quarta-feira, 29 de agosto de 2018

Enviando notificações no Project Online com o Microsoft Flow

Olá pessoal –

Um dos maiores benefícios de se utilizar uma suíte de aplicativos como o Office 365 é a possibilidade de integração e comunicação entre os diferentes aplicativos que são parte integrante da plataforma. Há inúmeros cenários, requisitos de negócio e necessidades do dia-a-dia que podem ser resolvidos através da integração de um ou mais aplicativos, facilitando a comunicação entre as equipes e garantindo que as pessoas tenham em mãos as informações que precisam, no momento certo e com a qualidade necessária.

Recentemente tive a oportunidade de trabalhar com um cliente em um projeto de adoção do Project Online para um pequeno time que estava sendo formado (um novo escritório de projetos dentro da TI). Como a área ainda estava sendo criada, não haviam processos estruturados e definidos sobre como os projetos seriam gerenciados, bem como não havia um fluxo formal de como os novos projetos seriam cadastrados e aprovados na organização.

A necessidade inicial do time responsável por utilizar o Project Online na organização era simples: cada novo projeto criado deveria disparar automaticamente uma mensagem/alerta para um endereço de email, de modo a informar a equipe sobre a nova empreitada. Como não havia nada complexo no processo e também não haveria a necessidade de que aprovações fossem disparadas, a utilização do SharePoint Designer para construção de um workflow seria algo além do necessário. E foi então que o Flow entrou em ação...

O Microsoft Flow (https://flow.microsoft.com/pt-br/) é uma poderosa plataforma de automação, que permite aos usuários a criação de fluxos de trabalho automatizados entre seus aplicativos e serviços, de modo a garantir o recebimento de notificações e ações em geral (como sincronização de arquivos, coleta de dados e etc.).

O Flow é uma plataforma que está disponível para diferentes planos da suíte do Office 365, e pode ser inclusive utilizado de maneira gratuita (para maiores informações sobre as versões do Flow, visite este link: https://us.flow.microsoft.com/pt-br/pricing/). Como possui uma série de modelos e conectores que permitem aos usuários executar inúmeras ações de comunicação entre diferentes aplicativos, o Flow pode ser utilizado no contexto do Project Online (como será discutido neste post) como também em inúmeras outras situações e necessidades de negócio. Vale a pena dar uma olhada na galeria de modelos disponíveis: https://flow.microsoft.com/pt-br/templates/


Criando um flow

Para criar um novo Flow, primeiro certifique-se que você possui uma licença junto à sua empresa (ou se inscreva para utilizar um dos planos gratuitos). Em seguida, navegue para https://flow.microsoft.com. Na página inicial, você pode fazer uma pesquisa utilizando o termo ‘Project Online’. Alguns modelos serão exibidos, conforme figura abaixo:


Uma das opções disponíveis é “Receive an email when a new Project is created in Project Server Online”. Selecione esta opção e você será direcionado à página seguinte, onde você precisará informar as suas credenciais no Project Online:


Após inserir suas credenciais, você precisará conceder permissão para que o Flow possa ler algumas informações do Project Online:


Os passos seguintes são simples e intuitivos. Primeiro, você deverá informar qual o nome da instância do Project Online à qual deseja se conectar, assim como o endereço de email para o qual as mensagens devem ser enviadas. Já no corpo do email você poderá determinar quais as propriedades que deseja utilizar quando cada notificação for enviada:


Uma vez criado o Flow, você poderá publicá-lo. Então, a cada novo projeto criado, as notificações serão enviadas automaticamente para os destinatários informados:



Mamão com açúcar, não é? 😊

Nos próximos posts vou procurar explorar um pouco mais da integração entre os recursos do Office 365 e o trabalho que executamos no nosso dia-a-dia de gerenciamento de projetos.

Espero que tenha gostado do post, e até a próxima!


segunda-feira, 27 de agosto de 2018

SGPL 20018: Sucesso!


Olá pessoal,

Nos dias 24 e 25 de Agosto, juntamente com a equipe de voluntários do PMI capítulo Bahia (https://pmiba.org.br/), entreguei um workshop no evento SGPL 2018 (Seminário de Gestão de Projetos e Liderança). O SGPL é o maior evento com objetivo de disseminar as boas práticas em gestão de projetos da região Nordeste, e na edição 2018 contou também com o toque especial de estar celebrando os 15 anos do capítulo Bahia do PMI.

As palestras e workshops entregues no SGPL tinham o principal objetivo de compartilhar ideias e disseminar conhecimento relacionados ao triângulo de talentos do PMI, que contempla: Competências e Técnicas em Gestão de Projetos, Gestão Estratégica de Negócios e Liderança.

O evento foi um sucesso absoluto, tanto em termos de organização quanto em termos de público: palestras cheias, público altamente motivado e participativo e palestrantes entregando um conteúdo de alto nível.

A minha palestra teve como foco os assuntos que mais gosto: falar sobre como utilizar o Power BI para criar relatórios, painéis e dashboards com dados do Project Online. A sala estava super lotada, com um pessoal ávido por saber mais sobre como integrar as duas plataformas. Foi muito massa! 😊   

O meu agradecimento vai para todos os voluntários do PMI-BA que fizeram o evento acontecer. Um evento desse nível exige muita concentração, esforço e profissionalismo, e o pessoal de Salvador tirou tudo isso de letra. Nota 10 para todos os envolvidos, e muitíssimo obrigado pelo convite!

Eu puliquei os slides que utilizei na apresentação no Slide Share, caso tenham interesse em saber mais:


Abaixo algums fotos do evento:





Um grande abraço e espero poder participar novamente em 2019!