Atualizando múltiplos projetos

Olá pessoal –

Nesse mês de Maio/2020 publiquei um vídeo no meu canal do YouTube onde explico como é possível construir, via Power BI, um relatório que consolide múltiplos cronogramas criados no Microsoft Project:

Uma vez publicado, o vídeo gerou uma excelente repercussão, e recebi muitos comentários e mensagens com dúvidas complementares. Uma dúvida em particular que me chamou a atenção estava relacionada a possibilidade de atualizar múltiplos cronogramas de uma única vez:

“Eu tenho múltiplos cronogramas para gerenciar, e periodicamente preciso acessar cada um deles individualmente no MS Project para atualizar as tarefas, e esse é um trabalho manual, repetitivo e que consome muito tempo. O que eu queria saber é se é possível atualizar todos os cronogramas de uma forma centralizada, para ser mais eficiente e economizar tempo. Pode me ajudar?”

Essa é uma dúvida muito pertinente e interessante, então gostaria de explorá-la um pouco mais nesse post. Há cerca de dois anos, publiquei um post aqui no blog para discutir em detalhes a importância de se trabalhar com a Data de Status no momento da atualização dos cronogramas. Adicionalmente, no meu canal no YouTube, publiquei um vídeo de 50 minutos com as boas práticas para atualização de cronogramas e inserção das informações reais do andamento do projeto:

Nesse sentido, se você ainda não conhecia esses dois materiais, sugiro reservar um tempo para estudá-los, pois os conceitos que vamos discutir abaixo utilizam informações do post e do vídeo como referência 😉.

Atualizando múltiplos projetos

Voltando ao ponto central do post de hoje, caso você queira atualizar múltiplos cronogramas de maneira centralizada, poderá criar um projeto em branco (temporário) no Microsoft Project e então adicionar cada um dos cronogramas individualmente para que seja possível efetuar as ações de atualização de maneira mais simplificada e eficiente – um conceito parecido com o recurso de Projetos Mestre e Subprojetos.

Inicie o trabalho abrindo um novo projeto em branco no Project:

Em seguida, você poderá adicionar os projetos a serem atualizados clicando em Projeto > Subprojeto:

Uma vez que os cronogramas que você deseja atualizar estejam inseridos no projeto temporário, você poderá expandi-los para exibir todas as tarefas. Como eu explico no post e no vídeo que deixei como referência, o ideal é definir a Data de Status para que seja possível referenciar o status de cada uma das tarefas dos projetos inseridos. Após definir a Data de Status, você poderá adicionar a coluna Status à tabela atual para que seja possível filtrar, por exemplo, as tarefas atrasadas:

Uma vez que você tenha identificado as tarefas atrasadas em cada um dos cronogramas, poderá atualizá-las conforme a situação de cada uma delas.

Quando o trabalho de atualização tiver sido concluído, você terá que fechar o projeto temporário (Projeto1), mas não deverá salvá-lo. A maneira mais segura de efetivar essa ação é clicando em Arquivo > Fechar. Quando o Project perguntar se deseja salvar as mudanças em Projeto1, clique Não:

Logo em seguida, o software irá perguntar se você deseja salvar as mudanças realizadas em cada um dos projetos. Nesse caso a resposta é Sim, pois desejamos que as alterações feitas nos cronogramas sejam salvas. Como podemos ter atualizado vários cronogramas de uma única vez, o mais fácil é escolher a opção Sim para tudo:

Dessa forma as alterações serão aplicadas em cada um dos projetos de maneira individualizada, mas não iremos criar projetos mestre e nem subprojetos. Simples e eficiente.

Importante lembrar uma coisa: o fato de termos definido uma data de status no projeto temporário irá permitir a identificação e seleção das tarefas atrasadas de todos os subprojetos inseridos, mas não irá efetivamente definir a data de status de cada um dos projetos individuais. Se desejar atualizar a data de status de cada um dos cronogramas, ainda precisará atualizá-los individualmente.

E você, tem algum processo preferido para atualização dos cronogramas periodicamente? Deixe o seu comentário para que possamos compartilhar outras maneiras lidar com atualizações múltiplas.

Um abraço e até o próximo post!

Adicionando a Data de Status nos relatórios

Olá pessoal –

Um post bastante famoso aqui do blog é um que falo sobre o conjunto de relatórios personalizados para o Microsoft Project que eu construí e disponibilizei de forma gratuita para os usuários do software. Até hoje, os arquivos com os relatórios foram baixados 2.472 vezes (!), um número que eu jamais imaginei que pudesse alcançar. No meu canal no YouTube eu também falei sobre como construir os relatórios do zero, para os casos nos quais o conjunto que eu havia disponibilizado não atender necessidades específicas.

Recentemente recebi um e-mail de uma pessoa que havia feito o download e estava usando os relatórios. A pessoa havia comentado que o Project era um software fundamental na empresa, e que eles sempre utilizavam a Data de Status para atualizar os cronogramas. Porém, havia um problema: o time do PMO havia realizado algumas modificações nos relatórios, e identificaram que o campo contendo a Data de Status não estava disponível para ser inserida nos relatórios 😕

Poxa Microsoft, que bola fora! Deixar de fora dos campos disponíveis para os relatórios uma informação tão importante? Mas acontece que, como somos todos inconformados, fomos lá tentar resolver o problema 😁

É interessante perceber que, ao acessar a área de relatórios e expandir a seção de Datas, várias informações estão disponíveis – como por exemplo a Data Limite, Data de Restrição, e as datas de Início e Término dos sprints – mas a bendita da Data de Status não está lá.

Então, para dar um jeito nessa situação, temos que criar um campo personalizado do tipo Data que seja uma réplica da Data de Status. O passo-a-passo:

1. Clicar em Projeto > Campos Personalizados > selecionar o tipo Data
2. Selecionar o primeiro campo de data disponível e clicar em Renomear. Eu renomeei o meu campo para Data Status, mas você pode ficar à vontade para renomear o campo de acordo com a sua necessidade
3. Em seguida, clicar em Fórmula. Na caixa de diálogo, clicar em Campo > Projeto > Data > Data de Status

4. Em Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo selecionar Usar Fórmula

Em seguida você deve garantir que a Data de Status está definida para o seu projeto. Ao retornar ao seu relatório personalizado, expanda a visualização da Lista de Campos e então a subseção Data. Em Personalizado você deverá encontrar o campo que acabou de ser criado, e então poderá adicioná-lo ao relatório:

Problema resolvido:

🚀🚀🚀

Introduzindo o Project for the Web

Olá pessoal –

Ontem, dia 15 de Outubro de 2019, a Microsoft oficialmente iniciou a divulgação da nova versão do Project, que irá se chamar ‘Project for the Web’. De acordo com o post publicado, todos os clientes que já possuem ao menos uma licença do tipo Microsoft Project Premium ou Microsoft Project Professional irão também obter acesso ao Project for the Web ainda nesse mês de Outubro.

A princípio não haverá custos adicionais para os clientes no que se refere à introdução do Project for the Web. A tabela abaixo, tirada do post publicado pela Microsoft, exibe os tipos de licença e seus respectivos produtos:

Dois links importantes, que podem auxiliar no entendimento sobre o novo serviço e suas diferenças para o serviço atual do Project Online, também foram compartilhados:

O primeiro: O que é o ‘Project for the Web?’

E também: O que você pode fazer com o ‘Project for the Web?’

Irei publicar uma série de posts ao longo dos próximos dias/semanas para focar no novo serviço, suas funcionalidades, recursos e principais diferenças se comparado ao serviço atual do Project Online. 

Vamos explorar os cenários de utilização de cada serviço, e entender o Roadmap da Microsoft e como se planejar para implantar o serviço na nossa organização.

Fique ligado aqui no blog e também lá no canal no YouTube.

Nunca atribua recursos à tarefas resumo

Olá pessoal –

Muitos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project acabam não seguindo as boas práticas de utilização do software – as vezes por desconhecimento, as vezes por negligência – o que pode gerar resultados diferentes daqueles esperados para o cronograma, podendo inclusive comprometer o planejamento, a execução e a monitoria e controle do empreendimento.

Uma das ações mais comuns dos gerentes de projeto com os quais trabalho no meu dia-a-dia é a de atribuir recursos à tarefas resumo (as tarefas resumo são aquelas que representam um grupo comum de tarefas do projeto, normalmente representando uma fase do projeto). O argumento utilizado, na maioria dos casos, é o seguinte: “o recurso fulano será responsável por toda essa fase do projeto, logo, vou atribuí-lo à fase (tarefa resumo) ao invés de atribuí-lo a cada tarefa individualmente, o que seria muito trabalhoso”.

Esta é, definitivamente, uma prática não recomendada ao se trabalhar com o Microsoft Project. E como sempre procuro explicar com exemplos práticos os motivos de não recomendar que se trabalhe no software dessa maneira, resolvi escrever este post pois assim podemos ajudar um maior número de pessoas e também pra já ter tudo documento nos casos futuros 😊.

Abaixo vou listar os principais motivos para que se evite a atribuição de recursos à tarefas resumo.

Problema #001 – superalocação, atribuições duplicadas e cálculo de esforço incorreto

Ao atribuir recursos à tarefas resumo, o MS Project poderá acabar apresentado resultados divergentes no que se refere ao montante de trabalho (esforço) requerido ao recurso ao longo do projeto. Além disso, outros problemas também podem acontecer, a depender de como as atribuições são configuradas. Os problemas mais comuns são:

1 - Cálculo incorreto do montante de horas de trabalho (esforço) requerido ao recurso

2 - Problemas de superalocação e duplicidade de trabalho caso o recurso também esteja atribuído às subtarefas

Veja o exemplo abaixo, referente ao primeiro cenário. Ao atribuir o recurso apenas à tarefa resumo, o cálculo do trabalho apresenta um valor incorreto (enquanto o montante total de esforço do recurso é de 24 horas, o trabalho total esperado para as 3 sub-tarefas do projeto é de 72 horas):

Já no segundo cenário, caso o recurso também seja atribuído às sub-tarefas, o montante de esforço será calculado em duplicidade. Perceba que o trabalho esperado para o projeto já não é mais de 72 horas (a soma das 3 sub-tarefas), mas sim de 96 horas. Além disso, uma vez que há atribuições em duplicidade, o recurso também passa a ser apresentado como superalocado, pois o total de esforço de suas atribuições será superior à sua capacidade diária de trabalho:

Apenas para contextualizar melhor, em ambos os casos estou utilizando um modo de exibição combinado, ou seja, uma janela dividida com os modos de exibição Gráfico de Gantt e Uso dos Recursos.

            

Problema #002 – reporte de progresso

Outro problema recorrente da atribuição de recursos à tarefas resumo se dá quando é necessário reportar o progresso das tarefas. Por padrão, o comportamento das tarefas resumo no Microsoft Project é o de absorver e consolidar o montante de progresso reportado nas suas sub-tarefas. Nesse sentido, caso o reporte de progresso seja realizado nas sub-tarefas, o percentual concluído da tarefa resumo será calculado automaticamente pelo software:

Da mesma maneira, ao reportar progresso na tarefa resumo, as sub-tarefas serão impactadas automaticamente, mesmo que essa não seja a intenção:

Problema #003 – modelos de cronograma

Se você utiliza uma plataforma unificada de gerenciamento de projetos como o Microsoft PPM (Project Server ou Project Online), você não poderá iniciar novos projetos que tenham como modelo um cronograma com recursos atribuídos à tarefas resumo. Ao iniciar a criação de um novo projeto, a plataforma bloqueia o processo e uma mensagem de erro é apresentada, de modo que não é possível concluir a ação.

Conclusão

Para finalizar este post e reforçar a ideia de que nunca devemos atribuir recursos à tarefas resumo, para além dos argumentos citados anteriormente, acredito que valha a pena fazer uma pequena reflexão: em um projeto, as pessoas (recursos) são responsáveis pela execução de atividades (tarefas) que, juntas, formam um determinado pacote de trabalho (normalmente representada em uma tarefa resumo). Nesse sentido, um recurso nunca será, na prática, responsável por uma “fase” do projeto: ao contrário, ele irá executar ações coordenadas para que as entregas daquela fase sejam realizadas.

Portanto, se você ainda faz parte do time dos gerentes de projeto que atribuem recursos à tarefas resumo, chegou a hora de mudar de lado.

Como já é de praxe, neste link você poderá fazer o download deste post. 

Um forte abraço e até o próximo post!

Microsoft Ignite 2018: Anúncios e Visão de Futuro para o Project

Olá pessoal,

Durante esta semana (24 a 28 de Setembro de 2018) está acontecendo em Orlando o Microsoft Ignite, uma das maiores conferências para profissionais de TI. O Ignite é um evento muito importante para a comunidade técnica, pois é durante o evento que importantes anúncios são realizados sobre o futuro das diferentes plataformas e ecosistemas suportados pela Microsoft.

Com relação ao nosso querido e estimado Project, anúncios importantes foram feitos, e vamos então discuti-los aqui.

Modern Work Management

A visão de futuro da Microsoft está direcionando a família Project numa direção em que a plataforma seja mais colaborativa, fácil de utilizar e integrada às demais plataformas (como Power Apps, Flow, Teams, Planner e etc.). Nesse sentido, o conceito de Modern Work Management está sendo disseminado e associado ao Project. Em geral, esse conceito vai de encontro à simplificação da experiência de navegação e utilização dos recursos e funcionalidades pelos usuários. Tudo começa pela nova funcionalidade chamada ‘Project Home’, que tem como objetivo prover visibilidade e fácil acesso aos projetos com os quais estamos trabalhando – disponibilizando e agrupando tudo em um único local.

Project Home é uma funcionalidade que já está disponível para os usuários, sobre a qual eu falei um pouco mais nesse vídeo no meu canal do YouTube:

Roadmap

Roadmap (com previsão de lançamento para o início de 2019) é uma plataforma visual que irá permitir que os usuários visualizem seus projetos em uma visão de linha do tempo, garantindo visibilidade integral sobre todo o trabalho que está sendo realizado. O conceito é que cada iniciativa (projeto) seja visualizada em uma linha – em conjunto com outras informações relevantes, como tarefas e marcos. O Roadmap irá permitir a inclusão de diferentes tipos de cargas de trabalho, oriundas de diferentes origens como Project Online, Planner, Azure DevOps (VSTS) e também do novo serviço anunciado pela Microsoft, chamado de ‘Project Service’.

Nas imagens abaixo, que foram originalmente postadas no blog do meu amigo MVP Paul Mather (https://pwmather.wordpress.com), dá pra ter uma ideia preliminar de como será o Roadmap:

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

Project Service

O último anúncio é aquele que vai causar mais impacto, e que promete chacoalhar a maneira com a qual trabalhamos com o Microsoft Project. O Project Service (ou simplesmente Project) é um novo serviço desenvolvido do zero, sem nenhuma relação com a arquitetura atualmente utilizada no Project Online. Ele promete ser um serviço que irá aliar a flexibilidade com simplicidade de utilização, com mudanças significativas em relação à maneira com a qual trabalhamos atualmente no Project Online.

Por exemplo, os conceitos de criação de equipes nos projetos, check-in, check-out e publicação devem deixar de existir. Outra mudança significativa é que o Project Service deve também permitir a co-autoria em cronogramas – um minuto, você prestou atenção nisso? Exatamente, múltiplos gerentes de projeto atualizando seus cronogramas ao mesmo tempo! Wow!!!

Na imagem abaixo, também retirada do site do Paul, dá pra ter uma idea de como a atribuição de recursos irá funcionar:

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

O Project Service foi construído com base no MicrosoftCommon Data Services (CDS), o que irá possibilitar uma fácil integração com outras plataformas, como SharePoint, PowerApps, Power BI, Flow, Office 365 e Dynamics 365.

Em geral, com o lançamento do Project Service (previsto para 2019), as empresas poderão continuar trabalhando com o Project Online, mas em algum momento uma transição terá de ser feita para que novos projetos sejam criados e gerenciados no novo serviço – ou seja, aparentemente o Project Online deve ser descontinuado no médio/longo prazo.

Considerações e links complementares

Não há dúvidas de que os anúncios realizados durante o Ignite (principalmente o Project Service) irão causar uma mudança significativa na maneira como as empresas e as pessoas gerenciam seus projetos, iniciativas e cargas de trabalho. Para ajudar nessa transição, a Microsoft está se comprometendo a prover todo o suporte, acompanhamento e ferramentas necesssárias, tanto para empresas que desejam migrar completamente suas informações do Project Online para o Project Service assim como para aquelas que pretendem realizar a transição em pararelo – gerenciando os projetos atuais no Project Online até o seu encerramento e iniciando os novos projetos no Project Service.

Para ajudar as pessoas e organizações a entender melhor o que toda essa mudança significa, e o que podemos esperar disso tudo, a Microsoft disponibilizou alguns comunicados oficiais que possuem informações complementares. Se você está interessado em saber mais sobre a direção que a família Project vai tomar – e como isso vai afetar a sua organização – então é imperativo que você leia os comunicados:

A new vision for modern work managament with Microsoft Project (by Jared Spataro)

A letter to our Microsoft Project community (by Howard Crow)

Q and A on the Future Vision of Project (by Howard Crow)

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Por enquanto é isso pessoal. Vou ficar atento às novidades e, na medida em que elas forem sendo publicadas, eu compartilho por aqui. Pelo visto, haverá muito trabalho pela frente 😊

E você, o que achou das novidades?

MVP Renovado: 2018-2019

Olá pessoal,

Todo começo de Julho é sempre uma grande expectativa para todos os MVPs. Afinal, é nesse período em que a Microsoft faz uma avaliação das contribuições dos MVPs ao longo do último ciclo anual para então decidir quem será renovado e quem não mais fará parte do programa.

Uma coisa que pouca gente sabe é que o MVP é uma premiação dinâmica: ela se baseia no seu último ano de contribuições, e não em todo o seu histórico ao longo do tempo em que você está no programa. Isso quer dizer que um MVP de longa data pode não renovar caso não tenha contribuído significativamente nos últimos 12 meses – o que é muito bom, já que privilegia e reconhece quem é ativo junto à comunidade. Outra coisa boa que acontece em virtude desse critério é que sempre há espaço para novas pessoas chegarem, de forma que o programa MVP não se torna um grupo exclusivo e restrito sempre às mesmas pessoas.

Pois hoje sinto-me muito honrado e feliz em saber que fui renovado como MVP de Project, completando assim meu terceiro ano no programa. Para se ter uma ideia, na área da minha premiação (que se encaixa na categoria Business Solutions mas é, de fato, Microsoft Project) existem apenas cerca de 30 profissionais reconhecidos como MVP em todo o mundo – sendo que 4 deles são brasileiros (além de mim, há os véios de guerra Allan Rocha e André Xavier e o Mário Trentim). Caso você tenha curiosidade, aqui tem uma lista (mesmo que um tanto incompleta) dos MVPs de Project:

https://mvp.microsoft.com/de-de/MvpSearch?ex=Business+Solutions&kw=%22Project+Server%22

Então é isso pessoal... é um prazer enorme e uma responsabilidade maior ainda em fazer parte de um time com tantas feras. Meu dever agora é continuar o trabalho, compartilhando conhecimento e contribuindo com a comunidade do Microsoft Project, Project Online e Project Server.

Vamos juntos que tem muita coisa pela frente!

  

Project Virtual Conference 2018

Olá pessoal,

Reservem a agenda nos dias 6 e 7 de Junho, pois vem aí a segunda edição da Project Virtual Conference! Esta é uma conferência virtual, dedicada à comunidade de gerenciamento de projetos e com foco nas soluções PPM Microsoft (Project, Project Online e Project Server). Um evento mundial que será transmitido durante 24 horas contínuas.

A Project Virtual Conference é um evento gratuito, organizado por voluntários da comunidade MVP, e irá contar com um timaço de 32 renomados especialistas na comunidade PPM. Felizmente, fui selecionado e estou na lista de speakers!

O tema da minha palestra será ‘Real-world reporting: using stunning Power BI visuals to solve business requirements and create stellar reports’. Muito chique esse título, não acham? 😊 Em resumo, vou falar sobre a utilização de recursos e visuais customizados no Power BI para criar relatórios que atendam necessidades específicas de negócio, no que se refere ao gerenciamento de projetos e portfolios.

As datas/horários das sessões ainda serão definidos, mas você pode visitar o site da Project Virtual Conference para saber mais sobre as sessões e sobre os palestrantes:

http://projectvirtualconference.com/

Na medida em que as confirmações forem feitas, vou mantendo vocês atualizados.

Te vejo em Junho!

A Importância da Data de Status

Olá pessoal –

Pela primeira vez na história do blog podemos dizer que temos um post vindo literalmente da nuvem. Estou escrevendo (e publicando) este post diretamente do avião, num vôo de Dallas para São Paulo. Internet no avião é vida para aqueles que estão com insônia, fala aí? 😊

Vamos direto ao ponto: como você atualiza os seus cronogramas? Essa pode até parecer uma pergunta um pouco rude, mas por favor, não se incomode com isso... a ideia aqui é gerar uma provocação, e fazê-lo refletir por um instante. Então, vou perguntar novamente: você segue um padrão de atualização nos seus cronogramas? Ou a cada período de atualização você recebe as informações dos membros de equipe e então decide como vai agir para efetuar o lançamento nas tarefas do seu projeto?

Minha rotina de trabalho me permite estar em contato com os mais diversos tipos de cliente, os quais utilizam o Microsoft Project diariamente para gerenciar seus projetos e iniciativas corporativas. E, nesse contexto, se há uma coisa que me impressiona bastante é a quantidade de gerentes de projeto que não tem o hábito de atualizar seus projetos com base na Data de Status.

Mas, afinal, o que é a data de status?

Se você pertence ao grupo de gerentes de projeto que não atualizam a Data de Status nos seus cronogramas, vamos começar do começo. A Data de Status tem como principal objetivo calcular o progresso do projeto. De maneira secundária (mas não menos importante), a Data de Status também pode ser utilizada para que seja possível realizar os cálculos relacionados ao método de Valor Agregado. Além disso, a Data de Status permite a exibição das informações do andamento do progresso do projeto, considerando o trabalho realizado e o trabalho restante.

Em um cenário ideal de gerenciamento de projetos com o apoio do Microsoft Project, o gerente de projetos deveria definir a Data de Status ao final de cada período de apuração para determinar a ‘linha de corte’ esperada para o cronograma. Dessa maneira seria possível observar as tarefas que deveriam ter sido finalizadas, as tarefas que deveriam ter algum progresso e as tarefas futuras (além daquelas já concluídas). Assim, utilizando como referência essa data de corte, você poderia atualizar o seu cronograma.

Observe o cronograma abaixo:

Este é um projeto fictício para desenvolver o novo site institucional de uma determinada organização. Supondo que na sua empresa a atualização dos projetos deva ocorrer sempre às sextas-feiras, como seria possível saber o que deveria estar concluído ao final dessa semana? E se o diretor da empresa perguntasse como está o andamento do progresso, ou se solicitasse um relatório com as tarefas concluídas, as tarefas em andamento e as tarefas atrasadas considerando a próxima data de corte? O que você faria nessa situação?

A ação mais recomendada nessa situação seria definir a Data de Status para o próximo período de apuração e então observar as tarefas. Para definir a Data de Status, clique em Projeto > Definir Data de Status:

Em seguida, bastaria definir a Data de Status para a linha de corte desejada.

Aqui cabe uma pequena observação: se a sua periodicidade de revisão do cronograma é semanal e acontece às sextas-feiras, então minha recomendação é que você defina a Data de Status para o final de semana (sábado ou domingo). Caso você defina a Data de Status para a própria sexta-feira, o Microsoft Project pode considerar o horário de 8 horas da manhã (ao invés de 17hs), o que implica dizer que o trabalho das tarefas na sexta-feira não deverá ser considerado na medição, uma vez que estamos no início do dia. Desse modo, quando você define a Data de Status para o final de semana, a sexta-feira é automaticamente incluída.

No meu exemplo, determinei a Data de Status do meu projeto como 28-Abr-2018 (sábado). Agora, para que seja possível visualizar o status das tarefas baseado na data de corte, é possível inserir a coluna Status na planilha de tarefas para rapidamente saber o que está acontecendo:

Perceba que as tarefas 5, 6 e 8 estão atrasadas (Late), pois já deveriam ter sido finalizadas quando levamos em consideração a Data de Status. A tarefa 9 também está atrasada, mas não porque deveria ter sido finalizada – na verdade, esta tarefa está apresentando um progresso aquém do esperado para a Data de Status que foi definida.

Outra maneira de rapidamente visualizar e identificar as tarefas atrasadas é através da exibição das Linhas de Andamento. Para visualizar as Linhas de Andamento, no Gráfico de Gantt, clique bom o botão direito do mouse e escolha a opção Linhas de Andamento. Na caixa de diálogo Linhas de Andamento, selecione a opção Exibir na Data de Status do projeto:

Esta ação fará com que o Microsoft Project trace uma linha associada à Data de Status que permitirá rapidamente identificar as tarefas atrasadas (que são aquelas que estão para trás da Linha de Andamento):

Uma vez identificado o status das tarefas e de posse das informações reais apuradas junto aos membros de equipe para o período em questão, você poderá atualizar o cronograma com maior facilidade, rapidez e eficácia. No vídeo abaixo há uma explicação detalhada sobre os métodos recomendados para atualização das tarefas do cronograma:

Como material complementar sobre as boas práticas para atualização de cronogramas no Microsoft Project, sugiro as seguintes leituras:

Definir a Data de Status no Microsoft Project

Visão geral: controlar o andamento

Analisar o andamento do cronograma

É isso aí, vou ficando por aqui pessoal. Espero que tenham gostado do post e não se esqueçam, atualização de cronograma só com definição da Data de Status.

Caso queiram baixar o arquivo PDF, basta acessar este link.

Um abraço!