Olá pessoal –
Em Novembro de 2017 a Microsoft anunciou uma mudança significativa em como o Project Online armazena os dados divididos em fases no feed de dados OData. Essa mudança está gerando um grande impacto em empresas e invidíduos que estão iniciando seu trabalho no Project Online, e este é o assunto deste post. Porém, antes de falarmos sobre a mudança – e qual o impacto que ela gera – vamos primeiro entender o que são dados divididos em fases.
Os dados divididos em fases
Quando um recurso é atribuído a uma tarefa, o Project Online cria uma atribuição. As atribuições tem como objetivo armazenar as informações de como os recursos irão trabalhar nas tarefas, como por exemplo a quantidade de horas que eles irão dedicar, as unidades de atribuição, as datas de início e término de cada atribuição e etc. Ainda nesse contexto de atribuições, a plataforma também armazena como as atribuições estão distribuídas ao longo do tempo. Vamos usar como referência o cenário abaixo:
O recurso Raphael está atribuído a uma tarefa com duração de 5 dias, prevista para começar em 13/08 e acabar em 17/08, com utilização das unidades máximas a 100%, ou seja, serão 8 horas de trabalho por dia.
No contexto acima (e levando em consideração a configuração padrão do Project Online até meados de Outubro/2017), a plataforma iria criar uma linha na tabela de atribuições para cada dia de trabalho do recurso Raphael, para armazenar exatamente o montante de horas de trabalho deste recurso em cada dia de trabalho da atribuição. Ou seja, seriam 5 registros do recurso Raphael à tarefa para o qual ele foi atribuído, sendo que caad um desses registros (13/08, 14/08, 15/08, 16/08 e 17/08) iria armazenar a informação de 8 horas de trabalho.
Agora imagine o volume extraordinário de dados sendo gravados no banco de dados a cada projeto... no contexto anterior, foram geradas 5 linhas de informações para apenas uma única atribuição e apenas um único recurso. E na sua organização, qual o número médio de tarefas de cada cronograma? E qual o número de recursos atribuídos em cada tarefa? Pensando exponencialmente, dá pra se ter uma ideia do que isso significa.
E, afinal, qual foi a mudança? E qual o seu impacto?
A mudança realizada pela Microsoft tem seu impacto sentido apenas nas novas instâncias do Project Online, ou seja, se você já utilizava a plataforma antes de Nov/2017 você não foi afetado. Por padrão, a plataforma agora não armazena os dados divididos em fase no banco de dados OData, cabendo ao administrador a decisão sobre sua ativação e também sobre o nível de granularidade a ser aplicado – as opções agora são Nunca, Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Por Período Fiscal. Vejamos o exemplo abaixo:
Ao navegar à Central de Recursos e selecionar o recurso Raphael, é possível verificar suas atribuições. Perceba que a tarefa está sendo exibida normalmente no modo de visão Gráfico de Gantt:
Porém, caso seja necessário alterar a visualização para Planejamento e Capacidade, de modo a comparar a atribuição com a capacidade do recurso ao longo do tempo, iremos visualizar algo estranho:
Perceba que apesar de o Raphael possuir uma capacidade de 8 horas por dia (representado pelo Gráfico de Linha), suas atribuições no período da tarefa Planejamento não estão sendo exibidas. Caso optemos por visualizar os detalhes de capacidade e atribuições, será possível verificar a inconsistência – uma vez que capacidade de disponibilidade possuem o mesmo valor, o que não deveria estar correto já que o recurso está atribuído à uma tarefa nesse período:
Como a nova configuração padrão do Project Online está definida para nunca armazenar as atribuições dos recursos, os dados não existem no banco de dados, e é por este motivo que visualizamos os gráficos e detalhamento desta maneira. Se você tentar criar relatórios via Power BI ou Excel, também não irá encontrar nada no banco de dados.
Como alterar a configuração padrão
Uma vez que você tenha entendido qual o nível de granularidade que a sua organização irá precisar para gerar seus relatórios, painéis e dashboards, você poderá alterar a configuração padrão do Project Online na sua empresa. Para isso, clique em Configurações do PWA e em seguida Relatório (que está presente na seção Dados da Empresa). Lá você poderá definir a configuração desejada (minha recomendação, caso você não saiba exatamente qual opção selecionar, é manter a granularidade no nível mais baixo, ou seja, Diariamente):
Lembre-se que caso existam projetos que tenham sido criados antes da alteração você terá republicá-los para que o efeito seja sentido e as informações armazenadas no banco de dados. Após a publicação você irá visualizar os resultados:
Como leitura complementar, sugiro o excelente post do Brian Smith, que detalha minuciosamente a mudança e também seus impactos e efeitos.
Espero que este post ajude.
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