terça-feira, 18 de novembro de 2014

Power Pivot

Olá pessoal

Conforme havia prometido neste post, hoje vou dar continuidade ao trabalho que venho fazendo sobre a divulgação das ferramentas de Power BI – dando ênfase agora ao Power Pivot.

Antes de começar, verifique se a sua versão do Excel é compatível com o Power Pivot. Em seguida, você deve também instalar o suplemento: http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/iniciar-o-suplemento-power-pivot-no-microsoft-excel-2013-HA102837097.aspx

O Power Pivot foi um dos primeiros suplementos de Power BI introduzidos no Microsoft Excel, disponibilizado a partir da versão 2010. Este suplemento tem como principal objetivo permitir que o usuário realize análises profundas em um conjunto extenso de dados. Com a utilização do Power Pivot você pode importar, organizar, vincular e analisar um grande volume de dados, os quais podem ser oriundos de diferentes origens, tendo assim condições de efetuar análises rápidas e seguras para apoio ao processo de tomada de decisão.

O grande diferencial do Power Pivot é que ele trabalha com Modelos de Dados (todas as informações podem ser importadas, estruturadas e organizadas nos modelos antes de serem levadas à planilha do Excel). No final do dia, isso significa que apenas as informações relevantes são transferidas à planilha, já estando preparadas para serem apresentadas em Tabelas Dinâmicas, Gráficos e/ou Power View.

O problema

Imagine a seguinte situação: você possui um banco de dados estruturado com uma série de tabelas e consultas, onde estão armazenadas as informações sobre um importante projeto da sua empresa. Você precisa importar essas informações para o Excel, e assim realizar uma série de análises de como está o andamento deste projeto.

Num primeiro momento, você poderia simplesmente importar as informações diretamente do Access para o Excel. Pronto, problema resolvido. Porém....

Digamos que a tabela que armazena os dados que você irá analisar contenha um número muito grande de colunas e linhas, mas que você precise apenas de uma porção desses dados. A primeira situação desconfortável ao importar dados diretamente de um banco de dados para o Excel é a impossibilidade de organizar de maneira preliminar as informações desejadas. O que acontece de fato é que todas as linhas e colunas são importadas para sua planilha, para que só depois você tenha condições de manipulá-las. Se o seu banco de dados for muito grande, o impacto no Excel é sentido imediatamente, com possível lentidão, travamento do arquivo e etc.


A solução

Dentre os incontáveis recursos e funcionalidades oferecidas pelo Power Pivot (os quais vou discutir em futuros posts), a manipulação e organização de dados é a que devemos aprender de imediato.

Primeiro, baixe aqui o banco de dados que será utilizado como referência para este cenário (o banco foi criado em Microsoft Access).

Com o suplemento do Power Pivot ativado, clique em Power Pivot > Gerenciar. Isto fará com que a janela do Power Pivot seja aberta para que você possa importar os dados. Já na janela do Power Pivot, em Obter Dados Externos, clique em Do Banco de Dados > Do Access:


A caixa de diálogo Assistente para Importação de Tabela será aberta. Nela você deverá apontar o local onde o seu banco de dados está salvo:


Após informar onde o arquivo a ser importado está salvo, você poderá clicar em Testar Conexão para se certificar que a conexão está ativa e funcional. Em seguida, clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, mantenha a opção default Selecionar itens em uma lista de tabelas e exibições para escolher os dados a serem importados para determinar manualmente quais as tabelas devem ser importadas. Caso opte pela segunda opção, você deverá construir uma expressão em SQL (query) para obter os dados. Clique em Avançar.

Na caixa de diálogo seguinte, você deverá escolher a tabela ou consulta que contém os dados que deseja importar. Selecione a tabela MSP_EpmTask. Aqui o Power Pivot começa a mostrar a que veio: caso fizéssemos uma importação simples da tabela MSP_EpmTask, todos os campos existentes na tabela (e são muitos!) seriam importados... seria a mesma coisa que fazer uma importação padrão do Access para o Excel. Como será necessário filtrar, organizar e manipular os dados no Modelo de Dados do Power Pivot antes de entregá-los ao Excel, clique em Visualizar e Filtrar:


Ao clicar em Visualizar e Filtrar, o Assistente de Importação de Tabela abrirá uma nova caixa de diálogo. Nela você terá como determinar quais colunas devem ser importadas, bem como se filtros serão aplicados para resumir os dados. Você pode utilizar a caixa de seleção para apontar as colunas desejadas e a caixa de combinação (combo-box) para especificar os critérios de filtros:


Neste exemplo, clique na opção que desmarca todas as colunas e faça a seleção das colunas abaixo:
  • TaskIntUID
  • Custo da Linha de Base
  • Duração da Linha de Base
  • Término da Linha de Base
  • Início da Linha de Base
  • Custo
  • Variação de Custo
  • Duração
  • Variação da Duração
  • Término
  • Variação do Término
  • É Crítico
  • É Marco
  • É Resumo
  • Nome
  • Porcentagem Concluída
  • Início
  • TaskUID
  • EDT


Após selecionar as colunas, clique em OK. Após a finalização da importação dos dados, você receberá a confirmação de êxito:


Ao clicar em Fechar, você será novamente direcionado à janela do Modelo de Dados, onde irá visualizar as informações importadas e onde poderá também realizar as manipulações desejadas:


É importante perceber que a janela do Modelo de Dados possui aparência muito semelhante à de uma planilha do Excel. Na parte inferior da janela está a guia de planilha, que contém o nome da tabela que foi importada do Access. Na parte superior, o Ribbon exibe os comandos que podem ser aplicados para manipulação, formatação e organização dos dados – algumas das ações são as mesmas que as oferecidas pelo Excel, como Formatação, Classificação, Localizar e etc.

Caso você já esteja preparado para enviar os dados à planilha, para que sejam consolidados e exibidos através de gráficos e tabelas dinâmicas, você deve clicar no botão Tabela Dinâmica, disponível no Ribbon do Power Pivot:


Em seguida, especifique onde deseja distribuir os dados:


E ao clicar em OK os dados serão disponibilizados no Excel:


Nos próximos posts, irei tratar de outros recursos e funcionalidades do Power Pivot, como a criação de fórmulas, manipulação dos dados, criação de vínculos e etc.

A versão digital do post está disponível neste link.

Nos links abaixo, um pouco mais sobre o Power Pivot:

Sobre o Power Pivot:

Tutorial do Power Pivot – análise de dados da Tabela Dinâmica usando um Modelo de Dados no Excel 2013:

Um abraço e até a próxima!


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