Importando calendários locais para o Project Online

Olá pessoal –

Muitas empresas que decidem adotar o Project Online como plataforma unificada para gerenciamento de projetos, programas e portfólios já possuem um histórico de gerenciamento de projetos, que é na maioria das vezes realizado através da gestão dos cronogramas nas máquinas dos gerentes de projeto – onde os cronogramas são normalmente salvos localmente ou em um drive de rede compartilhado.

Com base nesse cenário, é muito comum que os gerentes de projeto possuam calendários personalizados que representem as datas de exceção em vigor na organização, como feriados, pontes, folgas, férias e etc. (inclusive, o tema calendários é bem recorrente aqui no blog). O problema é que esses calendários estão associados aos cronogramas locais, e não fazem parte das configurações padrão do Project Online – e assim, criá-los na plataforma PPM geraria um esforço considerável, a depender do número de calendários que devam ser replicados.

Eu mesmo passei por essa experiência recentemente: uma empresa de grande porte aqui no Brasil estava iniciando a adoção do Project Online, e seus funcionários estavam espalhados por todo o território nacional (assim como seus projetos). Nesse sentido, um dos principais requisitos a serem atendidos pelo Project Online determinava que os recursos deveriam estar associados a calendários locais, os quais iriam refletir as particularidades da cidade/município onde o funcionário está situado. A estratégia de adoção foi simples: o calendário Padrão, nativo do Project Online, deveria ser configurado para refletir apenas os feriados a nível nacional, sem considerar pontes ou emendas. Então, calendários locais de cada cidade deveriam ser criados na plataforma PPM, de modo que cada projeto e cada recurso fossem configurados individualmente.

Como sabíamos que os calendários locais já haviam sido configurados na máquina de alguns GPs, a questão foi: como importar os calendários para o Project Online, para que não houvesse a necessidade de criar cada um dos calendários do zero?

E é aí que a mágina acontece!

Como administrador do Project Online, abra o Project Desktop que contém o calendário que deseja importar, e garanta que você esteja conectado ao seu ambiente. Clique em Alterar Período Útil, e selecione o calendário que deseja importar. Em seguida, clique na opção Adicionar Calendário à Empresa...

Defina um nome para o calendário e então clique OK:

Assim, o novo calendário será incorporado ao Project Online e poderá ser utilizado pelos usuários:

Uma configuração simples, mas muito útil! 👌

Um abraço e até o próximo post!