quarta-feira, 30 de agosto de 2017

Integração entre Project e Planner

Olá pessoal,

Tempos atrás a Microsoft incorporou ao Office 365 um organizador de tarefas chamado Planner. Se fosse para fazer um resumo bem resumido, poderíamos dizer que o Planner funciona como um hub, onde membros de um determinado grupo de trabalho (ou pessoas que estão trabalhando com um objetivo comum, como um projeto) podem criar tarefas e compartilhar informações, documentos e prazos. Atualmente, há muitas empresas/pessoas utilizando o Planner como uma ferramenta de apoio para gestão de projetos que utilizem metodologias ágeis.

A partir do lançamento do Planner, muito se especulou sobre a sua integração com o Project / Project Online. Imagine o seguinte cenário:

Um gerente de projetos está conduzindo um projeto para desenvolver um conjunto de relatórios em Power BI para um determinado cliente. Dentro do seu cronograma há uma tarefa chamada ‘Desenvolver relatórios’. Sabemos que esta tarefa é composta de inúmeras subtarefas (ou atividades) – por exemplo, poderíamos descer um nível e especificar quais as áreas dos relatórios que precisam ser desenvolvidos (Relatórios Executivos, Relatórios Gerenciais, Relatórios Operacionais). Ou, indo mais fundo ainda, poderíamos descer mais um nível e especificar de maneira detalhada o nome de cada relatório que precisa ser desenvolvido...

Se o nosso gerente de projetos fosse especificar cada um desses detalhes no seu cronograma, chegaria facilmente em um número tão grande de tarefas que seria quase impossível gerenciar o projeto. Nesse sentido, talvez faça mais sentido manter o cronograma em um nível mais macro (mantendo apenas a tarefa ‘Desenvolver Relatórios’), deixando a gestão mais detalhada a cargo dos membros de equipe responsáveis pela execução das tarefas. E é justamente aí que entra o Planner.

Em um anúncio publicado nesta semana no blog do Brian Smith, a Microsoft deu o pontapé inicial da integração entre o Project e o Planner. Usuários que possuem o Project 2016 através de assinatura com o Project Online (Office 365) irão perceber, após atualização do software, que um novo ícone chamado ‘Planner’ foi adicionado à Faixa de Opções. Atualmente, este ícone cria um link entre uma tarefa do cronograma e um plano existente no Planner. Na prática, vejamos como funciona.

Suponha que você possua um cronograma, e a tarefa ‘Desenvolver relatórios em Power BI’ é uma das atividades:


Após publicar o projeto, você pode selecionar a tarefa em questão e, na Faixa de Opções, clicar no botão Planner:


Caso não esteja autenticado você precisará informar suas credenciais do Office 365. Após esta etapa, uma nova janela será aberta no seu cronograma para que você informe a qual plano a tarefa será vinculada:


Deste modo, você como proprietário do projeto (e também do plano), além dos recursos atribuídos à tarefa, serão adicionados ao plano:


Uma vez estabelecido o link, um novo ícone será apresentado na coluna de indicadores do Microsoft Project, indicando que há uma relação entre a tarefa e um plano do Planner:


Desse modo os recursos atribuídos à tarefa poderão, no Planner, diluir a tarefa original em subtarefas (ou micro-atividades) de modo que fique mais fácil o seu controle, organização e entendimento:


Já você, como gerente de projeto, poderá consultar o Planner sempre que necessário para entender como está o andamento desse detalhamento.

Alguns pontos importantes que vale a pena destacar:
  • Para que seja possível estabelecer links entre o Project e o Planner, o projeto precisa estar publicado no Project Online e o plano já deve existir no Planner
  • A relação existente é de um-para-um, ou seja, cada tarefa só pode ser vinculada a um plano – assim como cada plano só pode estar vinculado a uma tarefa
  • Entretanto, é possível ter a tarefa A vinculada ao plano 1 e a tarefa B vinculada ao plano 2, por exemplo
  • Atualmente, não há qualquer relação de troca de informações (ou seja, atualizações) entre o Project e o Planner. Isso significa que, ao estabelecer o link, a tarefa vinculada não é criada no Planner. Da mesma maneira, quando os dados das subtarefas (atividades) são atualizadas no Planner, essa atualização não é refletida no Project

Mesmo estando em seus estágios iniciais, vejo como algo muito positivo esse passo dado pela Microsoft. Quem sabe no futuro não tenhamos, além do link, o vínculo entre o Project e o Planner, de modo que os membros de equipe possam atualizar suas subtarefas no Planner e então as informações serem atualizadas automaticamente no Project 😊

O primeiro passo já está dado...

Se você quiser assistir uma demonstração dessa nova funcionalidade, pode assistir o vídeo preparado pelo meu amigo André Xavier no Canal do Project no YouTube:


E você, o que achou da novidade? Deixe sua opinião nos comentários.

Um forte abraço e até a próxima!



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