terça-feira, 6 de abril de 2021

Filtrando as tarefas de um projeto via Power Automate

 Olá pessoal –

No final de Março/2021 publiquei um post para explicar como é possível filtrar um projeto pelo seu ID no Power Automate. Logo depois de efetuar a publicação do post surgiu uma nova necessidade com um dos clientes com os quais eu trabalho, que acho que vale a pena compartilhar por aqui. Vou procurar explicar com um pouco mais de detalhes:

--- um cliente gostaria que, logo após a criação de um novo projeto, seus marcos fossem obtidos e sincronizados com um sistema externo, que era utilizado por uma área específica da organização para fins de controle.

É importante destacar que nesse post não pretendo explicar como os dados exportados foram adicionados ao sistema externo. Ao invés disso, meu objetivo aqui será detalhar como é possível criar uma ação no Power Automate que utilize o parâmetro do ID do projeto (GUID) para filtrar as tarefas daquele cronograma especificamente. Antes de começar, é importante apenas deixar claro que, no contexto desse cliente, todos os novos projetos criados possuíam um modelo de cronograma associado, ou seja, quando da criação de um novo projeto toda a estrutura básica de tarefas já estaria pronta. Feitos os devidos disclaimers, vamos lá.

O primeiro passo é iniciar o gatilho do flow usando a opção ‘When a new project is created’. Em seguida, paralisamos o fluxo por 2 minutos para garantir que todas as ações de criação do projeto tenham sido processadas pela fila do Project Online. Por fim, uma ação ‘Send an HTTP request to SharePoint’ foi adicionada para que seja possível obter a lista de tarefas:


Após especificar o endereço do PWA e manter o método padrão GET, é preciso determinar que as tarefas a serem obtidas devem ser oriundas do projeto que acabou de ser criado. Se você já está familiarizado com as strings para obter dados da API do Project Online (OData), já deve saber que o ponto final da entidade tarefas pode ser consultado da seguinte maneira (neste exemplo estamos filtrando os marcos do cronograma e obtendo o seu ID, nome e data de término):

/_api/ProjectData/Tasks()?$Select=TaskId,TaskName,TaskFinishDate&$Filter=TaskIsMilestone eq true

Porém, como filtrar as tarefas para que sejam apenas obtidas as tarefas do projeto criado? A resposta é que a API OData é flexível o suficiente para permitir a inclusão de um parâmetro adicional (Projects), que permite a aplicação do filtro desejado. Ficaria assim:

/_api/ProjectData/Projects(guid'[ProjectId] ')/Tasks()?$Select=TaskId,TaskName,TaskFinishDate&$Filter=TaskIsMilestone eq true


Aplicando esta técnica apenas as tarefas necessárias do projeto em vigor serão obtidas, e assim será possível prosseguir com as ações futuras de acordo com as necessidades de negócio.

Espero que ajude e até a próxima 😉.



sexta-feira, 2 de abril de 2021

Reimagine Project Management with Microsoft

 


Olá pessoal –

Passando hoje rapidamente para falar sobre um evento virtual muito importante para a turma que está pensando em adotar o Project for the web (ou para aqueles que já estão em processo de adoção). Nesse mês de Março/2021 a Microsoft disponibilizou as palestras que foram gravadas durante o evento Reimagine Project Management with Microsoft, um evento realizado pelo time de produto e engenheiros que trabalham ativamente no desenvolvimento do Project for the web, discutindo as funcionalidades, recursos e roadmap dessa importante plataforma de gerenciamento de projetos.

A inscrição para o evento é gratuita e pode ser feita no link abaixo:

https://events1.social27.com/reimagine-projectmanagement/page/pre-signup

Só pra vocês terem uma ideia da montanha de conteúdo disponível:


Agora é bloquear a agenda e dar no play 📺


segunda-feira, 29 de março de 2021

Como filtrar projetos pelo ID no Power Automate?

 Olá pessoal –

Conforme eu venho falando há bastante tempo aqui no blog, tenho procurado manter uma longa lista de recursos, funcionalidades e soluções para ajudar os usuários do Project Online na automação de seus processos de gerenciamento de projetos via Power Automate. No post de hoje vou comentar sobre como podemos filtrar um determinado projeto pelo seu ID na ação ‘Send an HTTP request to SharePoint’.  

Uns dias atrás, um cliente precisava realizar uma ação aparentemente simples: quando um novo projeto fosse criado no Project Online, o Power Automate deveria ir até o site de projetos que nasceu junto do projeto e realizar algumas mudanças nos títulos de algumas pastas padrão na biblioteca de documentos compartilhados. O problema é que ele não estava conseguindo filtrar o projeto através do seu ID, usando como parâmetro o gatilho que dispara o flow. Vamos dar uma olhada no flow original que estava sendo criado:


A lógica utilizada era simples:

  1. O gatilho seria disparado com a criação de um novo projeto no Project Online
  2. Em seguida, uma ação de ‘Delay’ foi incluída para paralizar o flow por 5 minutos – o objetivo era dar tempo ao Project Online para que fosse capaz de processar todos os trabalhos relacionados com a criação do novo projeto
  3. Por fim, a instrução era passada à ação ‘Send an HTTP request to SharePoint’ para filtrar o projeto que acabara de ser criado, usando como critério de filtro a coluna ‘Project Id’

E por que o flow não funciona? Bem, enquanto os filtros para a API do Project Online funcionam muito bem quando estamos utilizando termos comuns (por exemplo, poderíamos filtrar pela propriedade ‘ProjectName’ aplicando um filtro simples como ....Projects()?Filter=ProjectName eq 'Implantação do PMO ') infelizmente o mesmo cenário não se aplica quando o campo Project ID está sendo utilizado como parâmetro de filtro. Como o Project Id é um campo interno de identificação única dos projetos, utilizado como chave primária pelo banco de dados do Project Online, ele precisa ser filtrado incluindo o termo GUID (Global Unique Identifier) como prefixo. Dessa maneira, ao invés de utilizar o filtro ....Projects()?Filter=ProjectId eq '[Project Id]', o correto seria configurar o filtro dessa maneira: ....Projects()?Filter=ProjectId eq guid'[Project Id]'


Assim passamos os parâmetros corretos para a string e conseguimos obter as informações necessárias para dar continuidade ao flow.

Espero que ajude 😉.

quarta-feira, 20 de janeiro de 2021

Como escolher o tipo de projeto no Power Automate

 Olá pessoal –

Feliz 2021, e que esse seja um ano repleto de realizações e prosperidade – sempre com muita saúde!

No último ano trabalhei em inúmeros projetos de automatização do Project Online com o apoio do Power Automate, os quais tenho procurado documentar aqui no blog e também no meu canal do YouTube.

Em um dos vídeos postados iniciei uma discussão sobre as opções para criação de novos projetos através da integração entre uma lista do SharePoint e o Project Online. Gentilmente, o usuário Messias Reis postou uma dúvida muito interessante na seção de comentários:


Respondendo à pergunta do Messias, sim, é possível escolher o tipo de projeto que se deseja criar – e esse será o objetivo deste post.

Obtendo os ids dos tipos de projeto

No Microsoft Project Online é possível criar diferentes Tipos de Projeto da Empresa (EPTs) para mapear os processos de gestão e também o ciclo de vida dos projetos corporativos. Ao navegar no ambiente, os usuários podem visualizar e selecionar o EPT desejado para iniciar um novo projeto:


Quando o usuário seleciona um tipo de projeto, o sistema irá direcioná-lo para a URL que especifica o ID interno do EPT escolhido:


A título de exemplo, abaixo está a URL interna do meu ambiente para o EPT ‘Application Development’:

https://m365x353811.sharepoint.com/sites/pwa/_layouts/15/PWA/Wizards/CreateProject.aspx?src=RibbonNewProject#{"stage":1,"eptUid":"6cc4465b-b347-e711-80d1-00155d3c3c16"}

Aqui a lista contendo os IDs internos de todos os tipos de projeto cadastrados no meu ambiente:


Criando o flow

De posse da lista de IDs internos é possível construir o flow no Power Automate. De maneira resumida, você terá de determinar quais serão os parâmetros e as ações que serão realizadas para capturar as ideias dentro da sua organização. O output desse processo será então utilizado pelo Power Automate para criar o novo projeto no Project Online – conforme exemplo discutido no vídeo utilizado como referência nesse post.

Indo direto ao ponto, após capturar o nome que será dado ao novo projeto, você terá de iniciar a ação Send an HTTP Request to SharePoint, combinando o método POST com a URI irá criar o novo projeto (/_api/ProjectServer/Projects/Add). Em seguida, no corpo da instrução, você precisará determinar o nome do projeto e também especificar o ID do tipo de projeto que deverá ser utilizado:


Vale lembrar que você deverá substituir o trecho <inserir o nome do projeto> pelo output obtido nas ações anteriores.


Neste exemplo estou utilizando um EPT fixo para criar o novo projeto (mas também é possível utilizar um EPT dinâmico se o processo assim exigir). Como resultado, todas as vezes em que o flow for acionado, os novos projetos serão criados utilizando o EPT escolhido:


Espero que ajude


terça-feira, 5 de janeiro de 2021

Arquivando projetos no Project Online

 Olá pessoal –

Feliz 2021, e que esse seja um ano repleto de realizações e prosperidade – sempre com muita saúde!

Com a chegada de um novo ano, é comum que alguns projetos cheguem ao fim, e com isso algumas ações devem ser realizadas pelos gerentes de projeto para garantir que seus cronogramas sejam arquivados de maneira correta. Apesar de essas ações serem altamente recomendadas, infelizmente ainda é muito baixo o número de organizações que tenham implementado processos claros e definidos para o encerramento de projetos no Project Online.

Os 7 passos para o arquivamento de projetos

Passo #1: garantir que todas as tarefas do cronograma estejam definidas como 100%

Pode até soar óbvio, mas a primeira coisa que os gerentes de projeto precisam fazer quando seus projetos se encerram é garantir que todas as tarefas do cronograma sejam marcadas como 100% concluídas. Não é incomum que projetos concluídos apareçam em relatórios como 97%, 98% ou mesmo 99% concluídos... tal situação se deve ao fato de que pode haver tarefas que não foram necessárias; ou tarefas que foram finalizadas com menos esforço do que o planejado, deixando algum trabalho restante; ou então marcos, que precisam ser definidos como 100% concluídos de maneira manual.


Passo #2: atualizar a Data de Status

Há um tempinho eu escrevi aqui no blog sobre a importância de manter a Data de Status sempre atualizada – e essa afirmação ainda é verdadeira quando do encerramento de um projeto. Uma data de status atualizada ajudará na identificação de eventuais desconformidades no cronograma, como tarefas não marcadas como concluídas.

Passo #3: bloquear as tarefas

O Project Online possui um campo de tarefa chamado Bloqueada, que quando marcado com a opção “Sim” irá restringir os usuários de registrar esforço na tarefa. Em outras palavras, quando o cronograma for publicado nenhum progresso adicional poderá ser adicionado às tarefas em que o campo bloqueada estiver ativado. Os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Bloqueada e então marcar todas as tarefas com a opção sim:


Passo #4: modificar a opção de publicação das tarefas

O Project Online possui um campo de tarefa chamado Publicar, que é responsável pela exibição ou não exibição das atribuições nas páginas de tarefas dos recursos, assim como nos quadros de horário e modos de exibição de atribuições no PWA. Quando definido como não, os recursos não mais terão visibilidade das atribuições das tarefas nas suas páginas no PWA – e sendo assim, os gerentes de projeto deverão adicionar a coluna Publicar e então marcar todas as tarefas com a opção não:


Passo #5: modificar o tipo de reserva dos recursos

O campo Tipo de Reserva é utilizado pelo Project Online para determinar se a utilização de um determinado recurso em um projeto está confirmada ou proposta. Ao finalizar um projeto, os gerentes de projeto devem alterar os tipos de reserva dos recursos de Comprometida para Proposta, para que as atribuições sejam removidas dos modos de exibição de capacidade na Central de Recursos:


Passo #6: definir os valores dos campos personalizados ou mover o projeto no workflow

Se a sua organização utiliza workflows para gerenciar o ciclo de vida dos projetos, então os gerentes de projeto deverão mover o projeto para o respectivo estágio (fase) de encerramento, para que as devidas revisões/aprovações sejam realizadas. Caso o controle do status dos projetos seja realizado através de um campo personalizado (Status do Projeto, por exemplo) então o status deverá ser definido manualmente pare que represente a situação atual do projeto.

Passo #7: publicar o projeto

Por fim, para garantir que todas as ações tomem efeito, o projeto deverá ser publicado para que todas as atualizações sejam comunicadas à plataforma

Passo extra: arquivando o site de projeto

Caso sua organização utilize os sites de projeto para armazenar artefatos relacionados ao ciclo de vida do projeto (como documentos, riscos, problemas, entregas, mudanças entre outros) também é possível arquivar o site de projeto. Para isso, a recomendação é alterar as permissões do site, concedendo permissões únicas para os membros de equipe de modo a modificar o nível de acesso para apenas leitura nas bibliotecas e listas existentes, garantindo assim que não haja alterações nos itens existentes, assim como bloqueando a criação de novos itens.

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Pois é pessoal, por hoje é isso! Agora é a sua vez de botar a mão na massa e garantir que os projetos estão sendo arquivados adequadamente na sua organização!

Espero que ajude 😉



terça-feira, 29 de dezembro de 2020

Retrospectiva 2020

 Olá pessoal –

Hoje decidi reservar um pouco do meu tempo para tirar a poeira e retomar uma tradição que andava esquecida aqui no blog, que é escrever um último post fazendo uma retrospectiva do ano.

De certa forma, parte da inspiração para voltar a escrever uma retrospectiva se deu após ler as publicações de 2019 do Fabrício Lima e do Erick Wendell, então a primeira coisa a fazer é deixar o meu agradecimento público a esses dois caras sensacionais!

Ao escrever essas linhas me pego pensando que todos nós deveríamos pensar seriamente em publicar uma retrospectiva (mesmo que esse “publicar” signifique escrever para nós mesmos e não compartilhar com ninguém): trata-se de uma excelente oportunidade para aproveitar a calmaria do final do ano, respirar um ar fresco e então fazer uma profunda reflexão, olhando para trás e entendendo como foi o ano: pode-se comparar aquilo que foi feito com o que foi planejado; é possível entender com mais clareza quais foram os desafios, as mudanças, os ajustes de percurso e as conquitas; adicionalmente, através do entendimento do que deu certo e do que deu errado, podemos entender um pouco mais sobre nós mesmos, e assim pavimentar o caminho para o ano vindouro.

E que ano foi esse de 2020, não é mesmo?

Certificado em Power BI 📊

O meu 2020 começou acelerado. Antes de dar play nas mini-férias que tiro religiosamente no mês de Janeiro com a família, me propus a fazer o exame para a certificação de Power BI, no qual fui aprovado no dia 02 de Janeiro.


Infelizmente o exame que fiz na época (70-778) será descontinuado em Janeiro de 2021, então terei de refazer o exame esse ano (DA-100) para atualizar a minha certificação. 

Global Power Platform Bootcamp 🌍

Avançando para o mês de Fevereiro, tive a honra de participar do Global Power Platform Bootcamp, um evento global que acontece de maneira simultânea em mais de 40 cidades ao redor do mundo. Como ainda não tínhamos sido afetados pela pandemia, o evento aconteceu presencialmente (a se eu soubesse que esse era o último evento presencial que faria no ano 😕), e tive a honra de dividir o palco com o Renato Romão, um super profissional e grande amigo que a vida da tecnologia me deu. Inclusive, os slides que utilizei em uma das minhas palestras estão disponíveis para serem visualizados/baixados na minha conta do Slideshare.


COVID-19 & MVP Summit 2020 goes online 😷

Daí veio a pandemia... todos fomos afetados de uma maneira inimaginável, em maior ou menor proporção. Falando particularmente da situação aqui em casa, nossa rotina não foi virada do avesso como foi o caso de muitas outras famílias, muito disso porque meu trabalho na Sensei já era realizado de maneira remota há quase 5 anos, e todos estávamos bem adaptados. A principal diferença na nossa rotina foi ter que tentar manter as crianças minimamente ocupadas, principalmente durante os 2 ou 3 primeiros meses, uma vez que o isolamento social completo era a regra vigente. Foram dias difíceis, mas posso afirmar com toda certeza que também foi uma grande oportunidade para que nos aproximássemos mais como família.


No meio desse turbilhão de incertezas, a Microsoft decidiu transformar o MVP Summit em um evento virtual, após quase 2 décadas de eventos presenciais na sede da empresa em Redmond. Como comentei a época, foi um esforço notável de agilidade, eficiência e competência de todo o time envolvido na organização do summit, pois em pouquíssimo tempo conseguiram preparar e realizar o evento de maneira impecável.


Convivendo com a pandemia: home office is the new normal 💻

Uma vez estabelecida a pandemia e todas as restrições de circulação que ela nos impôs, as empresas e as pessoas tiveram que se reinventar para aprender a tocar a vida (e também os negócios) de casa, incluindo a convivência com filhos e agregados (cachorro, gato, papagaio, vizinhos e etc.). Nesse contexto todos os eventos passaram para o digital, e assim tive a oportunidade de participar como palestrante ou organizador de vários iniciativas, as quais vale a pena destacar:

PMISP Talks: no mês de Junho fui convidado pelo pessoal do capítulo Vale do Paraíba do PMI para sua sessão de palestras e debates chamado “PMISP Talks”. O tema da minha sessão foi Gestão do trabalho, projetos e equipes com o apoio das plataformas Microsoft 365, e foi muito legal toda a receptividade do pessoal do PMI, assim como das pessoas que participaram do evento.

Semana solidária Microsoft: logo em seguida tivemos a Semana solidária Microsoft, que teve toda a arrecadação doada para diferentes instituições de caridade no Brasil.

Project Management Saturday: também tive a oportunidade de participar do Project Management Saturday, um evento gringo dedicado exclusivamente à plataformas de gerenciamento de projetos. Nesse evento, entreguei a palestra Portfolio Governance and Compliance in Project Online: why does it matter and how to implement it?

Excel Virtually Global: outro evento gringo que tive a honra de participar foi o Excel Virtually Global, que foi organizado pelos MVPs de Excel baseados na Austrália. Assim como aconteceu com a semana solidária Microsoft, toda a arrecadação do evento foi destinada a causas sociais – minha sessão foi intitulada Creating dashboards in Excel with data from Microsoft Project.

SQL Saturday: voltando aos eventos realizados em terras tupiniquins, em Outubro dividi a tela com o grande André Xavier, onde falamos sobre como criar um relatório de tendências no Project Online com Power Automate, CDS e Power BI.

M365 Dev Bootcamp: depois disso, ainda com o meu camarada André Xavier, participei do evento Microsoft 365 Development Bootcamp, falando sobre como realizar a integração entre o Project Online e o Azure DevOps via do Power Automate.

MVP Conf 2020: fechando o ciclo de eventos, em Dezembro pude entregar 6 palestras no MVP Conf 2020, simplesmente o maior evento para profissionais de tecnologia de todo o Brasil. Em 2020, o MVP Conf bateu todos os recordes de inscritos, arrecadação e número de palestras, algo que dá muito orgulho a todos os envolvidos.


MVP Renovado (2016-2021) 🏆

No meio de tudo isso, em Julho recebi uma das melhores notícias do ano: meu título de MVP havia sido renovado, garantindo assim meu quinto ano consecutivo sendo reconhecido como um profissional mais valioso pela maior empresa de software do mundo!


YouTube & Blog 🎬

Como é possível perceber, este não foi um ano tão bom em relação ao número de postagens aqui no blog. De certa maneira, acabei me dedicando mais ao meu canal no YouTube, e o resultado foi que bati um recorde negativo: 2020 foi o ano com o menor número de postagens desde de que o blog surgiu, em 2011 😟. Este é um ponto negativo que pretendo corrigir em 2021, mas é preciso ser vigilante para não postar muito (quantidade) e não falar nada (qualidade)... então aqui a meta será procurar um ponto de equilíbrio, onde possa manter uma boa regularidade de postagens, sempre incluindo um bom conteúdo técnico.

Já em relação ao meu canal no YouTube, estou bastante satisfeito tanto com relação à regularidade quanto com a qualidade dos vídeos e temas abordados. Nesse ano tive a oportunidade de realizar colabs com grandes amigos e profissionais de alto gabarito, que doaram um pouco do seu tempo para acrescentar muito conteúdo e informações relevantes com a audiência que acompanha as publicações aqui no canal. Passaram por aqui em 2020:

- O mestre do Power BI, Leonardo Karpinski

- O maior produtor de conteúdo técnico do YouTube no Brasil, Alessandro Trovato

- O mago da Power Platform, Renato Romão

Para o ano que vem, a ideia é aumentar o nível de colabs e trazer mais profissionais de diferentes áreas para compartilhar seu conhecimento por aqui.

Para não quebrar a tradição... vamos aos números! 📈

Claro que não poderíamos quebrar a tradição, então vamos ver o que rolou aqui no blog e também no canal do YouTube em 2020. Este ano, contando apenas o blog, 59.930 pessoas passaram por aqui, gerando um total de 90.210 visualizações de página:


Já no canal do YouTube tivemos um total de 317 mil visualizações em 2020, com mais de 4 mil novos inscritos:

Vida pessoal

Em termos pessoais, apesar do confinamento pelo qual ainda estamos passando, tudo correu bem. O ponto principal e mais importante é que estamos todos com saúde. Procurei não me deixar abater pela pandemia, e mantive minha rotina de trabalho, estudo e exercícios físicos. Se fosse para fazer um resumão, seria o seguinte:

Pontos negativos

  • Não li os livros que havia planejado
  • Não obtive duas das três certificações que havia colocado como meta no início do ano

Pontos positivos

  • Iniciei os estudos para aprender um terceiro idioma (espanhol) com a Gleicy Migliorini
  • Comecei a correr, mantive uma certa regularidade e bati a meta de chegar no final do ano correndo 10 quilômetros


O que vem por aí? 🔜

Eu imagino que os desafios para 2021 serão enormes, e pretendo estar preparado para eles. Penso inclusive que, de uma forma talvez até inconsciente, esse texto está sendo escrito hoje para que, ao longo do próximo ano, eu possa revisitá-lo e então relembrar quais são as minhas metas, os meus objetivos e, por que não, os compromissos assumidos para o novo ano que está prestes a ser iniciado.

De modo geral, vou deixar públicas algumas metas para 2021, e aí quando chegar em Dezembro poderei fazer um balanço:

Metas pessoais

  • Ler ao menos 4 livros
  • Continuar estudando e melhorar o meu desenvolvimento no idioma espanhol
  • Manter a rotina de corridas e de exercícios físicos

Metas profissionais

  • Publicar ao menos 24 posts no blog com excelente conteúdo técnico
  • Publicar ao menos 48 vídeos no meu canal no YouTube
  • Obter ao menos 3 novas certificações relacionadas à minha atividade profissional

Em resumo é isso... se você chegou até aqui, imagino que também esteja tirando um tempo para fazer uma reflexão sobre o seu ano, e que também esteja pensando no planejamento para 2021. Espero que, dentro da atual conjuntura, você tenha tido um bom 2020, e que esteja preparado(a) para entrar em 2021 com o pé no acelerador. Vamos fazer valer a pena. 

Um forte abraço!


quinta-feira, 1 de outubro de 2020

Usando variáveis para popular campos personalizados no Project Online via Power Automate

Olá pessoal –

Este é o quarto post em sequência que estou fazendo sobre as diferentes possibilidades para popular campos do Project Online através do Power Automate (tanto campos nativos quanto campos personalizados). Caso você esteja chegando aqui no blog agora, sugiro seguir a trilha abaixo:

1. Atualizando campos nativos no Project Online via Power Automate

2. Atualizando campos personalizados no Project Online via Power Automate (texto livre)

3. Atualizando campos personalizados no Project Online via Power Automate (tabela de pesquisa)

Conforme vimos no último post, para popular campos que são baseados em uma tabela de pesquisa é preciso capturar o Id interno de cada uma das opções disponíveis na tabela, passando então esse parâmetro para o Power Automate. Uma dúvida que fica é: como configurar o flow para popular o campo personalizado no Project Online a depender de um valor que tenha sido escolhido previamente pelo usuário no sistema de origem?

O cenário

Para exemplificar, imagine o seguinte cenário: uma determinada empresa precisa popular um campo personalizado chamado Project KPI, que é baseado em uma tabela de pesquisa contendo três opções: On Track, On Watch e Troubled. O valor a ser populado para cada projeto será controlado em um sistema externo (nesse exemplo usaremos uma lista do SharePoint, entretando poderíamos estar falando de qualquer outro sistema), que é quem deve fornecer os valores a serem automaticamente inseridos no Project Online através do flow.

Configurando o flow

Para configurar o flow a atender esse cenário, a estratégia recomendada é trabalhar com uma variável que possa ser definida de acordo com o resultado obtido do sistema externo. Essa abordagem é adequada porque o código interno de cada valor da tabela de pesquisa é diferente de um para o outro, e assim o valor da variável pode ser definida apenas quando soubermos o valor a ser aplicado para cada projeto individualmente.

Na imagem abaixo temos um exemplo de 5 projetos e seus respectivos status na lista do SharePoint:


O primeiro passo é capturar o Id interno do campo a ser populado. No meu caso, o Id interno do campo é f51e4d4e-fd43-e711-80ce-00155d38bd21:


Em seguida é preciso capturar os Ids internos de cada uma das opções disponíveis na tabela de pesquisa que alimenta o campo. No meu caso, os valores são:

On Track = ba2dc508-fd43-e711-80d7-00155d3ce811

On Watch = bb2dc508-fd43-e711-80d7-00155d3ce811

Troubled = bc2dc508-fd43-e711-80d7-00155d3ce811

Uma vez capturadas as informações que serão utilizadas como entrada no flow, poderemos criá-lo no Power Automate. Neste exemplo, o flow será configurado para rodar periodicamente. Em seguida, as informações de status serão obtidas da lista do SharePoint e então uma nova variável será iniciada:


Então, para cada valor obtido da lista do SharePoint, um conjunto de ações deve ser aplicado. Em primeiro lugar, é preciso encontrar o projeto correspondente no Project Online e colocá-lo em check-out (lembrando que, em um contexto mais avançado, seria necessário primeiro verificar se o projeto está em check-in para só então efetuar o check-out):


Uma vez que o projeto esteja em check-out será preciso definir o valor da variável, de acordo com o status oriundo da lista do SharePoint. Para isso é preciso utilizar a ação de controle Switch, que permite a definição de uma ação de acordo com o valor de uma determinada propriedade. Iremos selecionar como entrada a propriedade Project Status, e no primeiro case iremos compará-la com o texto “On Track”:


Caso para esse projeto o valor da propriedade Project Status seja On Track, então a variável deverá ser definida com o respectivo código (ba2dc508-fd43-e711-80d7-00155d3ce811). Para isso, basta adicionar uma ação nesse case que defina o valor da variável:


E assim será possível criar cases adicionais, de acordo com a quantidade de respostas possíveis:


Uma vez definido o valor da variável poder-se-à criar a ação para atualizar o campo personalizado no Project Online:


Para finalizar, não se esqueça de adicionar a ação para publicar o projeto e fazer o seu check-in.

Espero que ajude


quarta-feira, 23 de setembro de 2020

Atualizando campos personalizados (tabela de pesquisa) no Project Online via Power Automate

Olá pessoal –

Este é o terceiro post da série onde estamos falando sobre como atualizar campos no Project Online através do Power Automate. No post de estréia falamos sobre como atualizar o campo nativo Nome do Projeto, enquanto que no segundo post falamos sobre como atualizar um campo personalizado de digitação livre.

Atualizando campos personalizados baseados em uma tabela de pesquisa

Conforme discutido no segundo post da série, quando precisamos atualizar um campo personalizado no Project Online é preciso especificar o campo a ser populado, através da declaração do seu nome interno.

Se o campo personalizado for do tipo digitação livre, então basta inputar o seu valor livremente na propriedade Value através do script. Porém, se o campo personalizado for baseado em uma tabela de pesquisa, então o input livre do valor não é suportado, sendo necessário não só declarar o nome interno do campo como também o código interno da propriedade que é representada pelos valores da tabela de pesquisa.

Convertendo isso para um cenário do mundo real: suponha que você possua um campo personalizado chamado Project Phase, o qual está associado a uma tabela de pesquisa chamada Project Phase. Você precisa que o Power Automate seja capaz de popular o campo, definindo o seu valor para uma das opções disponíveis na tabela de pesquisa (digamos que o valor desejado seja ’01 – Initiation’).

Nesse sentido, você precisará acessar a tabela de pesquisa e então selecionar o item que deseja utilizar. Ao fazer isso, o Id interno dessa propriedade na tabela de pesquisa será exibida:


Assim você poderá configurar todo o script de atualização do campo, incluindo a referência do código interno do campo personalizado e também da propriedade a ser inputada, com base na tabela de pesquisa:


Abaixo as intruções completas que foram utilizadas no processo de atualização:

……………………………………………………………………….

Site Address: Utilize a URL do seu PWA

Method: POST

Uri: _/api/ProjectServer/Projects(' <Id do projeto> ')/Draft/UpdateCustomFields

Headers:

Content-Type | application/json;odata=nometadata

IF-MATCH | *

X-HTTP-Method | POST

Body:

{

"customFieldDictionary":[

{

"Key":"Custom_<nome interno do campo personalizado>",

"Value":"<código interno da propriedade da tabela de pesquisa>",

"ValueType":"Edm.String"

}

]

}

……………………………………………………………………….

Lembrando que os items destacados em amarelo devem ser substituídos pelos seus respectivos valores.

Por fim, a última ação deverá publicar o projeto e efetuar o check-in, para garantir que todas as atualizações ocorram de maneira adequada.

Espero que ajude!