Customizando as permissões para os Gerentes de Projeto

Olá pessoal –

Na medida em que as empresas que adotam o Microsoft PPM (Project Online ou Project Server) vão aumentando o seu nível de maturidade na utilização da plataforma, é comum que novas customizações sejam necessárias para refinar as permissões e aumentar os níveis de segurança, governança e conformidade do ambiente como um todo.

Uma dessas customizações pode ser realizada nas permissões de segurança dos gerentes de projeto: via de regra, os gerentes de projeto são usuários do Microsoft PPM que irão receber permissões para criar e gerenciar projetos, atribuindo recursos às tarefas e controlando o desempenho e a evolução dos cronogramas. Por padrão (e considerando o modo de permissão do Project), os membros do grupo de segurança Gerentes de Projeto do Microsoft PPM também podem executar três ações que nem sempre são desejadas:

- Excluir projeto: a configuração nativa do Project Online e Project Server permite que os Gerentes de Projeto possam excluir os projetos dos quais sejam proprietários

- Salvar Linha de Base Protegida: em empresas com um bom nível de maturidade e que tenham processos de governança bem definidos, nem sempre os gerentes de projeto possuem permissões para salvar a Linha de Base. Em geral, esta é uma atividade atribuída a um grupo com maior autoridade na organização, como por exemplo os membros do escritório de projetos (PMO)

- Salvar Modelo de Projeto: os modelos de projeto são cronogramas padrão, normalmente desenvolvidos pela equipe do PMO e que representam o conjunto de atividades comuns normalmente incluídas em projetos da organização. Uma vez salvos, os modelos de projeto poderão ser utilizados por todos os gerentes de projeto quando da iniciação de um novo projeto

Faz sentido pra você restringir as ações acima? Imagine o tamanho do estrago caso um gerente de projetos exclua inadvertidamente um projeto importante do ambiente; ou então alguém que deseje salvar uma nova Linha de Base sem que haja uma mudança formalmente aprovada no processo de gerenciamento de mudanças; ou então talvez haja um cenário no qual alguém queira criar um novo cronograma modelo para utilizá-lo em seus projetos futuros, porém sem antes passar pelos processos de conformidade estabelecidos pelo Escritório de Projetos...

Como um gerente de projetos pode excluir um projeto?

Muita gente que utiliza o Microsoft PPM desconhece esta opção, mas um gerente de projetos pode excluir um projeto ao acessá-lo via Project Professional. Logo após se conectar à instância do Microsoft PPM, basta clicar com o botão direito do mouse no projeto desejado e a opção de exclusão será exibida:

Restringindo permissões

Para restringir as permissões, a minha preferência é sempre por criar um novo grupo de segurança e então customizá-lo de acordo com as necessidades. Deste modo, preservamos o grupo padrão (neste caso, o grupo Gerentes de Projeto), mantendo-o sem alterações – de modo que o novo grupo personalizado possa ser modificado inúmeras vezes sem que se perca as configurações e permissões nativas da plataforma PPM.

Para criar um novo grupo de segurança, certifique-se que seu ambiente esteja no modo de permissão do Project. Em seguida, clique Configurações do PWA > Gerenciar Grupos. Na janela Gerenciar Grupos, clique em Novo Grupo:

Você deverá então determinar o nome do novo grupo, e poderá também inserir uma descrição. Neste exemplo, irei chamar o grupo de # Líderes de Projeto, conforme exemplo abaixo:

Em seguida você deverá determinar quais as Categorias de segurança que estarão associadas ao grupo. Por padrão, no Microsoft PPM o grupo Gerentes de Projeto está associado à Categoria Meus Projetos, representando o que o usuário poderá fazer com os projetos nos quais ele for o proprietário. Adicione a categoria Meus Projetos à área Categorias Selecionadas. Em seguida seria necessário determinar as permissões dinâmicas que devem ser aplicadas à categoria selecionada no contexto do grupo atual. Como não é fácil saber exatamente quais são as permissões que um gerente de projetos deve possuir, você poderá definir as permissões com base em um modelo pré-existente. Para isso, basta selecionar a categoria adicionada recentemente e então selecionar o modelo Gerente de projeto em Definir Permissões com Modelo:

Uma vez aplicadas as permissões com base no modelo, você poderá remover aquelas que não serão concedidas aos membros do grupo recém criado. No nosso exemplo, irei desmarcar as permissões Excluir Projeto e Salvar Linha de Base Protegida:

=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+

Neste ponto é importante compartilhar duas informações complementares:

1) Para desabilitar uma permissão no Microsoft PPM, simplesmente desmarque a opção desejada. Caso você clique em Negar, a permissão será negada a todos os usuários do grupo de maneira definitiva, independentemente de o usuário possuir a permissão ativa em outros grupos nos quais for um membro

2) As Linhas de Base Protegidas são as Linhas de Base numeradas de 1 a 5, enquanto as Linhas de Base desprotegidas são numeradas de 6 a 10. Como eu havia comentado anteriormente, em algumas organizações o salvamento da Linha de Base é restrito apenas aos membros do Escritório de Projetos (PMO), então uma abordagem que pode ser adotada é permitir que os Gerentes de Projeto salvem as informações de planejamento nas Linhas de Base de 6 a 10, de modo que o projeto possa ser submetido à revisão final do PMO antes de ser movido para a fase de execução. Então, caso o planejamento tenha sido aprovado, os membros do PMO podem copiar os dados das Linhas de Base desprotegidas para a Linha de Base 0 (e assim sucessivamente), registrando então aquilo que foi acordado no plano original.

=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+

Em seguida, você deverá navegar à parte inferior da janela, até encontrar as Permissões Globais. As permissões globais representam os recursos e funcionalidades que os membros de um determinado grupo possuem, independente das categorias de segurança as quais o grupo está associado. Ao encontrar as Permissões Globais, repita o passo anterior e defina as permissões com base no modelo Gerente de projeto:

Desta maneira você poderá garantir que os gerentes de projeto na sua organização possam salvar linhas de base desprotegidas (de 6 a 10), assim como restringir suas permissões para salvar modelos de projeto:

Clique em Salvar para concluir as configurações do novo grupo.

Resultados

Uma vez configurado o grupo, você deverá incluir os usuários que irão herdar as suas permissões. Ao tentar repetir a ação de exclusão de um determinado projeto, os membros deste grupo serão notificados de que esta ação não é permitida:

Do mesmo modo, caso tentem salvar uma Linha de Base protegida (de 0 a 5), também serão impedidos pela plataforma:

Caso você queira ler com calma, a versão digital desse post está disponível para download.

Um abraço e até o próximo post!