Olá, tenho 2 linhas de base e gostaria de mostra-las no grafico de gantt, como faço isso? Ja fui em "mais modo de exibição" e depois em "gantt com várias linha de base", mas mesmo assim só mostra a 1ª linha de base criada. Conto com sua ajuda!!!

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  2. Olá.

    Quais foram as linhas de base que você salvou (os números)? O Microsoft Project não estar mostrando essas informações é estranho...

    Fique atento(a) com o seguinte: quando você vai em Mais Modos de Exibição > Gantt com Várias Linhas de Base, é possível que ele movimente o seu gráfico de Gantt para uma data diferente daquelas onde seu projeto está sendo executado. Se isso acontecer, clique em uma tarefa do cronograma e depois, na guia Tarefa, clique em Rolar até a Tarefa, para que ele posicione o Gráfico de Gantt na posição desejada.

    Por favor, certifique-se de que não é isso que está acontecendo.

    Fico no aguardo!

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  3. Olá Raphael!
    Tenho um projeto com linha de base salva, e acrescentei duas novas atividades no cronograma. Ao salvar uma nova linha de base apenas para as duas novas tarefas, ocorre que o custo da linha de base acumulado na tarefa resumo do projeto (linha 0 do Project) fica maior do que o custo acumulado da tarefa resumo (linha 1). Isso ocorre mesmo quando eu coloco custo zero nas duas novas atividades...
    O que pode estar ocorrendo?
    Obs.: ao analisar o COTA na tabela Uso da Tarefa, observei que o COTA das atividades é calculado corretamente, mas o COTA da tarefa resumo do projeto (linha 0), é maior do que deveria...

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  4. Olá Erico, tudo bem?

    Ficou estranho pra mim a sua pergunta. Quando você está salvando a Linha de Base adicional, você está dizendo para o Project que as informações devem ser acrescentadas também ao resumo? Você pode dar uma olhada nesse post para ver se ajuda:

    http://www.raphael-santos.net/2013/01/boas-praticas-para-manutencao-da-linha.html

    Abraços!
    Raphael

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  5. Bom dia Raphael. ótimo post. Segui os procedimentos acima, porém a linha que tem sua duração alterada não muda de cor, somente aparece o nº de dias de atraso no lado direito. O que poderia estar fazendo de errado? Já tenho LB salva. att Raul

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    1. Olá Raul --

      Acho que a pergunta está no post errado, porém eu sei a que se refere. Qual a versão do Project instalado na sua máquina? O idioma é Português Brasileiro ou Portugal?

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  6. Boa tarde,
    Tenho projecto criado, mas agora não me está a aparecer a percentagem total da média das subtarefas. Não sei o que fazer.
    Alguém me pode ajudar?
    Obrigado.
    João Ferreira

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    1. Olá João. Não entendi muito bem qual o erro pelo qual você está passando. Você está se referindo à porcentagem de conclusão do projeto (o campo nativo do Microsoft Project)?

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  7. Olá Raphael. Entendi todos os apontamentos, no entanto, sabemos que para todos os projetos há imprevistos que não podem ser colocados na linha de base inicial do projeto. Logo, no andamento do projeto eu posso adicionar tarefas e prazos com diferentes valores para a coluna de linha de base e de duração. Como, neste caso eu conseguiria determinar uma nova linha de base final para o projeto? Mexendo, eu percebi que o Project, ao salvar uma linha de base, ele iguala o prazo ao prazo descrito na coluna "Duração", no entanto, para termos de custo e faturamento isto não é real, porque a real duração da atividade muitas vezes não é igual à duração planejada para ela. Como eu consigo gravar uma linha de base neste caso? Teria que ser uma linha de base que gravasse as atividades que foram incluídas posteriormente, totalizando as durações planejadas de cada tarefa.
    Obrigada.
    Joana Garcia

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  8. Olá Raphael, tudo bem?
    Sempre minhas pesquisas no google me levam a você em vários temas.
    Preciso de tirar uma dúvida, ja pesquisei até em outros idiomas, e todas alternativas são as mesmas.
    Quando eu salvo minha base line, o arquivo sobe de 10mb p 95mb.
    Todas as vezes.
    Tentei salvar como, entrar em salvar rápido, trocar nome do arquivo, salvar em outra versão. Nada dá certo.
    Por acaso tens alguma alternativa?
    O cronograma tem mais de 1300 linhas, recursos alocados de forma correta, e muito trabalho pra perder os detalhes.
    Tenho salvo plano provisório, mais não e o ideal.
    Muito obrigado.

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    1. Olá Pedro, tudo bem? Cara, bem estranho esse comportamento. Será que você consege compartilhar esse cronograma pra eu poder dar uma olhada? Se sim, escreve no meu e-mail: raphael@raphael-santos.net

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    2. Fala Doutor, boa tarde. te enviei email. muito obrigado.

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    3. o arquivo foi enviado para o seu email.

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  9. Olá Raphael, tudo bem?

    Me tira uma dúvida por favor, eu salvei a linha de base e passado um mês eu desejo atualizar o cronograma e sinalizar os desvio, porém eu acrescento uma coluna Início Real e Término Real e ao inserir as novas datas a linha de base que salvei anteriormente considera estas novas informações.
    O que eu quero é que todos usuários ao abir o cronograma já vejam de imediato estes desvio.
    Sei que se eu em exibir, tabelas, controle, eu consigo atualizar estas informações mas não ficaram na página principal como DE/PARA, entende?

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    1. Olá, tudo bem? Não ficou muito claro pra mim o que está acontecendo. Você está dizendo que, ao atualizar as informações Início Real e Término Real isso está afetando a Linha de Base?

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