Project 2010 versus Project 2007

Olá pessoal,


Hoje não vou gastar muitas linhas para escrever esse post. Acontece que andei notando, nos treinamentos que ministro e também nas empresas que visito, que há muitas pessoas e empresas que procuram o treinamento do Project 2010, mas que ainda estão usando a versão 2007 (e as vezes até 2003) do software. E a maior pergunta dessas pessoas é: "quais são, afinal, as diferenças entre as versões?"

Para responder de modo simples a essa questão, vou colocar aqui o link do documento oficial da Microsoft, em inglês, que trata de especificar o que é novo, o que foi aperfeiçoado e o que foi incluído desde a versão 2003 até a versão 2010 do produto.

Espero que fique mais claro quais são as diferenças e os principais benefícios incluídos em cada novo release.


Até a próxima!

Clique aqui (http://microsoft.com/project/en/us/project-pro-2010-versions.aspx)

Utilizando formatação condicional na geração de Dashboards

Normalmente, quando surge a necessidade de criação de Dashboards via Microsoft Excel, os usuários vislumbram como primeira alternativa a utilização dos gráficos disponibilizados pelo software. É inegável que a utilização de gráficos é maneira mais simples e eficiente para traduzir dados em informações gerenciais, principalmente se levarmos em conta que a maioria dos usuários do software já utilizou em algum momento este recurso. Todavia, esta não é a única alternativa disponível para criar um painel de indicadores dinâmico e com excelente aspecto visual.

O Microsoft Excel 2010 possui um rico conjunto de opções para formatar condicionalmente as células de uma planilha, permitindo que os usuários possam identificar rapidamente variações em uma faixa de valores distintos, através de uma visualização simples e intuitiva. Neste post, iremos aprender como utilizar os recursos de Formatação Condicional do Excel para a criação de um painel de indicadores visuais.

Conjunto de ícones

O Microsoft Excel oferece uma série de opções para aplicação de formatação condicional às planilhas. A utilização de cada modelo irá depender do resultado que se espera obter. Para este trabalho iremos utilizar o Conjunto de ícones, os quais funcionam como indicadores gráficos para apontar os desvios da carteira de projetos.

A planilha abaixo pertence a uma empresa que deseja analisar sua carteira de projetos:

O principal objetivo da planilha é controlar e identificar os desvios dos seus projetos, com referência nos seguintes indicadores:

• % variação de progresso = a diferença entre o % de progresso previsto e o % de progresso realizado
• % variação de prazo = a diferença entre a data de finalização prevista e a data de término real
• % variação de custo = a diferença entre os custos estimados e os custos reais
• % variação de esforço = a diferença entre o esforço previsto e o esforço atual realizado

Como a visualização atual desta carteira de projetos não permite uma análise rápida do comportamento de seus principais indicadores, vamos utilizar alguns recursos de formatação condicional para facilitar o entendimento dos dados.

Para iniciar o trabalho, clique em uma célula da planilha e, em seguida, clique em Inserir > Tabela Dinâmica. Clique OK para criar a tabela dinâmica baseada no intervalo de dados sugerido pelo Excel:

Em primeiro lugar, vamos imaginar que a empresa deseja executar um filtro deste relatório através de dois campos-chave: Status e Vice Presidência. Para isso, marque os dois campos na Lista de campos da tabela dinâmica e posicione-os na área Filtro de Relatório:

Em seguida, insira o campo Nome do projeto na área Rótulo de Linha:

Para finalizar o processo inicial de construção, insira o campo % Variação Progresso na área Valores:

Selecione todos os dados da coluna Soma de % Variação Progresso. Em seguida, na guia Página Inicial da Faixa de Opções (Ribbon), selecione a opção Formatação Condicional > Nova Regra.

Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, efetue as seguintes modificações:

• Selecione a opção Todas as células mostrando valores “Soma de % Variação Progresso”
• No estilo de Formatação, selecione Conjuntos de Ícones

Os parâmetros definidos pela empresa para geração dos indicadores são os seguintes:

• Quando o desvio (% de variação) for superior a 20%, o ícone deve ser vermelho;
• Quando o desvio (% de variação) for entre 5% e 20%, o ícone deve ser amarelo;
• Quando o desvio (% de variação) for menor que 5%, o ícone deve ser verde.

Para adaptar a planilha atual aos parâmetros predefinidos, modifique as regras dos indicadores conforme exemplo abaixo:

Após definir as regras, clique em OK para visualizar o resultado:

Deste ponto em diante, insira também os indicadores de Prazo, Custo e Esforço e repita os mesmos passos aplicados para o indicador de progresso. O resultado será:

Otimizando a visualização

Após a aplicação da formatação condicional, você pode executar alguns passos para otimizar a visualização dos indicadores:

1. Clique no campo Rótulos de Linha e modifique seu nome para Carteira de Projetos.
2. Clique no campo Soma de % Variação Progresso com o botão direito do mouse e selecione Configurações do campo de valor. Na opção Nome Personalizado, digite Progresso e clique OK.
• Repita a ação anterior para os campos de Prazo, Custo e Esforço.
3. Clique com o botão direito na tabela dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Em seguida:
• Na guia Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar.
• Na guia Totais e Filtros, desmarque a opção Mostrar totais gerais das colunas.
4. Formate a planilha do modo que desejar. Entre outras opções, você pode:
• Ajustar a largura das colunas.
• Aumentar ou reduzir o tamanho da fonte dos indicadores.
• Inserir um título para o relatório.
• Inserir o logo tipo da sua empresa.

Quando você finalizar o trabalho, o resultado será parecido com este:

Como os dados que constituem o Dashboard estão baseados em uma Tabela Dinâmica, os usuários da planilha poderão filtrar os projetos pelo Status ou pela Vice presidência para segmentar as informações:

Se desejar, faça o download do arquivo digital deste post (.pdf) clicando aqui

Para fazer o download da planilha utilizada como modelo neste post, clique aqui

Até a próxima!

Utilizando formulários na construção de Dashboards

Baseado na introdução feita no primeiro post sobre Dashboards, um passo muito importante, e que deve ser observado antes do início da construção de Dashboards, é a modelagem dos dados que irão compor os indicadores visuais. A modelagem é o tratamento dado às informações brutas que alimentarão dos Dashboards, ou seja, ela consiste em compilar, agrupar, segmentar e classificar os dados recebidos para depois disponibiliza-las na forma de gráficos e relatórios.

Conforme visto, os Dashboards devem ser, antes de tudo, fáceis de compreender e dinâmicos. E é sobre este dinamismo que este post será dedicado.

Formulários: overview

Os formulários são recursos disponibilizados pelo Excel que tem como objetivo facilitar a experiência dos usuários na navegação e seleção das informações existentes na planilha. Através da utilização de formulários, você pode escolher, por exemplo, em uma lista pré-existente, ao invés digitá-lo diretamente em uma célula. Este é um excelente recurso para situações nas quais os usuários devem escolher dados de diferentes lugares da planilha, garantindo sua integridade.

Como estamos tratando do assunto “dinamismo”, vamos a um exemplo prático de como a utilização de formulários pode ser muito útil na construção de Dashboards: imagine que você é responsável pela área de vendas de uma empresa, e possui uma planilha com o resultado mensal das vendas empresa:

Agora imagine que você precise demonstrar o resultado desta planilha em um gráfico. Se fosse seguir o modelo tradicional, bastaria selecionar os dados e inserir o gráfico. O resultado seria parecido com este:

Difícil de entender, concorda? E se houvesse um botão onde o próprio usuário pudesse manipular os dados de acordo com sua preferência, selecionando quais vendedores deseja visualizar no gráfico? Ficaria muito mais fácil para se efetuar a comparação entre os vendedores, e tornaria o trabalho de exibição dos dados muito mais dinâmico.

Controles de formulário: caixa de seleção

Para iniciar o trabalho, selecione e exclua o gráfico atual. Em seguida, selecione o cabeçalho da Plan1 (de Vendedor a Total) e cole na Plan2:

Agora vamos começar a trabalhar com o controle de formulário Caixa de seleção. Para utilizá-lo, você precisará primeiro habilitar a guia que disponibiliza o comando. Siga a trilha: Arquivo à Opções à Personalizar Faixa de Opções e marque a guia Desenvolvedor. 

Em seguida, clique na guia Desenvolvedor e, na seção Controles, clique no botão Inserir. Você verá que o Excel disponibiliza duas subseções, Controles de Formulário e Controles ActiveX. A subseção Controles de Formulário contém os botões que podem ser utilizados para organizar os formulários da planilha de um modo geral. Já a subseção Controles ActiveX possui os botões de formulários a serem associados a instruções de Macro.

Como os formulários que serão criados não serão baseados em Macros, iremos utilizar apenas os botões da subseção Controles de Formulário. Clique no botão Inserir e, em seguida, clique no botão Caixa de Seleção:

Toda vez que um botão de formulário é inserido na planilha, ele precisa ser vinculado a uma célula. Esse vínculo terá a função de garantir que, sempre que o botão for utilizado/atualizado, as células que dele são dependentes também recebam esta atualização. Para vincular o botão a uma célula da planilha, clique sobre o botão com o botão direito do mouse e selecione a opção Formatar controle. A caixa de diálogo Formatar Controle será exibida, conforme ilustrado abaixo:

Como é necessário vincular o botão a uma célula da planilha, iremos escolher um local que não está sendo utilizado. A título de exemplo, irei utilizar a célula Q1. Clique na caixa Vínculo da célula e selecione Q1. Se desejar aplicar um efeito ao botão de controle, selecione o item Sombreamento 3D.

Voltando à planilha, você irá perceber que se a caixa de seleção estiver selecionada, a célula Q1 retornará o valor VERDADEIRO. Caso a caixa seja desmarcada, a célula Q1 retornará o valor FALSO. Esta é a representação binária que o Excel aplica ao vínculo de célula que foi criado:

Agora você vai entender porque o cabeçalho da Plan1 foi copiado à Plan2. A Plan2 será utilizada como um espelho dos dados oriundos da Plan1, funcionando como base para exibição dos gráficos. Entretanto, os dados apenas serão exibidos quando as caixas de seleção estiverem selecionadas (ou seja, quando o usuário desejar visualizar os dados de vendas no gráfico). Clique na Plan2 e selecione a célula logo abaixo do item Vendedor. Agora iremos criar uma fórmula que irá exibir os dados de vendas do primeiro vendedor quando a caixa de seleção estiver selecionada:

=SE(Plan1!$Q$1=VERDADEIRO;Plan1!B4;"")

Entendendo a fórmula: se a célula Q1 da Plan1 (onde o botão está vinculado) for igual a VERDADEIRO (ou seja, se o botão estiver selecionado), então a célula deve retornar o valor da célula B4 da Plan1 (o nome do primeiro vendedor). Caso contrário (ou seja, se o botão não estiver selecionado), o resultado deverá ser vazio (pois neste caso o usuário não deseja que os dados deste vendedor sejam exibidos):

Replique agora a fórmula aos meses de Janeiro a Dezembro. Para finalizar a primeira parte do trabalho, volte à Plan1, clique na caixa de seleção com o botão direito do mouse e a renomeie. O ideal é que ela receba o mesmo nome do primeiro vendedor, pois sua função será exibir ou não os dados de venda dessa pessoa:

Agora vem a parte trabalhosa: como o gráfico de vendas será dinâmico, e os usuários que irão manipulá-lo poderão escolher quais dados desejam visualizar, será necessário criar um controle de caixa de seleção para cada um dos vendedores da planilha. Lembre-se que a célula de vínculo de cada uma das caixas de seleção tem de ser uma célula que não esteja sendo utilizada – portanto, a caixa de seleção do segundo vendedor (David Luiz) estará vinculada à célula Q2 e assim por diante, até a vendedora Marisa Silva:

Em seguida, repita as fórmulas que alimentarão os dados na Plan2. Para visualizar se a planilha está funcional, desmarque a caixa de seleção de alguns vendedores na Plan1 e veja o resultado na Plan2.

Por fim, os retoques finais:

1. Oculte a coluna da Plan1 que contém os vínculos dos botões de caixa de seleção (neste exemplo, a coluna Q);
2. Marque a caixa de seleção de todos os vendedores, de modo a deixar todos ativos;
3. Vá à Plan2 e selecione os dados de todos os vendedores. Em seguida, insira um gráfico de linhas;
4. Clique com o botão direito sobre o gráfico e escolha a opção Mover Gráfico. Na opção Objeto em, selecione a Plan1;
5. Clique com o botão direito na aba da Plan2 e escolha a opção Ocultar;
6. Voltando à Plan1, posicione o gráfico onde julgar adequado e utilize as opções de formatação para deixá-lo com a aparência que desejar.

Pronto! Agora você pode escolher quais vendedores deseja comparar apenas marcando sua caixa de seleção, e deixando o resto do trabalho para o Excel:

Espero que tenha gostado do resultado ;-)

Se desejar, faça os downloads:

Para download do post em formato pdf, clique aqui

Para download da planilha em Excel com o Dashboard pronto, clique aqui

Para download da planilha em Excel para treinar a construção do Dahsboard, clique aqui

Até a próxima!

Linha de Base

Na maioria dos treinamentos do Microsoft Project que ministro, é comum encontrar pessoas que já utilizam o software, seja por necessidade ou por curiosidade. Contudo, por não terem tido oportunidade de participar de um treinamento anteriormente, acabam utilizando pouco as excelentes funcionalidades que o Project oferece. E uma das principais funcionalidades não utilizadas é a Linha de Base. E é por esse motivo que este post será dedicado a este assunto.

A Linha de Base é uma das mais importantes ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project, e o entendimento da sua utilização é de vital importância para que os gerentes possam controlar e monitorar seus projetos de maneira efetiva e eficaz. De modo geral, pode-se dizer que a linha de base é o mecanismo pelo qual se é possível armazenar as informações referentes ao planejamento de um projeto.

Importância da Linha de Base

A linha de base tem como função principal armazenar os dados planejados de um determinado projeto. No momento em que uma linha de base é salva, informações atuais sobre as tarefas são armazenadas pelo software de maneira automática, assim como as informações de recursos e as atribuições definidas. A linha de base é o ponto de referência a partir do qual será possível efetuar a medição e a comparação do planejamento com as alterações efetuadas durante o decorrer do projeto.

Como a linha de base fornece os pontos de referência a partir do qual o usuário poderá comparar o andamento do projeto com o que foi planejado, ela deve incluir as melhores estimativas para a duração de tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis que se deseja monitorar. As informações reais do projeto que diferirem daquelas armazenadas na linha de base indicarão que o plano original não está sendo seguido, permitindo assim que o gerente de projetos possa tomar decisões para minimizar ou mesmo eliminar essas variações.

Para garantir que a linha de base apresente a melhor estimativa esperada, ela só deve ser salva após a criação de todo o plano de projeto e aprovação deste pelos stakeholders e demais interessados, no momento anterior ao início efetivo do projeto.

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project captura toda informação armazenada no seu plano de projeto e a copia no plano da linha de base. São cinco os campos copiados:

• Início
• Fim
• Duração
• Trabalho
• Custo

Uma maneira interessante de visualizar os principais campos que são armazenados pela linha de base é através da obtenção da visualização da caixa de diálogo Estatísticas do Projeto, através da sequência Projeto > Informações do Projeto > Estatísticas:

Perceba que a janela apresenta um overview geral do projeto, baseado em três perspectivas: Atual, LinhaBase e Real. A partir do momento que uma linha de base for definida, os campos Variação e Restante também estarão disponíveis, uma vez que estes são campos calculados que apresentam as diferenças entre o previsto e o realizado.

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Definindo a Linha de Base

Para definir a linha de base do seu projeto, clique na guia Projeto e em seguida Definir Linha de Base > Definir Linha de Base:

Quando você definir a linha de base do seu projeto, você pode escolher duas opções: projeto inteiro ou tarefas selecionadas. Ao escolher a opção Projeto inteiro, os campos de todas as tarefas do seu projeto serão adicionados à linha de base. Se você desejar salvar a linha de base para apenas algumas tarefas do seu projeto, selecione Tarefas selecionadas. Esta opção pode ser muito útil quando você ainda não possui todas as informações a respeito do cronograma ou das alocações do seu projeto (por exemplo, um projeto longo e com muitas fases, no qual o cronograma das fases futuras ainda não está definido).

Neste exemplo, mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada e clique em OK. Neste momento, todas as informações do seu projeto estão armazenadas e disponíveis para futuras comparações.

Visualizando os dados salvos na Linha de Base

Para visualizar o comportamento do Microsoft Project quando você salva uma linha de base, clique no botão Adicionar Coluna no Gráfico de Gantt e escolha, por exemplo, a coluna Duração da Linha de Base. Perceba que os dados da coluna Duração foram copiados para o campo Duração da Linha de Base. Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo).

Outra maneira de visualizar o comportamento do Project quando uma linha de base é salva é visualizar o próprio Gráfico de Gantt. Sua visualização apresenta a estrutura do cronograma do projeto, conforme exemplo abaixo:

Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estamos trabalhando):

Veja que agora há uma nova barra em tom cinza, que tem como finalidade apresentar a duração das tarefas conforme previsto no planejamento. Se uma determinada tarefa tiver a duração superior ao planejado, a simples comparação da barra de duração da tarefa com a barra de linha de base proporcionará ao gerente de projetos a identificação deste atraso:

Espero que este post tenha sido útil.

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