Utilizando a API ProjectServer

Olá pessoal –

Se você é um administrador do Project Online, ou então um membro do time do Escritório de Projetos, é quase certo que você já tenha tido a necessidade de construir relatórios e dashboards para prover aos diferentes interessados informações que a eles sejam relevantes.

Ao construir relatórios no Project Online, em 99% dos casos deve-se utilizar a api OData para obter os dados – mas hoje iremos focar no 1% restante.

A Microsoft disponibiliza aos usuários a possibilidade de se conectar à api ProjectServer que, de maneira bem resumida, permite que desenvolvedores se conectem ao Project Online através de aplicações customizadas que tenham a capacidade de ler e/ou alterar os dados existentes nas diferentes tabelas da plataforma – conforme os mais variados exemplos que tenho disponibilizado no meu canal do YouTube e também aqui no blog.

A principal razão para se conectar ao Project Online através da api ProjectServer é obter informações de bastidores que não estão disponíveis na api OData, geralmente relacionadas a códigos internos de sistema que estão associados aos diferentes tipos de objeto. Por exemplo: nesse post eu comentei sobre como é possível escolher o tipo de projeto da empresa (EPT) ao automatizar o processo de criação de novos projetos via Power Automate. Os tipos de projeto (e seus respectivos atributos) são objetos que não estão disponíveis na api padrão (OData), então para obter o Id respectivo de cada tipo de projeto, é necessário conectar-se à api Project Server.

Conectando-se à api Project Server

Digamos que você tenha a necessidade de descobrir quais os calendários que estão configurados no seu ambiente, assim como seus respectivos Ids internos. Para se conectar à api ProjectServer, via Excel ou Power BI, você poderá se conectar ao seguinte endpoint:

https://<nomedatenant>.sharepoint.com/sites/<nomedainstancia>/_api/ProjectServer

 Caso necessário, você deverá entrar com as suas credenciais para que a plataforma possa garantir que você possui as devidas permissões para ler os dados. Na janela seguinte, será necessário clicar em Transform Data para iniciar o processo de transformação dos dados no Power Query:

Em seguida você será apresentado às diferentes entidades disponíveis na api (por exemplo: Calendars, CustomFields, EnterpriseProjectTypes,...)

Ao clicar no botão de expansão da entidade desejada, será possível iniciar o processo de transformação das consultas para obter os registros necessários:

Dentro do primeiro nível dos dados expandidos, ainda é possível seguir ao nível seguinte. Por exemplo, se fosse necessário descobrir quais as datas de excessão registradas dentro de cada calendário, bastaria expandir a coluna Calendars.BaseCalendarExceptions:

Seguindo a mesma lógica é possível obter informações detalhadas de inúmeros objetos internos do Project Online, como campos personalizados, tabelas de pesquisa, dados de workflow e etc. Assim, ao construir aplicações e/ou automações no Project Online, fica muito mais fácil se referir a cada um dos objetos que serão utilizados no processo de automação.

Espero que ajude 😉.

Qual o tipo de gráfico ideal no Excel?

Olá pessoal,

Você já se encontrou em uma situação na qual não soube ao certo qual o melhor gráfico a ser utilizado para apresentar as informações da sua planilha? Não é incomum ouvirmos vez ou outra a história daquele colega do trabalho que, apesar de ter se esforçado muito para criar a melhor planilha possível, repleta de fórmulas, links e automatizações, acabou arruinando o resultado final em virtude de um gráfico mal escolhido.

As pessoas, através da utilização de gráficos, desejam expressar de maneira resumida o resultado consolidado de centenas ou milhares (as vezes milhões!) de linhas existentes em uma planilha, com a intenção de proporcionar ao público que irá visualizar os dados a compreensão simples e efetiva das informações apresentadas. 

Por isso é que os gráficos são tão importantes. E é por isso que é de fundamental importância saber qual gráfico deve ser escolhido de acordo com o que se deseja apresentar.

Pensando nisso, eu criei uma planilha que irá funcionar como um tutorial, oferecendo um resumo dos gráficos mais comuns disponibilizados pelo Microsoft Excel, assim como o cenário mais adequado para utilização de cada um deles. Com um total de 25 gráficos distribuídos em 7 categorias (Colunas | Barras | Pizza & Rosca | Linhas & Área | Bolhas | Radar | Gráficos Combinados), o tutorial apresenta uma excelente oportunidade para que você possa melhorar suas habilidades na criação de gráficos, painéis e dashboards nos níveis Executivo, Gerencial e Operacional.

A partir de agora, você poderá ser o novo popstar das reuniões na sua empresa 👊

Aqui o link para download gratuito do material:

https://gallery.technet.microsoft.com/Excel-Tutorial-Grficos-adb8d305

Espero que goste! Aguardo o seu feedback!

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Configurando os aspectos visuais do relatório

Agora que a organização estrutural das Tabelas Dinâmicas que serão usadas no relatório já foi feira, é a hora da diversão!

Em primeiro lugar, selecione a Tabela Dinâmica que contém as tarefas de resumo e os percentuais concluídos e insira um gráfico do tipo Barras. Em seguida, clique com o botão direito no eixo X do gráfico (que contém os valores percentuais) e escolha a opção Formatar Eixo. Na caixa de diálogo Formatar Eixo, selecione a opção Categorias em ordem inversa:

Aplique a formatação que desejar ao seu gráfico. No meu caso, o resultado foi:

Comparando o trabalho Planejado x Atual

Dentre as várias opções disponíveis para exibição das informações do seu projeto, vou destacar a possibilidade de comparar o trabalho planejado versus o trabalho atual.

Para isso, copie uma das Tabelas Dinâmicas existentes. Em seguida, aplique as seguintes configurações: 

• No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, aplique o filtro FALSO
• No Campo É Resumo, aplique também o filtro FALSO
• Remova o campo Percentual Concluído da área de Valores
• Ainda na área de Valores, insira os campos Trab da Linha de Base e Trabalho

 O resultado deverá ser parecido com este:

Basicamente esta Tabela Dinâmica está apresentando o Trabalho da Linha de Base (planejado) e o Trabalho (atual) com base na data de término de cada tarefa do cronograma. Porém, em um cenário no qual você possua muitas tarefas no seu projeto, talvez faça sentido agrupar as informações a um nível de meses,e não de dias. Para isso, Clique com o botão direito do mouse sobre as datas apresentadas na Tabela Dinâmica e escolha a opção Agrupar. Em seguida, escolha a opção Meses (caso seu cronograma se extenda de um ano para outro, selecione também a opção Anos):

O resultado deverá ser:

Agora você poderá inserir um gráfico combinado para exibir as informações com um aspecto visual mais bacana:

Uma vez se acostumando com as informações disponibilizadas através da exportação de dados do Project para o Access, você poderá montar suas próprias Tabelas Dinâmicas, com as informações que forem relevantes para você e para sua empresa:

Quando seu projeto for atualizado, bastará exportar as informações novamente para o Access e, em seguida, atualizar a conexão no Excel.

Espero que tenha gostado dos posts!

Você poderá baixar as versões digitais do post aqui:

Parte 1 – https://app.box.com/s/crj848okeztui7vb3203hx6zd9371e02

Parte 2 – https://app.box.com/s/0pzwbhdptfqbiv81qjc6f7ooopgjdsmd

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 1

Olá pessoal,

Um dos posts campeões de audiência aqui no blog é o que trata de como criar relatórios visuais com versões anteriores à 2013 no Microsoft Project (você pode acessar o conteúdo deste post clicando aqui). O post de hoje tem como objetivo aprofundar um pouco mais as opções disponíveis quando se utiliza este recurso.

Para facilitar o entendimento e não ficar muito extenso, o post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível aqui.

Exportando os dados para o Access e importando para o Excel

Para começar, você deverá exportar as informações do seu projeto para um banco de dados do Access. Após realizar este procedimento, importe a tabela MSP_EpmTask para o Excel (siga os passos do post referenciado acima) e escolha a opção de exibir os dados em uma Tabela Dinâmica.

Organizando o layout da Tabela Dinâmica

Organize a sua Tabela Dinâmica da seguinte maneira: o campo Nome, que se refere às tarefas, deve ser inserido na seção Linhas. Em seguida, insira o campo Término Agendado na seção Valores:

Você irá perceber que o campo será inserido na Tabela Dinâmica como Contagem, que é o padrão do Microsoft Excel para campos não numéricos. Clique com o botão direito na área Contagem de Término Agendado e escolha a opção Configurações do Campo de Valor. Em Resumir campo de valor por, escolha a função Soma. Você poderá alterar o nome do campo para um nome amigável, como por exemplo Data de Término:

Em seguida, clique em Formato do Número para aplicar a formatação de data ao campo:

Clique OK. A visualização da sua Tabela Dinâmica deve ser igual a esta:

Outras duas configurações adicionais importantes estão relacionadas ao aspecto visual da Tabela Dinâmica quando os dados forem atualizados. Clique com o botão direito do mouse na Tabela Dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Na aba Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar:

Em seguida, vá à aba Totais e Filtros e desmarque as opções Mostrar totais gerais das linhas e Mostrar totais gerais das colunas:

Clique OK para finalizar as configurações de layout da Tabela Dinâmica.

Organizando os dados

Agora vamos dizer que você queira visualizar não todas as tarefas do cronograma, mas apenas as informações que você julgue relevantes. Desse modo, digamos que você queira visualizar apenas os Marcos do cronograma. Para obter essa visualização, selecione o campo É Etapa e posicione-o na seção Filtros da Tabela Dinâmica. Em seguida, aplique o filtro VERDADEIRO para filtrar apenas os Marcos:

Em seguida, mova o campo Percentual Concluído para a seção de Valores e formate-o para que seja exibido em percentual:

Para finalizar a organização dos dados, execute os seguintes passos: 

• Copie a Tabela Dinâmica atual e cole-a duas colunas à direita (coluna E)
• No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, modifique o filtro de VERDADEIRO para FALSO
• Insira o campo É Resumo na seção de filtros e aplique a opção VERDADEIRO
• Remova o campo Data de Término

 Após finalizar esses passos, a visualização das suas Tabelas Dinâmicas deve se parecer com essa:

Resumo: nesta primeira parte do post vimos como organizar e estruturar as informações em Tabelas Dinâmicas para criar o relatório. Na segunta parte do post, o foco será no desenvolvimento dos aspectos visuais do relatório. Vamos lá!

Criando Painéis e Dashboards para o Project Online com o Power BI

Olá pessoal,

Conforme anunciado em uma das sessões do Microsoft Ignite, o Power BI será capaz de se conectar a inúmeras fontes de dados – incluindo dados do Project Online (Odata). Desse modo, resolvi experimentar a criação de um painel para visualização de dados de projeto, a partir de uma conexão com o Project Online.

A facilidade na obtenção, manipulação e organização dos dados através do Power BI é realmente impressionante. Isso sem falar na incrível experiência visual e de navegação.

Como diz a Microsoft “let your data work for you”

Obtendo os dados

O primeiro passo na construção do painel é estabelecer uma conexão com a fonte de dados. Para isso, eu baixei e instalei o  Power BI Designer, para poder tratar gerenciar os dados inicialmente no meu computador antes de torná-los públicos.

Em seguida, a partir do Power BI Designer, é possível estabelecer a conexão com o Project Online:

Após inserir as credenciais e garantir acesso aos dados, é possível escolher a tabela (ou as tabelas) que contém os dados a serem explorados. Neste caso, selecionei a tabela Projects, que armazena todas as informações dos projetos que compõem o portfólio:

Uma funcionalidade muito legal do Power BI (que foi incorporada do Power Query) é a possibilidade de filtrar os dados e eliminar colunas desnecessárias antes de finalizar a importação, otimizando a consulta e melhorando a performance. Mais legal ainda é que o software cria um histórico dos passos realizados, para que seja possível desfazer ou editar uma ação que talvez não devesse ser feita:

Após aplicar todas as configurações da consulta no Power BI Designer, basta salvar o arquivo e depois realizar seu upload no navegador e então voilà... Eis aqui o meu Portfólio de Projetos disponível no Power BI:

Simplesmente fantástico J

Agora é só compartilhar o painel com as demais pessoas da empresa e deixar que elas descubram por si mesmas as informações julgarem importantes – fazendo perguntas, clicando nos dados para realizar drill-down e fixando dados relevantes ao painel.

Para saber mais sobre o Power BI, visite:

http://blogs.msdn.com/b/powerbi/archive/2015/03/16/power-bi-preview-now-available-worldwide.aspx

http://www.raphael-santos.net/2015/04/power-bi-public-preview.html

http://www.raphael-santos.net/2015/04/power-bi-preview-videos.html

Para realizar o download deste post, clique neste link.

Um abraço e até a próxima!

Project e Visio: Better Together - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Estabelecendo vínculos

Se o nome das tarefas da EAP criadas no Visio for examente igual aos dados importados do Access, você poderia utilizar o botão Vincular Automaticamente para deixar que o próprio Visio se encarregue de estabelecer uma relação entre os dados. Esta ação é particularmente interessante quando você possui uma grande quantidade de informações, tornando-se inviável realizar o processo manualmente. Inclusive, expliquei como fazer isso neste post.

Entretanto, neste caso específico, vamos fazer o processo de maneira manual. Para estabelecer um vínculo manualmente, selecione a primeira linha dos dados importados, que contém o título do projeto, e arraste suas informações para a primeira posição do organograma. O resultado será:

Como você ainda não configurou as informações que deverão ser exibidas no organograma (e como elas devem ser exibidas), o próprio Visio trata de escolhe-las em seu nome. Não se preocupe, pois esta configuração será feita em breve. Por hora, estabeleça os vínculos das demais posições do organograma. Ao final, o resultado será:

Meio confuso né? Sem problemas... Quando você vincula dados a formas no Visio, o software exibe os valores posicionados de maneira padrão, e por isso temos esta aparência de sobreposição. Mas não é nada que não possa ser configurado.

Configurando o relatório

Uma vez que os dados foram importados e as relações foram estabelecidas, é necessário configurar a aparência do relatório. Selecione todas as posições do organograma e, na guia Dados, clique em Gráfico de Dados > Criar Novo Gráfico de Dados. Conforme expliquei nesse post, o Visio oferece uma infinidade de opções para que você consigure a maneira ideal de visualização do seu diagrama.

Na caixa de diálogo Novo Gráfico de Dados, clique em Novo Item...

Digamos que atualmente seja necessário exibir apenas o percentual de conclusão de cada uma das fases. Na caixa de diálogo Novo Item, clique na caixa de seleção Campo de dados e escolha a opção Mais campos...

Na categoria Dados da Forma, escolha o campo Porcentagem Concluída:

Clique em OK. Na opção Exibido como, escolha a opção Barra de Progresso:

Configure os detalhes de exibição da seguinte maneira:

Valor Mínimo: 0

Valor Máximo: 1

Formato do Valor: Porcentagem com 1 casa decimal

Após aplicar as configurações, clique em OK e em seguida OK novamente, para aplicar o gráfico às formas. O resultado será:

Porém, ainda temos um pequeno problema. As barras das fases de Iniciação, Instalação e Treinamentos estão sobrepondo as formas a sua direita. Para resolver este problema, selecione as três posições (Iniciação, Instalação e Treinamentos), clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados. Altere a Posição padrão Horizontal para a opção Mais à Esquerda, e selecione o botão de opção Somente as Formas Selecionadas:

Clique em OK para visualizar o resultado:

Muito legal, não é verdade? E que tal adicionar mais informações ao relatório? Suponha que além da visualização do percentual de conclusão, você também tenha a intenção de exibir um indicador gráfico, baseado na variação de término das fases: para as tarefas com desvio, deve ser exibido um indicador vermelho. Para as que não tiverem desvio, deve ser exibido um indicador verde.

Para isso, selecione todas as formas do organograma. Em seguida, clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados e clique em Novo Item... em Campo de Dados, escolha o campo Variação do Término. Em Exibido como, escolha a opção Conjunto de Ícones. No passo seguinte, você deve escolher o estilo do conjunto de ícones que deseja aplicar, assim como as regras para exibição de cada ícone. Veja o meu exemplo caso queira se basear:

Clique em OK e OK para aplicar os ícones às suas formas. Você terá que reorganizar a exibição, para que os ícones e barras não sobreponham as formas, conforme realizado anteriormente. O resultado será:

Agora é com você. Descubra quais são as informações relevantes para exibição no seu relatório e manipule-as conforme a sua necessidade. Quando houver uma atualização no projeto, basta que você exporte novamente os dados do Project para o Access. Assim, ao acessar o Visio, você poderá clicar em Dados > Atualizar Tudo e terá todos os seus dados a mão.

Para finalizar, uma última dica: é possível que as pessoas que irão acessar o seu relatório não saibam o critério aplicado para cada ícone. Para resolver este problema, clique em Dados > Inserir Legenda.

É isso. Espero que tenha achado os posts interessantes.

Caso queira, você pode baixar os dois posts desta série em formato digital. O primeiro aqui e o segundo, aqui.

Até a próxima!

Project e Visio: Better Together - Parte 1

Olá pessoal,

Apenas uma observação: para não ficar muito extenso, este post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível neste link.

Nos últimos tempos vinha pensando em criar algum relatório no qual fosse possível exibir, em uma única página, um resumo do projeto – como foco, digamos, em dados de prazo – filtrando apenas as principais fases do cronograma (utilizando a estrutura de nível 1 da EAP). Teria que ser um relatório simples, daqueles que para que a informação seja bem recebida pelo interessado final basta que você envie por e-mail, publique no SharePoint ou mesmo imprima e coloque no mural da sala de projetos.

Algo que fosse mais ou menos assim:

 Apesar de o Project Professional 2013 oferecer uma série de opções para compartilhamento de informações, como por exemplo a Linha do Tempo, os novos e excelentes Relatórios... os modos de exibição e Grupos Personalizados... isso sem falar na exibição do Caminho Crítico e do Caminho da Tarefa, entre outros importantes recursos, eu ainda não estava satisfeito.

Pois é...

Há um tempo atrás postei aqui no blog um artigo que teve um alto número de acessos, explicando como gerar relatórios visuais em qualquer versão do Microsoft Project – aqui o link para o post. Também tinha demonstrado neste post como é possível obter dados externos para criar painéis muito bacanas no Visio. Foi aí que surgiu a ideia: se é possível exportar dados do Project para uma base Access, e se é possível consumir dados de uma base Access no Visio, por que não juntar as duas coisas? J

Antes de começar

Em primeiro lugar, você deve ter uma EAP criada no Visio e um cronograma no Project que represente esta EAP. Se não os tem, sem problemas, eu dou uma ajuda. Aqui o link para a EAP e aqui o link para o cronograma.

Importando os dados

Agora é hora de colocar a mão na massa. A primeira coisa que você deve fazer é exportar as informações do cronograma do Project para uma base Access, conforme explicado no post disponibilizado dois parágrafos atrás. Uma vez salvo o banco de dados, abra o arquivo do Visio que contém a EAP.

Após abrir a EAP no Visio, na guia Dados, clique em Vincular Dados a Formas. Na caixa de diálogo Seletor de Dados, escolha a opção Banco de Dados do Microsoft Access:

Clique em Avançar. Na janela seguinte, selecione o banco de dados salvo que contém as informações do cronograma. Na opção Que tabela você deseja importar, selecione a tabela MSP_EPMTask:

Clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, você pode configurar filtros para que os dados importados sejam apenas aqueles que deseja utilizar no relatório. Isso faz com que a relação entre o Access e o Visio fique mais leve, e permite que você obtenha melhor performance. Para estabelecer um filtro dos campos a serem importados, clique em Selecionar Colunas:

Eu selecionei algumas colunas para a importação:

• TaskIntUID
• Duração da Linha de Base
• Término
• Variação do Término
• Nome
• Porcentagem concluída
• Início
• EDT

Clique OK. Ao retornar à janela anterior, clique em Selecionar Linhas para filtrar apenas as tarefas necessárias. O assistente de importação irá exibir a caixa de diálogo Filtrar Linhas, na qual você poderia aplicar os filtros de acordo com as colunas desejadas (mais ou menos como no AutoFiltro do Excel). Entretanto, esta é uma tarefa trabalhosa e que acaba tomando muito tempo. Para agilizar o processo de aplicação de filtros, clique no botão de AutoFiltro de um dos campos exibidos e escolha a opção Personalizar:

Na combinação dos filtros a serem aplicados, escolha É Resumo Igual a True:

Clique OK e depois OK novamente. Em seguida, clique em Avançar. Na próxima etapa, o assistente de importação irá avisá-lo sobre a escolha de um campo único, a ser utilizado de modo exclusivo quando os dados forem alterados / atualizados. Ele deve sugerir o campo TaskIntUID. Mantenha a sugestão do assistente e clique em Avançar:

Você deverá receber a mensagem de que os dados foram importados com êxito. Clique em Concluir. Você passará a visualizar os dados importados na janela Dados Externos do Visio. Neste exemplo, eu reorganizei o posicionamento das colunas e classifiquei a exibição pelo campo TaskIntUID:

Para continuar a leiteura, veja a segunda parte deste post.