Migração de projetos para o Project for the web

 Olá pessoal –

Tenho percebido um número cada vez maior de empresas que tem optado pelo Project for the web como solução definitiva de gerenciamento de projetos, em detrimento ao Project Online. Em alguns casos, empresas que gerenciam seus projetos ativamente no Project Online têm feito planos para migrar seu portfolio para o Project for the web – um indicador de que, no médio/longo prazo, essa plataforma ganhará cada vez mais adeptos.

Recentemente apoiei um cliente em um processo de automação via Power Automate para realizar a migração do portfolio de projetos do Project Online para o Project for the web, e gostaria de documentar aqui minhas descobertas e lições aprendidas. O escopo geral do trabalho seria migrar os projetos em andamento do Project Online para o Project for the web (cerca de 350 projetos no total), englobando apenas as informações de nível de projeto, como nome, proprietário, patrocinador e demais atributos – cronogramas/tarefas não seriam migrados.

É importante ressaltar que os mesmos passos também podem ser aplicados por uma organização que esteja realizando o gerenciamento de projetos em qualquer plataforma ou sistema, como Primavera, Project Server, ou mesmo o velho e bom Excel.

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Para construir o processo de automação, o primeiro passo é exportar os projetos do Project Online (ou de qualquer que seja o sistema) para uma planilha de Excel, como no exemplo abaixo:

A planilha precisa então ser salva em uma biblioteca do SharePoint, para que seja possível obter os registros (linhas) através do Power Automate.

Outro ponto muito importante é mapear os tipos de campo (atributos) utilizados para categorizar os projetos no Project for the web. Como expliquei nesse vídeo, é possível criar campos de diferentes tipos (como Tabela de Pesquisa, Escolha, Texto Livre, etc.), então cada atributo (coluna) da planilha precisará ser tratado de maneira diferente quando da realização do mapeamento e conversão para sua contra-parte no Project for the web.

Uma vez no Power Automate, inicia-se o novo fluxo (disparado manualmente) e uma das ações iniciais deve ser a de listar as linhas presentes em uma tabela (assim como iniciar as variáveis que serão utilizadas para armazenar cada um dos atributos a serem passados como entrada quando do cadastramento do novo projeto):

Em seguida, para cada registro (linha) obtido da planilha Excel, deve-se tratar individualmente cada um dos seus atributos (colunas). Esse tratamento é necessário para que seja possível realizar a conversão adequada do valor do atributo, de modo que a informação possa estar de acordo com os parâmetros de entrada requeridos pelo Dataverse. A título de exemplo, vamos analisar o atributo (coluna) ProjectDirection da planilha – para melhor organizar os meus fluxos, eu gosto bastante de utilizar a ação Scope do Power Automate, pois isso me ajuda a colocar todas as ações de um determinado tópico em uma espécie de container:

O tratamento de dados a ser realizado na coluna ProjectDirection utilizará a ação de controle Switch do Power Automate para converter o texto oriundo da planilha (que é um texto livre) no valor respectivo da lista de escolha do campo de mesmo nome, o quel foi criado no Dataverse:

Nesse caso, ao observar os valores de escolha do campo Project Direction na tabela Projects, será possível identificar o valor que de fato é armazenado pelo sistema para cada uma das opções disponíveis:

Ou seja: quando o usuário escolhe a opção Information Technology na lista suspensa o Power Apps está, de fato, gravando o valor 884.760.000 na tabela. Dessa forma, a ação de controle Switch deverá ser configurada para converter o texto oriundo da planilha no valor específico correspondente, pois é esse o valor que deverá ser passado como parâmetro de entrada quando do cadastramento do projeto via processo de automação:

Uma lógica parecida se aplica quando da necessidade de realizar o tratamento de informações que são oriundas de uma tabela de pesquisa, como é o caso do campo Sponsor do exemplo atual. Nesse cenário, o atributo Sponsor tem como origem a tabela de pesquisa Users, e sendo assim deve-se pesquisar nessa tabela o usuário que corresponde ao endereço de e-mail informado na planilha:

Uma vez encontrado o usuário correspondente na tabela Users, é necessário registrar o seu ID interno para que este possa ser utilizado pelo processo de automação quando do cadastramento do projeto (note que o que deve ser passado como parâmetro é o ID do usuário, e não seu nome ou endereço de e-mail):

Após realizar o tratamento e o mapeamento dos campos conforme necessário, é chegado o momento de enfim criar o projeto no Dataverse. Porém (e parece sempre haver um porém!)... ao utilizar a ação adicionar uma linha do Power Automate e apontar para a tabela Projects, seremos apresentados a uma lista de campos obrigatórios que devem ser preenchidos para a criação de um novo projeto no Project for the web. Entre eles:

• Calendar Id
• Contracting Unit (Organizational Units)
• Schedule mode
• Work hour template (Work template)

Eu não fazia ideia de que era preciso ter posse dessas informações para criar um novo projeto no Project for the web via Power Automate 😕. Como não sabia os parâmetros para cada uma dessas informações, fiz o seguinte:

• Criei um novo fluxo no Power Automate, disparado quando da criação de um novo projeto

• Adicionei uma ação qualquer (por exemplo, iniciar uma nova variável), pois todo fluxo deve possuir pelo menos uma ação após seu disparo

Com isso, bastou criar manualmente um novo projeto no Project for the web para que esse fluxo auxiliar fosse disparado. Uma vez executado, foi possível colher os resultados do fluxo, os quais contemplam as informações que precisávamos para finalizar o processo de automação original:

De posse dos dados faltantes, basta regressar ao fluxo original para configurar os parâmetros:

Assim, quando tudo estiver pronto, basta iniciar o fluxo de maneira manual para que todos os projetos da planilha sejam devidamente cadastrados no Project for the web, respeitando e mantendo seus respectivos atributos:

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Confesso que essa não é, definitivamente, uma tarefa simples e corriqueira. Porém, foi muito gratificamente poder cadastrar todos esses 350 projetos de maneira automática – além de todo o aprendizado gerado a partir dessa necessidade.

Espero que esse post tenha sido útil de alguma forma. Até o próximo 😉.

Caminho crítico no Project for the web

 Olá pessoal –

A habilidade de identificar o caminho crítico de um projeto é de fundamental importância para os gerentes de projeto, uma vez que irá auxiliá-los no entendimento e na identificação das tarefas com potencial para afetar negativamente a data final de um projeto.

Apesar de este ser um tópico bastante estudado e presente no dia-a-dia dos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project Desktop, o Project for the web ainda não dispunha dessa funcionalidade. A boa notícia é que a Microsoft recentemente introduziu um novo esquema de filtros nas visões de Tabela e de Linha do tempo que permitem aos gerentes de projeto a rápida identificação das tarefas que fazem parte do caminho crítico do cronograma.

Se você consegue se virar bem em inglês, um artigo escrito no longínquo ano de 1963 e disponibilizado pela revista Harvard Business Review esmiuça os métodos para cálculo do caminho crítico em um riquíssimo nível de detalhes – vale muito a pena a leitura.

Filtrando as tarefas críticas na visão tabela

Para filtrar as tarefas críticas do cronograma na visão Tabela, acesse o projeto e clique na opção Filtros:

Em seguida, dentre as opções apresentadas, você poderá expandir e então filtrar as tarefas críticas do cronograma:

Como resultado, o Project for the web irá exibir apenas as tarefas com potencial de impactar a data final do projeto:

Destacando as tarefas críticas na visão linha do tempo

Já na visão de Linha do tempo, as tarefas críticas podem ser filtradas ou apenas destacadas, de acordo com a preferência e necessidade do usuário. Ao clicar na opção Filtros, você terá a opção de ativar a funcionalidade que irá destacar as tarefas críticas:

Como resultado, todas as tarefas que fazem parte do caminho crítico serão devidamente marcadas com as barras vermelhas ao redor da barra tradicional do Gráfico de Gantt:

Considerações finais

É importante ressaltar que a visualização das tarefas que fazem parte do caminho crítico no Project for the web é algo que está diretamente relacionado a maneira como o cronograma foi desenvolvido e organizado pelo gerente do projeto. Em cronogramas não muito bem elaborados, tarefas que não seriam críticas podem eventualmente ser listadas como tal, ao ponto que tarefas importantes e que deveriam estar no caminho crítico podem não ser assim identificadas pelo software – tudo em razão da sequência estabelecida através das predecessoras e sucessoras do cronograma.

Nesse sentido, como bons gerentes de projeto que somos, podemos utilizar o conhecimento obtido nos tempos em que construíamos cronogramas no Microsoft Project Desktop, com o objetivo de garantir que todas as tarefas do cronograma tenham predecessoras e sucessoras.

Eu falei sobre essa boa prática em um dos meus vídeos sobre os cinco erros mais comuns no Microsoft Project:

Por hoje é isso pessoal.

Espero que tenham gostado desse post – um grande abraço e até a próxima!

Importando cronogramas para o Project for the web

 Olá pessoal –

Na medida em que o tempo vai passando, novas funcionalidades vão sendo adicionadas ao Project for the web, e assim o produto vai amadurecendo e se tornando cada vez mais robusto para suportar as necessidades de negócio das organizações no que se refere ao gerenciamento de projetos.

Recentemente, a Microsoft anunciou a inclusão de um novo recurso à plataforma, com o objetivo de permitir a importação de cronogramas criados no Microsoft Project Desktop (.mpp files) para o Project for the web – e hoje vamos explorar este tópico aqui no blog.

A partir da página inicial do Microsoft Project (https://project.microsoft.com/pt-br), os usuários podem clicar em Novo projeto em branco e então escolher a opção Importar da área de trabalho do Project:

No passo seguinte, é necessário selecionar o arquivo a ser importado:

Ao término do processo de importação, um resumo das ações realizadas para alinhar o arquivo .mpp com as características aceitas pelo Project for the web será compartilhado:

Ao clicar em OK, o projeto criado é disponibilizado no Project for the web:

O que é e o que não é importado?

Como sabemos, o Microsoft Project Desktop é um aplicativo completo para gerenciamento de projetos, que oferece inúmeros recursos e funcionalidades para organização dos cronogramas. Em contrapartida, o Project for the web foi inicialmente concebido para ser uma versão “super light” de uma plataforma de gerenciamento de projetos, de forma que inúmeros recursos e funcionalidades que são disponibilizadas pelo Microsoft Project Desktop não estão presentes no Project for the web.

Como foi possível notar no print que detalha o resumo do processo de importação, os seguintes itens não são suportados pelo Project for the web:

• Recursos – pois o Project for the web não suporta atribuições que definam unidades
• Linha de Base – pois se trata de uma função/recurso que, até o momento, não existe no âmbito do Project for the web
• Datas limite – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web
• Divisão de tarefas – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web
• Tarefa recorrentes – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web

Vale sempre a pena lembrar que a Microsoft procura sempre estar atenta às sugestões da comunidade no que se refere à melhoria e inclusão de recursos e funcionalidades em seus produtos. Portanto, se você tem uma sugestão de melhoria para o Project for the web, não deixe de compartilhá-la 😉.

Um abraço e até o próximo post!

Atualizações no Project for the web

 

Olá pessoal –

De tempos em tempos eu compartilho aqui no blog novidades e atualizações que são incorporadas ao Project for the web, e hoje chego com um conjunto de atualizações que foram adicionadas a plataforma nos últimos meses.

Anexos

Os usuários do Project for the web agora podem anexar documentos às tarefas do cronograma. Ao clicar em uma tarefa e abrir os seus detalhes, a seção Anexos estará disponível, permitindo assim que arquivos sejam vinculados diretamente à tarefa:

Uma vez anexado, o arquivo ficará disponível na seção Documentos do site criado junto ao grupo que está relacionado ao projeto:

Visualização rápida

Pegando carona no exemplo acima, após anexar um documento a uma tarefa, como saber quais tarefas do cronograma também possuem anexos? E como saber quais possuem comentários? Para isso, uma nova coluna chamada Visualização rápida é agora parte integrante do Project for the web:

Quando adicionada à visualização da tabela, a coluna irá apontar as tarefas que possuem algum tipo de elemento adicional:

É possível clicar diretamente no ícone para abrir os detalhes da tarefa:

Exportar para o excel

Conforme anunciado pela Microsoft em meados de Dezembro/2020, o Project for the web agora permite que os usuários exportem seus cronogramas para o Excel. Esta é uma funcionalidade muito útil, pois permite aos gerentes de projeto uma maneira simples e eficaz de exportar seus cronogramas para compartilhamento externo, para impressão ou mesmo para criação de relatórios estatísticos simples:

Exportar para PDF

Outra opção interessante que agora está disponível é a exportação para PDF. Imagine que você precise enviar o resumo geral do seu cronograma com a linha do tempo (Gantt) para um cliente...

Organização dos quadros

Na sua configuração padrão inicial, o Project for the web apenas permitia o agrupamento das tarefas, na visão de quadro, por Bucket, Progresso e Data de Término:

Agora também é possível agrupar as tarefas de acordo com os recursos atribuídos:

E você, o que achou das atualizações e novas funcionalidades do Project for the web? Quais delas já está utilizando, e quais passará a utilizar?

Vale lembrar que muitas das novas funcionalidades incluídas no Project for the web são fruto das solicitações dos usuários no User Voice: https://microsoftproject.uservoice.com/forums/914203-project-for-the-web

Um abraço e até o próximo post

Notificações no Project for the web

 Olá pessoal –

No mês de Abril-2021, a Microsoft anunciou oficialmente que as notificações por e-mail foram finalmente incorporadas ao Project for the web. A maneira como esse recurso funciona é bem simples: quando um recurso é atribuído a uma tarefa em um projeto, ele irá receber automaticamente uma notificação da atribuição.

Como podemos ver no exemplo abaixo, um novo projeto é criado e as tarefas do cronograma são devidamente organizadas:

Uma vez estruturado o cronograma, o responsável poderá atribuir as tarefas aos recursos:

Logo que as tarefas forem atribuídas, os recursos receberão as devidas notificações por e-mail:

Ao clicar nos links disponibilizados, o recurso será direcionado aos detalhes da tarefa:

Lembrando também que os usuários possuem a prerrogativa de desabilitar as notificações que são disparadas pela plataforma, caso queiram:

Até a próxima!

Arquivando projetos no Project for the web

 Olá pessoal –

No começo desse ano publiquei um post aqui no blog falando sobre as boas práticas para arquivar projetos no Project Online. No post de hoje irei falar sobre as opções disponíveis para o Project for the web.

Se você já está utilizando o Project for the web, então deve saber que os recursos e funcionalidades da plataforma são mais simples quando comparadas aos recursos e funcionalidades do Project Online. Nesse sentido, o processo de arquivamento dos projetos também é mais simples e direto.

Porém, antes de iniciarmos os procedimentos técnicos, é preciso responder uma pergunta: quais os motivos para arquivar um projeto? Vejo algumas razões pelas quais um projeto precise ser arquivado:

• O projeto pode ter sido encerrado e, dessa forma, é preciso garantir que os dados não mais serão alterados
• O projeto pode ser sido paralisado (cancelado ou temporariamente suspenso) e, enquanto durar essa paralização, é preciso garantir a integridade do cronograma
• A organização pode estar passando por uma janela de paralização (por exemplo, uma parada de fábrica ou férias coletivas) e durante esse intervalo de tempo os cronogramas devem ser mantidos em modo leitura

Indo agora às tecnicalidades, para arquivar um projeto no Project for the web é preciso inativá-lo. A ação de inativação pode apenas ser feita via aplicativo no Model Canvas (Power Apps) – https://make.powerapps.com.

Ao acessar o aplicativo Projects, basta selecionar o projeto desejado e clicar em Deactivate:

Em seguida será preciso confirmar a inativação do projeto:

Dessa forma, caso os usuários tentem acessar o cronograma, receberão a mensagem de que o projeto encontra-se inativo, estando assim em modo apenas leitura:

Espero que ajude 😉.

Configurando a data de término nas views do Project for the web

Olá pessoal –

Dando continuação aos posts que estão complementando os vídeos sobre o Project for the web, hoje irei falar um pouco sobre o último vídeo publicado no meu canal sobre essa série, que trata da criação de views:

Eu não sei se vocês já chegaram a notar, mas ao acessar uma view padrão do Project for the web a partir do Dynamics 365, a coluna da data de término é apresentada no formato data e hora, diferentemente da coluna data de início, que é exibida apenas no formato data (perceba a diferença entre as colunas Start Date e Finish Date na imagem abaixo):

Essa situação acontece em virtude da maneira como o campo Data de Término foi configurado no Project for the web: ao acessar o campo a partir do Dynamics 365, podemos verificar que o seu tipo é Date and Time:

No exemplo do meu vídeo lá no YouTube, é latente a divergência entre as colunas de início e término:

Se isso te incomodar (e confesso que me incomoda um pouco 😊), é possível resolver o problema através da criação de um novo campo personalizado no Project for the web.

Navegando nos bastidores da solução, é possível criar um novo campo personalizado do tipo Date Only; perceba que o Dynamics 365 permite a criação do campo com o mesmo nome de um campo nativo existente (como o meu ambiente está em inglês, resolvi chamar o novo campo de Finish Date):

Como esse campo não irá permitir a entrada manual dos valores (uma vez que ele deve ser a representação do campo nativo data de término), basta configurá-lo como uma fórmula, de modo que ele esteja associado ao campo data de término:

Perceba que o Dynamics 365 irá salvar o nome dos campos e também seus atributos de maneira diferente, permitindo a rápida identificação e diferenciação do campo nativo e do campo personalizado:

Dessa forma você poderá modificar suas views para que exibam o campo personalizado ao invés do campo nativo, de modo que as colunas de início e término exibam o mesmo tipo de informação:

Penso que se trata de uma solução simples, porém é bem eficiente!

Um abraço e até a próxima!