Customizando as Notificações de Workflow no Project Online

Olá pessoal –

Ao utilizar uma plataforma de gerenciamento de Portfolios, Programas e Projetos como o Project Online ou o Project Server para capturar, priorizar, selecionar, planejar e gerenciar suas iniciativas corporativas, as organizações dispõe de uma grande oportunidade para automatizar seus processos de negócio através da coleta das informações sobre as solicitações de projeto e sua eventual evolução ao longo do ciclo de vida. Em um cenário como esse, a criação de workflows personalizados se mostra uma ferramenta fundamental para auxiliar essa automatização dos processos.

Ao criar workflows personalizados junto aos clientes com os quais atuo, tenho sempre o objetivo de prover uma experiência de navegação e usabilidade agradável, que ajude os clientes a entender rapidamente as informações chave para que tenham condições de tomar as decisões de negócio necessárias. E se há um recurso que eu realmente acredito que precise ser configurado de maneira especial são as notificações disparadas pelos workflows.

Vejamos este cenário: quando uma nova solicitação de projeto é criada na plataforma PPM (neste caso, o Project Online), o usuário solicitante normalmente precisa preencher um formulário com as informações essenciais sobre a solicitação; uma vez que as informações são coletadas, a solicitação é submetida para revisão/aprovação. E aqui é onde temos algo que pode ser melhorado: as configurações padrão do workflow não disponibilizam informações úteis quando do envio de notificações. Aqui um exemplo de formulário para a coleta das informações da solicitação de projeto:

Uma vez submetida a solicitação de projeto para revisão/aprovação, a seguinte mensagem padrão é enviada às pessoas responsáveis pela sua revisão/aprovação:

Neste ponto, vale a pena uma análise mais aprofundada: suponha que você é a pessoa responsável pela aprovação/revisão da solicitação: ao receber a mensagem, não há nada nela que você pode utilizar para entender o que está sendo solicitado... isso significa que, caso você queira obter mais detalhes a respeito da solicitação, você precisará navegar até sua página de detalhes de projeto, disponível na Central de Projetos. Então, após navegar até a PDP e consultar os dados, você poderá retornar ao email e clicar no link para aprovar ou rejeitar a solicitação. Muitos cliques desnecessários, não é mesmo?

Em cenários como este, minha preferência é por incluir nas notificações que são enviadas pelo workflow todas as informações vitais sobre a solicitação de projeto, de modo que o aprovador consiga rapidamente entender o que está sendo solicitado. E como a organização e o layout de como as informações são apresentadas também é fundamental para dar uma aparência profissional ao nosso trabalho, eu uso um pequeno truque: primeiro, crio um documento no Word tabulando o layout desejado, com base nas informações que farão parte da notificação; em seguida, basta copiar e colar o formulário do Word para o SharePoint Designer, e depois preencher os campos nos espaços necessários. Vejamos.

Criando o formulário no word

O primeiro passo é criar o formulário no Word. Você deve incluir no formulário todas as informações que serão compartilhadas, incluindo as mensagens de introdução (cabeçalho):

Quando o formulário estiver pronto, você deve voltar ao SharePoint Designer, acessar o workflow e encontrar a ação responsável por enviar a notificação no processo de tarefas:

Então, basta abrir o editor de email e colar os dados oriundos do formulário:

Por fim, você deverá preencher cada um dos espaços vazios do formulário com os campos devidos:

Uma vez finalizado, salve e publique o workflow. Quando novas solicitações de projeto forem criadas e as notificações disparadas, é assim que os aprovadores irão receber as notificações:

Bem mais elegante e informativo, não acha? 😊

Por hoje, fico por aqui. Espero que você tenha gostado do post!

Caso você queira ler com calma, a versão digital desse post está disponível para download.

Project Week Experience 2018: Call for Speakers

Olá pessoal,

É com muita satisfação que gostaria de informar que já estamos trabalhando a todo vapor no planejamento e organização do 'Project Week Experience 2018', o maior evento virtual em língua portuguesa sobre a plataforma PPM e ferramentas de gerenciamento de projetos.

Pelo segundo ano consecutivo, o PWE irá promover uma série de palestras virtuais ao longo de uma semana, com o objetivo de compartilhar conhecimento, promover as boas práticas e contribuir com a comunidade. O evento deve acontecer entre os dias 22 e 26 de Outubro de 2018 (ainda a ser confirmado).

Uma novidade para este ano: você terá a oportunidade de fazer parte do time de palestrantes. Isso mesmo! Se você tem uma ideia, utiliza algum recurso ou faz algo muito bem com o Microsoft Project, Project Online ou Project Server, e deseja compartilhar um pouco do seu conhecimento, poderá submeter a sua sugestão de palestra. Quem sabe você não seja um dos palestrantes selecionados?

Para isso, basta preencher o formulário disponível no link abaixo:

https://1drv.ms/xs/s!AoAwqjytzHEUhNIff6bNJuvSrLGLxA?wdFormId=%7BD738A128%2D12E5%2D4C58%2D964E%2D9F73193D5663%7D 

As sugestões de palestras poderão ser submetidas até o dia 10 de Julho. Após essa data, o time responsável pela organização do evento irá trabalhar para selecionar as palestras que melhor se encaixarem na grade, e então os palestrantes selecionados serão notificados com os próximos passos.

É isso aí, aguardamos a sua sugestão.

Boa sorte!

#PWE2018

Criando Pesquisas no Excel Online

Olá pessoal –

A evolução dos recursos e das funcionalidades do Office 365 é algo que eu gosto bastante de acompanhar. Todos os times de produto da Microsoft vem trabalhando nos últimos anos para dar cada vez mais atenção à comunidade, no sentido de entender o que de fato as pessoas precisam e incorporar as ideias e sugestões que façam mais sentido dos pontos de vista técnico e funcional. Como resultado desse esforço, de tempos em tempos os produtos do Office 365 apresentam novidades que são distribuídas entre os usuários em forma de atualização/updates.

Em especial, uma funcionalidade recentemente incorporada ao Office 365 têm me ajudado bastante: a possibilidade de criar formuários com o Excel Online. O caso é o seguinte: eu ministro treinamentos de Excel, Project e Power BI, e ao final de cada turma preciso coletar a impressão dos alunos a respeito do treinamento. Via de regra, ao final de cada turma eu entregava um formulário impresso onde os alunos registravam suas notas sobre diferentes tópicos abordados no treinamento. O problema era: o que fazer com toda essa papelada? Depois de preenchidos os formulários físicos, havia um trabalho grande para que fosse possível compilar essa informação – passar os resultados para uma planilha; tabular os dados; extrair informações, gerar gráficos...

Eis que, através do Office 365, qualquer usuário pode agora criar um formulário de pesquisa, que pode ser compartilhado com outras pessoas que então irão respondê-lo. Desse modo, na medida em que as pessoas respondem a pesquisa de maneira eletrônica, todos os resultados coletados são arquivados diretamente em uma planilha – bastando então que as respostas sejam compiladas e os gráficos criados, o que economiza um tempo considerável.

O mais legal disso tudo? Você nem precisa ter o Microsoft Excel instalado na sua máquina para conseguir organizar a sua pesquisa 😊

Criando o formulário de pesquisa

Para criar um formulário de pesquisa no Excel Online tudo o que você precisa é de uma conta na Microsoft / Office 365. Pode ser uma conta do Hotmail, Outlook, Live... inclusive, é bem provável que você já tenha a sua.

Ao acessar o OneDrive conectado à sua conta, você pode clicar em Novo > Pesquisa do Excel:

Uma vez iniciada a pesquisa, você poderá iniciar a construção do formulário de pesquisa:

Uma vez inserida a pergunta, você poderá determinar quais serão as suas características e informações complementares, como Subtítulo, Tipo de Resposta, se a resposta é obrigatória e etc. Você pode também digitar um título e uma descrição para a pesquisa.

Neste exemplo, irei criar um formulário para que os participantes de um treinamento possam responder o questionário de avaliação final:

Perceba as diferentes opções disponíveis para o tipo de resposta:

Você pode combinar diferentes opções de resposta em cada uma das perguntas da pesquisa, de acordo com a sua necessidade. Veja o exemplo final do meu formulário:

Uma vez que você tenha finalizado a construção da pesquisa, você poderá compartilhá-la para que as pessoas tenham condições de respondê-la. Para isso, basta clicar em Compartilhar pesquisa para que o Excel Online disponibilize um link de acesso ao formulário:

As pessoas com as quais você compartilhar a pesquisa a verão dessa maneira:

Na medida em que você for recebendo as respostas, poderá consultá-las no Excel Online via OneDrive:

Assim, você poderá tabular as respostas e gerar os resultados gráficos que desejar:

Muito bacana, não acha? E você, já conhecia esse recurso?

Espero que tenha gostado do post. Um forte abraço e até a próxima!