Olá pessoal –
Com a proximidade do final do ano, os
administradores do Project Online devem se preparar para realizar um conjunto
de atividades na plataforma, de maneira a adequá-la para o encerramento
adequado do ciclo/ano atual, e para que esteja também em conformidade com o
ciclo que se iniciará na abertura do próximo ano.
Nesse sentido, o objetivo desse post é apresentar
as principais atividades a serem realizadas pelos administradores do Project Online para garantir
que o ambiente esteja em conformidade com as boas práticas, suportando o ciclo
de gerenciamento de projetos em vigor na organização.
É importante lembrar que as ações aqui sugeridas
não seguem uma ordem específica, assim como também não são obrigatórias. Cada
ação deve ser ou não executada de acordo com o contexto de cada organização, e
da forma com que utilizam o Project Online para suportar o seu processo de
gestão.
Identificar e desativar os recursos que não mais estão
na organização
Por mais que eventualmente essa seja uma ação
que deveria estar associada aos usuários com perfil de gerentes de recurso, na
prática são poucas as organizações que possuem pessoas dedicadas exclusivamente
a gerenciar os recursos humanos que são atribuídos às tarefas dos cronogramas.
Nesse sentido, normalmente cabe aos administradores identificar e desativas
(não excluir) os recursos que não mais fazem parte do quadro de funcionários,
afim de: 1) remover os recursos das visões de capacidade e demanda; 2)
desassociar os recursos das licenças a ele concedidas anteriormente; 3)
garantir que os gerentes de projeto tenham visibilidade, nos seus cronogramas,
dos recursos inativos.
Fechar os períodos passados no quadro de horários
Para empresas que capturam o trabalho dos
colaboradores (tanto trabalho em projetos como trabalho administrativo) através
dos quadros de horários, é necessário fechar os períodos do ano que se encerra para
evitar que os recursos modifiquem dados de quadros de horários já submetidos.
Criar novos períodos para o quadro de horários
Para que os usuários tenham condições de capturar suas horas adequadamente, os períodos de quadro de horário para o próximo ano deverão ser criados e configurados.
Atualizar as datas de exceção nos calendários
Para que os gerentes de projeto possam ter
visibilidade correta sobre a demanda e disponibilidade dos recursos no próximo
ano, considerando os dias efetivos de trabalho, os administradores precisam
garantir que todas as datas de exceção formalmente aprovadas para o próximo ano (feriados, pontes e
emendas e eventuais férias coletivas) estejam devidamente cadastradas nos
calendários globais do Project Online. Na maior parte das vezes, caso os
feriados fixos tenham sido cadastrados com recorrência, basta identificar se
haverão pontes e/ou emendas e então adicioná-los aos calendários globais
conforme apropriado.
Arquivar projetos concluídos, cancelados ou suspensos
Geralmente, essa é uma atividade de
responsabilidade dos membros do escritório de projetos (PMO). Porém, em muitas
ocasiões, os administradores são os próprios membros do PMO, já que na grande
maioria das empresas a TI não é diretamente responsável por
suportar/administrar o Project Online.
Nessas ocasiões, os administradores devem
verificar com os gerentes de projeto quais são os projetos concluídos,
cancelados ou suspensos, garantindo assim que sejam classificados e arquivados adequadamente.
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