Gerenciando os custos dos projetos - 03/03 - Calculando horas extras no Project

Para finalizar a sequência de posts a respeito do gerenciamento de custos no Microsoft Project, hoje vamos falar de um tema no qual muitas pessoas tem dúvidas: como calcular horas extras nos projetos. 


Se você deseja visualizar os posts anteriores sobre gerenciamentos de custos, clique aqui e aqui

Por padrão, o Microsoft Project calcula o trabalho necessário para concluir uma tarefa usando a taxa padrão de cada recurso atribuído. O Project não calcula o custo de horas adicionais de trabalho usando as taxas de horas extras inseridas, até que o gerente de projetos especifique essas horas como trabalho de hora extra. Na prática, se um determinado recurso do seu projeto for programado para trabalhar oito horas por dia e inserir dez horas de trabalho real, as duas horas adicionais não serão consideradas automaticamente como hora extra pelo Project.

Para iniciar a construção do trabalho, crie um novo arquivo com as seguintes características:

1.       Abra um novo arquivo do Project e cadastre a tarefa Preparar Documentação, com duração de 1 dia;

2.       Em seguida, vá à Planilha de recursos e cadastre um novo recurso chamado Ricardo, com taxa padrão de R$ 50 e taxa de hora extra de R$ 65;

3.       Associe na Planilha de tarefas o recurso Ricardo à tarefa Preparar Documentação.

Ao visualizar a Tabela de custo, o valor requerido para a execução da tarefa Preparar Documentação é de R$ 400.

Vamos supor que o recurso Ricardo tenha trabalhado 13 horas para executar a tarefa. Dessas, 8 horas são horas normais e 5 devem ser consideradas como horas extras. Para especificar as horas adicionais trabalhadas como horas extras no Microsoft Project, siga os seguintes passos:

1.       Na guia Exibição, clique em Uso da Tarefa (no Project 2007, clique em Exibir > Uso da tarefa);

2.       Em seguida, ainda na seção Exibição, clique na opção Detalhes (no Project 2007, clique em Janela > Dividir).

1.    Na caixa de diálogo Formulário de Tarefas, que exibe os detalhes da atribuição, defina o Trabalho Real como 13 horas e o Trabalho de Hora Extra como 5 horas;

Remova a opção de Detalhes e selecione a Tabela de Custo. Você irá visualizar que o custo da tarefa é de

R$ 725, sendo:

R$ 400 pelas 8 horas trabalhadas (8h x R$ 50/hr)

R$ 325 pelas 5 horas extras (5h x R$ 65/hr)

Desta forma, o lançamento realizado no Microsoft Project pode ser entendido da seguinte maneira: o Trabalho Real requerido pela tarefa foi de 13 horas, sendo que dessas, 5 horas devem ser consideradas como Horas extras. Você pode inserir a coluna Custo de horas extras para visualizar melhor este lançamento:

Gerenciando os custos dos projetos - 02/03 - Cadastro de taxas padrão diferenciadas

Para ver o primeiro post publicado sobre gerenciamento de custos, clique aqui


Dando continuidade ao assunto de gestão de custos no Microsoft Project, esse post tem a intenção de compartilhar o procedimento que deve ser realizado quando os recursos dos projetos possuem valores hora diferentes, de acordo com a atividade nas quais trabalham.


Ao trabalhar com o Microsoft Project, o cadastro dos recursos permite que o gerente de projetos possa definir o valor hora padrão das pessoas que irão integrar a equipe de trabalho do projeto, conforme visto nos tópicos anteriores. Entretanto, o valor hora dos recursos pode requerer que valores diferentes da taxa padrão sejam utilizados em virtude de trabalhos específicos.

Um exemplo desta abordagem é um consultor que precisa executar atividades em um projeto fora da cidade onde mora. Em virtude do deslocamento e de estar trabalhando em outra localidade, o seu valor hora pode ser diferente do habitual. Outro exemplo para esta situação é a de um instrutor de treinamento. Ao ministrar o treinamento de um módulo básico, por exemplo, ele cobra de seus clientes um determinado valor. Já para os treinamentos de módulo avançado, o valor hora é maior.

Para cadastrar valores diferentes para os recursos, digite duas novas tarefas em um projeto. Em seguida vincule as duas atividades: 

• Treinamento – Módulo I – duração de 3 dias
• Treinamento – Módulo II – duração de 5 dias

Após o lançamento das tarefas, vá à Planilha de Recursos e cadastre o recurso Instrutor. O valor da taxa padrão será R$ 10, considerando que este valor será utilizado para treinamentos do módulo básico.

Para cadastrar o valor do módulo avançado, efetue duplo-clique sobre o nome do recurso. Na caixa de diálogo Informações sobre o recurso, vá à guia Custos. Você verá que esta guia oferece cinco diferentes abas (A, B, C, D e E), onde é possível cadastrar valores diferenciados para o recurso. Na aba B, cadastre o valor hora para os treinamentos do módulo avançado – R$ 20.

Volte agora ao Gráfico de Gantt e associe o recurso Instrutor às duas tarefas – Treinamento Módulo I e Treinamento Módulo II.

Para visualizar os custos do projeto, vá até a guia Exibição e, na seção Dados, selecione a Tabela de Custo:

O valor do custo da tarefa Treinamento Módulo I é R$ 240 (24 horas de trabalho x R$ 10 do valor hora do instrutor). Já para a tarefa Treinamento do Módulo II, o valor do custo é de R$ 400.

Para informar ao Project que o Treinamento do Módulo II precisa utilizar como referência o valor de R$ 20 (cadastrado na Tabela B), vá ao modo de visualização Uso dos Recursos.

Nesta janela, efetue duplo clique na tarefa Treinamento Módulo II. A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição permite que você altere a Tabela de taxas de custo que será utilizada para esta tarefa:

Volte agora ao Gráfico de Gantt e visualize a Tabela de Custos para ver o resultado da alteração efetuada:

Gerenciando os custos dos projetos - 01/03

Aplica-se ao Microsoft Project 2010 e 2007.

Ao trabalhar com o Microsoft Project, a combinação da taxa padrão cadastrada para os recursos (de trabalho, materiais ou custos) com a quantidade de horas ou insumos/materiais requeridos para a execução das atividades permitirá que o gerente de projetos saiba qual o valor necessário para a execução do seu projeto. E, considerando que o gerenciamento dos custos constitui um dos fatores críticos para o sucesso do projeto, todo gerente precisa garantir que os custos de execução do seu projeto sejam os mais próximos possíveis daquilo que foi planejado.

Vou dividir este tema em uma sequência de três posts, com o objetivo de exemplificar quais os melhores métodos para o cadastro e lançamento do custo dos recursos ao longo da utilização do Microsoft Project.

Tipos de Recurso


O Microsoft Project possui três tipos de recurso:

Recursos de Trabalho: as pessoas ou equipamentos que dedicam esforço (horas) para a conclusão das tarefas. Seu trabalho é contabilizado em horas, e o custo destes recursos em um determinado projeto é medido multiplicando-se seu valor hora pela quantidade de horas alocadas nas atividades.

Recursos do tipo Material: são os suprimentos e insumos necessários para completar determinadas tarefas do projeto (como computadores, maquinário, móveis de escritório ou itens de consumo em geral). Seu custo é medido de acordo com a quantidade de itens necessários para a execução de uma ou mais tarefas do projeto.

Recursos do tipo Custo: este tipo de recurso, disponível a partir do Microsoft Project 2007, permite que o gerente de projetos efetue o lançamento de gastos do orçamento que não estejam relacionados com os recursos associados à execução das atividades, ou então recursos que serão utilizados repetidamente nos projetos, mas que, entretanto, não possuem um valor pré-definido (como almoço de negócios, corrida de táxi, passagens aéreas, hospedagens, etc.).

Cadastrando recursos e definindo a taxa padrão

Para cadastrar os recursos que farão parte do seu projeto, e consequentemente especificar o valor do seu custo, abra o Project Professional e, na guia Tarefa, clique no modo de alternância do Gráfico de Gantt para acessar a subseção Planilha de Recursos (se vocês estiver usando o Project 2007, clique em Exibir > Planilha de Recursos). Nesta seção você poderá cadastrar todos os recursos que serão utilizados no seu projeto, sua categoria (trabalho, material ou custo), sua taxa padrão, taxa de hora extra, custo uso, calendário e etc.

Ao alocar os recursos às tarefas do seu projeto, o custo das atividades será calculado em virtude da quantidade de horas das tarefas (para recursos de trabalho) ou da quantidade de recursos a serem utilizados (para recursos material).

Para visualizar os custos do projeto de acordo com a alocação dos recursos nas tarefas, clique na guia Exibição, na Faixa de Opções. Em seguida, no item Tabelas, selecione a Tabela de Custo (no Project 2007, volte à visualização do Gráfico de Gantt e clique em Exibir > Tabela > Custo):

Alterando o valor da taxa padrão dos recursos

Durante o desenvolvimento e a execução de projetos, surgem situações nas quais é preciso controlar e manipular o custo dos recursos que estão sendo empregados, aumentando ou diminuindo o valor da sua taxa padrão. Suponhamos um projeto que está sendo realizado para atender uma demanda da área de construção civil: ao longo do tempo, o custo dos materiais pode sofrer alterações, e o seu preço subir. Assim como, de modo coletivo ou espontâneo, o salário das pessoas alocadas para o projeto pode vir a ser reajustado a partir de uma determinada data.

Ao efetuar o cadastro de um recurso, o valor da taxa padrão sempre é definido na Planilha de Recursos. Para modificar o valor da taxa padrão do recurso, não se recomenda a alteração da taxa padrão atual, pois isso causaria impacto em todos os custos passados do projeto. Também não seria interessante cadastrar um novo recurso com o mesmo nome, uma vez que dessa forma não teríamos o histórico dos custos deste recurso ao longo do projeto, bem como possíveis superalocações não seriam identificadas.

Para resolver esta questão, o Microsoft Project permite que o gerente de projetos cadastre novas taxas padrão para o recurso, baseadas em datas específicas. Para cadastrar taxas diferenciadas, vá à Planilha de Recursos e efetue duplo-clique no recurso que deseja alterar. Ao acessar a caixa de diálogo Informações sobre o recurso, vá até a guia Custos e especifique o novo valor da taxa padrão, em conjunto com a data de início na qual o novo valor deve ser considerado:

Voltando ao cronograma do projeto, ao cadastrar o recurso nas tarefas, o valor da sua taxa padrão será aplicado de acordo com as datas determinadas:

Pode-se ver o funcionamento da taxa padrão diferenciada ao acessar a Tabela de Custo do projeto:

Estréia do Blog

Olá pessoal,

Como um profissional da área de Tecnologia da Informação e Gestão de Projetos interessado em expandir conhecimento, compartilhar e trocar experiências e ideias e melhorar a produtividade, estou sempre utilizando a internet como fonte de pesquisa para auxílio na resolução das questões e dúvidas do meu dia-a-dia.

Nesse sentido, resolvi escrever esse blog para retribuir de alguma forma, compartilhando o que vou aprendendo ao longo da minha experiência profissional para ajudar o maior número de pessoas possível.

Vou procurar utilizar este espaço para compartilhar, de maneira simples e objetiva, informações de qualidade, dicas, guias passo-a-passo e assuntos relevantes relacionados a TI de um modo geral, porém sempre mantendo o foco em Gestão de Projetos e Governança de TI e nas ferramentas Microsoft Excel e Microsoft Project.

Sejam todos bem vindos!

Raphael Santos