segunda-feira, 10 de setembro de 2018

Customizando as permissões para os Gerentes de Projeto

Olá pessoal –

Na medida em que as empresas que adotam o Microsoft PPM (Project Online ou Project Server) vão aumentando o seu nível de maturidade na utilização da plataforma, é comum que novas customizações sejam necessárias para refinar as permissões e aumentar os níveis de segurança, governança e conformidade do ambiente como um todo.

Uma dessas customizações pode ser realizada nas permissões de segurança dos gerentes de projeto: via de regra, os gerentes de projeto são usuários do Microsoft PPM que irão receber permissões para criar e gerenciar projetos, atribuindo recursos às tarefas e controlando o desempenho e a evolução dos cronogramas. Por padrão (e considerando o modo de permissão do Project), os membros do grupo de segurança Gerentes de Projeto do Microsoft PPM também podem executar três ações que nem sempre são desejadas:


- Excluir projeto: a configuração nativa do Project Online e Project Server permite que os Gerentes de Projeto possam excluir os projetos dos quais sejam proprietários

- Salvar Linha de Base Protegida: em empresas com um bom nível de maturidade e que tenham processos de governança bem definidos, nem sempre os gerentes de projeto possuem permissões para salvar a Linha de Base. Em geral, esta é uma atividade atribuída a um grupo com maior autoridade na organização, como por exemplo os membros do escritório de projetos (PMO)

- Salvar Modelo de Projeto: os modelos de projeto são cronogramas padrão, normalmente desenvolvidos pela equipe do PMO e que representam o conjunto de atividades comuns normalmente incluídas em projetos da organização. Uma vez salvos, os modelos de projeto poderão ser utilizados por todos os gerentes de projeto quando da iniciação de um novo projeto

Faz sentido pra você restringir as ações acima? Imagine o tamanho do estrago caso um gerente de projetos exclua inadvertidamente um projeto importante do ambiente; ou então alguém que deseje salvar uma nova Linha de Base sem que haja uma mudança formalmente aprovada no processo de gerenciamento de mudanças; ou então talvez haja um cenário no qual alguém queira criar um novo cronograma modelo para utilizá-lo em seus projetos futuros, porém sem antes passar pelos processos de conformidade estabelecidos pelo Escritório de Projetos...


Como um gerente de projetos pode excluir um projeto?

Muita gente que utiliza o Microsoft PPM desconhece esta opção, mas um gerente de projetos pode excluir um projeto ao acessá-lo via Project Professional. Logo após se conectar à instância do Microsoft PPM, basta clicar com o botão direito do mouse no projeto desejado e a opção de exclusão será exibida:






Restringindo permissões

Para restringir as permissões, a minha preferência é sempre por criar um novo grupo de segurança e então customizá-lo de acordo com as necessidades. Deste modo, preservamos o grupo padrão (neste caso, o grupo Gerentes de Projeto), mantendo-o sem alterações – de modo que o novo grupo personalizado possa ser modificado inúmeras vezes sem que se perca as configurações e permissões nativas da plataforma PPM.

Para criar um novo grupo de segurança, certifique-se que seu ambiente esteja no modo de permissão do Project. Em seguida, clique Configurações do PWA > Gerenciar Grupos. Na janela Gerenciar Grupos, clique em Novo Grupo:



Você deverá então determinar o nome do novo grupo, e poderá também inserir uma descrição. Neste exemplo, irei chamar o grupo de # Líderes de Projeto, conforme exemplo abaixo:



Em seguida você deverá determinar quais as Categorias de segurança que estarão associadas ao grupo. Por padrão, no Microsoft PPM o grupo Gerentes de Projeto está associado à Categoria Meus Projetos, representando o que o usuário poderá fazer com os projetos nos quais ele for o proprietário. Adicione a categoria Meus Projetos à área Categorias Selecionadas. Em seguida seria necessário determinar as permissões dinâmicas que devem ser aplicadas à categoria selecionada no contexto do grupo atual. Como não é fácil saber exatamente quais são as permissões que um gerente de projetos deve possuir, você poderá definir as permissões com base em um modelo pré-existente. Para isso, basta selecionar a categoria adicionada recentemente e então selecionar o modelo Gerente de projeto em Definir Permissões com Modelo:



Uma vez aplicadas as permissões com base no modelo, você poderá remover aquelas que não serão concedidas aos membros do grupo recém criado. No nosso exemplo, irei desmarcar as permissões Excluir Projeto e Salvar Linha de Base Protegida:




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Neste ponto é importante compartilhar duas informações complementares:

1) Para desabilitar uma permissão no Microsoft PPM, simplesmente desmarque a opção desejada. Caso você clique em Negar, a permissão será negada a todos os usuários do grupo de maneira definitiva, independentemente de o usuário possuir a permissão ativa em outros grupos nos quais for um membro

2) As Linhas de Base Protegidas são as Linhas de Base numeradas de 1 a 5, enquanto as Linhas de Base desprotegidas são numeradas de 6 a 10. Como eu havia comentado anteriormente, em algumas organizações o salvamento da Linha de Base é restrito apenas aos membros do Escritório de Projetos (PMO), então uma abordagem que pode ser adotada é permitir que os Gerentes de Projeto salvem as informações de planejamento nas Linhas de Base de 6 a 10, de modo que o projeto possa ser submetido à revisão final do PMO antes de ser movido para a fase de execução. Então, caso o planejamento tenha sido aprovado, os membros do PMO podem copiar os dados das Linhas de Base desprotegidas para a Linha de Base 0 (e assim sucessivamente), registrando então aquilo que foi acordado no plano original.

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Em seguida, você deverá navegar à parte inferior da janela, até encontrar as Permissões Globais. As permissões globais representam os recursos e funcionalidades que os membros de um determinado grupo possuem, independente das categorias de segurança as quais o grupo está associado. Ao encontrar as Permissões Globais, repita o passo anterior e defina as permissões com base no modelo Gerente de projeto:



Desta maneira você poderá garantir que os gerentes de projeto na sua organização possam salvar linhas de base desprotegidas (de 6 a 10), assim como restringir suas permissões para salvar modelos de projeto:




Clique em Salvar para concluir as configurações do novo grupo.


Resultados

Uma vez configurado o grupo, você deverá incluir os usuários que irão herdar as suas permissões. Ao tentar repetir a ação de exclusão de um determinado projeto, os membros deste grupo serão notificados de que esta ação não é permitida:





Do mesmo modo, caso tentem salvar uma Linha de Base protegida (de 0 a 5), também serão impedidos pela plataforma:






Caso você queira ler com calma, a versão digital desse post está disponível para download.

Um abraço e até o próximo post!



quarta-feira, 29 de agosto de 2018

Enviando notificações no Project Online com o Microsoft Flow

Olá pessoal –

Um dos maiores benefícios de se utilizar uma suíte de aplicativos como o Office 365 é a possibilidade de integração e comunicação entre os diferentes aplicativos que são parte integrante da plataforma. Há inúmeros cenários, requisitos de negócio e necessidades do dia-a-dia que podem ser resolvidos através da integração de um ou mais aplicativos, facilitando a comunicação entre as equipes e garantindo que as pessoas tenham em mãos as informações que precisam, no momento certo e com a qualidade necessária.

Recentemente tive a oportunidade de trabalhar com um cliente em um projeto de adoção do Project Online para um pequeno time que estava sendo formado (um novo escritório de projetos dentro da TI). Como a área ainda estava sendo criada, não haviam processos estruturados e definidos sobre como os projetos seriam gerenciados, bem como não havia um fluxo formal de como os novos projetos seriam cadastrados e aprovados na organização.

A necessidade inicial do time responsável por utilizar o Project Online na organização era simples: cada novo projeto criado deveria disparar automaticamente uma mensagem/alerta para um endereço de email, de modo a informar a equipe sobre a nova empreitada. Como não havia nada complexo no processo e também não haveria a necessidade de que aprovações fossem disparadas, a utilização do SharePoint Designer para construção de um workflow seria algo além do necessário. E foi então que o Flow entrou em ação...

O Microsoft Flow (https://flow.microsoft.com/pt-br/) é uma poderosa plataforma de automação, que permite aos usuários a criação de fluxos de trabalho automatizados entre seus aplicativos e serviços, de modo a garantir o recebimento de notificações e ações em geral (como sincronização de arquivos, coleta de dados e etc.).

O Flow é uma plataforma que está disponível para diferentes planos da suíte do Office 365, e pode ser inclusive utilizado de maneira gratuita (para maiores informações sobre as versões do Flow, visite este link: https://us.flow.microsoft.com/pt-br/pricing/). Como possui uma série de modelos e conectores que permitem aos usuários executar inúmeras ações de comunicação entre diferentes aplicativos, o Flow pode ser utilizado no contexto do Project Online (como será discutido neste post) como também em inúmeras outras situações e necessidades de negócio. Vale a pena dar uma olhada na galeria de modelos disponíveis: https://flow.microsoft.com/pt-br/templates/


Criando um flow

Para criar um novo Flow, primeiro certifique-se que você possui uma licença junto à sua empresa (ou se inscreva para utilizar um dos planos gratuitos). Em seguida, navegue para https://flow.microsoft.com. Na página inicial, você pode fazer uma pesquisa utilizando o termo ‘Project Online’. Alguns modelos serão exibidos, conforme figura abaixo:


Uma das opções disponíveis é “Receive an email when a new Project is created in Project Server Online”. Selecione esta opção e você será direcionado à página seguinte, onde você precisará informar as suas credenciais no Project Online:


Após inserir suas credenciais, você precisará conceder permissão para que o Flow possa ler algumas informações do Project Online:


Os passos seguintes são simples e intuitivos. Primeiro, você deverá informar qual o nome da instância do Project Online à qual deseja se conectar, assim como o endereço de email para o qual as mensagens devem ser enviadas. Já no corpo do email você poderá determinar quais as propriedades que deseja utilizar quando cada notificação for enviada:


Uma vez criado o Flow, você poderá publicá-lo. Então, a cada novo projeto criado, as notificações serão enviadas automaticamente para os destinatários informados:



Mamão com açúcar, não é? 😊

Nos próximos posts vou procurar explorar um pouco mais da integração entre os recursos do Office 365 e o trabalho que executamos no nosso dia-a-dia de gerenciamento de projetos.

Espero que tenha gostado do post, e até a próxima!


segunda-feira, 27 de agosto de 2018

SGPL 20018: Sucesso!


Olá pessoal,

Nos dias 24 e 25 de Agosto, juntamente com a equipe de voluntários do PMI capítulo Bahia (https://pmiba.org.br/), entreguei um workshop no evento SGPL 2018 (Seminário de Gestão de Projetos e Liderança). O SGPL é o maior evento com objetivo de disseminar as boas práticas em gestão de projetos da região Nordeste, e na edição 2018 contou também com o toque especial de estar celebrando os 15 anos do capítulo Bahia do PMI.

As palestras e workshops entregues no SGPL tinham o principal objetivo de compartilhar ideias e disseminar conhecimento relacionados ao triângulo de talentos do PMI, que contempla: Competências e Técnicas em Gestão de Projetos, Gestão Estratégica de Negócios e Liderança.

O evento foi um sucesso absoluto, tanto em termos de organização quanto em termos de público: palestras cheias, público altamente motivado e participativo e palestrantes entregando um conteúdo de alto nível.

A minha palestra teve como foco os assuntos que mais gosto: falar sobre como utilizar o Power BI para criar relatórios, painéis e dashboards com dados do Project Online. A sala estava super lotada, com um pessoal ávido por saber mais sobre como integrar as duas plataformas. Foi muito massa! 😊   

O meu agradecimento vai para todos os voluntários do PMI-BA que fizeram o evento acontecer. Um evento desse nível exige muita concentração, esforço e profissionalismo, e o pessoal de Salvador tirou tudo isso de letra. Nota 10 para todos os envolvidos, e muitíssimo obrigado pelo convite!

Eu puliquei os slides que utilizei na apresentação no Slide Share, caso tenham interesse em saber mais:


Abaixo algums fotos do evento:





Um grande abraço e espero poder participar novamente em 2019!


segunda-feira, 2 de julho de 2018

MVP Renovado: 2018-2019


Olá pessoal,

Todo começo de Julho é sempre uma grande expectativa para todos os MVPs. Afinal, é nesse período em que a Microsoft faz uma avaliação das contribuições dos MVPs ao longo do último ciclo anual para então decidir quem será renovado e quem não mais fará parte do programa.

Uma coisa que pouca gente sabe é que o MVP é uma premiação dinâmica: ela se baseia no seu último ano de contribuições, e não em todo o seu histórico ao longo do tempo em que você está no programa. Isso quer dizer que um MVP de longa data pode não renovar caso não tenha contribuído significativamente nos últimos 12 meses – o que é muito bom, já que privilegia e reconhece quem é ativo junto à comunidade. Outra coisa boa que acontece em virtude desse critério é que sempre há espaço para novas pessoas chegarem, de forma que o programa MVP não se torna um grupo exclusivo e restrito sempre às mesmas pessoas.

Pois hoje sinto-me muito honrado e feliz em saber que fui renovado como MVP de Project, completando assim meu terceiro ano no programa. Para se ter uma ideia, na área da minha premiação (que se encaixa na categoria Business Solutions mas é, de fato, Microsoft Project) existem apenas cerca de 30 profissionais reconhecidos como MVP em todo o mundo – sendo que 4 deles são brasileiros (além de mim, há os véios de guerra Allan Rocha e André Xavier e o Mário Trentim). Caso você tenha curiosidade, aqui tem uma lista (mesmo que um tanto incompleta) dos MVPs de Project:


Então é isso pessoal... é um prazer enorme e uma responsabilidade maior ainda em fazer parte de um time com tantas feras. Meu dever agora é continuar o trabalho, compartilhando conhecimento e contribuindo com a comunidade do Microsoft Project, Project Online e Project Server.

Vamos juntos que tem muita coisa pela frente!

  

sexta-feira, 29 de junho de 2018

Customizando as Notificações de Workflow no Project Online

Olá pessoal –

Ao utilizar uma plataforma de gerenciamento de Portfolios, Programas e Projetos como o Project Online ou o Project Server para capturar, priorizar, selecionar, planejar e gerenciar suas iniciativas corporativas, as organizações dispõe de uma grande oportunidade para automatizar seus processos de negócio através da coleta das informações sobre as solicitações de projeto e sua eventual evolução ao longo do ciclo de vida. Em um cenário como esse, a criação de workflows personalizados se mostra uma ferramenta fundamental para auxiliar essa automatização dos processos.

Ao criar workflows personalizados junto aos clientes com os quais atuo, tenho sempre o objetivo de prover uma experiência de navegação e usabilidade agradável, que ajude os clientes a entender rapidamente as informações chave para que tenham condições de tomar as decisões de negócio necessárias. E se há um recurso que eu realmente acredito que precise ser configurado de maneira especial são as notificações disparadas pelos workflows.

Vejamos este cenário: quando uma nova solicitação de projeto é criada na plataforma PPM (neste caso, o Project Online), o usuário solicitante normalmente precisa preencher um formulário com as informações essenciais sobre a solicitação; uma vez que as informações são coletadas, a solicitação é submetida para revisão/aprovação. E aqui é onde temos algo que pode ser melhorado: as configurações padrão do workflow não disponibilizam informações úteis quando do envio de notificações. Aqui um exemplo de formulário para a coleta das informações da solicitação de projeto:



Uma vez submetida a solicitação de projeto para revisão/aprovação, a seguinte mensagem padrão é enviada às pessoas responsáveis pela sua revisão/aprovação:




Neste ponto, vale a pena uma análise mais aprofundada: suponha que você é a pessoa responsável pela aprovação/revisão da solicitação: ao receber a mensagem, não há nada nela que você pode utilizar para entender o que está sendo solicitado... isso significa que, caso você queira obter mais detalhes a respeito da solicitação, você precisará navegar até sua página de detalhes de projeto, disponível na Central de Projetos. Então, após navegar até a PDP e consultar os dados, você poderá retornar ao email e clicar no link para aprovar ou rejeitar a solicitação. Muitos cliques desnecessários, não é mesmo?

Em cenários como este, minha preferência é por incluir nas notificações que são enviadas pelo workflow todas as informações vitais sobre a solicitação de projeto, de modo que o aprovador consiga rapidamente entender o que está sendo solicitado. E como a organização e o layout de como as informações são apresentadas também é fundamental para dar uma aparência profissional ao nosso trabalho, eu uso um pequeno truque: primeiro, crio um documento no Word tabulando o layout desejado, com base nas informações que farão parte da notificação; em seguida, basta copiar e colar o formulário do Word para o SharePoint Designer, e depois preencher os campos nos espaços necessários. Vejamos.

Criando o formulário no word

O primeiro passo é criar o formulário no Word. Você deve incluir no formulário todas as informações que serão compartilhadas, incluindo as mensagens de introdução (cabeçalho):



Quando o formulário estiver pronto, você deve voltar ao SharePoint Designer, acessar o workflow e encontrar a ação responsável por enviar a notificação no processo de tarefas:



Então, basta abrir o editor de email e colar os dados oriundos do formulário:



Por fim, você deverá preencher cada um dos espaços vazios do formulário com os campos devidos:



Uma vez finalizado, salve e publique o workflow. Quando novas solicitações de projeto forem criadas e as notificações disparadas, é assim que os aprovadores irão receber as notificações:




Bem mais elegante e informativo, não acha? 😊

Por hoje, fico por aqui. Espero que você tenha gostado do post!

Caso você queira ler com calma, a versão digital desse post está disponível para download.


sexta-feira, 22 de junho de 2018

Project Week Experience 2018: Call for Speakers








Olá pessoal,

É com muita satisfação que gostaria de informar que já estamos trabalhando a todo vapor no planejamento e organização do 'Project Week Experience 2018', o maior evento virtual em língua portuguesa sobre a plataforma PPM e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Pelo segundo ano consecutivo, o PWE irá promover uma série de palestras virtuais ao longo de uma semana, com o objetivo de compartilhar conhecimento, promover as boas práticas e contribuir com a comunidade. O evento deve acontecer entre os dias 22 e 26 de Outubro de 2018 (ainda a ser confirmado).

Uma novidade para este ano: você terá a oportunidade de fazer parte do time de palestrantes. Isso mesmo! Se você tem uma ideia, utiliza algum recurso ou faz algo muito bem com o Microsoft Project, Project Online ou Project Server, e deseja compartilhar um pouco do seu conhecimento, poderá submeter a sua sugestão de palestra. Quem sabe você não seja um dos palestrantes selecionados?

Para isso, basta preencher o formulário disponível no link abaixo:


As sugestões de palestras poderão ser submetidas até o dia 10 de Julho. Após essa data, o time responsável pela organização do evento irá trabalhar para selecionar as palestras que melhor se encaixarem na grade, e então os palestrantes selecionados serão notificados com os próximos passos.

É isso aí, aguardamos a sua sugestão.

Boa sorte!

#PWE2018


terça-feira, 19 de junho de 2018

Criando Pesquisas no Excel Online

Olá pessoal –

A evolução dos recursos e das funcionalidades do Office 365 é algo que eu gosto bastante de acompanhar. Todos os times de produto da Microsoft vem trabalhando nos últimos anos para dar cada vez mais atenção à comunidade, no sentido de entender o que de fato as pessoas precisam e incorporar as ideias e sugestões que façam mais sentido dos pontos de vista técnico e funcional. Como resultado desse esforço, de tempos em tempos os produtos do Office 365 apresentam novidades que são distribuídas entre os usuários em forma de atualização/updates.

Em especial, uma funcionalidade recentemente incorporada ao Office 365 têm me ajudado bastante: a possibilidade de criar formuários com o Excel Online. O caso é o seguinte: eu ministro treinamentos de Excel, Project e Power BI, e ao final de cada turma preciso coletar a impressão dos alunos a respeito do treinamento. Via de regra, ao final de cada turma eu entregava um formulário impresso onde os alunos registravam suas notas sobre diferentes tópicos abordados no treinamento. O problema era: o que fazer com toda essa papelada? Depois de preenchidos os formulários físicos, havia um trabalho grande para que fosse possível compilar essa informação – passar os resultados para uma planilha; tabular os dados; extrair informações, gerar gráficos...

Eis que, através do Office 365, qualquer usuário pode agora criar um formulário de pesquisa, que pode ser compartilhado com outras pessoas que então irão respondê-lo. Desse modo, na medida em que as pessoas respondem a pesquisa de maneira eletrônica, todos os resultados coletados são arquivados diretamente em uma planilha – bastando então que as respostas sejam compiladas e os gráficos criados, o que economiza um tempo considerável.

O mais legal disso tudo? Você nem precisa ter o Microsoft Excel instalado na sua máquina para conseguir organizar a sua pesquisa 😊

Criando o formulário de pesquisa

Para criar um formulário de pesquisa no Excel Online tudo o que você precisa é de uma conta na Microsoft / Office 365. Pode ser uma conta do Hotmail, Outlook, Live... inclusive, é bem provável que você já tenha a sua.

Ao acessar o OneDrive conectado à sua conta, você pode clicar em Novo > Pesquisa do Excel:


Uma vez iniciada a pesquisa, você poderá iniciar a construção do formulário de pesquisa:


Uma vez inserida a pergunta, você poderá determinar quais serão as suas características e informações complementares, como Subtítulo, Tipo de Resposta, se a resposta é obrigatória e etc. Você pode também digitar um título e uma descrição para a pesquisa.

Neste exemplo, irei criar um formulário para que os participantes de um treinamento possam responder o questionário de avaliação final:


Perceba as diferentes opções disponíveis para o tipo de resposta:


Você pode combinar diferentes opções de resposta em cada uma das perguntas da pesquisa, de acordo com a sua necessidade. Veja o exemplo final do meu formulário:


Uma vez que você tenha finalizado a construção da pesquisa, você poderá compartilhá-la para que as pessoas tenham condições de respondê-la. Para isso, basta clicar em Compartilhar pesquisa para que o Excel Online disponibilize um link de acesso ao formulário:


As pessoas com as quais você compartilhar a pesquisa a verão dessa maneira:


Na medida em que você for recebendo as respostas, poderá consultá-las no Excel Online via OneDrive:


Assim, você poderá tabular as respostas e gerar os resultados gráficos que desejar:



Muito bacana, não acha? E você, já conhecia esse recurso?

Espero que tenha gostado do post. Um forte abraço e até a próxima!