sexta-feira, 20 de julho de 2012

Salvando gráficos como Modelos

Suponha que uma das suas funções seja criar gráficos gerenciais, baseado nas informações geradas no negócio da sua empresa. Normalmente, quem tem esse tipo de atribuição acaba repetindo sempre o mesmo processo no final de cada período (diário / semanal / mensal), desde a coleta das informações até a construção dos gráficos em si.

Uma excelente alternativa para simplificar a construção diária de gráficos e Dashboards no Excel se dá através da opção de Salvar Modelos. Funciona assim: você cria um gráfico, efetua toda formatação necessária para deixá-lo no padrão visual da sua empresa e salva um modelo. Da próxima vez que precisar gerar o gráfico, ao invés de refazer todo processo de construção e formatação, você poderá iniciá-lo a partir do modelo salvo anteriormente.

Veja a planilha abaixo. Ela contém os registros de chamados abertos pelos funcionários de uma empresa para as equipes de suporte durante um determinado período. A necessidade aqui é consolidar a quantidade de casos abertos por três indicadores: Prioridade, Fonte e Tipo de Registro:

Primeiro, vou criar o gráfico que consolidará os chamados por Prioridade. Irei selecionar a tabela de consolidação e inserir um gráfico de Colunas. Depois de criado o gráfico, para facilitar o trabalho, vou usar o comando Mover para transferi-lo à planilha Dashboards:
Em seguida, chega a parte mais bacana do trabalho. É hora de formatar o gráfico de acordo com os padrões definidos para a empresa que trabalhamos. Ao final, cada um terá o resultado de acordo com os recursos aplicados:
Uma vez que você já possua uma formatação personalizada para o gráfico, a qual deverá ser replicada para todos os gráficos que forem construídos a partir de agora, você poderá salvar o gráfico como um modelo. Para isso, siga os passos:
  1. Clique no gráfico. O menu dinâmico Ferramentas de Gráfico ficará disponível. Clique em Design e, em seguida, clique no botão Salvar como Modelo:

O Excel irá salvar o gráfico no diretório abaixo:

 ‘C:\Users\<nomedousuário>\AppData\Roaming\Microsoft\Modelos\Charts

Este que é o local padrão do software para novos para modelos. Escolha um nome para o seu modelo e clique em Salvar:

Agora, da próxima vez que for iniciar um gráfico, você poderá usar o modelo salvo previamente. Para isso, selecione os dados que irão formar o gráfico e clique em Inserir > Outros Gráficos >Todos os Tipos de Gráfico:
Em seguida, clique em Modelos. Você irá visualizar todos os modelos salvos, e poderá escolher entre eles aquele que melhor se encaixar a sua necessidade:
Assim, bastará modificar apenas o título do gráfico para que o trabalho esteja pronto:
Muito bacana, não acha?

Agora é só salvar quantos modelos precisar e acelerar a construção dos seus gráficos e Dashboards.

Link para download deste post aqui.

Até a próxima!


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