Raphael Santos: 2015

terça-feira, 29 de dezembro de 2015

MPUG: Top 10 artigos mais lidos de 2015

Olá pessoal,

Entre as coisas que mais me motivam e mais me fazem gostar do meu trabalho, a possibilidade de aprender - e de poder compartilhar esse aprendizado - é aquela que, com certeza, eu mais aprecio.

A cada novo projeto preciso pesquisar, descobrir e aprender coisas novas para auxiliar na resolução de problemas e necessidades de negócio junto aos clientes nos quais eu atuo. E não há nada melhor que compartilhar com o maior número de pessoas possível as descobertas que este aprendizado proporciona.

Nesse sentido, hoje fique extremamente feliz com a notícia de que um dos meus artigos publicados no MPUG, "Creating a Killer One-Page Status Report with Project & Visio", está na lista dos 10 artigos mais lidos do ano! Parando para pensar na qualidade dos autores que possuem artigos publicados no MPUG, é muito gratificante saber que meu artigo tenha tido tamanho alcance.

Aqui a lista do Top 10: http://www.mpug.com/articles/10-best-read-mpug-articles-2015/

De fato, uma grande maneira de finalizar o ano. Agora é continuar na mesma disposição para 2016!

Um abraço!

quarta-feira, 2 de dezembro de 2015

Project Online Content Pack para Power BI

Olá pessoal,

Tenho dedicado um bom tempo aqui no blog para tentar compartilhar informações sobre os incríveis recursos e funcionalidades disponibilizados pelo Power BI. Aqui, aqui, aqui, aqui e, (ufa!), aqui, há informações gerais sobre o funcionamento, sobre os recursos e sobre como utilizar esta incrível plataforma para obter, manipular e analisar as informações que são relevantes no processo decisório da sua empresa.

Para quem ainda não está muito interado nos recursos, funcionalidades e afinal para que serve o Power BI, recomendo este link da Microsoft.

No último post sobre Power BI, combinei as duas coisas que mais gosto: a criação de Dashboards com informações oriundas de uma base de projetos – neste caso, o Project Online.

Um dos mais versáteis recursos disponíveis no Power BI é a possibilidade de criação e distribuição dos Contet Packs (em português, Pacotes de Conteúdo). De maneira resumida, um “Contet Pack” é uma maneira pela qual as empresas podem distribuir seus Relatórios, Conteúdos e seus Conjuntos de Dados para consumo dos usuários internos, através de espaços de trabalho compartilhados.

Indo um pouco além, em adição aos Contet Packs que cada organização pode criar e distribuir com informações que lhe sejam relevantes, o Power BI também disponibiliza Content Packs de serviços online, que oferecem um conjunto pré-configurado de Relatórios e Dashboards. Esta é uma excelente opção quando você deseja se conectar à uma fonte de dados que você não conhece muito bem, pois é o próprio Power BI que estabelece os relacionamentos entre as diferentes tabelas existentes, além de sugerir um conjunto de Relatórios e Dashboards iniciais.

No mês passado, a Microsoft anunciou através do blog oficial do Power BI que o Content Pack para Project Online havia sido disponibilizado. Sem perder tempo, fui lá experimentar. Abaixo o resultado.

Conectando-se e explorando o Content Pack para o Project Online

Observação: infelizmente, o Power BI ainda não está disponível para o mercado brasileiro. Para este teste, estou usando a conta da empresa que trabalho, Sensei Project Solutions, que é baseada nos Estados Unidos e possui licenças válidas do Power BI e Project Online. Vamos torcer para que a Microsoft disponibilize a plataforma para o mercado brasileiro o quanto antes.

A obtenção e disponibilização dos dados é muito simples. Ao acessar a página inicial do Power BI, é possível obter os dados que servirão como base para a construção dos Relatórios e Dashboards a partir de diferentes bibliotecas, como Content Packs (da organização ou de serviços online), Arquivos (como planilhas de Excel) ou bancos de dados (como SQL ou Access):

Neste exemplo, utilizarei um Content Pack de um Serviço online. Para isso, basta clicar em Obter:

É realmente incrível observar a enorme lista de Serviços online com os quais é possível se conectar através do Power BI. Dados do Bing, Salesforce, Google Analytics.... e essa lista tende a ficar cada vez maior, na medida em que a Microsoft vai estabelecendo parcerias com outras empresas que disponibilizam informação online. Neste cenário, vou me conectar ao Project Online:

Daqui pra frente é tudo muito simples: após clicar em Conectar, é necessário inserir o endereço da URL que hospeda o PWA da empresa e, em seguida, fornecer as credenciais de acesso:

Uma vez realizado o processo de autenticação, o Power BI irá estabelecer contato com a fonte de dados e irá começar a construir o Conjunto de Dados, os Relatórios e os Dashboards pré-configurados:

Assim, bastará navegar entre as opções para visualizar o resultado. Por exemplo, este é o Relatório de Riscos:

Este, o relatório de Status do Portfolio:

E, aqui, o Dashboard pré-configurado que consolida todas as informações:

O melhor de tudo isso é que você pode modificar as informações e construtir seus próprios Relatórios e Dashboards a partir dos dados coletados.

Simplesmente matador!

Um abraço e até a próxima.

segunda-feira, 30 de novembro de 2015

Webcasts Microsoft Project e Visio

Olá pessoal,

Uma série de Webcasts sobre Project e Visio estão disponíveis para usuários ao redor do mundo. São palestras com os mais variados temas, com foco em ajudar os usuários na melhoria da sua produtividade através da utilização dessas duas ferramentas. E, o melhor de tudo, são realizadas com os melhores profissionais do mercado, de maneira totalmente gratuita!

Os webcasts acontecem uma vez ao mês, sempre às terças-feiras. Algumas seções já foram realizadas, mas você pode assistir seu conteúdo sob demanda. Abaixo a relação das próximas seções, e os respectivos links para inscrição.

Webcasts Microsoft Project

Tips and Tricks for More Accurate Scheduling in Microsoft Project | 15-Dezembro-2015
Reports and Dashboards with Power BI | 19-Janeiro-2016
Microsoft Project helps simplify an Insurer’s journey to PMO maturity | 16-Fevereiro-2016
Microsoft Project – Things not to do! | 15-Março-2016
Top 3 Success Strategies for the PMO | 19-Abril-2016
Resource Management with Project 2016 | 17-Maio-2016

Para se registrar nos webcasts do Microsoft Project, visite este link:

https://resources.office.com/msproject-webinar-series-registration.html

Webcasts Microsoft Visio

Creating Organizational / hierarchical diagrams | 01-Dezembro-2015
Creating Value Stream Maps | 05-Janeiro-2016
Learn how IT admins document their Network Topology | 02-Fevereiro-2016
Solving Real Business Problems with Containers and Lists | 01-Março-2016
Hidden in the Corners – Visio Diagrams you never knew you could make | 05-Abril-2016
Is your diagram correct? | 03-Maio-2016
Moving from Visio “user” to “Power User” | 07-Junho-2016

Para se registrar nos webcasts do Microsoft Visio, visite este link:

https://vts.inxpo.com/scripts/Server.nxp?LASCmd=AI:4;F:QS!10100&ShowKey=26805&Referrer=https%3A%2F%2Fvts.inxpo.com%2Fscripts%2FServer.nxp%3FLASCmd%3DAI%3A4%3BF%3AAPIUTILS!51004%26PageID%3D27276744-71FD-47D1-B184-08B94F478D2B

Agora é só reservar a agenda e aproveitar as palestras! Enjoy!

domingo, 22 de novembro de 2015

Novo artigo publicado no MPUG

Olá pessoal,

Essa semana tive o privilégio de ter mais um artigo publicado pelo MPUG. Dessa vez, falei sobre como calcular o percentual de desvio das tarefas do cronograma para prazo, trabalho e custo. Tudo muito simples, e muito informativo.

Para ter acesso ao post, visite o link abaixo:

http://www.mpug.com/articles/calculating-the-percent-of-variance-in-microsoft-project/

Espero que gostem!

terça-feira, 17 de novembro de 2015

Project Server 2013 / Project Online - Configurando o Gerente de Aprovação

Olá pessoal,

Imagine o seguinte cenário: você é o gerente de projetos responsável pela execução de um projeto que irá envolver inúmeras áreas e departamentos, e que irá exigir um grande esforço para que seja possível controlar o do progresso das tarefas. Para facilitar a gestão das atribuições e dinamizar o trabalho, você pode transferir a responsabilidade de acompanhamento e aprovação de algumas tarefas do cronograma para outro gerente, que está com a agenda um pouco mais livre – ou que, tecnicamente, possui mais condições para validar o trabalho realizado e dar o aval de conclusão.

Para atender esse tipo de necessidade, o Project Server 2013 / Project Online permite que você defina um Gerente de Aprovação. De maneira resumida, podemos dizer que o gerente de aprovação será a pessoa responsável por aprovar o progresso das atividades enviadas pelos membros de equipe.

Para habilitar o gerente de aprovação, primeiramente você deve se certificar de que a pessoa que atuará realizando as aprovações nas tarefas do seu cronograma tenha condições de visualizar e editar o seu projeto. Se por algum motivo houver restrições na sua empresa que inabilitem a pessoa na visualização ou editação o projeto, você deverá conceder-lhe as devidas permissões. Para conceder as permissões, siga os passos:

Acesse o Project Server 2013 / Project Online e vá até a Central de Projetos;
Selecione o projeto desejado e, no Ribbon, clique em Permissões do Projeto;
Clique no botão Novo;
Selecione e em seguida adicione a pessoa que irá ajudá-lo na aprovação de tarefas à caixa Usuários e Grupos com Permissões;
Selecione as seguintes opções:

Abrir o projeto no Project Professional ou no Project Web App
Editar e Salvar o projeto no Project Professional ou no Project Web App
Publicar o projeto no Project Professional ou Project Web App

Clique em Salvar.

Modificando o Gerente de aprovação

Após garantir que a pessoa que atuará como gerenciador de status possua as devidas permissões ao seu projeto, ela deverá acessar o cronograma através do Project Desktop em modo de edição. Após abrir o arquivo, ela deverá inserir a coluna Gerente de Aprovação. No cenário atual eu, Raphael Santos, serei o gerente de aprovação de algumas tarefas de um projeto que pertence a Flávia Mamede. Ao inserir a coluna Gerente de Aprovação, posso verificar que a Flávia, por ser a dona do projeto, está definida como aprovadora para todas as tarefas:

Então, para as tarefas nas quais eu serei responsável pelas aprovações, basta me incluir como gerente de aprovação no lugar da Flávia:

Após realizar as modificações, basta Salvar e Publicar o projeto. Quando os recursos acessarem as tarefas em que o gerente de aprovação foi modificado, irão visualizar suas informações da seguinte maneira:

Deste modo, todas as aprovações de atualização dessas tarefas serão direcionadas ao Gerente de Aprovação, e não mais ao Gerente do Projeto.

Espero que o post tenha sido útil.

Um abraço e até a próxima!

segunda-feira, 2 de novembro de 2015

Project Server 2013 / Project Online - Criando entregas

Olá pessoal,

Segundo o PMBOK®, um projeto “é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos”:

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx

Pegando carona nesta definição, é possível dizer que após estabelecer os objetivos do projeto, é necessário definir o(s) produto(s) ou serviço(s) que atenda(m) este objetivo, sendo este produto um resultado, consequência ou item perceptível e mensurável que deve ser produzido para concluir um projeto ou parte dele. De maneira geral, um projeto pode ter um produto final constituído de subprodutos.

No Project Server 2013 / Project Online o termo “Produto” é convertido para “Entrega”. Uma entrega é um resultado tangível e mensurável, tipicamente acordado formalmente entre a equipe do projeto e seus patrocinadores antes do início do empreendimento. O cadastramento e a gestão de entregas no Project Server 2013 / Project Online permitem ao gerente de projetos a publicação de datas importantes nos Sites de Projeto, de modo a universalizar o acesso a esses eventos com todos os envolvidos no projeto. Desta maneira, a equipe poderá trabalhar de modo integrado com a finalidade de que as entregas planejadas atendam as expectativas dos patrocinadores do projeto, assim como os objetivos estratégicos traçados no seu planejamento.

Cadastrando entregas

Para cadastrar uma entrega no Project Server 2013 / Project Online, você deve primeiramente se certificar de que o seu projeto possui um Site. Caso seu projeto ainda não possua um site associado a ele, publique o cronograma via Project Desktop (se após a publicação o site ainda não estiver disponível, consulte o Administrador do Project Server 2013 / Project Online na sua empresa para verificar se esta funcionalidade está ativa).

Após garantir a existência de um Site associado ao seu projeto, no Project Desktop, selecione a tarefa que deseja associar a sua entrega. Em seguida, clique na guia Tarefa e depois em Entrega > Criar Entrega:

Neste exemplo, eu selecionei a tarefa “Iniciação / Planejamento concluídos” para criar uma nova entrega. Após finalizar o processo, perceba que o Project Desktop passa a exibir o ícone de entrega na columa Indicadores:

Após salvar e publicar o projeto, você e todos os colaboradores com as devidas permissões poderão navegar até o Site de Projetos para visualizar as entregas cadastradas:

Um outro ponto interessante é que os usuários com as devidas permissões também poderão, caso necessário, criar relatórios a partir da base do Project Server 2013 / Project Online com o objetivo de consolidar em uma única visão todas as entregas disponíveis nos projetos da organização.

Espero que o post tenha sido útil. Até a próxima!

sexta-feira, 16 de outubro de 2015

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Configurando os aspectos visuais do relatório

Agora que a organização estrutural das Tabelas Dinâmicas que serão usadas no relatório já foi feira, é a hora da diversão!

Em primeiro lugar, selecione a Tabela Dinâmica que contém as tarefas de resumo e os percentuais concluídos e insira um gráfico do tipo Barras. Em seguida, clique com o botão direito no eixo X do gráfico (que contém os valores percentuais) e escolha a opção Formatar Eixo. Na caixa de diálogo Formatar Eixo, selecione a opção Categorias em ordem inversa:

Aplique a formatação que desejar ao seu gráfico. No meu caso, o resultado foi:

Comparando o trabalho Planejado x Atual

Dentre as várias opções disponíveis para exibição das informações do seu projeto, vou destacar a possibilidade de comparar o trabalho planejado versus o trabalho atual.

Para isso, copie uma das Tabelas Dinâmicas existentes. Em seguida, aplique as seguintes configurações:

No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, aplique o filtro FALSO
No Campo É Resumo, aplique também o filtro FALSO
Remova o campo Percentual Concluído da área de Valores
Ainda na área de Valores, insira os campos Trab da Linha de Base e Trabalho

O resultado deverá ser parecido com este:

Basicamente esta Tabela Dinâmica está apresentando o Trabalho da Linha de Base (planejado) e o Trabalho (atual) com base na data de término de cada tarefa do cronograma. Porém, em um cenário no qual você possua muitas tarefas no seu projeto, talvez faça sentido agrupar as informações a um nível de meses,e não de dias. Para isso, Clique com o botão direito do mouse sobre as datas apresentadas na Tabela Dinâmica e escolha a opção Agrupar. Em seguida, escolha a opção Meses (caso seu cronograma se extenda de um ano para outro, selecione também a opção Anos):

O resultado deverá ser:

Agora você poderá inserir um gráfico combinado para exibir as informações com um aspecto visual mais bacana:

Uma vez se acostumando com as informações disponibilizadas através da exportação de dados do Project para o Access, você poderá montar suas próprias Tabelas Dinâmicas, com as informações que forem relevantes para você e para sua empresa:

Quando seu projeto for atualizado, bastará exportar as informações novamente para o Access e, em seguida, atualizar a conexão no Excel.

Espero que tenha gostado dos posts!

Você poderá baixar as versões digitais do post aqui:

Parte 1 – https://app.box.com/s/crj848okeztui7vb3203hx6zd9371e02

Parte 2 – https://app.box.com/s/0pzwbhdptfqbiv81qjc6f7ooopgjdsmd

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 1

Olá pessoal,

Um dos posts campeões de audiência aqui no blog é o que trata de como criar relatórios visuais com versões anteriores à 2013 no Microsoft Project (você pode acessar o conteúdo deste post clicando aqui). O post de hoje tem como objetivo aprofundar um pouco mais as opções disponíveis quando se utiliza este recurso.

Para facilitar o entendimento e não ficar muito extenso, o post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível aqui.

Exportando os dados para o Access e importando para o Excel

Para começar, você deverá exportar as informações do seu projeto para um banco de dados do Access. Após realizar este procedimento, importe a tabela MSP_EpmTask para o Excel (siga os passos do post referenciado acima) e escolha a opção de exibir os dados em uma Tabela Dinâmica.

Organizando o layout da Tabela Dinâmica

Organize a sua Tabela Dinâmica da seguinte maneira: o campo Nome, que se refere às tarefas, deve ser inserido na seção Linhas. Em seguida, insira o campo Término Agendado na seção Valores:

Você irá perceber que o campo será inserido na Tabela Dinâmica como Contagem, que é o padrão do Microsoft Excel para campos não numéricos. Clique com o botão direito na área Contagem de Término Agendado e escolha a opção Configurações do Campo de Valor. Em Resumir campo de valor por, escolha a função Soma. Você poderá alterar o nome do campo para um nome amigável, como por exemplo Data de Término:

Em seguida, clique em Formato do Número para aplicar a formatação de data ao campo:

Clique OK. A visualização da sua Tabela Dinâmica deve ser igual a esta:

Outras duas configurações adicionais importantes estão relacionadas ao aspecto visual da Tabela Dinâmica quando os dados forem atualizados. Clique com o botão direito do mouse na Tabela Dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Na aba Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar:

Em seguida, vá à aba Totais e Filtros e desmarque as opções Mostrar totais gerais das linhas e Mostrar totais gerais das colunas:

Clique OK para finalizar as configurações de layout da Tabela Dinâmica.

Organizando os dados

Agora vamos dizer que você queira visualizar não todas as tarefas do cronograma, mas apenas as informações que você julgue relevantes. Desse modo, digamos que você queira visualizar apenas os Marcos do cronograma. Para obter essa visualização, selecione o campo É Etapa e posicione-o na seção Filtros da Tabela Dinâmica. Em seguida, aplique o filtro VERDADEIRO para filtrar apenas os Marcos:

Em seguida, mova o campo Percentual Concluído para a seção de Valores e formate-o para que seja exibido em percentual:

Para finalizar a organização dos dados, execute os seguintes passos:

Copie a Tabela Dinâmica atual e cole-a duas colunas à direita (coluna E)
No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, modifique o filtro de VERDADEIRO para FALSO
Insira o campo É Resumo na seção de filtros e aplique a opção VERDADEIRO
Remova o campo Data de Término

Após finalizar esses passos, a visualização das suas Tabelas Dinâmicas deve se parecer com essa:

Resumo: nesta primeira parte do post vimos como organizar e estruturar as informações em Tabelas Dinâmicas para criar o relatório. Na segunta parte do post, o foco será no desenvolvimento dos aspectos visuais do relatório. Vamos lá!