Relatórios Personalizados para o Project: todas as versões

Olá pessoal,

Há algum tempo atrás (para ser mais preciso, em Julho), eu havia publicado um conjunto de relatórios para o Project, que eram aplicáveis apenas às versões 2013 e 2016 (aqui o link caso você queira saber mais). Ao longo desse tempo, eu recebi uma série de e-mails de pessoas que ainda estão utilizando versões anteriores do Project (como 2007 e 2010), e então não teriam como utilizar os relatórios.

Pensando nisso, eu criei um relatório personalizado que pode ser aplicado à todas as versões do Project. Assim,  independente de qual a versão utilizada, é possível aproveitar as funcionalidades que o relatório oferece.

Aqui um exemplo visual:

Você pode baixar os relatórios aqui: https://gallery.technet.microsoft.com/Relatrios-Personalizados-805eb698

Se você gostar dos relatórios, por favor, deixe sua avaliação no site do TechNet. Será muito útil!

Um abraço e até a próxima!

Relatórios Personalizados | Project 2013 e 2016

Olá pessoal,

Eu desenvolvi um conjunto de 9 relatórios personalizados que podem ser utilizados com o Project 2013 ou 2016. Os relatórios estão disponíveis no site do TechNet, nas galerias de downloads públicos. Há duas versões dos relatórios: uma para o idioma Português e outra para o idioma Inglês.

De modo geral, os relatórios oferecem um conjunto de informações relevantes sobre o cronograma (tarefas, custos, trabalho e recursos), permitindo aos gerentes de projeto o rápido entendimento do progresso executado e possibilitando a identificação de possíveis desvios/discrepancias em relação ao planejado, possibilitando a rápida tomada de decisão.

Aqui um exemplo visual dos relatórios:

Você pode baixar os relatórios aqui:

Versão em Português: https://gallery.technet.microsoft.com/Relatrios-Personalizados-l-96e694aa

Versão em Inglês: https://gallery.technet.microsoft.com/Custom-Reports-for-2013-584584de

Se você gostar dos relatórios, por favor, deixe sua avaliação no site do TechNet. Será muito útil!

Um abraço e até a próxima!

Guest post: campos de Percentual Concluído do Microsoft Project

Olá pessoal,

É com bastante alegria que informo que, pela primeira vez, teremos uma experiência completamente nova aqui no blog. O post de hoje, além de trazer à tona um assunto de extrema relevância – a comparação e o entendimento dos campos de Percentual Concluído disponibilizados pelo Microsoft Project – também será o primeiro post a ser publicado no blog por um convidado.

O convidado de hoje é o Erik van Hurck (@ErikvanHurck), do blog The Project Corner – http://www.theprojectcornerblog.com/. O Erik é um consultor de projetos baseado na Holanda, com atuação em projetos envolvendo o Microsoft Project, Project Server e Project Online. O blog do Erik é um dos meus favoritos, tanto pela riqueza no conteúdo disponibilizado quanto pelos posts técnicos com excelente nível de detalhamento que ele escreve. Para mim é uma grande honra que ele tenha aceitado compartilhar um pouco do excelente trabalho que executa junto à comunidade aqui no blog.

Este post utiliza como referência o post campeão de visitas no blog do Erik: About Percent Complete in Microsoft Project

Olha o tamanho da responsabilidade J !

Feitas as devidas introduções, vamos por a mão na massa!

As descrições da Microsoft para os campos de percentual concluído

A Microsoft disponibiliza uma página na internet que contém a relação de todos os campos do Microsoft Project, bem como o que eles fazem. Abaixo estão as descrições para os campos de percentual concluído:

• Porcentagem concluída: o campo % Concluída contém o status atual de uma tarefa, expresso como a porcentagem da duração da tarefa que foi concluída
• Porcentagem de trabalho concluído: o campo % Trabalho Concluída contém o status atual de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho que foi concluída
• Porcentagem física concluída: o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)

Ok Microsoft, palavras bem legais... mas nós queremos ver isso tudo em ação! Para isso, criei um projeto com algumas tarefas para que seja possível exibir as mudanças conforme o progresso é realizado. Vale lembrar que estou usando o Microsoft Project Pro for Office 365 (versão 2016), mas a funcionalidade é a mesma para versões anteriores.

Percentual (%) concluído e percentual (%) do trabalho concluído

A maneira mais simples para monitorar o progresso de um cronograma é a utilização do campo percentual (%) concluído. Como a própria descrição do campo nos dá a entender, o campo é responsável por reportar o progresso da duração das tarefas do cronograma. Nas ilustrações abaixo será possível verificar como a atualização do campo é refletida no Microsoft Project:

Este primeiro exemplo é muito simples... temos uma tarefa sem atribuções de recursos, assim como não há custos associados. Nada acontecendo, mas de alguma maneira é apontado um progresso de 50% na tarefa. Já no próximo exemplo, temos uma atribuição gerando 80 horas de trabalho, em uma tarefa do tipo duração fixa:

Quando o campo de percentual concluído é modificado para 50%, tanto o progresso da duração quanto o progresso do trabalho são também alterados. Até aqui tudo ok, porém vamos verificar o que acontece caso o Erik tenha trabalhado, na primeira semana, 12 horas por dia ao invés das convencionais 8 horas (alteração que pode ser realizada de maneira manual através do modo de exibição Uso do Recurso):

De acordo com o resultado da modificação, fica evidente que o campo percentual (%) concluído não está exibindo o que de fato está acontecendo. O Erik já completou até o momento 75% do trabalho, mas o progresso aponta para apenas 50% de conclusão. A razão para a discrepância se deve ao fato de estarmos observando o campo que exibe o progresso baseado na duração... sendo que o correto neste caso seria olharmos para o campo percentual (%) do trabalho concluído:

O examplo acima é relativamente fácil de se entender, uma vez que o tipo de tarefa está configurado como Duração Fixa. Já os tipos Trabalho Fixo ou Unidades Fixas irão exibir resultados diferentes, e um pouco mais complexos. Observe o exemplo abaixo e tente descobrir o que aconteceu com o campo percentual (%) concluído:

Neste exemplo, o Erik está atribuído a uma tarefa que irá demandar 80 horas de esforço distribuídos em 10 dias (2 semanas). Entretanto, como o Erik é um cara hard-working, ele decide trabalhar 12 houras por dia na primeira semana. Quando uma tarefa é configurada para o tipo trabalho fixo, o Microsoft Project irá olhar para a quantidade de horas restantes e assim irá determinar a quantidade de tempo (duração) necessário para que o trabalho seja feito. Desse modo, o resultado é que a duração é reduzida em metade de uma semana.

Para o campo percentual (%) do trabalho concluído, isso significa que:

• 80 horas de esforço representam 100% do trabalho a ser concluído
• 20 horas restantes = 25%
• Desse modo, como temos 60 horas já concluídas na primeira semana, temos 75% do percentual concluído

Já para o campo percentual (%) concluído, temos o seguinte resultado:

• 10 dias eram, na previsão original, 100% do tempo necessário para concluir a tarefa. Porém, hoje, 5 dias da primeira semana mais 2,5 dias da segunda semana são os atuais 100%
• Esta é a razão para que tenhamos, neste campo, dois terços do tempo já decorrido (67% de percentual concluído)

 O campo percentual (%) do trabalho concluído irá reportar progresso com base trabalho total (esforço) que foi planejado e, nesse sentido, pode apresentar um resultado diferente do valor que é reportado no campo percentual (%) concluído. Nesse sentido, os gerentes de projetos que gerenciam cronogramas com foco principal no montante de trabalho que precisa ser entregue, em detrimento a direcionar o foco no tempo necessário para a conclusão das tarefas, devem pensar seriamente em passar a utilizar o campo percentual (%) do trabalho concluído para reportar o progresso dos seus cronogramas.

Valor Agregado e o campo porcentagem (%) física concluída

Voltemos agora nossa atenção para o último campo de percentual concluído do Microsoft Project. Assim, vamos observar atentamente a descrição deste campo segundo a Microsoft: “o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)”

Agora, vamos inserir o campo porcentagem (%) física concluída nos exemplos anteriores para verificar o que é exibido:

Nenhum progresso no campo até o momento. Isso acontece porque este é um campo que, por padrão, deve ser manualmente alterado. Vejamos o que acontece quando o campo é modificado para 100%:

Aqui é possível verificar que ainda temos trabalho restante, e que os campos percentual (%) concluída e percentual (%) do trabalho concluído também não sofreram nenhuma alteração. Também podemos verificar, na imagem abaixo, que as barras do Gráfico de Gantt permanecem sem modificação com relação ao progresso das tarefas:

Aí é que entra em cena a opção Método de Valor Agregado. Esta é uma opção que deve ser selecionada para as tarefas (ou para o cronograma inteiro) quando desejarmos monitorar o progresso baseado neste campo. Você irá encontrar esta opção ao efetuar duplo-clique em uma tarefa, visualizando a caixa de diálogo Informações da tarefa:

Assim que você selecionar o % física concluída como o método de valor agregado, uma série de modificações serão realizadas na maneira como o campo COTE (Valor Agregado) é calculado – e isso faz com que outros campos que também são utilizados para o cálculo do valor agregado também sejam impactados (caso você não encontre o campo COTE no Microsoft Project instalado na sua máquina, procure pelo campo COTR – Custo Orçado do Trabalho Realizado). A descrição a seguir é apresentada pelo arquivo de ajuda do Microsot Project:

“Aqui um exemplo de como os valores de percentuais concluídos podem variar, de acordo com o método de valor agregado utilizado: digamos que você esteja construindo uma parede que consiste de 100 pedras, empilhadas em 5 fileiras. Você assenta a primeira fileira de pedras, contendo 20 pedras, em 20 minutos. Entretanto, a segunda fileira de pedras leva 25 minutos para ser assentada, porque precisa assentá-las em um nível superior à anterior. A terceira fileira leva 30 minutos, a quarta 35 minutos e a última fileira leva 40 minutos, para um total de 150 minutos para este projeto. Após completar a terceira fileira, você poderá dizer que a parede está 60% concluída, uma vez que foram assentadas 60 de 100 pedras. Contudo, em termos de duração, o projeto está apenas 50% concluído, uma vez que você concluiu 75 dos 150 minutos necessários. A depender da maneira como você é pago pelo trabalho (ou seja, como o valor é agregado – por pedra assentada ou por hora), você poderá escolher o percentual concluído ou o percentual físico concluído para refletir a maneira como o valor agregado é calculado”

Sintetizando, você apenas deverá se preocupar com o campo percentual físico concluído quando utilizar o método de valor agregado para monitorar o progresso de seus projetos. Aqui, vale indicar dois links úteis que não fazem parte do post original do Erik:

Sobre o campo Porcentagem Física Concluída

Sobre a Análise de Valor Agregado

Comportamento no Microsoft Project e Project Online

O comportamento dos campos de percentual concluído são exatamente iguais quando conectamos o cronograma ao Project Server ou Project Online. Entretanto, uma recomendação importante é que você verifique, junto à sua companhia, se existe alguma política de utilização desses campos antes de realizar alguma modificação no seu método de acompanhamento do progresso.

Notas finais

Lembre-se de que o progresso sempre deve ser inserido nas tarefas selecionadas, ou em sua tarefa resumo. Caso você possua, por exemplo, uma tarefa resumo com duas subtarefas e um marco, garanta que o progresso do marco (ou seja, sua conclusão), seja também imputado. Outra alternativa é imputar o progresso na tarefa resumo caso todas as tarefas estejam concluídas. Caso você impute progresso em todas as tarefas mas se esqueça de definir o marco como concluído, a tarefa resumo apresentará o valor de 99% de conclusão.

Nota de agradecimento

Finalizando, gostaria de deixar registrado uma vez mais o agradecimento ao Erik por compartilhar um material tão útil de maneira expontânea, colaborando assim para que a comunidade do Microsoft Project de língua portuguesa possa enriquecer cada vez mais seu conhecimento na utilização da ferramenta.

Valeu, Erik!

Lembrando que o post em formato digital está disponível neste link:

https://app.box.com/s/9n1krzgv3nnp9hq58ljxu0hsotwy4va8

Espero que tenham gostado do post.

Até a próxima!

Project 2013 - Relatório de Status

Olá pessoal,

Um dos meus alunos no treinamento de Project 2013, o Bruno Tavares, criou um relatório de status muito bacana, com uma série de informações e com design visual muito profissional. Dêem uma olhada:

O relatório apresenta as informações gerais do projeto:

Assim como uma série de outros dados relavantes, com gráficos, tabelas e blocos de informações:

Além da relevância das informações e do ótimo aspecto visual, o relatório já é pré-configurado para impressão:

Show de bola né? Pois é... felizmente o Bruno é um cara muito legal, então ele resolveu compartilhar com mais pessoas pessoas. Então, você pode baixar gratuitamente o relatório no link abaixo:

https://app.box.com/s/48agzs6xnfjom7510734xuw9tyyxfk2a

Este documento contém as instruções para que você possa configurar o relatório no Project 2013 instalado na sua máquina, de modo a utilizá-lo em todos os seus cronogramas:

https://app.box.com/s/xchuomogazl7emrnp9ncri0a2845whlx

Não se esqueça de dar uma passada lá no perfil do Bruno para agradecer!

Até a próxima J

Project e Visio: Better Together - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Estabelecendo vínculos

Se o nome das tarefas da EAP criadas no Visio for examente igual aos dados importados do Access, você poderia utilizar o botão Vincular Automaticamente para deixar que o próprio Visio se encarregue de estabelecer uma relação entre os dados. Esta ação é particularmente interessante quando você possui uma grande quantidade de informações, tornando-se inviável realizar o processo manualmente. Inclusive, expliquei como fazer isso neste post.

Entretanto, neste caso específico, vamos fazer o processo de maneira manual. Para estabelecer um vínculo manualmente, selecione a primeira linha dos dados importados, que contém o título do projeto, e arraste suas informações para a primeira posição do organograma. O resultado será:

Como você ainda não configurou as informações que deverão ser exibidas no organograma (e como elas devem ser exibidas), o próprio Visio trata de escolhe-las em seu nome. Não se preocupe, pois esta configuração será feita em breve. Por hora, estabeleça os vínculos das demais posições do organograma. Ao final, o resultado será:

Meio confuso né? Sem problemas... Quando você vincula dados a formas no Visio, o software exibe os valores posicionados de maneira padrão, e por isso temos esta aparência de sobreposição. Mas não é nada que não possa ser configurado.

Configurando o relatório

Uma vez que os dados foram importados e as relações foram estabelecidas, é necessário configurar a aparência do relatório. Selecione todas as posições do organograma e, na guia Dados, clique em Gráfico de Dados > Criar Novo Gráfico de Dados. Conforme expliquei nesse post, o Visio oferece uma infinidade de opções para que você consigure a maneira ideal de visualização do seu diagrama.

Na caixa de diálogo Novo Gráfico de Dados, clique em Novo Item...

Digamos que atualmente seja necessário exibir apenas o percentual de conclusão de cada uma das fases. Na caixa de diálogo Novo Item, clique na caixa de seleção Campo de dados e escolha a opção Mais campos...

Na categoria Dados da Forma, escolha o campo Porcentagem Concluída:

Clique em OK. Na opção Exibido como, escolha a opção Barra de Progresso:

Configure os detalhes de exibição da seguinte maneira:

Valor Mínimo: 0

Valor Máximo: 1

Formato do Valor: Porcentagem com 1 casa decimal

Após aplicar as configurações, clique em OK e em seguida OK novamente, para aplicar o gráfico às formas. O resultado será:

Porém, ainda temos um pequeno problema. As barras das fases de Iniciação, Instalação e Treinamentos estão sobrepondo as formas a sua direita. Para resolver este problema, selecione as três posições (Iniciação, Instalação e Treinamentos), clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados. Altere a Posição padrão Horizontal para a opção Mais à Esquerda, e selecione o botão de opção Somente as Formas Selecionadas:

Clique em OK para visualizar o resultado:

Muito legal, não é verdade? E que tal adicionar mais informações ao relatório? Suponha que além da visualização do percentual de conclusão, você também tenha a intenção de exibir um indicador gráfico, baseado na variação de término das fases: para as tarefas com desvio, deve ser exibido um indicador vermelho. Para as que não tiverem desvio, deve ser exibido um indicador verde.

Para isso, selecione todas as formas do organograma. Em seguida, clique em Dados > Gráfico de Dados > Editar Gráfico de Dados e clique em Novo Item... em Campo de Dados, escolha o campo Variação do Término. Em Exibido como, escolha a opção Conjunto de Ícones. No passo seguinte, você deve escolher o estilo do conjunto de ícones que deseja aplicar, assim como as regras para exibição de cada ícone. Veja o meu exemplo caso queira se basear:

Clique em OK e OK para aplicar os ícones às suas formas. Você terá que reorganizar a exibição, para que os ícones e barras não sobreponham as formas, conforme realizado anteriormente. O resultado será:

Agora é com você. Descubra quais são as informações relevantes para exibição no seu relatório e manipule-as conforme a sua necessidade. Quando houver uma atualização no projeto, basta que você exporte novamente os dados do Project para o Access. Assim, ao acessar o Visio, você poderá clicar em Dados > Atualizar Tudo e terá todos os seus dados a mão.

Para finalizar, uma última dica: é possível que as pessoas que irão acessar o seu relatório não saibam o critério aplicado para cada ícone. Para resolver este problema, clique em Dados > Inserir Legenda.

É isso. Espero que tenha achado os posts interessantes.

Caso queira, você pode baixar os dois posts desta série em formato digital. O primeiro aqui e o segundo, aqui.

Até a próxima!

Project e Visio: Better Together - Parte 1

Olá pessoal,

Apenas uma observação: para não ficar muito extenso, este post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível neste link.

Nos últimos tempos vinha pensando em criar algum relatório no qual fosse possível exibir, em uma única página, um resumo do projeto – como foco, digamos, em dados de prazo – filtrando apenas as principais fases do cronograma (utilizando a estrutura de nível 1 da EAP). Teria que ser um relatório simples, daqueles que para que a informação seja bem recebida pelo interessado final basta que você envie por e-mail, publique no SharePoint ou mesmo imprima e coloque no mural da sala de projetos.

Algo que fosse mais ou menos assim:

 Apesar de o Project Professional 2013 oferecer uma série de opções para compartilhamento de informações, como por exemplo a Linha do Tempo, os novos e excelentes Relatórios... os modos de exibição e Grupos Personalizados... isso sem falar na exibição do Caminho Crítico e do Caminho da Tarefa, entre outros importantes recursos, eu ainda não estava satisfeito.

Pois é...

Há um tempo atrás postei aqui no blog um artigo que teve um alto número de acessos, explicando como gerar relatórios visuais em qualquer versão do Microsoft Project – aqui o link para o post. Também tinha demonstrado neste post como é possível obter dados externos para criar painéis muito bacanas no Visio. Foi aí que surgiu a ideia: se é possível exportar dados do Project para uma base Access, e se é possível consumir dados de uma base Access no Visio, por que não juntar as duas coisas? J

Antes de começar

Em primeiro lugar, você deve ter uma EAP criada no Visio e um cronograma no Project que represente esta EAP. Se não os tem, sem problemas, eu dou uma ajuda. Aqui o link para a EAP e aqui o link para o cronograma.

Importando os dados

Agora é hora de colocar a mão na massa. A primeira coisa que você deve fazer é exportar as informações do cronograma do Project para uma base Access, conforme explicado no post disponibilizado dois parágrafos atrás. Uma vez salvo o banco de dados, abra o arquivo do Visio que contém a EAP.

Após abrir a EAP no Visio, na guia Dados, clique em Vincular Dados a Formas. Na caixa de diálogo Seletor de Dados, escolha a opção Banco de Dados do Microsoft Access:

Clique em Avançar. Na janela seguinte, selecione o banco de dados salvo que contém as informações do cronograma. Na opção Que tabela você deseja importar, selecione a tabela MSP_EPMTask:

Clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, você pode configurar filtros para que os dados importados sejam apenas aqueles que deseja utilizar no relatório. Isso faz com que a relação entre o Access e o Visio fique mais leve, e permite que você obtenha melhor performance. Para estabelecer um filtro dos campos a serem importados, clique em Selecionar Colunas:

Eu selecionei algumas colunas para a importação:

• TaskIntUID
• Duração da Linha de Base
• Término
• Variação do Término
• Nome
• Porcentagem concluída
• Início
• EDT

Clique OK. Ao retornar à janela anterior, clique em Selecionar Linhas para filtrar apenas as tarefas necessárias. O assistente de importação irá exibir a caixa de diálogo Filtrar Linhas, na qual você poderia aplicar os filtros de acordo com as colunas desejadas (mais ou menos como no AutoFiltro do Excel). Entretanto, esta é uma tarefa trabalhosa e que acaba tomando muito tempo. Para agilizar o processo de aplicação de filtros, clique no botão de AutoFiltro de um dos campos exibidos e escolha a opção Personalizar:

Na combinação dos filtros a serem aplicados, escolha É Resumo Igual a True:

Clique OK e depois OK novamente. Em seguida, clique em Avançar. Na próxima etapa, o assistente de importação irá avisá-lo sobre a escolha de um campo único, a ser utilizado de modo exclusivo quando os dados forem alterados / atualizados. Ele deve sugerir o campo TaskIntUID. Mantenha a sugestão do assistente e clique em Avançar:

Você deverá receber a mensagem de que os dados foram importados com êxito. Clique em Concluir. Você passará a visualizar os dados importados na janela Dados Externos do Visio. Neste exemplo, eu reorganizei o posicionamento das colunas e classifiquei a exibição pelo campo TaskIntUID:

Para continuar a leiteura, veja a segunda parte deste post.