Como forçar o check in de projetos

 Olá pessoal –

Os leitores mais atentos desse blog já devem ter percebido que, na maioria dos cenários em que é necessário construir um processo de automação do Project Online através do Power Automate, a realização do check out dos projetos é obrigatória.

Tal obrigatoriedade é observada porque, sempre que uma interação com o Project Online tenha como objetivo editar/modificar um parâmetro (seja ele um parâmetro da entidade Projects – como por exemplo um campo personalizado; seja ele um parâmetro da entidade Tasks – como a data de término de uma tarefa do cronograma) o projeto deve primeiramente ser bloqueado para edição, impedindo que outros usuários tenham condições de manipular o objeto (projeto) ao mesmo tempo.

Porém, e se durante o processo de automação o projeto já se encontrar bloqueado por outra pessoa? O que devemos fazer caso algum gerente de projeto se esqueça de efetuar o check in do projeto ao finalizar o seu trabalho, mantendo assim o objeto bloqueado no servidor?

Faz uns 2 anos, eu fiz um vídeo com o MVP Renato Romão ensinando como obter a relação de projetos em check out no Project Online via Power Automate.

Em teoria, ao obter a relação de projetos bloqueados, alguém poderia agir de maneira proativa, seja conversando com os gestores para que efetuem o check in dos projetos, seja forçando o check in por conta própria...

Porém, para um cliente com o qual venho trabalhando atualmente, essa abordagem ainda seria insuficiente. Esse cliente roda todo sábado um processo automatizado que tem como objetivo obter informações de um sistema financeiro (ERP) para então alimentar algumas tarefas no Project Online, atualizando os custos do cronograma com base nos lançamentos realizados pelo time de controladoria. E, para garantir que o processo possa acontecer independentemente de o projeto encontrar-se em check in ou não, a decisão foi radical: no momento da execução do fluxo, caso algum projeto esteja em check out, o check in deve ser forçado para que as tarefas possam ser atualizadas corretamente.

 Para forçar o check in de um projeto no Project Online através do Power Automate, é possível utilizar a ação Send an HTTP request to SharePoint, conforme print abaixo:

A instrução Uri deverá explicitar que o check in será forçado para cada projeto encontrado em check out:

/_api/ProjectServer/Projects('<projectId>')/Draft/checkIn(true)

Lembre-se de substituir os conteúdos dinâmicos com os resultados obtidos das ações anteriores, conforme destacado acima.

Dessa forma, toda vez que o fluxo é acionado será possível garantir que todos os projetos serão atualizados, mesmo que algum gerente de projetos tenha esquecido de efetuar o check in ao finalizar a atualização do cronograma.

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⚠ É importante destacar que você deve utilizar esse recurso apenas em casos extremos, pois ao forçar o check in de um projeto a sessão ativa será encerrada e o gerente de projetos poderá eventualmente perder todo o seu trabalho caso não o tenha salvo.

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E por hoje é só pessoal. Espero que gostem desse post, e até o próximo!