domingo, 31 de maio de 2020

Atualizando múltiplos projetos

Olá pessoal –

Nesse mês de Maio/2020 publiquei um vídeo no meu canal do YouTube onde explico como é possível construir, via Power BI, um relatório que consolide múltiplos cronogramas criados no Microsoft Project:

Uma vez publicado, o vídeo gerou uma excelente repercussão, e recebi muitos comentários e mensagens com dúvidas complementares. Uma dúvida em particular que me chamou a atenção estava relacionada a possibilidade de atualizar múltiplos cronogramas de uma única vez:

“Eu tenho múltiplos cronogramas para gerenciar, e periodicamente preciso acessar cada um deles individualmente no MS Project para atualizar as tarefas, e esse é um trabalho manual, repetitivo e que consome muito tempo. O que eu queria saber é se é possível atualizar todos os cronogramas de uma forma centralizada, para ser mais eficiente e economizar tempo. Pode me ajudar?”

Essa é uma dúvida muito pertinente e interessante, então gostaria de explorá-la um pouco mais nesse post. Há cerca de dois anos, publiquei um post aqui no blog para discutir em detalhes a importância de se trabalhar com a Data de Status no momento da atualização dos cronogramas. Adicionalmente, no meu canal no YouTube, publiquei um vídeo de 50 minutos com as boas práticas para atualização de cronogramas e inserção das informações reais do andamento do projeto:

Nesse sentido, se você ainda não conhecia esses dois materiais, sugiro reservar um tempo para estudá-los, pois os conceitos que vamos discutir abaixo utilizam informações do post e do vídeo como referência 😉.

Atualizando múltiplos projetos

Voltando ao ponto central do post de hoje, caso você queira atualizar múltiplos cronogramas de maneira centralizada, poderá criar um projeto em branco (temporário) no Microsoft Project e então adicionar cada um dos cronogramas individualmente para que seja possível efetuar as ações de atualização de maneira mais simplificada e eficiente – um conceito parecido com o recurso de Projetos Mestre e Subprojetos.

Inicie o trabalho abrindo um novo projeto em branco no Project:


Em seguida, você poderá adicionar os projetos a serem atualizados clicando em Projeto > Subprojeto:



Uma vez que os cronogramas que você deseja atualizar estejam inseridos no projeto temporário, você poderá expandi-los para exibir todas as tarefas. Como eu explico no post e no vídeo que deixei como referência, o ideal é definir a Data de Status para que seja possível referenciar o status de cada uma das tarefas dos projetos inseridos. Após definir a Data de Status, você poderá adicionar a coluna Status à tabela atual para que seja possível filtrar, por exemplo, as tarefas atrasadas:




Uma vez que você tenha identificado as tarefas atrasadas em cada um dos cronogramas, poderá atualizá-las conforme a situação de cada uma delas.

Quando o trabalho de atualização tiver sido concluído, você terá que fechar o projeto temporário (Projeto1), mas não deverá salvá-lo. A maneira mais segura de efetivar essa ação é clicando em Arquivo > Fechar. Quando o Project perguntar se deseja salvar as mudanças em Projeto1, clique Não:


Logo em seguida, o software irá perguntar se você deseja salvar as mudanças realizadas em cada um dos projetos. Nesse caso a resposta é Sim, pois desejamos que as alterações feitas nos cronogramas sejam salvas. Como podemos ter atualizado vários cronogramas de uma única vez, o mais fácil é escolher a opção Sim para tudo:


Dessa forma as alterações serão aplicadas em cada um dos projetos de maneira individualizada, mas não iremos criar projetos mestre e nem subprojetos. Simples e eficiente.

Importante lembrar uma coisa: o fato de termos definido uma data de status no projeto temporário irá permitir a identificação e seleção das tarefas atrasadas de todos os subprojetos inseridos, mas não irá efetivamente definir a data de status de cada um dos projetos individuais. Se desejar atualizar a data de status de cada um dos cronogramas, ainda precisará atualizá-los individualmente.

E você, tem algum processo preferido para atualização dos cronogramas periodicamente? Deixe o seu comentário para que possamos compartilhar outras maneiras lidar com atualizações múltiplas.

Um abraço e até o próximo post!


domingo, 26 de abril de 2020

Adicionando a Data de Status nos relatórios

Olá pessoal –

Um post bastante famoso aqui do blog é um que falo sobre o conjunto de relatórios personalizados para o Microsoft Project que eu construí e disponibilizei de forma gratuita para os usuários do software. Até hoje, os arquivos com os relatórios foram baixados 2.472 vezes (!), um número que eu jamais imaginei que pudesse alcançar. No meu canal no YouTube eu também falei sobre como construir os relatórios do zero, para os casos nos quais o conjunto que eu havia disponibilizado não atender necessidades específicas.

Recentemente recebi um e-mail de uma pessoa que havia feito o download e estava usando os relatórios. A pessoa havia comentado que o Project era um software fundamental na empresa, e que eles sempre utilizavam a Data de Status para atualizar os cronogramas. Porém, havia um problema: o time do PMO havia realizado algumas modificações nos relatórios, e identificaram que o campo contendo a Data de Status não estava disponível para ser inserida nos relatórios 😕

Poxa Microsoft, que bola fora! Deixar de fora dos campos disponíveis para os relatórios uma informação tão importante? Mas acontece que, como somos todos inconformados, fomos lá tentar resolver o problema 😁

É interessante perceber que, ao acessar a área de relatórios e expandir a seção de Datas, várias informações estão disponíveis – como por exemplo a Data Limite, Data de Restrição, e as datas de Início e Término dos sprints – mas a bendita da Data de Status não está lá.

Então, para dar um jeito nessa situação, temos que criar um campo personalizado do tipo Data que seja uma réplica da Data de Status. O passo-a-passo:

1. Clicar em Projeto > Campos Personalizados > selecionar o tipo Data
2. Selecionar o primeiro campo de data disponível e clicar em Renomear. Eu renomeei o meu campo para Data Status, mas você pode ficar à vontade para renomear o campo de acordo com a sua necessidade
3. Em seguida, clicar em Fórmula. Na caixa de diálogo, clicar em Campo > Projeto > Data > Data de Status


4. Em Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo selecionar Usar Fórmula

Em seguida você deve garantir que a Data de Status está definida para o seu projeto. Ao retornar ao seu relatório personalizado, expanda a visualização da Lista de Campos e então a subseção Data. Em Personalizado você deverá encontrar o campo que acabou de ser criado, e então poderá adicioná-lo ao relatório:


Problema resolvido:


🚀🚀🚀

domingo, 19 de abril de 2020

Novidades no Project for the web

Olá pessoal –

Aproveitando um pouco de tempo livre para tirar a poeira aqui no blog. Infelizmente não tenho mantido a regularidade de postagens como gostaria, pois acabei direcionando o trabalho mais para o meu canal no YouTube – porém, prometo que irei retomar as postagens com mais frequência.

Hoje quero aproveitar para compartilhar alguns anúncios realizados recentemente pela Microsoft, no que se refere ao Project for the web. O Project for the web é uma versão completamente renovada do Microsoft Project, baseado no Power Platform (eu falei em detalhes sobre o Project for the web nesse post e também nesse vídeo).

#1: Licenciamento

Pois bem, o que acontece é que, desde sempre, o assunto licenciamento tem sido um problema frequente para as organizações que utilizam a solução PPM (Project Server e Project Online). Como existem diferentes perfis que utilizam a plataforma (Administradores, Executivos, Gerentes de Portfólio, Gerentes de Projeto e etc.), a Microsoft dividiu o licenciamento (do Project Online) em três tipos: Project Online Premium (agora chamado de P5), Project Online Professional (agora P3) e Project Online Essentials (agora P1). Mesmo com essa divisão do licenciamento, alguns cenários ainda ficaram descobertos: o que fazer com os usuários que desejam apenas visualizar as informações dos projetos, sem necessariamente realizar interação com os cronogramas? E os gerentes e/ou executivos que precisam ter visibilidade de datas importantes do portfólio, mas que não irão atuar na manipulação dos dados?

Para resolver esse problema a Microsoft anunciou, agora no mês de Abril/2020, que usuários com licenças do Office 365 terão acesso de leitura ao Project for the web e ao Roadmap. Isso significa que algumas licenças do Office 365 com maior nível (as licenças E5) irão conceder permissão para que os usuários possam visualizar informações dos projetos do Project for the web e também dos roteiros do Roadmap que forem compartilhados com eles.

Essa é uma excelente notícia para as organizações que desejam ter mais flexibilidade na colaboração entre as diferentes equipes que participam dos projetos, sem necessariamente ter que aumentar o valor do investimento em licenciamento.


#2: Filtros de tarefas

Outra novidade do Project for the web é que agora a plataforma irá permitir que filtros sejam realizados nas tarefas do cronograma através de uma pesquisa simples, usando o nome das tarefas como referência. Agora, ao abrir o cronograma de um projeto no Project for the web, os usuários passarão a visualizar a opção de Filtros na parte superior direita da janela, o que permitirá filtrar as tarefas através de uma digitação simples:



Aqui ainda vale ressaltar que, infelizmente, a opção de filtro só está disponível na visão Tabela. As áreas de Quadro e Linha do Tempo ainda não disponibilizam a opção de filtrar as tarefas.

#3: Copiar projetos

A terceira novidade planejada pela Microsoft trata-se da possibilidade de copiar projetos existentes quando da criação de um novo projeto, permitindo assim que os usuários não iniciem seus novos projetos do zero. Esse é um tópico muito importante para garantir certo grau de conformidade e padronização às organizações que desejam utilizar (ou que já estejam utilizando) o Project for the web, principalmente se considerarmos que no Project Online já podemos fazer isso através da utilização de modelos.

Bem pessoal, por hoje é isso.

Uma coisa que seria interessante saber é quem aqui já está utilizando o Project for the web: o que estão achando? Quais as sugestões de melhorias que poderiam ser desenvolvidas na plataforma?

Um grande abraço!

domingo, 22 de março de 2020

Acesso negado. Você não tem permissão para executar esta ação ou acessar este recurso

Olá pessoal –

Se você é um administrador do Project Online, é bom ficar atento a um erro bastante comum que está associado à utilização de workflows. Imagine que você construa um workflow que suporte o processo de gerenciamento de projetos em vigor na sua organização; uma vez que você finalizar a construção do workflow, você vai testá-lo e percebe que o workflow não é efetivamente disparado como deveria. Ao acessar a página de Status do Fluxo de Trabalho, você encontra a seguinte mensagem:

O fluxo de trabalho ainda está processando. Atualize a página e tente novamente


Você atualiza a página, mas nada acontece. O fluxo não se move... ao acessar a página Dados Adicionais do Workflow, a seguinte mensagem é apresentada:

Acesso negado. Você não tem permissão para executar esta ação ou acessar este recurso.


Bem, se este é o erro que você está enfrentando, então fique tranquilo. O erro está relacionado ao fato de que o usuário que está executando o workflow não está inserido em um dos grupos de segurança do Project Online. Mesmo que o usuário seja um administrador da coleção de sites do Project Online, caso não esteja incluído dentro de um dos grupos de segurança, ele não poderá executar workflows.

Assim, pare resolver o problema, basta navegar à seção de gerenciamento de usuários, selecionar o usuário com problemas, e adicioná-lo ao grupo que caracteriza suas permissões no ambiente (Administrador, Project Online e etc.). Assim, bastará reiniciar o workflow para que tudo funcione conforme esperado 😊


É isso aí, espero que ajude e até a próxima!


sábado, 18 de janeiro de 2020

Obtendo o estágio dos projetos via Power Automate

Olá pessoal –

Dia desses um cliente me enviou um e-mail com o seguinte requerimento:

Precisamos automatizar alguns processos internos para que, quando o projeto atingir determinado estágio do workflow no Project Online, uma série de e-mails sejam disparados para alguns usuários-chave. Além disso, as informações capturadas no termo de aberta do projeto também deverão ser transferidas para um documento, que será enviado como anexo para o nosso grupo de executivos”.

Mamão com açúcar, pensei. Lá no meu canal no YouTube eu já falei sobre como automatizar o processo de envio de notificações no Project Online com o Power Automate, e também já havia publicado dois vídeos falando sobre como enviar dados do projeto para um documento. Porém, quando fui colocar a mão na massa, esbarrei num cenário inesperado...

Acontece que, ao fazer uma requisição HTTP para o SharePoint, por algum motivo a tabela ProjectWorkflowStageData não oferece suporte para obtenção dos dados relacionados ao estágio dos projetos:


Neste exemplo, após um projeto ser publicado, estamos passando o parâmetro do Id interno do projeto para a requisição HTTP, com o objetivo de obter o estágio atual do projeto publicado. Quando o flow é executado, temos como resposta o seguinte erro:


O erro apresentado é o seguinte:

"The type 'ReportingData.ProjectWorkflowStageData' specified in the URI is neither a base type nor a sub-type of the previously-specified type 'ReportingData.Project'."

O ponto interessante é que, se trocarmos o endpoint para tarefas (Tasks()), o flow consegue obter todas as tarefas do projeto em questão normalmente (comprovando que a lógica e a instrução incluídas no Power Automate estão corretas):



Após quebrar muito a cabeça para entender o motivo de os dados do workflow não estarem disponíveis, decidi fazer uma tentativa usando a api REST do Project Server:


A instrução uri que deve ser utilizada é a seguinte:

/_api/ProjectServer/Projects(‘<parâmetro do id do projeto>’)?$Select=Stage/Name&$Expand=Stage

Ao rodar o flow, temos o resultado esperado:



A partir daí é possível dar continuidade ao flow, determinando todas as ações que devem ser executadas na sequência, de acordo com o estágio em que o projeto se encontra.

Pois é, por hora é isso. Mesmo este sendo um post mais curto e simples, acabou sendo bastante útil pra mim na resolução do requerimento de negócio que tinha. Então, espero que seja útil para você também 😊

Um abraço e até a próxima!

segunda-feira, 11 de novembro de 2019

Microsoft Ignite 2019















Olá pessoal –

Para aqueles que, assim como eu, não tiveram a oportunidade de estar em Orlando entre os dias 4 e 8 de Novembro para acompanhar o Microsoft Ignite in loco, é importante lembrar que já estão disponíveis todas as gravações das sessões entregues no maior evento de tecnologia promovido pela Microsoft 😍.

Vou disponibilizar aqui no post os links para as sessões sobre o Microsoft Project, e também alguns outros links adicionais para sessões que estejam relacionados com esse tema:


The future of Microsoft Project is here:

The Power of the new Microsoft Project and Microsoft 365:

Deep dive on the new Microsoft Project:

The new Microsoft Project: Built for teams:

Microsoft Project for the web – Reporting and Dashboards: https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/81244

Extending the new Microsoft Project with the Power Platform: https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/81245

Automate your tasks with Project, Planner, and Microsoft Flow: https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/81296

Intelligent automation with Microsoft Flow:

Automating your business process with Microsoft Flow and Teams integration: https://myignite.techcommunity.microsoft.com/sessions/78651

Become a Microsoft Flow super hero:


Bons estudos!


segunda-feira, 4 de novembro de 2019

Power Platform World Tour | São Paulo

Olá pessoal –

Nos dias 18 e 19 de Novembro irá acontecer na cidade de São Paulo o 'Power Platform World Tour', um dos maiores eventos sobre as soluções da Power Platform (PowerApps, Power BI e Flow).  O conteúdo será entregue 100% em Português, e irá contar com um time estelar de especialistas e líderes técnicos da comunidade. Vale a pena dar uma olhada para saber mais:

https://www.powerplatformworldtour.com/locations/saopaulo


Este será um grande evento, e irei participar para ter a oportunidade de encontrar grandes amigos e melhorar meus conhecimentos em todas as ferramentas que integram o Power Platform.

Nos vemos por lá 🚀

terça-feira, 29 de outubro de 2019

Uma nova era se inicia: o novo Project está oficialmente disponível

Olá pessoal –

Agora é pra valer: a Microsoft acaba de anunciar oficialmente o novo Project for the web – ou simplesmente ‘Project’. Como eu havia comentado no post anterior, trata-se de uma versão reimaginada do software de gerenciamento de projetos mais utilizado em todo o mundo, que foi desenhado do zero a partir da plataforma Power Platform – e que agora estará disponível exclusivamente na web.

Hoje iremos explorar em linhas gerais os recursos e funcionalidades iniciais do Project for the web. Ao final do post irei deixar links e referências da documentação disponibilizada pela Microsoft, caso você queira saber mais detalhes sobre planos, licenciamento, próximos passos e etc.

O que é o project for the web?

De maneira bem simples, podemos dizer que com o lançamento do Project for the web a Microsoft tem como objetivo preencher o vácuo existente entre as duas plataformas de gerenciamento de trabalho e projetos atuais: o Planner e o Project Online. Enquanto o Planner é uma excelente plataforma para o gerenciamento compartilhado de tarefas e pequenos projetos, ele não possui alguns recursos que são muito solicitados pelos usuários, como por exemplo a possibilidade de se estabelecer vínculos entre as tarefas, ou mesmo a possibilidade de utilização do conceito de tarefas e subtarefas, entre outras funcionalidades. Já o Project Online é uma plataforma completa para gerenciamento de portfolios, programas e projetos; entretanto, por muitas vezes é considerado muito “formal” e “burocrático”, e os seus conceitos de check-in, check-out, linha de base, publicação e etc. podem se apresentar como uma barreira para os gerentes de projeto que desejam trabalhar com mais dinamismo e agilidade.

Nesse sentido, o posicionamento do Project for the web é justamente esse: funcionar como uma alternativa para as organizações que não queiram ser simplistas demais para usar o Planner, e nem formais demais para usar o Project Online.




Como começar?

Se a sua empresa possui uma assinatura do Project Online com pelo menos uma licença Professional ou Premium, o Project for the web já deve estar disponível. Para iniciar um novo projeto, navegue à página Home do Project – https://project.microsoft.com – e inicie um novo projeto em branco:



Na primeira vez que você iniciar um novo projeto em branco, a página de setup será exibida, e você terá de aguardar alguns segundos:



O Project for the web foi desenhado para ser simples: você pode iniciar um novo projeto sem ao menos ter um nome:



Já em relação às colunas, temos uma surpreendente (e radical) mudança: o Project for the web possui apenas 13 colunas:



Se você é um usuário frequente do Project Online, irá perceber a mudança no nome de algumas colunas:


> Predecessoras chama-se Depende de (antes)
> Sucessoras chama-se Dependentes (depois)
> Trabalho chama-se Tempo necessário
> Trabalho Real chama-se Tempo concluído
> Trabalho Restante chama-se Tempo restante

Isso sem falar na nova coluna Grupo, que importou o conceito de ‘Buckets’ do Planner. Aliás, por falar em Planner, se você é um usuário frequente desta plataforma, irá perceber inúmeras semelhanças dele com o Project for the web, principalmente no que se refere ao aspecto visual (design) e interação (usabilidade). Como exemplo, ao clicar com o botão direito do mouse sobre uma tarefa é possível abrir a sua janela de detalhes, que é muito semelhante à janela de detalhes das tarefas do Planner:



Do mesmo modo, caso você já possua um conjunto de tarefas que componham o cronograma, a opção de clicar com o botão direito do mouse permite que uma série de ações sejam tomadas – como exemplo, é possível definir a estrutura das tarefas resumo e das subtarefas:





Seguindo o conceito de construção de um cronograma, ao utilizar a coluna Depende de (antes) para determinar a relação de vínculo entre as tarefas, a digitação do ID da tarefa já faz com que a plataforma apresente também o seu nome, facilitando a escolha do usuário:



Outro tópico importante é que, no Project for the web, não existe a necessidade de se criar uma equipe de trabalho, como acontece no Project Online. Conforme o projeto vai se desenvolvendo, você poderá começar a atribuir pessoas às tarefas:



Um importante ponto a ser observado é que, quando você tenta atribuir uma pessoa que não você próprio a uma tarefa, terá de criar um novo grupo para o seu projeto no Office 365 (ou então associar o projeto a um grupo existente):



Perceba que, ao tentar atribuir o usuário Daniel a tarefa ‘Configurar o ambiente de testes’ a plataforma irá requerer a definição sobre a criação de um novo grupo ou a associação do projeto a um grupo existente:






Design e interface do usuário (user interface)

Além da visão padrão de tabela, onde é possível adicionar e organizar as tarefas, o Project for the web também possui outras duas visões padrão: Quadro e Linha do Tempo. A visão quadro é muito semelhante a que encontramos no Planner (de novo ele), com a organização vertical das tarefas de acordo com um agrupamento específico (Progresso, Bucket ou Data de Vencimento):



Enquanto isso, a visão linha do tempo apresenta as tarefas no formato do velho e bom Gráfico de Gantt, só que agora com um visual bem mais moderno:



Outro item muito interessante do novo design está relacionado à formatação condicional aplicada automaticamente às tarefas, de acordo com o seu vencimento:




O futuro

Como eu havia comentado no início do post, o Project for the web é uma plataforma completamente nova, que não tem em sua fundação nenhum resquício do nosso velho amigo SharePoint, no qual toda a suíte PPM (Project Server e Project Online) foi baseada até hoje. Ainda referenciando aos primeiros parágrafos do post, o Project for the web foi construído sob a plataforma Power Platform, o que irá abrir um mundo completamente novo de possibilidades para integrações, desenvolvimento de soluções, aplicativos e conectores, que poderão tanto consumir como enviar dados para o novo Project. Acessando os bastidores do CDS (Common Data Service) é possível entender como a plataforma está organizada em entidades:



E ao acessar uma entidade específica (neste exemplo projetos) é possível visualizar todas as propriedades e informações sobre os seus registros:




Mas esse será assunto para os próximos posts e vídeos no canal.

Ok, legal... mas, e agora? Qual o impacto disso?

Imagino que, a partir de agora, as organizações irão começar a se perguntar: nós já utilizamos o Project Online como plataforma de apoio ao nosso portfolio de projetos. O que a introdução do Project for the web significa, e como isso irá nos afetar?

Segundo a própria Microsoft, não há motivo para pânico. O Project Online não será descontinuado, e as empresas não irão perder do dia para a noite todo o investimento realizado na plataforma. A princípio, as operações e a gestão do portfolio poderão acontecer normalmente no Project Online, de modo que as organizações poderão ter um tempo para entender melhor o Project for the web, bem como seus recursos, funcionalidades e qual o contexto de sua utilização. Deste modo será possível estruturar um plano para migração gradual do Project Online para o Project for the web, ao mesmo tempo em que novos recursos, funcionalidades, aplicativos, conectores e soluções são introduzidas/adicionadas à plataforma pela Microsoft e/ou parceiros do ecosistema PPM.

Para entender melhor todos os efeitos da introdução do Project for the web, e como se preparar para essa transição no longo prazo, a leitura da documentação abaixo é fundamental: