segunda-feira, 1 de abril de 2013

Novo Dashboard para Análise de Desempenho


Antes de começar: neste exemplo os gráficos serão construídos com o Microsoft Excel 2013, porém, você poderá utilizar as versões 2007 e 2010 sem maiores problemas.

Recentemente tive a oportunidade de participar de um projeto para criação de Painéis de Indicadores de Performance. Entre os diferentes indicadores requeridos, um deles me deixou pensativo por alguns dias: era necessário comparar o percentual de projetos da empresa concluídos com sucesso nos últimos 4 anos (2009, 2010, 2011 e 2012).

É claro que, para este indicador em especial, um gráfico simples de colunas já resolveria o problema. Ficaria mais ou menos assim:

Porém, como nunca é demais inventar, vamos tentar fazer algo diferente. O objetivo será criar um gráfico que, quando pronto, ficará desse jeito:


Isso dito, mãos à obra.

Preparação
Para criar esse Dashboard, irei utilizar um gráfico do tipo Rosca. Porém, antes de começar, será necessária a criação de uma tabela que irá funcionar como base para alimentar o gráfico (a chamaremos de Tabela de Apoio). A função da tabela de apoio será buscar informações na tabela que contém os dados originais dos projetos; além disso, ela também será acrescida de algumas informações adicionais necessárias. A tabela de apoio está exemplificada abaixo:



Como o gráfico de rosca tem como objetivo exibir a contribuição de cada valor em relação a um total, a tabela de apoio deve ter duas colunas: 
  • A coluna % SUCESSO, que irá receber as informações da tabela original;
  • E a coluna e SOBRA, que será a diferença entre 100% (total da rosca) e o % de SUCESSO.

 Clique na coluna % SUCESSO e digite a fórmula =C7. Em seguida, na coluna SOBRA, digite a fórmula =1-G7. Copie a fórmula para as demais células e veja o resultado:




Construindo o Dashboard
Uma vez criada a tabela de apoio, vamos à construção do Dashboard.

Selecione as células de % SUCESSO e SOBRA do ano base 2009 (na minha planilha, células E6:G7). Em seguida, clique em Inserir e, entre as opções de gráficos disponíveis, escolha o tipo Rosca. O resultado deverá ser:


Perceba que, apesar de as informações estarem corretas, o alinhamento do ângulo das fatias do gráfico não é o melhor. Para realizar o ajuste no gráfico, clique bom o botão direito do mouse em uma das fatias da rosca e escolha Formatar Série de Dados. Na caixa de diálogo aberta, defina o ângulo da primeira fatia para 180º, conforme exemplo abaixo:

A visualização do gráfico será ajustada da seguinte maneira:


So far so good. Agora, a parte referente à sobra não deverá ficar visível, uma vez que o gráfico não deverá exibir essa informação. Para eliminar a visualização dessa fatia, selecione a fatia referente a sobra e, clicando com o botão direito do mouse, selecione a opção Formatar Ponto de Dados. Na caixa de diálogo, seção Preenchimento, selecione a opção Sem Preenchimento:


Resultado:


Assim, as informações do primeiro ano estão prontas. Para adicionar os dados de 2010, clique no gráfico com o botão direito e escolha a opção Selecionar Dados. Na caixa de diálogo aberta, clique no botão Adicionar:


No campo Nome da série, selecione o ano que será utilizado agora (2010). Já no item Valores da Série, selecione as células que correspondem ao ano base 2010 (E8:G8):

Clique OK e veja o resultado:


Assim como feito no item anterior, deixe de exibir a parte que se refere à Sobra. Em seguida, insira os dois próximos anos (2011 e 2012). Ao final, o gráfico irá ficar parecido com o exemplo abaixo:



Retoques finais
Agora chegou a hora de pôr em prática seus dotes artísticos, para deixar o gráfico com uma aparência profissional. Em primeiro lugar, seria interessante aumentar a espessura dos arcos do gráfico, que estão muito magrinhos. Clique no gráfico com o botão direito do mouse e selecione Formatar Série de Dados. Na caixa de diálogo aberta, diminua o Tamanho do Orifício da Rosca, de acordo com o tamanho que preferir:

A segunda sugestão é modificar as cores de cada ano, de acordo com a sua preferência:



Está ficando bom, não? Porém...

Os problemas... e, claro, as soluções
Agora que estamos na reta final, alguns probleminhas inesperados teimam em aparecer.

O primeiro problema é a ordem de exibição dos arcos do gráfico. Na medida em que uma nova informação é inserida, o Excel acrescenta essa informação na camada externa do gráfico, distorcendo a ordem natural dos dados. Perceba que o ano 2009, que contém o menor % de sucesso (cor roxa) está no centro do gráfico quando, seguindo a ordem cronológica de coleta de informações, deveria ser a primeira camada externa.

Para resolver esse pequeno inconveniente, clique com o botão direito do mouse em um dos arcos do gráfico e escolha a opção Selecionar Dados. Na caixa de diálogo aberta, modifique a ordem de exibição das informações, invertendo a posição dos anos de 2009 a 2012:

Organização original dos dados

Organização ideal dos dados

O resultado será:



O segundo problema está relacionado à legenda. Como estamos utilizando um gráfico de rosca, o Excel entende que a divisão das informações contidas no gráfico estão separadas em duas partes – ou seja, as informações que devem ser consideradas como legenda são as colunas % Sucesso e Sobra.

A má notícia é que, quanto a isso, não há muito o que fazer. Não existe muita flexibilidade para que o Excel passe a exibir a legenda baseada nos anos, que é o que precisa ser feito agora. Portanto, o melhor a fazer é remover a legenda do gráfico.

Já a boa notícia é que é possível dar o jeitinho brasileiro para resolver esse problema. Faça o seguinte:

Selecione o arco do gráfico referente ao ano de 2009. Se você estiver utilizando a versão 2013 do Excel, na guia Design, você verá a opção Adicionar Elemento Gráfico (já nas versões 2007 e 2010 esta opção estará disponível na guia Layout). Escolha Rótulos de Dados > Mais Opções de Rótulos de Dados. Na caixa de diálogo aberta, selecione as opções Nome da Série e Valor. Os dados serão distribuídos no gráfico da seguinte maneira:


Exclua o rótulo que apresenta os valores da sobra (2009; 42,6%). Em seguida, mova a parte restante (2009; 57,4%) para o lado direito do gráfico, como se esse objeto fosse uma legenda. Você pode também aplicar a mesma cor do arco ao objeto:


Repita os mesmos passos para os próximos anos, organizando as informações do gráfico (será um bom teste de coordenação motora). O resultado deve ser mais ou menos esse:


Pra finalizar, adicione um título ao gráfico. Você também poderá mover o gráfico, para que fique sobre a tabela base que o alimenta. Assim, você evita confundir o usuário com duas tabelas com praticamente as mesmas informações:



Se você quiser, poderá brincar também com a rotação do gráfico. Neste exemplo, estou utilizando um ângulo de 180 graus. Tente por exemplo utilizar um ângulo de 270 graus:


Links e downloads
Se quiser baixar a planilha utilizada neste exemplo para testar a construção do gráfico, você poderá baixá-la através do link – https://www.box.com/shared/60uethsiiyf504fj5wuq

Para baixar a versão digital deste post (em PDF), utilize este link

Para baixar mais posts sobre dicas de Excel e Dashboards, o link é esse

Bom, agora é com você. Bom divertimento!!



Um comentário: