Olá pessoal,
Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.
Adoção e utilização dos compromissos de recursos
Uma vez ativada a funcionalidade pelos administradores, os gerentes de
projeto poderão iniciar a utilização e a adoção dos compromissos de recursos no
processo de gerenciamento de projetos da companhia. Esse é um trabalho que,
idealmente, deve ser realizado na fase de planejamento – quando ainda não temos
um cronograma 100% definido e a alocação dos recursos ainda está baseada em
estimativas (como hoje é feito através do Planejamento de Recursos). Porém, a depender da metodologia e dos processos em vigor em cada
empresa, também é possível realizar as solicitações em um cronograma real (que
esteja em andamento, por exemplo), com recursos nominais.
Para os exemplos desse post, o seguinte cenário fictício foi criado:
- Uma nova ideia de projeto foi submetida para avaliação no Project Online
- Após estudo da viabilidade inicial e verificação da aderência aos
objetivos estratégicos, a ideia foi aprovada
- O próximo passo será realizar as estimativas de demanda dos recursos que
serão necessários para a realização do projeto (mesmo considerando que ainda
não há um cronograma)
Para realizar esta ação, você deverá acessar o projeto
através do Project Desktop 2016. Caso ainda não tenha criado a equipe de
projeto, adicione os recursos corporativos ao projeto (nominais ou genéricos).
Em seguida, na guia Recursos do Ribbon, clique em Planejador de Equipe e escolha o modo de exibição Planejamento de Recursos:
O modo de exibição Planejamento
de Recursos é o local onde todos os compromissos de recursos serão controlados.
Ele apresenta a seguinte visualização:
Inicialmente, eu adicionei dois
recursos corporativos ao meu projeto: Arthur Rodrigues (um recurso nominal) e
Gerente de Projetos (um recurso genérico). Vamos supor que, de acordo com o meu
planejamento, pretendo contar com o Arthur durante o mês de Abril/2016,
considerando 50% de sua capacidade. Para isso, no modo de exibição Planejamento
de Recursos, clique na opção Adicionar
Compromisso. Na caixa de diálogo Informações
de Compromisso, você poderá determinar as características que o compromisso
irá conter:
Após inserir todas as
informações relevantes, clique em OK.
Perceba que a linha do compromisso será adicionada logo abaixo o nome do
Arthur, e seu status será Rascunho
(pois o compromisso ainda não foi submetido à aprovação):
Agora digamos que, de acordo
com as nossas estimativas, o Gerente de Projetos precisará atuar no projeto
entre os meses de Março a Junho de 2016, com um total estimado de 60 horas.
Dessa maneira, selecione o gerente de projetos e adicione o compromisso com
essas características:
Perceba que como para o gerente
de projetos foram solicitadas 60 horas a serem distribuídas ao longo de 4
meses, o Project Desktop calculou automaticamente suas unidades de atribuição
propostas para 9%:
Caso você queira descobrir a
quantidade de trabalho proposto para cada um dos recursos (ou seja, seu esforço
em horas), clique com o botão direito no grip à direita dos compromissos e
escolha a opção Trabalho Proposto:
Isso fará com que você passe a visualizar
não só as unidades de atribuição, mas também as horas a serem consumidas por
cada um dos recursos em cada um dos seus compromissos:
É importante notar que você pode controlar as informações que deseja
exibir no grid, a depender da sua necessidade. Outro ponto importante é que
você poderá modificar as unidades de atribuição (ou as horas propostas)
manualmente, caso queira realizar sua redistribuição ao longo dos meses.
Quando estiver pronto para submeter as horas propostas à
aprovação, clique em Enviar e
escolha a opção que lhe for mais conveniente (enviar todos os compromissos ou
apenas os selecionados):
Perceba que o status dos
compromissos passará de Rascunho
para Proposto:
Revisão dos compromissos de recursos
Entra em cena agora um novo ator: o Gerente
de Recursos. Quando os compromissos de recursos são submetidos pelos
gerentes de projeto, caberá ao Gerente de Recursos analisar as demandas
propostas e, conforme a disponibilidade dos recursos, aprovar, recusar ou
propor uma modificação no compromisso.
Ao acessar o PWA, o Gerente de Recursos poderá selecionar os
recursos desejados e visualiar o seu Mapa
de Calor de Compromissos e Capacidade. Perceba que para os recursos
selecionados – Arthur e Gerente de Projetos, as horas submetidos no projeto
“Novo Projeto” estão sendo exibidas:
Em seguida, o Gerente de
Recursos também poderá navegar à página Solicitações
de Recurso para visualizar os compromissos propostos para os recursos
selecionados:
Suponha que, neste cenário, as
horas do Gerente de Projetos serão aprovadas sem ressalvas. Assim, o Gerente de
Recursos poderá selecionar o compromisso e clicar em Aceitar:
Porém, vamos supor que o recurso Arthur Rodrigues estará alocado em uma
atividade interna (não relacionada a projetos) e não estará disponível durante
o período proposto. Desse modo, o Gerente de Recursos poderia: a) Rejeitar o
compromisso; b) Editar o compromisso alocando as horas em um período diferente
do proposto; c) Sugerir a troca do recurso proposto por outro recurso que tenha
disponibilidade no período desejado.
Vamos utilizar, neste exemplo, a opção C. Selecione o
compromisso do Arthur e clique em Editar
Compromisso. Na caixa de diálogo apresentada, você poderá modificar o compromisso,
atribuindo-o a outra pessoa:
Neste exemplo, estamos transferindo
a solicitação de compromisso do recurso Arthur para a Melissa. Clique em OK para finalizar a edição – assim,
você poderá deixar um comentário para que o gerente de projetos saiba o motivo
da mudança:
Atualizando as solicitações de compromissos
Ao acessar novamente o Project Desktop, o gerente de projetos
poderá clicar em Atualizar para
verificar se há novidades em relação aos compromissos submetidos:
Ao clicar em Exibir Contratos, será possível
identificar as respostas às solicitações efetuadas (com seus respectivos
comentários):
Sugiro que você insira a informação Trabalho
Comprometido no grid de visualização, pois assim terá condições de
visualizar as horas propostas e comprometidas de cada um dos recursos.
Bem, é isso aí... os compromissos de recursos representam uma mudança
significativa na maneira pela qual a demanda dos recursos será analisada e
controlada, tanto no Project Online quanto no Project Server 2016 – além de
representar também uma mudança profunda no relacionamento entre os gerentes de
projeto e os gerentes de recurso.
E você, o que achou dos compromissos de recursos? Pretende implantar esse
método de trabalho na sua companhia? Deixe seus comentários e opiniões J
Um abraço e até a próxima!
