domingo, 3 de março de 2019

Nunca atribua recursos à tarefas resumo

Olá pessoal –

Muitos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project acabam não seguindo as boas práticas de utilização do software – as vezes por desconhecimento, as vezes por negligência – o que pode gerar resultados diferentes daqueles esperados para o cronograma, podendo inclusive comprometer o planejamento, a execução e a monitoria e controle do empreendimento.

Uma das ações mais comuns dos gerentes de projeto com os quais trabalho no meu dia-a-dia é a de atribuir recursos à tarefas resumo (as tarefas resumo são aquelas que representam um grupo comum de tarefas do projeto, normalmente representando uma fase do projeto). O argumento utilizado, na maioria dos casos, é o seguinte: “o recurso fulano será responsável por toda essa fase do projeto, logo, vou atribuí-lo à fase (tarefa resumo) ao invés de atribuí-lo a cada tarefa individualmente, o que seria muito trabalhoso”.

Esta é, definitivamente, uma prática não recomendada ao se trabalhar com o Microsoft Project. E como sempre procuro explicar com exemplos práticos os motivos de não recomendar que se trabalhe no software dessa maneira, resolvi escrever este post pois assim podemos ajudar um maior número de pessoas e também pra já ter tudo documento nos casos futuros 😊.

Abaixo vou listar os principais motivos para que se evite a atribuição de recursos à tarefas resumo.

Problema #001 – superalocação, atribuições duplicadas e cálculo de esforço incorreto

Ao atribuir recursos à tarefas resumo, o MS Project poderá acabar apresentado resultados divergentes no que se refere ao montante de trabalho (esforço) requerido ao recurso ao longo do projeto. Além disso, outros problemas também podem acontecer, a depender de como as atribuições são configuradas. Os problemas mais comuns são:

1 - Cálculo incorreto do montante de horas de trabalho (esforço) requerido ao recurso

2 - Problemas de superalocação e duplicidade de trabalho caso o recurso também esteja atribuído às subtarefas

Veja o exemplo abaixo, referente ao primeiro cenário. Ao atribuir o recurso apenas à tarefa resumo, o cálculo do trabalho apresenta um valor incorreto (enquanto o montante total de esforço do recurso é de 24 horas, o trabalho total esperado para as 3 sub-tarefas do projeto é de 72 horas):


Já no segundo cenário, caso o recurso também seja atribuído às sub-tarefas, o montante de esforço será calculado em duplicidade. Perceba que o trabalho esperado para o projeto já não é mais de 72 horas (a soma das 3 sub-tarefas), mas sim de 96 horas. Além disso, uma vez que há atribuições em duplicidade, o recurso também passa a ser apresentado como superalocado, pois o total de esforço de suas atribuições será superior à sua capacidade diária de trabalho:


Apenas para contextualizar melhor, em ambos os casos estou utilizando um modo de exibição combinado, ou seja, uma janela dividida com os modos de exibição Gráfico de Gantt e Uso dos Recursos.
            
Problema #002 – reporte de progresso

Outro problema recorrente da atribuição de recursos à tarefas resumo se dá quando é necessário reportar o progresso das tarefas. Por padrão, o comportamento das tarefas resumo no Microsoft Project é o de absorver e consolidar o montante de progresso reportado nas suas sub-tarefas. Nesse sentido, caso o reporte de progresso seja realizado nas sub-tarefas, o percentual concluído da tarefa resumo será calculado automaticamente pelo software:


Da mesma maneira, ao reportar progresso na tarefa resumo, as sub-tarefas serão impactadas automaticamente, mesmo que essa não seja a intenção:


Problema #003 – modelos de cronograma

Se você utiliza uma plataforma unificada de gerenciamento de projetos como o Microsoft PPM (Project Server ou Project Online), você não poderá iniciar novos projetos que tenham como modelo um cronograma com recursos atribuídos à tarefas resumo. Ao iniciar a criação de um novo projeto, a plataforma bloqueia o processo e uma mensagem de erro é apresentada, de modo que não é possível concluir a ação.

Conclusão

Para finalizar este post e reforçar a ideia de que nunca devemos atribuir recursos à tarefas resumo, para além dos argumentos citados anteriormente, acredito que valha a pena fazer uma pequena reflexão: em um projeto, as pessoas (recursos) são responsáveis pela execução de atividades (tarefas) que, juntas, formam um determinado pacote de trabalho (normalmente representada em uma tarefa resumo). Nesse sentido, um recurso nunca será, na prática, responsável por uma “fase” do projeto: ao contrário, ele irá executar ações coordenadas para que as entregas daquela fase sejam realizadas.

Portanto, se você ainda faz parte do time dos gerentes de projeto que atribuem recursos à tarefas resumo, chegou a hora de mudar de lado.

Como já é de praxe, neste link você poderá fazer o download deste post. 

Um forte abraço e até o próximo post!


quinta-feira, 7 de fevereiro de 2019

MVP Conference LATAM 2019


Olá pessoal,

Como aconteceu no ano passado, este ano teremos a segunda edição do MVP Conference LATAM 2019, o maior evento técnico realizado por experts Microsoft na América Latina.

O MVP Conf 2019 será realizado nos dias 12 e 13 de Abril, na Universidade Anhembi Morumbi em São Paulo.

O MVP Conf é realizado e mantido pelo time de MVPs do Brasil (com apoio da Microsoft) e neste ano irá entregar mais de 140 palestras nas mais variadas trilhas: .NET, Acessibilidade, Banco de Dados, Big Data, Gerenciamento de Projetos, Power BI, Office 365, Inteligência Artificial, Machine Learning, IoT entre outras.

Eu também irei palestrar no evento, na trilha de gerenciamento de projetos. O tema da minha palestra será: Data Driven Decisions: Como extrair dados do Project Online e SharePoint com o Power BI para criar Painéis, Relatórios e Dashboards para o Escritório de Projetos. O objetivo da palestra será apresentar casos de uso reais sobre como obter, modelar e apresentar informações do portfólio de projetos do Project Online através do Power BI, criando visualizações que dêem suporte ao PMO no processo de tomada de decisão. Na palestra irei utilizar experiências e desafios reais do meu dia-a-dia como consultor PPM, e como cada solução foi desenvolvida para resolver as necessidades de negócio apresentadas.

Ainda na trilha de gerenciamento de projetos, teremos outras sessões imperdíveis:

> O André Xavier irá entregar uma sessão sobre o Roadmap
> O Ricardo Monge falará sobre características gerais do Project Online, seus benefícios e melhores práticas de adoção
> O Mário Trentim fará um dueto com o João Benito Savastano para compartilhar dicas e truques sobre como efetuar a gestão ágil de projetos com o Project e o Planner

Isso sem contar inúmeras outras palestras das mais de 16 trilhas com os maiores experts do mercado.

Porém, caso você ainda esteja pensando se vale a pena participar do MVP Conf 2019, fica aqui o argumento final: 100% do valor arrecadado com o evento será destinado a 5 instituições beneficentes em diferentes regiões do Brasil. Ou seja, além de melhorar seus conhecimentos, ter a oportunidade de fazer networking com um super time de especialistas em plataformas Microsoft e dar um up na sua carreira, você também irá contribuir (e muito) com quem realmente precisa! 🙌

Acesse o site do MVP Conf, confira a grade de palestras, faça sua inscrição e participe conosco:  https://mvpconf.com.br/

Te vejo em Abril! Apareça lá na minha palestra e vamos bater um papo!


#MVPConf


quinta-feira, 31 de janeiro de 2019

Roadmap - Recursos e Funcionalidades

Olá pessoal,

Dando continuidade ao post publicado no mês de Dezembro, onde em parceria com o Kenneth Steiness eu pude explicar o funcionamento e o processo de construção de roadmaps, no post de hoje gostaria de explorar alguns recursos e funcionalidades adicionais da plataforma, para que seja possível dinamizar o trabalho e entender um pouco melhor o funcionamento do Roadmap nos bastidores.

ADICIONANDO ITENS PELA CENTRAL DE PROJETOS

Quando o Roadmap é habilitado no Office 365, o Project Online ganha um novo comando na Faixa de Opções (Ribbon) da Central de Projetos – este comando foi traduzido como Adicionar ao Roteiro. Através deste comando, os usuários do Roadmap podem rapidamente adicionar tarefas resumo, tarefas regulares ou marcos às linhas do seu roadmap.


Este é um recurso que facilita bastante a escolha dos elementos que devem ser exibidos no roadmap – sendo que o fator principal se deve ao fato de que adicionar as tarefas pela página do próprio Roadmap, como eu mostrei no post anterior, pode ser um pouco confuso, uma vez que não se tem visibilidade sobre todos os detalhes das tarefas sendo adicionadas.

Aqui, cabe ressaltar um ponto muito importante: só é possível adicionar tarefas de um cronograma via Central de Projetos caso o projeto em questão já tenha sido previamente conectado ao Roadmap. Caso você acesse o projeto diretamente (via Central de Projetos) sem antes tê-lo conectado ao roadmap, ao pressionar o comando Adicionar ao Roteiro será apresentado à seguinte mensagem:


Uma vez estabelecida a conexão entre o roadmap e o cronograma, ao clicar novamente em Adicionar ao Roteiro você estará apto a dar continuidade às configurações:


Também é interessante perceber que você pode selecionar múltiplas linhas do cronograma para adicioná-las de uma vez só ao seu roadmap:



PERMISSÕES DE ACESSO

Ao criar novas linhas em um roadmap, você precisa determinar o seu proprietário. Do ponto de vista do Roadmap, os proprietários são as pessoas responsáveis pela entrega (e também pela gestão) dos itens (tarefas regulares / tarefas resumo / marcos) incluídos na linha.

Nesse sentido, seria natural concluir que, ao determinar um proprietário para uma linha, esta pessoa recebesse automaticamente as permissões de acesso ao roadmap, correto? Pois é, infelizmente não é bem assim...

Peguemos como exemplo o Arthur Mamede: no cenário que estamos acompanhando nesse post, o Arthur foi incluído como proprietário da linha ‘Processos & Escritório’. Entretanto, ao acessar a página Home (https://project.microsoft.com), ele não possui visibilidade do roadmap há pouco criado:


Portanto, para que alguém possua acesso a um roadmap (mesmo que sendo proprietário de uma ou mais linhas), é necessário que esta pessoa seja adicionada como um membro do roadmap:


Deste modo, na próxima vez que o Arthur tentar acessar a seção Compartilhados comigo na página Home, terá visibilidade do novo roadmap e poderá acessá-lo normalmente:


E SE UM PROJETO FOR EXCLUÍDO?

Caso um projeto conectado a uma linha do roadmap venha a ser excluído, na próxima vez em que a sincronização for realizada pelo Microsoft Flow, uma mensagem de erro será apresentada junto à linha em questão:


Ao clicar em Detalhes será possível entender o motivo da falha na sincronização das informações, e então o projeto poderá ser removido:


E você, já está utilizando o Roadmap na sua organização?

Vou ficando por aqui, um forte abraço e até a próxima!

quinta-feira, 20 de dezembro de 2018

Roadmap

Olá pessoal –

No post de hoje tenho a honra de dividir o palco com o Kenneth Steiness, CEO da Sensei Project Solutions. Vamos falar aqui um pouco mais sobre o Roadmap, nova plataforma introduzida pela Microsoft que será parte integrante do ecosistema PPM. No final do post vamos compartilhar uma série de links e referências externas para que você possa aprofundar o seu conhecimento a respeito do Roadmap.

Então, aperte os cintos e boa leitura!

Este post foi publicado originalmente no site da Sensei Project Solutions:

https://www.senseiprojectsolutions.com/2018/12/31/microsoft-roadmap-maps-strategy-to-execution-2/

Monitore seu Roadmap de Iniciativas Estratégicas

Por Kenneth Steiness, CEO da Sensei Project Solutions

Através do ‘Roadmap’, nova funcionalidade adicionada ao ecosistema PPM, a Microsoft consolida a gestão integrada de portfólio à sua plataforma de gerenciamento de projetos e programas – o Project Online.

Sendo o Project Online a plataforma de PPM líder no segmento de gerenciamento de projetos, a introdução do Roadmap irá permitir às organizações e seus executivos a criação de visões estratégicas (plotadas em uma linha do tempo) que consolidem as iniciativas estratégicas da organização. Em um primeiro momento, o Roadmap irá permitir a conexão com projetos oriundos do Project Online e também do Azure Boards (anteriormente chamado de VSTS), entretanto, em releases futuros, a Microsoft também planeja permitir a conexão com tarefas oriundas de outras plataformas – como Planner ou Jira. Ao utilizar o Roadmap, os usuários poderão adicionar ‘datas principais’ para a iniciativa, e então adicionar tarefas, fases e marcos de projetos individuais que estão sendo gerenciados no Project Online (ou no Azure Boards). Esta combinação oferece aos executivos uma visão global e direta de como a estratégia da organização está sendo traduzida para execução. Adicionalmente, os Roadmaps também podem ser criados por departamentos ou programas, podendo também ser compartilhados com grupos específicos dentro da organização.

Com o lançamento recente da Project Home – e agora com o lançamento oficial do Roadmap, a Microsoft está consolidando sua estratégia de ‘Modern Project and Work Management’, através da disponibilização de um local único e centralizado que possa ser utilizado pela organização para comunicar de maneira efetiva como os valores estratégicos do negócio estão sendo entregues pelas diferentes iniciativas em vigor.




Iniciando o Trabalho com o Roadmap

Por Raphael Santos

Agora que o Kenneth compartilhou um pouco da visão do que é o Roadmap – e como ele pode ser utilizado pelas organizações, eu gostaria de analisar de maneira detalhada seus recursos e funcionalidades. Neste artigo eu irei utilizar o Roadmap para contar uma história: uma determinada organização está conduzindo um programa para modernizar o seu campus, e a equipe de PMO precisa combinar informações vitais de diferentes projetos para entender de maneira simples e eficaz o status do programa como um todo, de maneira visual e interativa.

Tudo tem início na página ‘Project Home’, onde os usuários podem acessar rapidamente seus projetos recentes, assim como seus Roadmaps. Para criar um novo Roadmap, basta clicar no botão Criar Novo e então escolher Roadmap.

(É importante lembrar que, para que seja possível criar um novo Roadmap, sua empresa deverá habilitá-lo na central de administração do Office 365. Este link disponibiliza maiores informações sobre como habilitar o Roadmap).




Quando um novo Roadmap é criado, um canvas em branco é apresentado. O layout do canvas é limpo e intuitivo, representando o novo conceito de ‘Modern Project and Work Management’ que a Microsoft está introduzindo, conforme enfatizado pelo Kenneth no início desse artigo. O canvas apresenta as seguintes opções para configuração do Roadmap:


1)     Título
2)     Adicionar linha
3)     Adicionar data principal
4)     Timeline
5)     Aplicar Zoom
6)     Filtro
7)     Ir para data
8)     Semana (este item acabou ficando de fora quando do lançamento da versão final do Roadmap)
9) Membros


Então, vamos começar pelo início… perceba que, ao criar um novo Roadmap, você não precisa necessariamente de um nome. Tudo o que você precisa fazer é adicionar uma nova linha, que pode estar conectada ao Project Online ou ao Azure Boards. Ao adicionar uma nova linha, você será perguntado por um título – e a boa notícia é que este título não precisa receber o nome do projeto com o qual você irá conectá-la. Você também deverá determinar se a nova linha criada estará conectada ao Project Online ou Azure Boards:



Uma vez determinado que a linha estará conectada ao Project Online, você precisará determinar a URL do seu ambiente para que possa escolher o projeto que será utilizado para sincronizar as informações – neste exemplo inicial eu irei me conectar a um projeto chamado ‘Building Alpha’:



É interessante observar que o Roadmap utiliza a tecnologia ‘Power’ (neste caso, o Microsoft Flow), para estabelecer a conexão com o Project Online, assim como para manter os dados em sincronia caso mudanças ocorram no cronograma do projeto. Uma vez que a conexão é confirmada, é também possível expandir a caixa de diálogo para visualizar mais informações sobre a conexão estabelecida e as credenciais utilizadas:



Uma vez conectado você poderá procurar pelos itens disponíveis no cronograma do projeto (tarefas resumo, tarefas regulares ou marcos):




O que eu gostei bastante a respeito do Roadmap é a facilidade com a qual se pode procurar por itens do cronograma – basta digitar alguns termos para que tarefas resumo, tarefas regulares e marcos que contenham os termos digitados sejam apresentados.

Uma vez que você tenha decidido quais são os itens do cronograma a serem adicionados à linha você poderá fechar a caixa de diálogo para que os elementos escolhidos sejam apresentados no Roadmap:




Definindo o Status das Tarefas

Uma poderosa funcionalidade disponível no Roadmap é a habilidade de definir um status para uma tarefa específica. Ao clicar sob o nome da tarefa você poderá escolher entre os valores disponíveis para determinar seu status atual:



É importante mencionar que o status da tarefa, conforme definido no Roadmap, não possui nenhum relacionamento com o status da tarefa no cronograma – ou seja, o status da tarefa no Roadmap é definido manualmente pelo usuário e não herda nenhum valor previamente definido (ou automaticamente calculado) no cronograma do projeto. Além disso, também é possível navegar de volta ao Project Online caso necessário, uma vez que o Roadmap mantém um link com a tarefa original:




Adicionando Novas Linhas

Como proprietário do Roadmap, você pode adicionar novas linhas que tenham como objetivo apresentar informações de tarefas e marcos de outros projetos que façam parte desta iniciativa. Neste exemplo irei adicionar uma nova linha que estará conectada ao projeto chamado ‘Building Beta’:


Também é possível reposicionar as linhas do Roadmap utilizando os botões ‘Mover para cima’ e ‘Mover para baixo’.


Datas principais (key dates)

Além da possibilidade de incluir tarefas e marcos oriundos dos cronogramas existentes no Project Online, você também pode adicionar Datas principais (key dates) no Roadmap. Pense nas Datas principais como marcos organizacionais que devem ser respeitados para o Roadmap como um todo (no nosso caso, marcos que pertencem ao programa), que talvez não estejam diretamente conectados a um projeto específico. Este é um excepcional recurso, pois permite que os executivos e envolvidos na iniciativa possam comparar as Datas principais do Roadmap com os marcos oriundos do cronograma. Para adicionar Datas principais ao Roadmap basta clicar em Adicionar data principal:



Uma vez adicionadas, as Datas principais serão exibidas na linha do tempo do Roadmap:




Opções Adicionais

O Roadmap também oferece as seguintes configurações adicionais:

- Aplicar Zoom: permite aumentar ou reduzir as datas apresentadas na linha do tempo

- Filtro: você também pode filtrar as linhas do Roadmap (atualmente é possível filtrar apenas pelo proprietário de cada linha)

- Ir para data: caso o Roadmap possua múltiplos itens que se extendam por um intervalo de tempo muito longo, você pode facilmente focar em um período específico que seja relevante

- Membros: como um proprietário do Roadmap, você pode compartilhar sua iniciativa com outros membros da organização

Arquitetura

Os Roadmaps são construídos utilizando o CDS – Common Data Service for Apps, o que significa que eles são inteiramente integrados com as outras ferramentas e plataformas do ecosistema ‘Power’ – como Power Apps, Power BI, Flow e etc. Baseado nisso, depois de criado o seu Roadmap, você pode navegar para a página do Microsoft Flow (https://flow.microsoft.com/pt-br/) e efetuar o login usando suas credenciais. Ao navegar até a página Meus Fluxos você poderá acessar os flows (fluxos) que foram construídos automaticamente quando da criação do Roadmap:



Você também pode editar o fluxo para entender em mais detalhes a lógica e os passos que acontecem nos bastidores:




Considerações Finais

Bem pessoal, o Roadmap é uma nova plataforma que irá causar um grande impacto em como as organizações visualizam e entendem suas iniciativas estratégicas. Fique ligado que ao longo das próximas semanas irei escrever posts adicionais com informações mais detalhadas do Roadmap, casos de uso no dia-a-dia e outros informações relevantes da plataforma.

Links & Material Complementar







terça-feira, 13 de novembro de 2018

Alteração no Modo de Permissionamento do Project Online

Olá pessoal –

Um dos maiores benefícios de se trabalhar com plataformas em nuvem, como é o caso do Project Online, é a facilidade e rapidez com a qual o ambiente pode estar disponível para que as equipes iniciem a gestão de seus projetos – em teoria, basta que a subscrição/assinatura seja realizada para que a instância seja provisionada.

Entretanto, há cenários em que o time responsável pelo Project Online não é necessariamente o time que detém todas as permissões requeridas para configurar a plataforma. Esta é uma situação que pode acontecer porque algumas configurações do Project Online são realizadas na camada do SharePoint, de modo que apenas administradores do SharePoint (ou do Office 365) detenham tais permissões. Nesse sentido, no caso de uma pessoa que é um administrador do Project Online mas não é administrador do SharePoint ou Office 365, tais configurações não estariam disponíveis – ou seja, seria necessário acionar outro time para que eventuais mudanças nas configurações sejam feitas.

Uma das configurações que são realizadas (ou eram 😊) na camada do SharePoint é o Modo de Permissionamento do Project Online: o modo de permissionamento define como o gerenciamento de segurança da plataforma estará disponível para controlar o tipo de acesso que os usuários têm a sites e a projetos.

A boa notícia é que algumas coisas estão mudando: na página do Microsoft Roadmap há um update previsto para este ano (2018) em que as configurações do Modo de Permissionamento sejam movidas da administração da tenant do Office 365 (ou seja, administração do SharePoint) para a coleção de sites do Project Online, o que irá facilitar bastante a vida dos administradores do Project Online que não possuem acesso no nível SharePoint/Office 365:



No meu ambiente Demo esta configuração já está habilitada, e está disponível na seção de Configurações Adicionais do Servidor:



Essa notícia, apesar de boa para os administradores do Project Online (pois afinal de contas não fazia muito sentido uma configuração que é aplicável à coleção de sites do Project Online (PWA) não poder ser controlada por um administrador do Project Online) é um tanto quanto arriscada, e deve ser tratada com muito cuidado... explico: caso um administrador modifique o modo de permissionamento de Project Permission Mode para SharePoint Permission Mode, essa ação irá apagar e remover completamente qualquer tipo de permissões previamente configuradas, sem que exista a possibilidade de reconfigurar os parâmetros anteriores. Em outras palavras: suponha você tenha criado vários grupos de segurança personalizados, com permissões e características exclusivas, de acordo com a necessidade de acesso dos usuários na sua empresa; ao trocar o modo de permissionamento, todas essas configurações serão apagadas, e o ambiente será reconfigurado para voltar ao modo padrão. É como dar um reset e voltar às configurações de fábrica, portanto, tenha certeza de aplicar testes e simular o comportamento em ambientes de homologação/desenvolvimento antes de efetuar qualquer modificação no ambiente de produção.

Por hoje é isso. Vou ficando por aqui, um grande abraço e até o próximo post!


segunda-feira, 22 de outubro de 2018

Granularidade dos Dados Divididos em Fases

Olá pessoal –

Em Novembro de 2017 a Microsoft anunciou uma mudança significativa em como o Project Online armazena os dados divididos em fases no feed de dados OData. Essa mudança está gerando um grande impacto em empresas e invidíduos que estão iniciando seu trabalho no Project Online, e este é o assunto deste post. Porém, antes de falarmos sobre a mudança – e qual o impacto que ela gera – vamos primeiro entender o que são dados divididos em fases.

Os dados divididos em fases

Quando um recurso é atribuído a uma tarefa, o Project Online cria uma atribuição. As atribuições tem como objetivo armazenar as informações de como os recursos irão trabalhar nas tarefas, como por exemplo a quantidade de horas que eles irão dedicar, as unidades de atribuição, as datas de início e término de cada atribuição e etc. Ainda nesse contexto de atribuições, a plataforma também armazena como as atribuições estão distribuídas ao longo do tempo. Vamos usar como referência o cenário abaixo:

O recurso Raphael está atribuído a uma tarefa com duração de 5 dias, prevista para começar em 13/08 e acabar em 17/08, com utilização das unidades máximas a 100%, ou seja, serão 8 horas de trabalho por dia.

No contexto acima (e levando em consideração a configuração padrão do Project Online até meados de Outubro/2017), a plataforma iria criar uma linha na tabela de atribuições para cada dia de trabalho do recurso Raphael, para armazenar exatamente o montante de horas de trabalho deste recurso em cada dia de trabalho da atribuição. Ou seja, seriam 5 registros do recurso Raphael à tarefa para o qual ele foi atribuído, sendo que caad um desses registros (13/08, 14/08, 15/08, 16/08 e 17/08) iria armazenar a informação de 8 horas de trabalho.

Agora imagine o volume extraordinário de dados sendo gravados no banco de dados a cada projeto... no contexto anterior, foram geradas 5 linhas de informações para apenas uma única atribuição e apenas um único recurso. E na sua organização, qual o número médio de tarefas de cada cronograma? E qual o número de recursos atribuídos em cada tarefa? Pensando exponencialmente, dá pra se ter uma ideia do que isso significa.

E, afinal, qual foi a mudança? E qual o seu impacto?

A mudança realizada pela Microsoft tem seu impacto sentido apenas nas novas instâncias do Project Online, ou seja, se você já utilizava a plataforma antes de Nov/2017 você não foi afetado. Por padrão, a plataforma agora não armazena os dados divididos em fase no banco de dados OData, cabendo ao administrador a decisão sobre sua ativação e também sobre o nível de granularidade a ser aplicado – as opções agora são Nunca, Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Por Período Fiscal. Vejamos o exemplo abaixo:

Como havia sido comentado, o recurso Raphael está atribuído à uma tarefa de 5 dias de duração (40 horas):



Ao navegar à Central de Recursos e selecionar o recurso Raphael, é possível verificar suas atribuições. Perceba que a tarefa está sendo exibida normalmente no modo de visão Gráfico de Gantt:



Porém, caso seja necessário alterar a visualização para Planejamento e Capacidade, de modo a comparar a atribuição com a capacidade do recurso ao longo do tempo, iremos visualizar algo estranho:



Perceba que apesar de o Raphael possuir uma capacidade de 8 horas por dia (representado pelo Gráfico de Linha), suas atribuições no período da tarefa Planejamento não estão sendo exibidas. Caso optemos por visualizar os detalhes de capacidade e atribuições, será possível verificar a inconsistência – uma vez que capacidade de disponibilidade possuem o mesmo valor, o que não deveria estar correto já que o recurso está atribuído à uma tarefa nesse período:




Como a nova configuração padrão do Project Online está definida para nunca armazenar as atribuições dos recursos, os dados não existem no banco de dados, e é por este motivo que visualizamos os gráficos e detalhamento desta maneira. Se você tentar criar relatórios via Power BI ou Excel, também não irá encontrar nada no banco de dados.

Como alterar a configuração padrão

Uma vez que você tenha entendido qual o nível de granularidade que a sua organização irá precisar para gerar seus relatórios, painéis e dashboards, você poderá alterar a configuração padrão do Project Online na sua empresa. Para isso, clique em Configurações do PWA e em seguida Relatório (que está presente na seção Dados da Empresa). Lá você poderá definir a configuração desejada (minha recomendação, caso você não saiba exatamente qual opção selecionar, é manter a granularidade no nível mais baixo, ou seja, Diariamente):



Lembre-se que caso existam projetos que tenham sido criados antes da alteração você terá republicá-los para que o efeito seja sentido e as informações armazenadas no banco de dados. Após a publicação você irá visualizar os resultados:




Como leitura complementar, sugiro o excelente post do Brian Smith, que detalha minuciosamente a mudança e também seus impactos e efeitos.

Espero que este post ajude.

Um forte abraço!