segunda-feira, 22 de outubro de 2018

Granularidade dos Dados Divididos em Fases

Olá pessoal –

Em Novembro de 2017 a Microsoft anunciou uma mudança significativa em como o Project Online armazena os dados divididos em fases no feed de dados OData. Essa mudança está gerando um grande impacto em empresas e invidíduos que estão iniciando seu trabalho no Project Online, e este é o assunto deste post. Porém, antes de falarmos sobre a mudança – e qual o impacto que ela gera – vamos primeiro entender o que são dados divididos em fases.

Os dados divididos em fases

Quando um recurso é atribuído a uma tarefa, o Project Online cria uma atribuição. As atribuições tem como objetivo armazenar as informações de como os recursos irão trabalhar nas tarefas, como por exemplo a quantidade de horas que eles irão dedicar, as unidades de atribuição, as datas de início e término de cada atribuição e etc. Ainda nesse contexto de atribuições, a plataforma também armazena como as atribuições estão distribuídas ao longo do tempo. Vamos usar como referência o cenário abaixo:

O recurso Raphael está atribuído a uma tarefa com duração de 5 dias, prevista para começar em 13/08 e acabar em 17/08, com utilização das unidades máximas a 100%, ou seja, serão 8 horas de trabalho por dia.

No contexto acima (e levando em consideração a configuração padrão do Project Online até meados de Outubro/2017), a plataforma iria criar uma linha na tabela de atribuições para cada dia de trabalho do recurso Raphael, para armazenar exatamente o montante de horas de trabalho deste recurso em cada dia de trabalho da atribuição. Ou seja, seriam 5 registros do recurso Raphael à tarefa para o qual ele foi atribuído, sendo que caad um desses registros (13/08, 14/08, 15/08, 16/08 e 17/08) iria armazenar a informação de 8 horas de trabalho.

Agora imagine o volume extraordinário de dados sendo gravados no banco de dados a cada projeto... no contexto anterior, foram geradas 5 linhas de informações para apenas uma única atribuição e apenas um único recurso. E na sua organização, qual o número médio de tarefas de cada cronograma? E qual o número de recursos atribuídos em cada tarefa? Pensando exponencialmente, dá pra se ter uma ideia do que isso significa.

E, afinal, qual foi a mudança? E qual o seu impacto?

A mudança realizada pela Microsoft tem seu impacto sentido apenas nas novas instâncias do Project Online, ou seja, se você já utilizava a plataforma antes de Nov/2017 você não foi afetado. Por padrão, a plataforma agora não armazena os dados divididos em fase no banco de dados OData, cabendo ao administrador a decisão sobre sua ativação e também sobre o nível de granularidade a ser aplicado – as opções agora são Nunca, Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Por Período Fiscal. Vejamos o exemplo abaixo:

Como havia sido comentado, o recurso Raphael está atribuído à uma tarefa de 5 dias de duração (40 horas):



Ao navegar à Central de Recursos e selecionar o recurso Raphael, é possível verificar suas atribuições. Perceba que a tarefa está sendo exibida normalmente no modo de visão Gráfico de Gantt:



Porém, caso seja necessário alterar a visualização para Planejamento e Capacidade, de modo a comparar a atribuição com a capacidade do recurso ao longo do tempo, iremos visualizar algo estranho:



Perceba que apesar de o Raphael possuir uma capacidade de 8 horas por dia (representado pelo Gráfico de Linha), suas atribuições no período da tarefa Planejamento não estão sendo exibidas. Caso optemos por visualizar os detalhes de capacidade e atribuições, será possível verificar a inconsistência – uma vez que capacidade de disponibilidade possuem o mesmo valor, o que não deveria estar correto já que o recurso está atribuído à uma tarefa nesse período:




Como a nova configuração padrão do Project Online está definida para nunca armazenar as atribuições dos recursos, os dados não existem no banco de dados, e é por este motivo que visualizamos os gráficos e detalhamento desta maneira. Se você tentar criar relatórios via Power BI ou Excel, também não irá encontrar nada no banco de dados.

Como alterar a configuração padrão

Uma vez que você tenha entendido qual o nível de granularidade que a sua organização irá precisar para gerar seus relatórios, painéis e dashboards, você poderá alterar a configuração padrão do Project Online na sua empresa. Para isso, clique em Configurações do PWA e em seguida Relatório (que está presente na seção Dados da Empresa). Lá você poderá definir a configuração desejada (minha recomendação, caso você não saiba exatamente qual opção selecionar, é manter a granularidade no nível mais baixo, ou seja, Diariamente):



Lembre-se que caso existam projetos que tenham sido criados antes da alteração você terá republicá-los para que o efeito seja sentido e as informações armazenadas no banco de dados. Após a publicação você irá visualizar os resultados:




Como leitura complementar, sugiro o excelente post do Brian Smith, que detalha minuciosamente a mudança e também seus impactos e efeitos.

Espero que este post ajude.

Um forte abraço!


segunda-feira, 15 de outubro de 2018

Microsoft Project Roadmap

Olá pessoal,

Dando continuidade ao post de Setembro, que trazia um apanhado geral dos anúncios realizados durante o evento Microsoft Ignite, hoje gostaria de compartilhar um pouco mais de informações a respeito da nova plataforma Project Roadmap.

Logo após seu anúncio no Ignite (e respectivos posts publicados pelo Howard Crow), materiais complementares foram disponibilizados pela Microsoft, para esclarecer um pouco mais sobre os objetivos do Project Roadmap e como ele se encaixa no quebra-cabeça dessa nova visão chamada ‘Modern Work and Project Management’.

A idea principal é que o Roadmap atue como um hub onde seja possível centralizar as iniciativas estratégicas da organização, como portfolios, programas, projetos ou mesmo pacotes de trabalho. Um dos principais diferenciais é que o Roadmap não foi desenvolvido para estar exclusivamente ligado ao Microsoft Project (Project Online), ou a projetos que utilizem a metodologia preditiva de gerenciamento de projetos. Ao invés disso, a nova plataforma irá permitir a criação de Roadmaps que visualmente representem todo o trabalho necessário para entregar uma determinada iniciativa estratégica, independentemente se estamos falando de um projeto formal (que utiliza o ciclo de vida preditivo), se estamos tratando de projetos que estejam baseados em metodologia ágeis ou mesmo se os dados de trabalho estão sendo gerenciados em outras plataformas que não o Microsoft Project – como o Azure Boards (antigo VSTS), Dynamics PSA, Planner e etc.

No final do dia, a criação de Roadmaps permitirá a inclusão de informações de trabalho de diferentes plataformas, de modo a combinar visualmente o que é essencial para que uma determinada iniciativa seja entregue. Mais do que isso, o Roadmap permitirá que ações específicas de cada iniciativa sejam destacadas (por exemplo, itens oriundos do cronograma como Tarefas Regulares, Tarefas Resumo, Marcos e etc.); de maneira complementar, as ações poderão ter um status (por exemplo, será possível determinar a cor das barras de acordo com o status – verde, amarelo, vermelho) e será possível também adicionar ‘key dates’ à timeline do Roadmap, para que os envolvidos na iniciativa possam enxergar visualmente quando entregas importantes são esperadas. Também será possível definir responsáveis (proprietários) para os Roadmaps, assim como seu nível de privacidade (Roadmaps públicos ou privados).

Abaixo um exemplo visual de um Roadmap:

Créditos da imagem – artigo publicado por Howard Crow no LinkedIn: https://www.linkedin.com/pulse/microsoft-project-roadmap-howard-crow/

Infelizmente o Roadmap ainda não está disponível, mas estou acompanhando atentamente os anúncios e próximos passos da Microsoft, pois assim que a plataforma for disponibilizada (mesmo que em preview) irei fazer os testes e compartilhar as minhas impressões.

Por enquanto, convido vocês a darem uma olhada em dois materiais adicionais recentemente compartilhados pela Microsoft:

O primeiro é um artigo do Howard Crow no LinkedIn sobre o Microsoft Project Roadmap:


Já o segundo é o vídeo que contém a gravação da palestra entregue no Microsoft Ignite 2018, na qual Howard Crow e Chris Boyd fazem uma excelente introdução ao Roadmap e como ele funcionará:


É isso aí pessoal. Como eu havia comentado no outro post, muitas coisas novas estão chegando, o que é excepcional!

Um abraço e até a próxima!