Arquivando projetos no Project Online

 Olá pessoal –

Feliz 2021, e que esse seja um ano repleto de realizações e prosperidade – sempre com muita saúde!

Com a chegada de um novo ano, é comum que alguns projetos cheguem ao fim, e com isso algumas ações devem ser realizadas pelos gerentes de projeto para garantir que seus cronogramas sejam arquivados de maneira correta. Apesar de essas ações serem altamente recomendadas, infelizmente ainda é muito baixo o número de organizações que tenham implementado processos claros e definidos para o encerramento de projetos no Project Online.

Os 7 passos para o arquivamento de projetos

Passo #1: garantir que todas as tarefas do cronograma estejam definidas como 100%

Pode até soar óbvio, mas a primeira coisa que os gerentes de projeto precisam fazer quando seus projetos se encerram é garantir que todas as tarefas do cronograma sejam marcadas como 100% concluídas. Não é incomum que projetos concluídos apareçam em relatórios como 97%, 98% ou mesmo 99% concluídos... tal situação se deve ao fato de que pode haver tarefas que não foram necessárias; ou tarefas que foram finalizadas com menos esforço do que o planejado, deixando algum trabalho restante; ou então marcos, que precisam ser definidos como 100% concluídos de maneira manual.

Passo #2: atualizar a Data de Status

Há um tempinho eu escrevi aqui no blog sobre a importância de manter a Data de Status sempre atualizada – e essa afirmação ainda é verdadeira quando do encerramento de um projeto. Uma data de status atualizada ajudará na identificação de eventuais desconformidades no cronograma, como tarefas não marcadas como concluídas.

Passo #3: bloquear as tarefas

O Project Online possui um campo de tarefa chamado Bloqueada, que quando marcado com a opção “Sim” irá restringir os usuários de registrar esforço na tarefa. Em outras palavras, quando o cronograma for publicado nenhum progresso adicional poderá ser adicionado às tarefas em que o campo bloqueada estiver ativado. Os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Bloqueada e então marcar todas as tarefas com a opção sim:

Passo #4: modificar a opção de publicação das tarefas

O Project Online possui um campo de tarefa chamado Publicar, que é responsável pela exibição ou não exibição das atribuições nas páginas de tarefas dos recursos, assim como nos quadros de horário e modos de exibição de atribuições no PWA. Quando definido como não, os recursos não mais terão visibilidade das atribuições das tarefas nas suas páginas no PWA – e sendo assim, os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Publicar e então marcar todas as tarefas com a opção não:

Passo #5: modificar o tipo de reserva dos recursos

O campo Tipo de Reserva é utilizado pelo Project Online para determinar se a utilização de um determinado recurso em um projeto está confirmada ou proposta. Ao finalizar um projeto, os gerentes de projeto devem alterar os tipos de reserva dos recursos de Comprometida para Proposta, para que as atribuições sejam removidas dos modos de exibição de capacidade na Central de Recursos:

Passo #6: definir os valores dos campos personalizados ou mover o projeto no workflow

Se a sua organização utiliza workflows para gerenciar o ciclo de vida dos projetos, então os gerentes de projeto deverão mover o projeto para o respectivo estágio (fase) de encerramento, para que as devidas revisões/aprovações sejam realizadas. Caso o controle do status dos projetos seja realizado através de um campo personalizado (Status do Projeto, por exemplo) então o status deverá ser definido manualmente pare que represente a situação atual do projeto.

Passo #7: publicar o projeto

Por fim, para garantir que todas as ações tomem efeito, o projeto deverá ser publicado para que todas as atualizações sejam comunicadas à plataforma

Passo extra: arquivando o site de projeto

Caso sua organização utilize os sites de projeto para armazenar artefatos relacionados ao ciclo de vida do projeto (como documentos, riscos, problemas, entregas, mudanças entre outros) também é possível arquivar o site de projeto. Para isso, a recomendação é alterar as permissões do site, concedendo permissões únicas para os membros de equipe de modo a modificar o nível de acesso para apenas leitura nas bibliotecas e listas existentes, garantindo assim que não haja alterações nos itens existentes, assim como bloqueando a criação de novos itens.

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Pois é pessoal, por hoje é isso! Agora é a sua vez de botar a mão na massa e garantir que os projetos estão sendo arquivados adequadamente na sua organização!

Espero que ajude 😉