quarta-feira, 20 de janeiro de 2021

Como escolher o tipo de projeto no Power Automate

 Olá pessoal –

Feliz 2021, e que esse seja um ano repleto de realizações e prosperidade – sempre com muita saúde!

No último ano trabalhei em inúmeros projetos de automatização do Project Online com o apoio do Power Automate, os quais tenho procurado documentar aqui no blog e também no meu canal do YouTube.

Em um dos vídeos postados iniciei uma discussão sobre as opções para criação de novos projetos através da integração entre uma lista do SharePoint e o Project Online. Gentilmente, o usuário Messias Reis postou uma dúvida muito interessante na seção de comentários:


Respondendo à pergunta do Messias, sim, é possível escolher o tipo de projeto que se deseja criar – e esse será o objetivo deste post.

Obtendo os ids dos tipos de projeto

No Microsoft Project Online é possível criar diferentes Tipos de Projeto da Empresa (EPTs) para mapear os processos de gestão e também o ciclo de vida dos projetos corporativos. Ao navegar no ambiente, os usuários podem visualizar e selecionar o EPT desejado para iniciar um novo projeto:


Quando o usuário seleciona um tipo de projeto, o sistema irá direcioná-lo para a URL que especifica o ID interno do EPT escolhido:


A título de exemplo, abaixo está a URL interna do meu ambiente para o EPT ‘Application Development’:

https://m365x353811.sharepoint.com/sites/pwa/_layouts/15/PWA/Wizards/CreateProject.aspx?src=RibbonNewProject#{"stage":1,"eptUid":"6cc4465b-b347-e711-80d1-00155d3c3c16"}

Aqui a lista contendo os IDs internos de todos os tipos de projeto cadastrados no meu ambiente:


Criando o flow

De posse da lista de IDs internos é possível construir o flow no Power Automate. De maneira resumida, você terá de determinar quais serão os parâmetros e as ações que serão realizadas para capturar as ideias dentro da sua organização. O output desse processo será então utilizado pelo Power Automate para criar o novo projeto no Project Online – conforme exemplo discutido no vídeo utilizado como referência nesse post.

Indo direto ao ponto, após capturar o nome que será dado ao novo projeto, você terá de iniciar a ação Send an HTTP Request to SharePoint, combinando o método POST com a URI irá criar o novo projeto (/_api/ProjectServer/Projects/Add). Em seguida, no corpo da instrução, você precisará determinar o nome do projeto e também especificar o ID do tipo de projeto que deverá ser utilizado:


Vale lembrar que você deverá substituir o trecho <inserir o nome do projeto> pelo output obtido nas ações anteriores.


Neste exemplo estou utilizando um EPT fixo para criar o novo projeto (mas também é possível utilizar um EPT dinâmico se o processo assim exigir). Como resultado, todas as vezes em que o flow for acionado, os novos projetos serão criados utilizando o EPT escolhido:


Espero que ajude


terça-feira, 5 de janeiro de 2021

Arquivando projetos no Project Online

 Olá pessoal –

Feliz 2021, e que esse seja um ano repleto de realizações e prosperidade – sempre com muita saúde!

Com a chegada de um novo ano, é comum que alguns projetos cheguem ao fim, e com isso algumas ações devem ser realizadas pelos gerentes de projeto para garantir que seus cronogramas sejam arquivados de maneira correta. Apesar de essas ações serem altamente recomendadas, infelizmente ainda é muito baixo o número de organizações que tenham implementado processos claros e definidos para o encerramento de projetos no Project Online.

Os 7 passos para o arquivamento de projetos

Passo #1: garantir que todas as tarefas do cronograma estejam definidas como 100%

Pode até soar óbvio, mas a primeira coisa que os gerentes de projeto precisam fazer quando seus projetos se encerram é garantir que todas as tarefas do cronograma sejam marcadas como 100% concluídas. Não é incomum que projetos concluídos apareçam em relatórios como 97%, 98% ou mesmo 99% concluídos... tal situação se deve ao fato de que pode haver tarefas que não foram necessárias; ou tarefas que foram finalizadas com menos esforço do que o planejado, deixando algum trabalho restante; ou então marcos, que precisam ser definidos como 100% concluídos de maneira manual.


Passo #2: atualizar a Data de Status

Há um tempinho eu escrevi aqui no blog sobre a importância de manter a Data de Status sempre atualizada – e essa afirmação ainda é verdadeira quando do encerramento de um projeto. Uma data de status atualizada ajudará na identificação de eventuais desconformidades no cronograma, como tarefas não marcadas como concluídas.

Passo #3: bloquear as tarefas

O Project Online possui um campo de tarefa chamado Bloqueada, que quando marcado com a opção “Sim” irá restringir os usuários de registrar esforço na tarefa. Em outras palavras, quando o cronograma for publicado nenhum progresso adicional poderá ser adicionado às tarefas em que o campo bloqueada estiver ativado. Os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Bloqueada e então marcar todas as tarefas com a opção sim:


Passo #4: modificar a opção de publicação das tarefas

O Project Online possui um campo de tarefa chamado Publicar, que é responsável pela exibição ou não exibição das atribuições nas páginas de tarefas dos recursos, assim como nos quadros de horário e modos de exibição de atribuições no PWA. Quando definido como não, os recursos não mais terão visibilidade das atribuições das tarefas nas suas páginas no PWA – e sendo assim, os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Publicar e então marcar todas as tarefas com a opção não:


Passo #5: modificar o tipo de reserva dos recursos

O campo Tipo de Reserva é utilizado pelo Project Online para determinar se a utilização de um determinado recurso em um projeto está confirmada ou proposta. Ao finalizar um projeto, os gerentes de projeto devem alterar os tipos de reserva dos recursos de Comprometida para Proposta, para que as atribuições sejam removidas dos modos de exibição de capacidade na Central de Recursos:


Passo #6: definir os valores dos campos personalizados ou mover o projeto no workflow

Se a sua organização utiliza workflows para gerenciar o ciclo de vida dos projetos, então os gerentes de projeto deverão mover o projeto para o respectivo estágio (fase) de encerramento, para que as devidas revisões/aprovações sejam realizadas. Caso o controle do status dos projetos seja realizado através de um campo personalizado (Status do Projeto, por exemplo) então o status deverá ser definido manualmente pare que represente a situação atual do projeto.

Passo #7: publicar o projeto

Por fim, para garantir que todas as ações tomem efeito, o projeto deverá ser publicado para que todas as atualizações sejam comunicadas à plataforma

Passo extra: arquivando o site de projeto

Caso sua organização utilize os sites de projeto para armazenar artefatos relacionados ao ciclo de vida do projeto (como documentos, riscos, problemas, entregas, mudanças entre outros) também é possível arquivar o site de projeto. Para isso, a recomendação é alterar as permissões do site, concedendo permissões únicas para os membros de equipe de modo a modificar o nível de acesso para apenas leitura nas bibliotecas e listas existentes, garantindo assim que não haja alterações nos itens existentes, assim como bloqueando a criação de novos itens.

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Pois é pessoal, por hoje é isso! Agora é a sua vez de botar a mão na massa e garantir que os projetos estão sendo arquivados adequadamente na sua organização!

Espero que ajude 😉