Project e Visio: Better Together - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Estabelecendo vínculos

Se o nome das tarefas da EAP criadas no Visio for examente igual aos dados importados do Access, você poderia utilizar o botão Vincular Automaticamente para deixar que o próprio Visio se encarregue de estabelecer uma relação entre os dados. Esta ação é particularmente interessante quando você possui uma grande quantidade de informações, tornando-se inviável realizar o processo manualmente. Inclusive, expliquei como fazer isso neste post.

Entretanto, neste caso específico, vamos fazer o processo de maneira manual. Para estabelecer um vínculo manualmente, selecione a primeira linha dos dados importados, que contém o título do projeto, e arraste suas informações para a primeira posição do organograma. O resultado será:

Como você ainda não configurou as informações que deverão ser exibidas no organograma (e como elas devem ser exibidas), o próprio Visio trata de escolhe-las em seu nome. Não se preocupe, pois esta configuração será feita em breve. Por hora, estabeleça os vínculos das demais posições do organograma. Ao final, o resultado será:

Meio confuso né? Sem problemas... Quando você vincula dados a formas no Visio, o software exibe os valores posicionados de maneira padrão, e por isso temos esta aparência de sobreposição. Mas não é nada que não possa ser configurado.

Configurando o relatório

Uma vez que os dados foram importados e as relações foram estabelecidas, é necessário configurar a aparência do relatório. Selecione todas as posições do organograma e, na guia Dados, clique em Gráfico de Dados > Criar Novo Gráfico de Dados. Conforme expliquei nesse post, o Visio oferece uma infinidade de opções para que você consigure a maneira ideal de visualização do seu diagrama.

Na caixa de diálogo Novo Gráfico de Dados, clique em Novo Item...

Digamos que atualmente seja necessário exibir apenas o percentual de conclusão de cada uma das fases. Na caixa de diálogo Novo Item, clique na caixa de seleção Campo de dados e escolha a opção Mais campos...

Na categoria Dados da Forma, escolha o campo Porcentagem Concluída:

Clique em OK. Na opção Exibido como, escolha a opção Barra de Progresso:

Configure os detalhes de exibição da seguinte maneira:

Valor Mínimo: 0

Valor Máximo: 1

Formato do Valor: Porcentagem com 1 casa decimal

Após aplicar as configurações, clique em OK e em seguida OK novamente, para aplicar o gráfico às formas. O resultado será:

Porém, ainda temos um pequeno problema. As barras das fases de Iniciação, Instalação e Treinamentos estão sobrepondo as formas a sua direita. Para resolver este problema, selecione as três posições (Iniciação, Instalação e Treinamentos), clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados. Altere a Posição padrão Horizontal para a opção Mais à Esquerda, e selecione o botão de opção Somente as Formas Selecionadas:

Clique em OK para visualizar o resultado:

Muito legal, não é verdade? E que tal adicionar mais informações ao relatório? Suponha que além da visualização do percentual de conclusão, você também tenha a intenção de exibir um indicador gráfico, baseado na variação de término das fases: para as tarefas com desvio, deve ser exibido um indicador vermelho. Para as que não tiverem desvio, deve ser exibido um indicador verde.

Para isso, selecione todas as formas do organograma. Em seguida, clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados e clique em Novo Item... em Campo de Dados, escolha o campo Variação do Término. Em Exibido como, escolha a opção Conjunto de Ícones. No passo seguinte, você deve escolher o estilo do conjunto de ícones que deseja aplicar, assim como as regras para exibição de cada ícone. Veja o meu exemplo caso queira se basear:

Clique em OK e OK para aplicar os ícones às suas formas. Você terá que reorganizar a exibição, para que os ícones e barras não sobreponham as formas, conforme realizado anteriormente. O resultado será:

Agora é com você. Descubra quais são as informações relevantes para exibição no seu relatório e manipule-as conforme a sua necessidade. Quando houver uma atualização no projeto, basta que você exporte novamente os dados do Project para o Access. Assim, ao acessar o Visio, você poderá clicar em Dados > Atualizar Tudo e terá todos os seus dados a mão.

Para finalizar, uma última dica: é possível que as pessoas que irão acessar o seu relatório não saibam o critério aplicado para cada ícone. Para resolver este problema, clique em Dados > Inserir Legenda.

É isso. Espero que tenha achado os posts interessantes.

Caso queira, você pode baixar os dois posts desta série em formato digital. O primeiro aqui e o segundo, aqui.

Até a próxima!