sexta-feira, 22 de junho de 2018

Project Week Experience 2018: Call for Speakers








Olá pessoal,

É com muita satisfação que gostaria de informar que já estamos trabalhando a todo vapor no planejamento e organização do 'Project Week Experience 2018', o maior evento virtual em língua portuguesa sobre a plataforma PPM e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Pelo segundo ano consecutivo, o PWE irá promover uma série de palestras virtuais ao longo de uma semana, com o objetivo de compartilhar conhecimento, promover as boas práticas e contribuir com a comunidade. O evento deve acontecer entre os dias 22 e 26 de Outubro de 2018 (ainda a ser confirmado).

Uma novidade para este ano: você terá a oportunidade de fazer parte do time de palestrantes. Isso mesmo! Se você tem uma ideia, utiliza algum recurso ou faz algo muito bem com o Microsoft Project, Project Online ou Project Server, e deseja compartilhar um pouco do seu conhecimento, poderá submeter a sua sugestão de palestra. Quem sabe você não seja um dos palestrantes selecionados?

Para isso, basta preencher o formulário disponível no link abaixo:


As sugestões de palestras poderão ser submetidas até o dia 10 de Julho. Após essa data, o time responsável pela organização do evento irá trabalhar para selecionar as palestras que melhor se encaixarem na grade, e então os palestrantes selecionados serão notificados com os próximos passos.

É isso aí, aguardamos a sua sugestão.

Boa sorte!

#PWE2018


terça-feira, 19 de junho de 2018

Criando Pesquisas no Excel Online

Olá pessoal –

A evolução dos recursos e das funcionalidades do Office 365 é algo que eu gosto bastante de acompanhar. Todos os times de produto da Microsoft vem trabalhando nos últimos anos para dar cada vez mais atenção à comunidade, no sentido de entender o que de fato as pessoas precisam e incorporar as ideias e sugestões que façam mais sentido dos pontos de vista técnico e funcional. Como resultado desse esforço, de tempos em tempos os produtos do Office 365 apresentam novidades que são distribuídas entre os usuários em forma de atualização/updates.

Em especial, uma funcionalidade recentemente incorporada ao Office 365 têm me ajudado bastante: a possibilidade de criar formuários com o Excel Online. O caso é o seguinte: eu ministro treinamentos de Excel, Project e Power BI, e ao final de cada turma preciso coletar a impressão dos alunos a respeito do treinamento. Via de regra, ao final de cada turma eu entregava um formulário impresso onde os alunos registravam suas notas sobre diferentes tópicos abordados no treinamento. O problema era: o que fazer com toda essa papelada? Depois de preenchidos os formulários físicos, havia um trabalho grande para que fosse possível compilar essa informação – passar os resultados para uma planilha; tabular os dados; extrair informações, gerar gráficos...

Eis que, através do Office 365, qualquer usuário pode agora criar um formulário de pesquisa, que pode ser compartilhado com outras pessoas que então irão respondê-lo. Desse modo, na medida em que as pessoas respondem a pesquisa de maneira eletrônica, todos os resultados coletados são arquivados diretamente em uma planilha – bastando então que as respostas sejam compiladas e os gráficos criados, o que economiza um tempo considerável.

O mais legal disso tudo? Você nem precisa ter o Microsoft Excel instalado na sua máquina para conseguir organizar a sua pesquisa 😊

Criando o formulário de pesquisa

Para criar um formulário de pesquisa no Excel Online tudo o que você precisa é de uma conta na Microsoft / Office 365. Pode ser uma conta do Hotmail, Outlook, Live... inclusive, é bem provável que você já tenha a sua.

Ao acessar o OneDrive conectado à sua conta, você pode clicar em Novo > Pesquisa do Excel:


Uma vez iniciada a pesquisa, você poderá iniciar a construção do formulário de pesquisa:


Uma vez inserida a pergunta, você poderá determinar quais serão as suas características e informações complementares, como Subtítulo, Tipo de Resposta, se a resposta é obrigatória e etc. Você pode também digitar um título e uma descrição para a pesquisa.

Neste exemplo, irei criar um formulário para que os participantes de um treinamento possam responder o questionário de avaliação final:


Perceba as diferentes opções disponíveis para o tipo de resposta:


Você pode combinar diferentes opções de resposta em cada uma das perguntas da pesquisa, de acordo com a sua necessidade. Veja o exemplo final do meu formulário:


Uma vez que você tenha finalizado a construção da pesquisa, você poderá compartilhá-la para que as pessoas tenham condições de respondê-la. Para isso, basta clicar em Compartilhar pesquisa para que o Excel Online disponibilize um link de acesso ao formulário:


As pessoas com as quais você compartilhar a pesquisa a verão dessa maneira:


Na medida em que você for recebendo as respostas, poderá consultá-las no Excel Online via OneDrive:


Assim, você poderá tabular as respostas e gerar os resultados gráficos que desejar:



Muito bacana, não acha? E você, já conhecia esse recurso?

Espero que tenha gostado do post. Um forte abraço e até a próxima!


terça-feira, 29 de maio de 2018

Sensei Project Online Time Reporter

Olá pessoal,

No Project Online, quando um gerente de projetos atribui tarefas para os membros de equipe e publica o cronograma, as atribuições ficam visíveis na página de tarefas de cada um dos membros, de acordo com as tarefas a eles atribuídas. Além disso, as tarefas agendadas para o período corrente também podem ser visualizadas (e atualizadas) através do Quadro de Horários (também conhecido como Timesheet).

Um problema muito comum em organizações que utilizam o Project Online para gerenciar seus projetos se dá com a impossibilidade de os membros de equipe reportarem o progresso das tarefas sob sua responsabilidade. Esse cenário é especialmente comum em empresas que, pela natureza de seus projetos, possuem profissionais trabalhando e executando atividades fora do espaço físico da organização – como por exemplo profissionais de TI que trabalham alocados em clientes, coordenadores ou responsáveis gerais por projetos de engenharia entre outros. Para esses profissionais, pode ser especialmente desafiador reportar a tempo hábil como está o progresso das atividades sob sua responsabilidade, pois podem ocorrer situações nas quais o seu local de trabalho não os provê com acesso à internet.

Nesse cenário, a Sensei Project Solutions acaba de tornar a vida dos membros de equipe um pouco mais fácil: a empresa acaba de lançar o aplicativo ‘Sensei Project Online Time Reporter’, com versões para iOS e Android. O aplicativo permite que os membros de equipe utilizem seus smartphones para submeter o progresso de suas atribuições através da sua página de tarefas ou através do Quadro de Horários.

Através da utilização do aplicativo, os membros de equipe podem utilizar modos de exibição pré-definidos para visualizar as tarefas correntes, novas, vencidas, completas e incompletas. Os cartões de tarefas exibem o nome de cada uma das tarefas e também o projeto ao qual elas fazem parte, além do seu percentual concluído e as datas de início e término. Os membros de equipe podem atualizar suas tarefas (assim como fariam no navegador) e submetê-las para aprovação dentro do próprio aplicativo.

Abaixo algumas telas e comentários sobre o aplicativo:

Tela de login:



Os cartões das tarefas exibem padrões de cores diferentes, de acordo com o status das tarefas: tarefas atrasadas são exibidas em vermelho; tarefas no prazo são exibidas em verde; enquanto as tarefas concluídas são exibidas em roxo:



Também é possível usar os filtros pré-definidos para que seja possível focar em tarefas específicas:



É possível também filtrar as tarefas por projeto:



Ao clicar em uma tarefa, é possível visualizar todos os seus detalhes:



Caso o padrão de atualização do progresso das tarefas na sua empresa se dê através do Quadro de Horários, o aplicativo também disponibiliza esta opção:




Comentários finais e observações

Um comentário final importante: atualmente, o aplicativo está configurado para permitir a atualização das tarefas apenas para as empresas que utilizam o Quadro de Horários ou o método de controle Trabalho real concluído e trabalho restante (quando a atualização é realizada pelos membros de equipe através da sua página de tarefas). Em outras palavras, se na sua empresa a configuração do Project Online está definida para que os membros de equipe atualizem as tarefas informando o percentual concluído, então o aplicativo ainda não será útil para você, pois este método de controle ainda não é suportado. Essa afirmação também é válida caso o Project Online esteja configurado com o método de controle Horas de trabalho concluídas por período.

Outra informação relevante é que o aplicativo foi desenvolvido para funcionar apenas no Project Online, e não no Project Server.

Abaixo um vídeo mas detalhado (em inglês) com o resumo dos recursos e funcionalidades do Sensei Project Online Time Reporter:



quinta-feira, 10 de maio de 2018

Project Virtual Conference 2018



Olá pessoal,

Reservem a agenda nos dias 6 e 7 de Junho, pois vem aí a segunda edição da Project Virtual Conference! Esta é uma conferência virtual, dedicada à comunidade de gerenciamento de projetos e com foco nas soluções PPM Microsoft (Project, Project Online e Project Server). Um evento mundial que será transmitido durante 24 horas contínuas.

A Project Virtual Conference é um evento gratuito, organizado por voluntários da comunidade MVP, e irá contar com um timaço de 32 renomados especialistas na comunidade PPM. Felizmente, fui selecionado e estou na lista de speakers!

O tema da minha palestra será ‘Real-world reporting: using stunning Power BI visuals to solve business requirements and create stellar reports’. Muito chique esse título, não acham? 😊 Em resumo, vou falar sobre a utilização de recursos e visuais customizados no Power BI para criar relatórios que atendam necessidades específicas de negócio, no que se refere ao gerenciamento de projetos e portfolios.

As datas/horários das sessões ainda serão definidos, mas você pode visitar o site da Project Virtual Conference para saber mais sobre as sessões e sobre os palestrantes:


Na medida em que as confirmações forem feitas, vou mantendo vocês atualizados.

Te vejo em Junho!



sexta-feira, 27 de abril de 2018

A Importância da Data de Status

Olá pessoal –

Pela primeira vez na história do blog podemos dizer que temos um post vindo literalmente da nuvem. Estou escrevendo (e publicando) este post diretamente do avião, num vôo de Dallas para São Paulo. Internet no avião é vida para aqueles que estão com insônia, fala aí? 😊

Vamos direto ao ponto: como você atualiza os seus cronogramas? Essa pode até parecer uma pergunta um pouco rude, mas por favor, não se incomode com isso... a ideia aqui é gerar uma provocação, e fazê-lo refletir por um instante. Então, vou perguntar novamente: você segue um padrão de atualização nos seus cronogramas? Ou a cada período de atualização você recebe as informações dos membros de equipe e então decide como vai agir para efetuar o lançamento nas tarefas do seu projeto?

Minha rotina de trabalho me permite estar em contato com os mais diversos tipos de cliente, os quais utilizam o Microsoft Project diariamente para gerenciar seus projetos e iniciativas corporativas. E, nesse contexto, se há uma coisa que me impressiona bastante é a quantidade de gerentes de projeto que não tem o hábito de atualizar seus projetos com base na Data de Status.

Mas, afinal, o que é a data de status?

Se você pertence ao grupo de gerentes de projeto que não atualizam a Data de Status nos seus cronogramas, vamos começar do começo. A Data de Status tem como principal objetivo calcular o progresso do projeto. De maneira secundária (mas não menos importante), a Data de Status também pode ser utilizada para que seja possível realizar os cálculos relacionados ao método de Valor Agregado. Além disso, a Data de Status permite a exibição das informações do andamento do progresso do projeto, considerando o trabalho realizado e o trabalho restante.

Em um cenário ideal de gerenciamento de projetos com o apoio do Microsoft Project, o gerente de projetos deveria definir a Data de Status ao final de cada período de apuração para determinar a ‘linha de corte’ esperada para o cronograma. Dessa maneira seria possível observar as tarefas que deveriam ter sido finalizadas, as tarefas que deveriam ter algum progresso e as tarefas futuras (além daquelas já concluídas). Assim, utilizando como referência essa data de corte, você poderia atualizar o seu cronograma.

Observe o cronograma abaixo:



Este é um projeto fictício para desenvolver o novo site institucional de uma determinada organização. Supondo que na sua empresa a atualização dos projetos deva ocorrer sempre às sextas-feiras, como seria possível saber o que deveria estar concluído ao final dessa semana? E se o diretor da empresa perguntasse como está o andamento do progresso, ou se solicitasse um relatório com as tarefas concluídas, as tarefas em andamento e as tarefas atrasadas considerando a próxima data de corte? O que você faria nessa situação?

A ação mais recomendada nessa situação seria definir a Data de Status para o próximo período de apuração e então observar as tarefas. Para definir a Data de Status, clique em Projeto > Definir Data de Status:



Em seguida, bastaria definir a Data de Status para a linha de corte desejada.


Aqui cabe uma pequena observação: se a sua periodicidade de revisão do cronograma é semanal e acontece às sextas-feiras, então minha recomendação é que você defina a Data de Status para o final de semana (sábado ou domingo). Caso você defina a Data de Status para a própria sexta-feira, o Microsoft Project pode considerar o horário de 8 horas da manhã (ao invés de 17hs), o que implica dizer que o trabalho das tarefas na sexta-feira não deverá ser considerado na medição, uma vez que estamos no início do dia. Desse modo, quando você define a Data de Status para o final de semana, a sexta-feira é automaticamente incluída.

No meu exemplo, determinei a Data de Status do meu projeto como 28-Abr-2018 (sábado). Agora, para que seja possível visualizar o status das tarefas baseado na data de corte, é possível inserir a coluna Status na planilha de tarefas para rapidamente saber o que está acontecendo:



Perceba que as tarefas 5, 6 e 8 estão atrasadas (Late), pois já deveriam ter sido finalizadas quando levamos em consideração a Data de Status. A tarefa 9 também está atrasada, mas não porque deveria ter sido finalizada – na verdade, esta tarefa está apresentando um progresso aquém do esperado para a Data de Status que foi definida.

Outra maneira de rapidamente visualizar e identificar as tarefas atrasadas é através da exibição das Linhas de Andamento. Para visualizar as Linhas de Andamento, no Gráfico de Gantt, clique bom o botão direito do mouse e escolha a opção Linhas de Andamento. Na caixa de diálogo Linhas de Andamento, selecione a opção Exibir na Data de Status do projeto:

Esta ação fará com que o Microsoft Project trace uma linha associada à Data de Status que permitirá rapidamente identificar as tarefas atrasadas (que são aquelas que estão para trás da Linha de Andamento):



Uma vez identificado o status das tarefas e de posse das informações reais apuradas junto aos membros de equipe para o período em questão, você poderá atualizar o cronograma com maior facilidade, rapidez e eficácia. No vídeo abaixo há uma explicação detalhada sobre os métodos recomendados para atualização das tarefas do cronograma:


Como material complementar sobre as boas práticas para atualização de cronogramas no Microsoft Project, sugiro as seguintes leituras:


É isso aí, vou ficando por aqui pessoal. Espero que tenham gostado do post e não se esqueçam, atualização de cronograma só com definição da Data de Status.

Caso queiram baixar o arquivo PDF, basta acessar este link.

Um abraço!

segunda-feira, 9 de abril de 2018

Resumão do MVP National Conference 2018


Olá pessoal,

Como eu havia comentado nesse post, no último final de semana rolou o MVP National Conference 2018, o maior evento já realizado por MVPs em todo o mundo (!)

Ao todo foram mais de 1.100 pessoas inscritas, e o nível de interação e engajamento no evento foi realmente incrível! Como palestrante e voluntário, foi um grande prazer participar e poder colaborar um pouco com a comunidade. Porém, não há melhor sensação do que saber que toda essa energia positiva resultou em ajuda para quem realmente precisa! De fato, isso não tem preço!

Além disso, o evento também possibilitou encontrar velhos amigos, conhecer novas pessoas e aumentar ainda mais a minha rede de relacionamentos. Se você não conseguiu ir esse ano, esteja preparado porque no ano que vem o MVP National Conf será ainda maior 😊

Fica aqui um grande abraço aos idealizadores do evento e à todos aqueles que arregaçaram as mangas e fizeram isso tudo acontecer, com tão poucos recursos e em tão curto espaço de tempo (não vou citar ninguém nominalmente para não cometer nenhuma injustiça). Vocês são f...!!!

Vou deixar aqui o link com o PPT da palestra que realizei junto ao André Xavier e o Mário Trentim:


E aqui também algumas fotos do evento.







Aqui você pode acompanhar tudo que rolou nas redes sociais (#mvpconf):


Um grande abraço e até 2019!


sexta-feira, 16 de março de 2018

MVP National Conference 2018




Olá pessoal,

Nos dias 6 e 7 de Abril, no campus da UNIP Tatuapé em São Paulo, irá ocorrer o MVP National Conference 2018.

O MVP Conf será o maior evento técnico realizado por experts Microsoft, e irá envolver mais de 70 palestras presenciais com MVPs de diferentes categorias. Teremos palestras sobre Office, Azure, Inteligência Artificial & Big Data, IoT e muito mais.

Eu também irei palestrar no evento, juntamente com o Mário Trentim e o André Xavie. O tema da nossa palestra será: ‘Relatórios do mundo real: utilizando visuais customizados do Power BI para criar relatórios com dados do Project Online’.

E, o melhor de tudo você ainda não sabe: todo o valor arrecadado com o MVP Conf será destinado à APAE. Então, além de melhorar seus conhecimentos, fazer networking e dar um up na sua carreira, você também irá contribuir com quem precisa! 🙌

Acesse o site do MVP Conf, configura a grade de palestras e participe conosco: https://mvpconf.com.br/

Te espero na UNIP em Abril! Vamos juntos!




quarta-feira, 14 de março de 2018

Canais de Updates e Atualizações

Olá pessoal –

Uma coisa que eu sempre procuro fazer aqui no blog é testar novas funcionalidades e então compartilhar as minhas impressões sobre os updates e atualizações que são disponibilizados periodicamente no Microsoft Project. Porém, tenho notado em comentários recentes que nem sempre é possível aos leitores colocar em prática e testar esses novos recursos, pois em muitos casos as atualizações simplesmente não são aplicadas (não estão disponíveis) na sua máquina – e isso acaba gerando bastante frustração e dúvida nos usuários.

Por esse motivo resolvi escrever esse post, para tentar ajudar um pouco no entendimento de como a Microsoft distribui os updates e atualizações dos softwares que fazem parte do Office 365 – aqui falando mais especificamente sobre o Project.

Mas afinal, quais são as versões do Project?

A primeira coisa que você precisa saber é que o Microsoft Project Desktop possui três versões: Project Standard, Project Professional e Project Online Desktop Client.

O Project Standard é um aplicativo para a área de trabalho (ou seja, você instala no seu computador), e uma vez adquirida, a licença será sempre sua (no jargão comum, chamamos de licença perpétua). O Project Standard é uma versão light do Project Professional, pois possui um número reduzido de funcionalidades – além de não permitir a conexão com um ambiente servidor como o Project Online ou Project Server. Outro ponto importante a se destacar é que as atualizações e updates liberados periodicamente não são aplicáveis ao Project Standard.

O Project Professional, assim como a versão Standard, também é um aplicativo para a área de trabalho e também é vendido no esquema de licença perpétua. Entretanto, ele é bem mais robusto e completo em comparação com o Project Standard, e permite que você estabeleça uma conexão com um ambiente servidor como o Project Online ou Project Server.

Já o Project Online Desktop Client é uma solução vendida através de subscrição, ou seja, você precisa fazer uma assinatura e realizar pagamentos mensais para ter acesso a toda a plataforma de gerenciamento de projetos PPM (Project Online), que inclui a possibilidade de realizar o download do aplicativo desktop para ser instalado na sua máquina. Diferente das versões Project Standard e Project Professional, o Project Online Desktop Client não funciona no esquema de licença perpétua, o que significa que você terá acesso às suas funcionalidades e recursos enquanto sua assinatura estiver ativa. Porém, a vantagem desse mecanismo (objeto de discussão desse post) é que novas funcionalidades e recursos disponibilizadas pela Microsoft podem ser incorporadas ao software instalado na sua máquina.

Canais de updates e atualizações

Agora que ficou claro quais são as versões do Project disponíveis, é preciso lembrar que os updates e atualizações somente são aplicáveis aos usuários que possuem a versão Project Online Desktop Client (ou seja, a versão de subscrição). Uma vez entendido isso, vamos agora compreender como a Microsoft distribui essas atualizações.

De maneira geral, os usuários dos produtos do Microsoft Office (Project incluído) estão divididos em quatro canais de atualizações. Eu não sei exatamente os nomes em Português, então foi citá-los aqui usando a terminologia padrão, que é no idioma Inglês. Os canais são:

1. Insiders: usuários nesse canal são os primeiros a receber as atualizações do Office, tão logo elas estejam disponíveis. Geralmente os usuários desse canal são aqueles que gostam de testar coisas novas, encontrar bugs e etc., pois muitos problemas podem ser encontrados em novas versões do software assim que são liberadas

2. Monthly Channel (Targeted): usuários nesse canal também recebem atualizações de modo mais rápido, geralmente com uma cadência mensal. Neste canal também é bastante comum nos depararmos com alguns bugs oriundos da nova versão

3. Semi-Annual Channel: usuários nesse canal recebem atualizações com uma cadência semestral, geralmente em Janeiro e Julho. Este é um canal menos suscetível a incidência de bugs

4. Semi-Annual Channel (Targeted): já os usuários desse canal também recebem atualizacões com cadência semestral, entretanto os pacotes normalmente são liberados em Março e Setembro.
A Microsoft mantém um artigo no docs onde é possível obter informações detalhadas sobre cada um dos canais. Lá no artigo há uma ilustração bem legal do plano geral de updates do Office 365:



Portanto, se você possui o Project Online Desktop Client mas não consegue encontrar uma nova funcionalidade ou recurso que deseja, talvez o motivo seja o canal de atualização no qual você está situado.

Como eu sei a minha versão do office e meu canal de atualizações?

Simples. Abra o Project e clique em Arquivo > Conta. Na área chamada Informações do Produto você irá encontrar todas as informações que precisa:



Referências e links

Aqui vou compartilhar algumas referências e links caso você queira saber mais sobre as atualizações, canais de update e sobre os produtos do Office 365 de maneira geral.

► Versões de canal de atualização do Office 365

► Overview do processo de update para o Office 365

► Nomes e descrição dos canais de atualizações e updates do Office 365

► Passos para alterar a configuração do canal de atualizações e updates do Office 365


terça-feira, 30 de janeiro de 2018

Project na Prática - Edição #007


Olá pessoal

A edição #007 do ‘Project na Prática’ já está disponível.

O ‘Project na Prática’ consiste em um conjunto de exercícios práticos que tem como objetivo auxiliar os usuários que utilizam o Microsoft Project no seu dia-a-dia: desde a realização de configurações essenciais, passando pela elaboração de cronogramas, atribuição de recursos e uso das principais funcionalidades do software – através da simulação de construção de projetos.

Você poderá baixar um documento em formato Word, que o guiará nos passos necessários para construção de um cronograma simplificado, permitindo a absorção contínua das melhores práticas na utilização do Microsoft Project (versões 2007, 2010, 2013 ou 2016).

Para fazer o download da edição #007, visite este link:


Um abraço e bons estudos!