Olá pessoal,
Apenas uma observação: para não ficar muito extenso, este
post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível neste link.
Nos últimos tempos
vinha pensando em criar algum relatório no qual fosse possível exibir, em uma
única página, um resumo do projeto – como foco, digamos, em dados de prazo –
filtrando apenas as principais fases do cronograma (utilizando a estrutura de
nível 1 da EAP). Teria que ser um relatório simples, daqueles que para que a
informação seja bem recebida pelo interessado final basta que você envie por
e-mail, publique no SharePoint ou mesmo imprima e coloque no mural da sala de
projetos.
Algo que fosse mais ou menos assim:
Pois é...
Há um tempo atrás
postei aqui no blog um artigo que teve um alto número de acessos, explicando
como gerar relatórios visuais em qualquer versão do Microsoft Project – aqui o link para o post. Também tinha demonstrado neste post como é possível obter dados externos para criar painéis
muito bacanas no Visio. Foi aí que surgiu a ideia: se é possível exportar dados
do Project para uma base Access, e se é possível consumir dados de uma base
Access no Visio, por que não juntar as duas coisas? J
Antes de começar
Importando os dados
Agora é hora de
colocar a mão na massa. A primeira coisa que você deve fazer é exportar as
informações do cronograma do Project para uma base Access, conforme explicado
no post disponibilizado dois parágrafos atrás. Uma vez salvo o banco de dados,
abra o arquivo do Visio que contém a EAP.
Após abrir a EAP no Visio, na guia Dados, clique em Vincular
Dados a Formas. Na caixa de diálogo Seletor
de Dados, escolha a opção Banco de
Dados do Microsoft Access:
Clique em Avançar.
Na janela seguinte, selecione o banco de dados salvo que contém as informações
do cronograma. Na opção Que tabela você
deseja importar, selecione a tabela MSP_EPMTask:
Clique em Avançar.
Na caixa de diálogo seguinte, você pode configurar filtros para que os dados
importados sejam apenas aqueles que deseja utilizar no relatório. Isso faz com
que a relação entre o Access e o Visio fique mais leve, e permite que você
obtenha melhor performance. Para estabelecer um filtro dos campos a serem importados,
clique em Selecionar Colunas:
Eu selecionei algumas colunas para a importação:
- TaskIntUID
- Duração da Linha de
Base
- Término
- Variação do Término
- Nome
- Porcentagem
concluída
- Início
- EDT
Clique OK. Ao
retornar à janela anterior, clique em Selecionar
Linhas para filtrar apenas as tarefas necessárias. O assistente de
importação irá exibir a caixa de diálogo Filtrar
Linhas, na qual você poderia aplicar os filtros de acordo com as colunas
desejadas (mais ou menos como no AutoFiltro do Excel). Entretanto, esta é uma
tarefa trabalhosa e que acaba tomando muito tempo. Para agilizar o processo de
aplicação de filtros, clique no botão de AutoFiltro de um dos campos exibidos e
escolha a opção Personalizar:
Na combinação dos filtros a serem aplicados, escolha É Resumo Igual a True:
Clique OK e depois
OK novamente. Em seguida, clique em Avançar. Na próxima etapa, o assistente
de importação irá avisá-lo sobre a escolha de um campo único, a ser utilizado
de modo exclusivo quando os dados forem alterados / atualizados. Ele deve
sugerir o campo TaskIntUID. Mantenha
a sugestão do assistente e clique em Avançar:
Você deverá receber a mensagem de que os dados foram
importados com êxito. Clique em Concluir.
Você passará a visualizar os dados importados na janela Dados Externos do Visio. Neste exemplo, eu reorganizei o
posicionamento das colunas e classifiquei a exibição pelo campo TaskIntUID:
Para continuar a leiteura, veja a segunda parte deste post.
