Criação de Indicadores e Painéis de Visualização no Visio

Olá pessoal,

Dando continuidade às dicas de utilização do Microsoft Visio, conforme publicado nesse post, hoje irei comentar sobre um excepcional recurso disponível no software: a utilização de Indicadores Gráficos para construção de Painéis de Visualização / Dashboards. Como o post acabará ficando grande, irei dividi-lo e duas partes (a primeira com o passo-a-passo para realizar a importação e estabeler os vínculos de dados; já na segunda parte, tratarei da criação dos indicadores no painel de visualização).

Uma coisa que pouca gente sabe é que o Microsoft Visio vai muito além da simples criação de workflows e diagramas, oferecendo um conjunto de indicadores gráficos que, combinados com dados oriundos de fontes externas (como o Excel, Access, SQL e etc.), possibilitam aos usuários a criação de dashboards e painéis gráficos de visualização, que se mostram dinâmicos e com excelente aparência visual. Entre as inúmeras possibilidades de indicadores disponíveis no Microsoft Visio, eis alguns muito interessantes:

 
Conjunto de ícones:

Barra de dados:

Gráficos:

Coloração conforme o valor:

 

A grande vantagem da utilização do Microsoft Visio para criação desse tipo de painéis e dashboards, além do estabelecimento de vínculo com os dados originais (que possibilitam a atualização a qualquer momento), é que o usuário é livre para diagramar as informações da maneira que lhe for mais conveniente, possibilitando assim um grande número de combinações e variações – no estilo de exibição ‘Infographics’  

O Cenário

 

Uma determinada empresa monitora suas vendas em uma planilha de Excel – planilha essa que contém a meta de cada vendedor, assim como suas vendas reais. O diretor deseja que um sinalizador seja apresentado automaticamente no painel de visualização de acordo com o % de vendas atingido por cada vendedor. A regra a ser aplicada para exibição dos indicadores será:

 Abaixo um exemplo de com a planilha está organizada:

1º passo – Importação dos dados iniciais

A primeira coisa a se fazer é importar as informações da planilha de vendas. Através do assistente de organograma do Microsoft Visio, importe apenas os dados Nome e Cargo de cada vendedor. O processo de importação completo está disponível no post que foi referenciado anteriormente, mas você pode visualizá-lo clicando aqui.

 

Ao final do processo de importação, considerando apenas os campos Nome e Cargo:

 O resultado será:

 

2º passo – Estabelecimento de vínculos

Uma vez que a importação das informações do Excel para o Visio é realizada, é importante entender a maneira pela qual o software armazena e organiza os dados. Cada um dos elementos criados no Microsoft Visio é uma forma; e cada forma pode conter inúmeras informações vinculadas. Para entender melhor, clique em uma das formas do organograma e, em seguinda, clique na guia Dados > Janela de Dados da Forma:

Ao realizar esse procedimento, você poderá visualizar quais são as informações vinculadas à forma:

Como neste exemplo foram importados do Excel apenas o nome e o cargo dos colaboradores, são essas as informações disponíveis. O Microsoft Visio também permite que você vincule dados de outras origens ou, caso necessário, crie seus próprios dados vinculados à forma. Em resumo, uma forma pode conter diferentes vínculos, oriundos de diferentes origens.

 

Para vincular as informações adicionais necessárias para a criação do painel de visualização (Meta de vendas, Total de vendas e % atingido), selecione todas as formas do organograma e, em seguida, clique na guia Dados > Vincular Dados a Formas:

 O Microsoft Visio irá apresentar a caixa de diálogo Seletor de Dados, que funciona como um assistente para guiá-lo durante o processo de estabelecimento de vínculo:

Selecione a fonte de dados a ser utilizada (pasta de trabalho do Microsoft Excel) e clique em Avançar. Na janela seguinte, determine a origem da fonte de dados:

 

Nos passos seguintes, você deverá determinar qual planilha ou intervalo deseja selecionar, bem como poderá aplicar filtros às linhas e colunas da planilha. Passadas estas etapas, você precisará configurar a atualização do Identificador Exclusivo, que é o recurso responsável por definir quais informações da planilha serão consideradas registros exclusivos para atualização dos dados no painel de visualização caso os dados na planilha venham a ser alterados. Neste exemplo, utilizaremos a coluna Nome como referência:

Clique em Avançar para concluir o processo de importação dos dados. O Microsoft Visio passará a apresentar a janela Dados Externos, que contém todos os dados importados do Excel:

Neste momento, há duas maneiras de relacionar os dados importados às formas: como primeira opção, você poderia clicar em uma determinada linha e arrastá-la à página para estabelecer um vínculo com uma forma. Esse processo manual é recomendado em situações nas quais as formas e os dados importados não possuem uma informação em comum para que o relacionamento seja estabelecido. Contudo, uma vez que no cenário atual tanto os dados importados quanto as formas possuem uma informação em comum (o nome dos vendedores), você pode realizar esse processo automaticamente. Para isso, na guia Dados, clique na opção Vincular Automaticamente:

Ao optar pelo processo automático, o Microsoft Visio utilizará o assistente para o estabelecimento dos vínculos:

Clique em Avançar. Na próxima janela você deverá determinar quais campos (Coluna de dados e Campo de forma) devem ser utilizados na criação do relacionamento:

Determine que a coluna Nome da planilha do Excel será vinculada ao campo Nome na forma. Clique em Avançar para concluir o processo de estabelecimento de vínculos. Caso não haja nenhum erro, você poderá verificar, na janela Dados Externos, que os dados importados agora possuem vínculos com as formas, pois antes da coluna Nome um símbolo de vínculo passará a ser apresentado pelo Microsoft Visio:

O resultado visual, que será ajustado e melhorado no próximo post, será exibido conforme exemplo abaixo:

 

Por enquanto é só. No próximo post trataremos da configuração dos indicadores e da personalização do painel de visualização.

Para iniciar o trabalho, você poderá baixar a planilha utilizada neste exemplo clicando no link abaixo:

 
https://app.box.com/s/lchx5ig2uyz2782zjnmk

Se quiser, você também poderá baixar o PDF deste post no link abaixo:

https://app.box.com/s/694wyamjsqvdw25erypw

Até a próxima!!