sexta-feira, 2 de maio de 2014

Criando Organogramas no Microsoft Visio

Olá pessoal,

A partir de hoje, o blog abrirá espaço para mais postagens e discussões de mais uma ferramenta de grande utilidade – o Microsoft Visio. Apesar de já ter feito duas postagens relacionadas ao Visio (aqui e aqui), ainda há muito a ser explorado sobre o software, e acho que vale a pena dar o pontapé de maneira oficial oficial.

Via de regra, a maioria das pessoas enxerga o Visio como um software para criação de diagramas – e, na sua essência, é isso o que ele é. Entretanto, não se deve subestimar a capacidade do software e subjulgá-lo como um mero criador de workflows. O Microsoft Visio permite, além das funções tradicionais de criação de diagramas, que os usuários vinculem dados externos às formas, permitindo que dados complexos sejam compreendidos de maneira rápida e simples. Além disso, através da utilização do Office 365 ou do SharePoint, os diagramas criados no Microsoft Visio podem ser compartilhados dentro e/ou fora da empresa, de modo que os usuários possam compartilhar informações e trabalhar colaborativamente, sem que necessariamente possuam o software instalado na sua estação de trabalho.

Ao longo dos próximos posts, a ideia é trazer uma série de opções de criação de diagramas e dashboards com o Microsoft Visio, conectando dados às formas e reiventando a maneira de compartilhar informações. Bem vindo a bordo!

Començando os trabalhos

Para começar a explorar as funcionalidades do Visio, vamos simular um cenário bem comum: suponha que vc possua uma planilha de Excel que contenha a lista dos vendedores da sua empresa. Com base nessa planilha, você precisa montar um organograma corporativo, para apresentar numa reunião gerencial. Abaixo um exemplo da planilha:




A princípio, o mais comum seria criar o organograma no Power Point, uma vez que o software possui um conjunto de ferramentas e shapes com essa finalidade. A desvantagem da utilização do Power Point é que ele não estabelece vínculo com dados externos, o que significa que, se houver alguma mudança no organograma da empresa, você precisará editar o slide diretamente. Por isso, vamos partir para o Visio...

Ao abrir o software, você será direcionado a uma galeria de modelos. O objetivo dessa galeria é apresentar ao usuário um conjunto de opções com base nas necessidades mais comuns, uma vez que o Visio pode ser utilizado para uma série de diferentes ações. Dentro das opções existentes, escolha Assistente de Organograma:




Após escolher o assistente, na próxima caixa de diálogo, clique em Criar. Você será direcionado ao Assistente de Organograma, que o guiará através dos passos necessários para a configuração. Na caixa de diálogo aberta, selecione a opção Informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados:


Na janela seguinte, você precisará determinar a fonte de dados que alimentará o organograma. Escolha a origem como planilha do Excel e clique Avançar:


Em seguida, você precisará determinar o local onde a planilha está armazenada. Clique em procurar e selecione o arquivo:


A partir desse momento, você deverá dizer ao Microsoft Visio como organizar as informações para que o organograma seja estabelecido. Como o nome das colunas na planilha podem ser genéricos – por exemplo, uma coluna que contém a informação do gerente da área pode estar nomeada como “Gerente”, “Coordenador”, “Líder” ou etc., é necessário realizar o “de – para” das informações:



No passo seguite, você deve escolher quais campos da planilha deverão ser exibidos no organograma. Neste exemplo, selecione os campos “Nome” e “Cargo”:


Em seguida, você deve determinar quais campos da planilha deverão ser adicionadas às formas do organograma. Como cada forma do Microsoft Visio contém um conjunto de campos pré-definidos, os campos selecionados nesta etapa serão adicionados aos demais campos da forma:


Se desejar, a próxima etapa permite que você inclua fotos dos colaboradores da empresa no organograma. Você poderá corresponder as fotos através dos nomes dos colaboradores (para isso, o nome de cada imagem deverá ser igual ao nome do colaborar na planilha). Clique em Procurar e escolha o local onde as fotos estão armazenadas:


Por fim, você deverá determinar as quebras de página a serem aplicadas no organograma. Como o organograma pode conter um número excessivo de posições, que eventualmente não poderão ser disponibilizadas em uma única página, nesta etapa você deverá especificar a maneira como deseja que as informações sejam exibidas:


Clique em Concluir e, voilà, o Microsoft Visio entregará o organograma pronto:


Configurações Adicionais

Ao término da criação do organograma, você pode realizar algumas alterações para melhorar sua visualização. Ao clicar na opção Organograma, na Faixa de Opções, você pode escolher um layout diferente do layout padrão:



Você também pode mudar o estilo do organograma, clicando na opção Design:



Muito bacana, não é? Espero que tenha gostado.

Mãos à obra

Comece a construir seus próprios diagramas. Links abaixo:

Baixe uma versão de avaliação do Visio 2013 por 60 dias:

Veja o guia do iniciante para o Visio:

Veja um tutorial com as tarefas básicas no Visio:

Aqui você pode baixar a planilha que foi utilizada neste exemplo:

Por fim, aqui você pode baixar o arquivo digital deste post:

Até a próxima!

13 comentários:

  1. Muito bom. Fiz todo o passo a passo, fiz mudanças grandes no layout e design, mas agora tenho que mudar as informações de gestores, consigo fazer automaticamente sem ter que começar novamente? Muito obrigada

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  2. Caro Raphael não achei essa opção no VISIO de atualizar no menu Dados

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  3. Caro Raphael boa noite.
    Segue o que eu fiz: segui o seu passo a passo no post Criando Organogramas no Microsoft Visio.
    Depois de criado o organograma, fiz alterações no LAYOUT, FONTE, DESIGN. E defini essas alterações como sendo o meu modelo para todos os organogramas.
    Salvei o projeto.
    Hoje precisei fazer outras inclusões e exclusões na planilha base do excel. Salvei.
    Entrei no Visio, abri o projeto do organograma e não ficou habilitado a opção Dados, atualizar tudo.
    Se eu for ter que usar o assistente de novo eu vou perder a formatação que fiz e que deixei como padrão. E também tenho o problema de ter muitas informações para ter que fazer manual.
    Nesse caso precisaria que o Visio atualizasse o meu arquivo base em excel e mostrasse o organograma atualizado.
    Isso é possível? Gostaria da sua preciosa ajuda. Será que fui clara com meu problema?
    Obrigada

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    1. Olá Elaine,

      Agora entendi a sua pergunta. Tinha entendido que os dados haviam sido sincronizados.

      Quando o Visio importa os dados do Excel, ele não mantém vínculo com as informações originais. Neste caso, infelizmente, se houver mudança no organograma você terá que importar os dados novamente :-(

      Porém, acredito que deve haver como você salvar um modelo baseado no Design e Layout que você criou, para que você possa aplicá-lo aos dados recentemente importados. Vou dar uma olhada e volto a te falar por aqui, ok?

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  4. Caro Raphael boa tarde!
    Realmente o seu organograma ficou ótimo mesmo mas tenho uma pergunta! Como você fez para adicionar foto no organograma?
    Agradeço pela Atenção e Parabéns!!!

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    1. Olá Carlos,

      Quando você está realizando o processo de importação dos dados, na penúltima etapa do assistente você é perguntado se deseja incluir a foto dos colaboradores. Para isso, você precisa organizar as imagens em uma pasta no seu computador, e precisa garantir que o nome do arquivo de imagem é exatamente igual ao nome do colaborador em cada posição do organograma, para que o software crie o vínculo automaticamente.

      Caso você tenha pulado este passo, após a criação do organograma você terá uma aba chamada 'Organograma' no seu Visio. Clicando nesta aba, você poderá selecionar cada posição da sua empresa e escolher o botão Inserir > Imagens para realizar o processo manualmente.

      Espero que tenha respondido a questão!

      Um abraço!

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    2. Olá Raphael!
      Valeu Raphael! Fiz um teste e realmente funciona! Ficou muito bom mesmo cara! Inclusive fiz também o do Dash Board e também ficou Show! Valeu mesmo pelas dicas!

      Um Abraço!

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    3. Show de bola Carlos! Que bom que deu certo.

      Um abraço!

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  5. Caro Raphael boa noite! Obrigada pelo retorno. Mas então a afirmação acima infelizmente não faz sentido. "A desvantagem da utilização do Power Point é que ele não estabelece vínculo com dados externos, o que significa que, se houver alguma mudança no organograma da empresa, você precisará editar o slide diretamente". Pois pelo seu entendi na sua resposta, se eu uso o assistente, altero todo o design e padronizo um modelo, e depois preciso mudar algum item no organograma da empresa, terei que iniciar todo o processo novamente, correto? Obrigada

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    1. Olá Elaine, boa noite.

      Não compartilho do pensamento de que a afirmação não faz sentido. Como sabemos, o Power Point não mantém nenhum relacionamento com os dados. Se você modificar a estrutura da organização, se novas pessoas entrarem/saírem, você terá de modificar o organograma manualmente, conforme afirmei no post.

      O que o post tenta transmitir é que, caso se opte pela utilização do Visio, o processo de importação dos dados é muito simples e eficaz, possibilitando a economia de horas de trabalho na construção e organização das formas do organograma (em relação a maneira como o mesmo trabalho seria feito via Power Point).

      Já com relação ao Design e Padronização, neste ponto estamos de acordo. Infelizmente uma alteração no organograma fará com que você tenha de aplicar novamente o modelo de layout criado anteriormente.

      Cabe a cada usuário decidir qual processo com o qual ele se sente mais confortável para trabalhar.

      Muito obrigado pelos comentários e pela participação!

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  6. Respostas
    1. No excel tem que ser criado uma base de dados. VB, SQL... porque ai sim o Visio vai ter de onde atualizar os dados!

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