quarta-feira, 20 de novembro de 2013

Calculando percentuais de desvio no cronograma - 01/02

Antes de começar

Olá pessoal

Há um tempo atrás, publiquei no blog um post que tratava das vantagens e importância de utilização – e quais as boas práticas recomendadas para criação de indicadores no Microsoft Project. Caso você não tenha tido a oportunidade de ler o post, sugiro reservar um tempinho antes de começar a ler este aqui, pois alguns dos passos discutidos serão utilizados novamente. O link para o post em questão é:


Introdução

Em muitos casos, apenas a observação e análise dos indicadores não é suficiente para que o usuário consiga ter a abrangência completa dos desvios existentes no cronograma. Usando como referência o post citado no parágrafo anterior, caso exista um desvio de prazo no projeto (ou seja, uma tarefa que tenha levado mais tempo de execução em relação ao que foi planejado), uma pergunta que talvez tenha que ser respondida é: quanto representa para a tarefa, em percentual, este desvio? E para as tarefas de resumo? E para o projeto como um todo? Neste sentido, os indicadores são ferramentas úteis na identificação de que existem desvios no cronograma – mas eles não conseguem detalhar qual o tamanho deste desvio.

Lembrete: esta será uma série de dois posts, o primeiro com foco em Prazo e o segundo com foco em Custos / Esforço.


Antes de criar a fórmula de desvio, é importante mencionar que algumas premissas estão sendo consideradas:
  • Você já possui um cronograma estruturado;
  • Seu cronograma está com a Linha de Base salva;
  • Você já conhece os mecanismos básicos para construção de fórmulas e indicadores no Microsoft Project.

 Caso uma (ou mais) dessas premissas não seja verdadeira, volto à sugestão de leitura do post disponível no link acima.

Percentual de desvio de prazo

Assumindo que as três premissas anteriores estão ok, é muito fácil criar o campo que irá calcular o desvio. Iremos começar pelo prazo. No seu cronograma, clique em Projeto > Campos Personalizados. Escolha o tipo Número e selecione o Número1 (caso esteja disponível). Para facilitar sua identificação, renomeie o campo para % Desvio Prazo. Em seguida, clique em Fórmula.

Ao pensar na estrutura da fórmula que irá calcular o Percentual de Desvio de Prazo, será necessário analisar e validar duas regras de conformidade para assegurar seu bom funcionamento. São elas:
  • A fórmula somente poderá ser calculada pelo Project caso a Linha de Base tenha sido salva;
  • A fórmula não poderá ser calculada para tarefas que sejam Milestones (pois essas tarefas são caracterizadas por duração igual a zero (0)).

 Como a primeira ação a ser tomada é verificar se a Linha de Base foi salva, será necessário a utilização da função IIF. Ela está disponível clicando em Função > Geral > IIF. Remova o item expressão e insira o campo [Término da Linha de Base] e insira o sinal de igual (=). Em seguida, siga a trilha Função > Microsoft Project > ProjectDateValue. Remova o item expressão e insira “ND”. O resultado até agora é o seguinte:

IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) ; parte_verdadeira; parte_falsa )

Em seguida, para garantir o segundo ponto de checagem, após o parênteses que encerra a função ProjDateValue, insira a função OR. Clique em Campo > Sinalizador e escolha o item [Marco] (caso você esteja utilizando o Project 2010 ou anterior, o nome do campo é [Etapa]). Para que você possa entender melhor, este campo ([Marco] / [Etapa]) é do tipo Sim/Não, ou seja, caso a tarefa seja um Milestone, será considerado automaticamente pelo Project como sim. Após adicionar a expressão, a fórmula estará escrita da seguinte maneira:

Microsoft Project 2013
IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Marco] ; parte_verdadeira; parte_falsa )

Microsoft Project 2007/2010
IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Etapa] ; parte_verdadeira; parte_falsa )

Até o momento, a lógica da função IIF está realizando a seguinte análise:

Se o Término da Linha de base for igual a “ND” ou a tarefa for um Milestone.

Considerando que as duas regras de conformidade estão expressas na lógica da função, basta que as respostas sejam inseridas. Portanto, se não houver Linha de Base salva ou se a tarefa for um Milestone, o item parte_verdadeira da função IIF deverá ser substituído pelo número 0 (zero) – pois não haverá cálculo de desvio nesse cenário. Caso contrário, o item parte_falsa é que deverá calcular o percentual de desvio. A fórmula que deverá ser inserida no lugar da parte_falsa é:

[Variação do Término]/[Duração da Linha de Base]*100

A lógica por trás desta expressão é simples: o campo Variação do Término exibe a quantidade de dias de desvio de uma tarefa (a diferença entre o campo [Término] e o campo [Término da Linha de Base]). Supondo que uma tarefa esteja prevista para terminar no dia 11-Nov-2013 (Linha de Base), mas que só seja finalizada efetivamente no dia 12-Nov-2013 (Término), teremos uma variação de 1 dia. Se a Duração da Linha de Base estiver definida como 10 dias, por exemplo, teremos 1 dia de atraso sobre 10 dias de planejamento (1/10), resultando em 10% de desvio em relação ao previsto. O resultado final da fórmula será:

Microsoft Project 2013
IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Marco] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 )

Microsoft Project 2007/2010
IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Etapa] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 )


Após finalizar a construção da fórmula, clique em OK.  Não se esqueça de selecionar a opção Usar fórmula no cálculo das linhas de resumo de tarefas e de grupo:


Por fim, você poderá organizar uma tabela com as informações de desvio do seu cronograma, incluindo a coluna % Desvio Prazo, de modo que consiga acompanhar os desvios do cronograma em conjunto com os indicadores definidos na sua empresa:


Bonus track: é bem provável que o leitor deste post faça o seguinte questionamento: é possível exibir também o sinal de percentual (%) atrelado ao valor do desvio? A resposta é não e sim. Explico:

Não porque, como a fórmula está criada usando como referência um campo do tipo número, qualquer símbolo inserido invalida automaticamente a fórmula.

Sim porque, ao invés de utilizar um campo do tipo número, você pode utilizar um campo do tipo texto. Assim, ao final da fórmula, bastaria inserir a expressão – & ”%”. O “E comercial” tem como função concatenar (ou seja, juntar) dois textos. Assim, todo o resultado da fórmula poderia ser concatenado ao símbolo de percentual (que precisa estar com as aspas pois se trata de um texto).

Entretanto, a criação da fórmula usando um campo do tipo texto possui uma desvantagem: como o Microsoft Project não sabe o número de casas decimais que devem ser consideradas (dadas as características do campo), você pode passar a enxergar números com muitas casas decimais, como 66,6666666666667% ou 7,14285714285714% por exemplo. Deste modo, para contornar o problema, o melhor a fazer é utilizar a função INT (inteiro), que extrai apenas a parte inteira do número, ignorando as casas decimais. O resultado da fórmula (utilizando então um campo do tipo texto) seria:

Microsoft Project 2013
INT(IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Marco] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 )) & "%"

Microsoft Project 2007/2010
INT(IIf( [Término da linha de base] =ProjDateValue( "ND" ) OR [Etapa] ; 0; [Variação do Término]/[Duração da Linha de Base] * 100 ) & "%"

Por hoje, é isso. Espero que o post tenha sido útil.

Você também pode efetuar o download do post neste link: https://www.box.com/s/idn6v70r7ibpx9tyk41u

Um abraço e até a próxima!


terça-feira, 12 de novembro de 2013

Microsoft Excel 2013 - Power View

Introdução

Olá pessoal

Se você é fã de Dashboards, gráficos interativos e dinamismo na visualização de informações, o tópico de hoje é direcionado especialmente pra você.

A Microsoft, com o lançamento da versão 2013 do Office, está trazendo aos usuários uma experiência inovadora no modo como grandes volumes de informações são manipuladas, organizadas e exibidas. Até pouco tempo atrás, informações alojadas em diferentes bancos de dados precisavam passar por um processo de manipulação e organização em aplicações externas, para que fossem relacionadas de modo estar disponíveis em forma de consulta aos usuários – que assim estariam aptos a criar tabelas dinâmicas para apresentar os painéis de indicadores e Dashboards gerenciais/executivos.

No Excel 2013 os usuários possuem a sua disposição um conjunto de suplementos, cada um com um objetivo diferente, que podem ser ativados para aumentar a produtividade, interatividade e a maneira como se trabalha com o software para explorar e apresentar um conjunto de informações. E um desses suplementos – tema deste post – é o Power View.

Importante: a maior parte dos suplementos só está disponível na versão Office Professional Plus.

Sobre o Power View

Depois da sopa de letrinhas da introdução acima, vamos resumir: segundo a Microsoft, “o Power View permite que você crie e interaja com gráficos, segmentações de dados e outras visualizações de dados em uma única planilha”.

Caso queira obter informações mais detalhadas sobre o Power View, você pode visitar o link abaixo:


O Cenário


Isto dito, vamos supor que você trabalhe na área de RH de uma determinada empresa; você desenvolveu uma planilha de planejamento e controle das férias dos funcionários, conforme exemplo abaixo:


Ao invés de utilizar o método tradicional para gerar os Dashboards, através de Tabelas e Gráficos Dinâmicos, você quer tentar algo diferente – e é aí que entra o Power View.

Ativando o Power View

Como o Power View é um suplemento do novo Excel 2013, ele não está disponível por padrão após a instalação do software, sendo necessária sua ativação. Para isso, clique em Arquivo > Opções > Suplementos. Na lista de suplementos disponíveis, selecione a opção Suplementos COM e clique em Ir...


Selecione a opção Power View e clique em OK para confirmar sua ativação. Após ativar o suplemento, você poderá receberá uma mensagem sugerindo a atualização do hardware do seu computador, caso este não esteja dentro dos requisitos mínimos necessários para utilização do Power View.

Criando tabelas

Para que seja possível utilizar o Power View na criação de Dashboards dinâmicos, é necessário que o intervalo dos dados que será utilizado como referência seja convertido em uma Tabela. A criação de tabelas permite um trabalho mais organizado e facilitado para filtragem, além de oferecer um conjunto de formatações de colunas e linhas calculadas, que simplificam os cálculos.

Para inserir uma tabela utilizando os dados digitados, selecione todas as informações da planilha (neste exemplo, o intervalo compreendido entre as células $B$5:$I$65) e clique em Inserir > Tabela. Após sua criação, o Excel 2013 passará a conhecer o intervalor selecionado como Tabela1:


Para obter mais informações sobre as Tabelas no Excel 2013, visite o link abaixo:


Criando o Dashboard

Depois de converter o intervalo de dados em uma Tabela no Excel 2013, você poderá iniciar a construção do seu Dashboard. Para isso, clique em Inserir > Power View:


Caso já não esteja disponível, será necessário realizar a instalação do SilverLight no seu computador:


Para obter maiores informações sobre o SilverLight, visite o link: http://www.microsoft.com/brasil/silverlight/

Uma vez instalado o plug-in, você poderá iniciar a construção do seu Dashboard. A primeira exibição após a abertura do Power View é de uma página em branco, onde você poderá organizar a exibição das informações conforme necessário.

Esta página é estruturada pelo Power View em duas áreas, as quais podem ser entendidas da seguinte maneira:
  • Área de Exibição: nesta área os campos devem ser organizados para criar as visualizações desejadas;
  • Área de Filtros: nesta área os campos da lista estarão disponíveis para serem incluídos na exibição ou para serem incluídos nos filtros do relatório.



Após iniciar o trabalho com o suplemento, você poderá observar que o Ribbon (Faixa de Opções) passará a apresentar uma nova guia, chamada Power View. Nela, você poderá optar pela exibição da lista de campos gerada a partir dos dados utilizados como referência na Tabela. Ao clicar em Lista de Campos, você poderá visualizar e selecionar os campos da Tabela que deseja inserir no Dashboard atual:


Pense no painel de lista de campos como um exemplo de Tabela Dinâmica. Ao selecionar os campos na lista, estes serão exibidos no Power View em formato de uma tabela de dados.

A combinação de um número maior ou menor de campos possibilitará a visualização das informações, de acordo com a organização realizada. A grande vantagem é que a área de exibição das informações permite que diferentes dados sejam exibidos, em diferentes formatos – ou seja, a combinação de gráficos, tabelas e outros elementos depende apenas da necessidade – e da criatividade – de quem está efetuando a manipulação das informações.

Os campos com o símbolo de somatória – ∑ – são campos que contém valores numéricos, podendo ser utilizados para agrupamento em totalização através de uma fórmula (como por exemplo Soma, Média, Máximo, Mínimo e etc.)

Com os dados selecionados conforme exemplo ao lado, o resultado do Power View se daria da seguinte maneira:


Como o objetivo principal será utilizar o Power View para geração de Dashboards dinâmicos, oferecendo ao usuário uma experiência visual inovadora, o layout dos dados será modificado.

Na lista de campos, selecione apenas os itens Situação e Valor das Férias. O resultado será:


Veja que agora já temos uma aparência mais voltada a dados consolidados. Entretanto, suponha que nesse momento o mais importante seja descobrir a quantidade de funcionários de acordo com a situação – número de funcionários com Férias a Vencer e o número de funcionários com Férias Vencidas. Como os dados estão sendo apresentados em somatória de valores (Valor das Férias), você pode alterar a maneira como os dados estão resumidos – neste caso de Soma para Contagem. Para isso, clique na drop-down apresentado à direita do campo Valor das Férias e escolha a opção Contagem. Após realizar a alteração, será possível saber a quantidade de funcionários de acordo com o status das férias:


Em seguida, ao invés de manter a exibição dos dados em formato de tabela, o mais interessante é garantir que a exibição seja realizada através de gráficos. Mantendo a tabela com os resultados consolidados selecionada, na guia Design você poderá escolher um dos modelos de gráficos disponibilizados pelo Power View:


Ao determinar que a exibição das informações se dará através de gráficos, você irá visualizar os dados conforme exemplo abaixo (usando como referência um gráfico de barras):


Agora você pode continuar a montagem de outros painéis e dashboards com as demais informações disponíveis. Como exemplo, é possível exibir, através de um gráfico de pizza, a informação consolidada de funcionários por Prioridade de Saída. Para isso, organize uma nova tabela com essas informações e a converta em um gráfico. O resultado será:


Do mesmo modo que as Tabelas Dinâmicas, o Power View também oferece a possibilidade de inserção de Filtros. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse no campo que será utilizado como referência para a filtragem e escolher a opção Adicionar ao Filtro Exibição. Neste exemplo, utilize o campo Departamento. Deste modo, será possível ao usuário segmentar os gráficos e/ou tabelas da visualização conforme sua necessidade:


Drill down

A beleza por trás do Power View, além da facilidade na criação e organização dos gráficos e relatórios, é a possibilidade de realização de Drill down. O drill down permite que, ao clicar em uma parte do gráfico (como em uma coluna ou em um pedaço da pizza), o usuário tenha condições de visualizar apenas as informações relacionadas a este item, desdobrando-se também para os demais gráficos e/ou tabelas a ele relacionados(as).

A título de exemplo, suponha que após finalizar a construção do seu Dashboard, o resultado seja este:



Digamos que agora você precise concentrar o foco do relatório apenas nos funcionários com Prioridade de Saída alta. Basta que você clique na parte da pizza que contém essa informação. Todos os dados relacionados dos demais gráficos/tabelas também serão filtrados:


Pop-out

Ao passar o mouse sobre a parte superior direita de cada gráfico, você observará o ícone Pop-out. Ao clicar neste ícone, o Power View dará prioridade total à visualização do gráfico, expandindo-o sobre as demais informações:


Há ainda outros excelentes recursos oferecidos pelo Power View (!), mas essa é uma discussão para outro post.

Resumindo tudo, that´s a pretty cool stuff  J

Downloads

Quer guardar este post pra depois? Você pode fazer o download da versão digital no link abaixo:


Caso queira experimentar o Power View com base nos exemplos deste post, você pode efetuar o download da planilha no link abaixo:


Espero que tenha gostado, um abraço e até a próxima!


sexta-feira, 1 de novembro de 2013

Microsoft Webcast - Interação entre Project e Visio











Olá pessoal

Frequentemente a Microsoft realiza, em conjunto com parceiros especializados, webcasts gratuitos sobre boas práticas, dicas e truques sobre como melhorar a utilização do Microsoft Project no gerenciamento de projetos.

Na próxima terça-feira, 05 de Novembro, haverá um webcast muito interessante, sobre como realizar a interação entre Microsoft Project e Microsoft Visio. Neste webcast será possível aprender como utilizar os estenceis do Visio para gerar relatórios, timelines, legendas e etc., além da utilização dos diagramas do Visio na criação de relatórios gráficos de projeto.

No link abaixo você poderá se registrar para essa e outras sessões de webcasts gratuitos. Vale a pena!


Bom final de semana e até a próxima!