sexta-feira, 27 de abril de 2018

A Importância da Data de Status

Olá pessoal –

Pela primeira vez na história do blog podemos dizer que temos um post vindo literalmente da nuvem. Estou escrevendo (e publicando) este post diretamente do avião, num vôo de Dallas para São Paulo. Internet no avião é vida para aqueles que estão com insônia, fala aí? 😊

Vamos direto ao ponto: como você atualiza os seus cronogramas? Essa pode até parecer uma pergunta um pouco rude, mas por favor, não se incomode com isso... a ideia aqui é gerar uma provocação, e fazê-lo refletir por um instante. Então, vou perguntar novamente: você segue um padrão de atualização nos seus cronogramas? Ou a cada período de atualização você recebe as informações dos membros de equipe e então decide como vai agir para efetuar o lançamento nas tarefas do seu projeto?

Minha rotina de trabalho me permite estar em contato com os mais diversos tipos de cliente, os quais utilizam o Microsoft Project diariamente para gerenciar seus projetos e iniciativas corporativas. E, nesse contexto, se há uma coisa que me impressiona bastante é a quantidade de gerentes de projeto que não tem o hábito de atualizar seus projetos com base na Data de Status.

Mas, afinal, o que é a data de status?

Se você pertence ao grupo de gerentes de projeto que não atualizam a Data de Status nos seus cronogramas, vamos começar do começo. A Data de Status tem como principal objetivo calcular o progresso do projeto. De maneira secundária (mas não menos importante), a Data de Status também pode ser utilizada para que seja possível realizar os cálculos relacionados ao método de Valor Agregado. Além disso, a Data de Status permite a exibição das informações do andamento do progresso do projeto, considerando o trabalho realizado e o trabalho restante.

Em um cenário ideal de gerenciamento de projetos com o apoio do Microsoft Project, o gerente de projetos deveria definir a Data de Status ao final de cada período de apuração para determinar a ‘linha de corte’ esperada para o cronograma. Dessa maneira seria possível observar as tarefas que deveriam ter sido finalizadas, as tarefas que deveriam ter algum progresso e as tarefas futuras (além daquelas já concluídas). Assim, utilizando como referência essa data de corte, você poderia atualizar o seu cronograma.

Observe o cronograma abaixo:



Este é um projeto fictício para desenvolver o novo site institucional de uma determinada organização. Supondo que na sua empresa a atualização dos projetos deva ocorrer sempre às sextas-feiras, como seria possível saber o que deveria estar concluído ao final dessa semana? E se o diretor da empresa perguntasse como está o andamento do progresso, ou se solicitasse um relatório com as tarefas concluídas, as tarefas em andamento e as tarefas atrasadas considerando a próxima data de corte? O que você faria nessa situação?

A ação mais recomendada nessa situação seria definir a Data de Status para o próximo período de apuração e então observar as tarefas. Para definir a Data de Status, clique em Projeto > Definir Data de Status:



Em seguida, bastaria definir a Data de Status para a linha de corte desejada.


Aqui cabe uma pequena observação: se a sua periodicidade de revisão do cronograma é semanal e acontece às sextas-feiras, então minha recomendação é que você defina a Data de Status para o final de semana (sábado ou domingo). Caso você defina a Data de Status para a própria sexta-feira, o Microsoft Project pode considerar o horário de 8 horas da manhã (ao invés de 17hs), o que implica dizer que o trabalho das tarefas na sexta-feira não deverá ser considerado na medição, uma vez que estamos no início do dia. Desse modo, quando você define a Data de Status para o final de semana, a sexta-feira é automaticamente incluída.

No meu exemplo, determinei a Data de Status do meu projeto como 28-Abr-2018 (sábado). Agora, para que seja possível visualizar o status das tarefas baseado na data de corte, é possível inserir a coluna Status na planilha de tarefas para rapidamente saber o que está acontecendo:



Perceba que as tarefas 5, 6 e 8 estão atrasadas (Late), pois já deveriam ter sido finalizadas quando levamos em consideração a Data de Status. A tarefa 9 também está atrasada, mas não porque deveria ter sido finalizada – na verdade, esta tarefa está apresentando um progresso aquém do esperado para a Data de Status que foi definida.

Outra maneira de rapidamente visualizar e identificar as tarefas atrasadas é através da exibição das Linhas de Andamento. Para visualizar as Linhas de Andamento, no Gráfico de Gantt, clique bom o botão direito do mouse e escolha a opção Linhas de Andamento. Na caixa de diálogo Linhas de Andamento, selecione a opção Exibir na Data de Status do projeto:

Esta ação fará com que o Microsoft Project trace uma linha associada à Data de Status que permitirá rapidamente identificar as tarefas atrasadas (que são aquelas que estão para trás da Linha de Andamento):



Uma vez identificado o status das tarefas e de posse das informações reais apuradas junto aos membros de equipe para o período em questão, você poderá atualizar o cronograma com maior facilidade, rapidez e eficácia. No vídeo abaixo há uma explicação detalhada sobre os métodos recomendados para atualização das tarefas do cronograma:


Como material complementar sobre as boas práticas para atualização de cronogramas no Microsoft Project, sugiro as seguintes leituras:


É isso aí, vou ficando por aqui pessoal. Espero que tenham gostado do post e não se esqueçam, atualização de cronograma só com definição da Data de Status.

Caso queiram baixar o arquivo PDF, basta acessar este link.

Um abraço!

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