Importando dados de arquivos texto

Olá pessoal,

No post anterior, iniciei a discussão sobre como a conexão com dados externos pode ser uma forte aliada na construção de Dashboards e indicadores no Excel. Lá, falamos sobre a importação de dados do Access. Se você quiser visualizar o post, clique aqui.

Outro tipo bastante comum de fonte de dados externos que pode servir como referência para a criação de vínculos no Microsoft Excel são dados oriundos de arquivos de texto (txt). Há no mercado diversos sistemas corporativos que, por não possuírem conexão direta com o Excel, exportam os dados para este tipo de arquivo, possibilitando que o usuário o utilize para manipular suas informações no Microsoft Excel.

Neste tópico, iremos tratar do estabelecimento de conexões de dados entre arquivos de texto e o Microsoft Excel.

Tipos de dados

Ao importar dados de um arquivo de texto, você deve considerar como os dados estão organizados. Os arquivos de texto podem estar organizados em dois tipos distintos: Delimitado ou Largura fixa. Abaixo uma breve descrição das duas opções:

• Delimitado: neste tipo de arquivo, caracteres como vírgulas ou tabulações separam cada campo. Você deve utilizar esta opção quando o arquivo de origem possuir um campo comum que faça a separação das informações de cada coluna;
• Largura fixa: neste tipo de arquivo, os campos são alinhados em colunas com espaços entre cada campo. Você deve utilizar esta opção quando o arquivo de origem não possuir um campo comum de separação das colunas. Normalmente, arquivos de largura fixa são aqueles que possuem campos com valores exatamente iguais, como números de CPF, CNPJ e etc.

Importação: tipo delimitado

Imagine que sua empresa possua um sistema de gerenciamento de chamados para a equipe de suporte técnico. Este sistema armazena os dados do chamado e acompanha seu ciclo de vida, desde sua abertura até o fechamento. Todavia, o sistema não possui conexão direta com o Excel, e a única maneira de se visualizar os dados em outro software é efetuando sua exportação para um arquivo de texto. Sua missão será estabelecer a conexão entre o Excel e este arquivo de texto, para que assim possa construir os relatórios gerenciais.

Se você abrir o arquivo de texto, é assim que visualizará os dados:

Perceba que a primeira linha do arquivo é o cabeçalho dos dados, apontando qual informação está presente em cada coluna. Notem também que a separação de uma coluna para outra se dá pelo caractere ponto e vírgula.

Para iniciar a importação dos dados, no Microsoft Excel, clique na guia Dados. Você irá visualizar, a esquerda da Faixa de Opções, a seção Obter Dados Externos. Clique na opção De Texto. Em seguida, aponte o local onde o arquivo está salvo e clique em Importar.

O Microsoft Excel irá abrir o Assistente de importação, que irá ajudá-lo no processo de obtenção dos dados externos. Na primeira etapa, você deve definir o tipo dos dados originais. Como sabemos previamente que os dados são separados pelo porto e vírgula, marque a opção Delimitado:

Clique em Avançar. Na segunda etapa, você deve definir qual(is) delimitador(es) será(ão) utilizado(s). A parte esquerda da caixa de diálogo permite que você especifique o delimitador, podendo escolher entre os delimitadores oferecidos pelo Excel ou digitando o seu próprio valor:

Selecione o delimitador ponto e vírgula e veja como seus dados são afetados na janela Visualização dos dados:

Clique em Avançar. Na etapa número três, você poderá especificar a formatação dos dados de cada coluna. Você também poderá optar por não importar colunas que não sejam necessárias. A título de exemplo, vá para a última coluna do arquivo – Status Final. Clique na coluna e marque a opção Não importar coluna (ignorar). Em seguida, clique em concluir:

Ao finalizar o processo de importação dos dados, você deverá especificar a célula onde deseja colocar os dados. Além disso, você também pode efetuar as definições de gerenciamento para atualização dos dados, clicando no botão Propriedades:

Após definir as propriedades do intervalo de dados externos, clique OK e OK novamente:

De posse dos dados, você poderá realizar as ações necessárias, como aplicação de formatação e geração de tabelas dinâmicas e relatórios visuais:

Importação: tipo largura fixa

A segunda opção existente para a importação de dados do tipo texto é a de largura fixa. Normalmente, os dados armazenados neste sistema possuem um tamanho padrão, onde o usuário é responsável por determinar a quebra será realizada.

Neste exemplo específico, temos um arquivo com os registros das vendas de uma determinada empresa ao longo de um período. Os dados armazenados no arquivo de texto estão configurados da seguinte maneira:

• Número do CNPJ do cliente
• Mês de referência
• Código do vendedor
• Código do estado da loja
• Valor da venda

Para iniciar a importação dos dados, repita os mesmos passos da importação anterior. Clique na guia Dados > Obter Dados Externos > De Texto. Em seguida, aponte o local onde o arquivo está salvo e clique em Importar.

A diferença para esta importação é que agora você deve selecionar o tipo de dados Largura Fixa:

Clique Avançar. Na segunda etapa de importação dos dados, você pode utilizar as setas para indicar onde o Excel deve realizar a quebra das colunas. Como o primeiro campo dos dados é o campo CNPJ, posicione a quebra da primeira coluna logo após o último dígito do CNPJ, antes do item Mês de referência (são 14 campos da esquerda para a direita):

Repita a mesma ação para as posições Mês de referência, Código do vendedor, Código do estado da loja e Valor da venda:

Clique em Avançar. Na etapa número três você poderá definir o formato dos dados conforme sua necessidade, como também poderá ignorar a importação de algumas colunas, caso desejar. Clique em Avançar e em seguida em Concluir:

Você agora pode formatar a sua planilha e gerar os Dashboards e indicadores de que necessita:

Se desejar, faça o download do arquivo digital deste post, em formato PDF, clicando aqui.


Até a próxima!

Importando dados do Access

Obtendo dados externos

Quando se pretende utilizar o Microsoft Excel para a criação de Dashboards dinâmicos, um dos pontos mais importantes é o estabelecimento e a manutenção da conexão com os dados que irão alimentar a planilha. O estabelecimento de conexões com dados externos (oriundos de um site na web ou de um banco de dados, por exemplo) traz um ganho real de produtividade para os usuários, pois permite que os dados que irão alimentar as planilhas sejam atualizados automaticamente sempre que a fonte (o lugar onde os dados originais estão armazenados) sofra uma atualização, como a inclusão, edição ou exclusão de dados.

O Microsoft Excel possui um excelente conjunto de recursos para o estabelecimento de conexões com diferentes fontes de dados, facilitando a obtenção das informações e a construção de gráficos e elementos visuais que compõem os Dashboards. Este será o tópico de estudo deste capítulo.

Obtendo dados do Access

Imagine que você possui um arquivo que contém o histórico dos pagamentos e transações financeiras da sua empresa ao longo de um determinado período. Você precisa gerar um relatório com base nesses dados, importando as informações do Access para o Excel e mantendo-as atualizadas sempre que modificações forem realizadas na base primária.

Um dos tipos de conexão externa mais comum é a importação de dados de um banco de dados em Access. Por serem ferramentas que compõem o pacote Office da Microsoft, a comunicação entre os dois softwares (Access e Excel) é simples e amigável, tornando o processo de importação de dados mais fácil para os usuários.

Para iniciar a importação dos dados, no Microsoft Excel, clique na guia Dados. Você irá visualizar, a esquerda da Faixa de Opções, a seção Obter Dados Externos. Clique na opção Do Access:

Ao clicar no botão para obter dados do Access, você deverá informar o local onde o arquivo de banco de dados está salvo. Aponte o local do arquivo e clique em Abrir:

Você irá visualizar a janela que determina a fonte de dados que está sendo utilizada como referência para a criação da conexão. Se o arquivo de banco de dados possuir restrições de acesso, você terá de inserir a credencial que possui a permissão para estabelecer a conexão. Do contrário, mantenha as informações conforme sugeridas pelo Excel e clique OK:

Se o arquivo do Access que estiver sendo utilizado como referência para importação dos dados possuir mais do que uma tabela ou consulta, você deverá apontar em qual dos itens as informações que deseja importar está armazenada:

Neste exemplo, utilizarei a tabela Ocorrencia – Jan a Jul 2011. Selecione a consulta e clique OK. Em seguida, você poderá definir o modo como os dados serão exibidos na planilha:

• Tabela: os dados serão copiados à planilha no formato original do Access, com os registros distribuídos em linhas. Selecione esta opção caso seja necessário manipular os dados antes de construir os relatórios, como por exemplo a inclusão/exclusão de linhas, colunas ou a criação de fórmulas;
• Relatório de Tabela Dinâmica: os dados serão transferidos à planilha diretamente no formato de tabela dinâmica. Selecione esta opção caso não haja necessidade de efetuar edições nos dados originais;
• Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmico: este item possui as mesmas características do item anterior, com a diferença de que um gráfico dinâmico também é gerado na construção da tabela dinâmica.

Selecione a opção Relatório de Tabela Dinâmica e clique OK:

Agora que você possui todos os dados necessários à criação do relatório, você só precisa construir a tabela dinâmica para exibir os resultados:

Gerenciando a conexão de dados

Após estabelecer a conexão com os dados externos, você pode tomar algumas ações de gerenciamento para melhorar o vínculo de comunicação entre o Access e o Excel. No Microsoft Excel, clique em Dados > Conexões > Propriedades.

Na guia Uso você poderá marcar a opção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Isso irá determinar que, sempre que o Excel for aberto, a comunicação seja estabelecida e os dados atualizados sejam carregados no arquivo.

Se a entrada de informações no Microsoft Access for diária, você também poderá marcar as seguintes opções:

• Habilitar a atualização em segundo plano: selecione esta opção para que você possa continuar trabalhando com o Excel enquanto os dados são atualizados;
• Atualizar a cada...: a opção anterior só deve ser selecionada caso esta opção também seja definida. Aqui você poderá definir o intervalo de tempo para a atualização da sua planilha.

Se desejar, você pode clicar na guia Definição para visualizar a configuração estabelecida para a conexão dos dados. Esta é uma opção interessante se você desejar saber a cadeia de conexão construída, pois assim poderá utilizá-la futuramente para a construção de um código VBA. Além disso, caso a origem dados seja modificada, você poderá especificar o novo local onde o arquivo está armazenado.

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Até a próxima!

Project 2010 versus Project 2007

Olá pessoal,


Hoje não vou gastar muitas linhas para escrever esse post. Acontece que andei notando, nos treinamentos que ministro e também nas empresas que visito, que há muitas pessoas e empresas que procuram o treinamento do Project 2010, mas que ainda estão usando a versão 2007 (e as vezes até 2003) do software. E a maior pergunta dessas pessoas é: "quais são, afinal, as diferenças entre as versões?"

Para responder de modo simples a essa questão, vou colocar aqui o link do documento oficial da Microsoft, em inglês, que trata de especificar o que é novo, o que foi aperfeiçoado e o que foi incluído desde a versão 2003 até a versão 2010 do produto.

Espero que fique mais claro quais são as diferenças e os principais benefícios incluídos em cada novo release.


Até a próxima!

Clique aqui (http://microsoft.com/project/en/us/project-pro-2010-versions.aspx)

Utilizando formatação condicional na geração de Dashboards

Normalmente, quando surge a necessidade de criação de Dashboards via Microsoft Excel, os usuários vislumbram como primeira alternativa a utilização dos gráficos disponibilizados pelo software. É inegável que a utilização de gráficos é maneira mais simples e eficiente para traduzir dados em informações gerenciais, principalmente se levarmos em conta que a maioria dos usuários do software já utilizou em algum momento este recurso. Todavia, esta não é a única alternativa disponível para criar um painel de indicadores dinâmico e com excelente aspecto visual.

O Microsoft Excel 2010 possui um rico conjunto de opções para formatar condicionalmente as células de uma planilha, permitindo que os usuários possam identificar rapidamente variações em uma faixa de valores distintos, através de uma visualização simples e intuitiva. Neste post, iremos aprender como utilizar os recursos de Formatação Condicional do Excel para a criação de um painel de indicadores visuais.

Conjunto de ícones

O Microsoft Excel oferece uma série de opções para aplicação de formatação condicional às planilhas. A utilização de cada modelo irá depender do resultado que se espera obter. Para este trabalho iremos utilizar o Conjunto de ícones, os quais funcionam como indicadores gráficos para apontar os desvios da carteira de projetos.

A planilha abaixo pertence a uma empresa que deseja analisar sua carteira de projetos:

O principal objetivo da planilha é controlar e identificar os desvios dos seus projetos, com referência nos seguintes indicadores:

• % variação de progresso = a diferença entre o % de progresso previsto e o % de progresso realizado
• % variação de prazo = a diferença entre a data de finalização prevista e a data de término real
• % variação de custo = a diferença entre os custos estimados e os custos reais
• % variação de esforço = a diferença entre o esforço previsto e o esforço atual realizado

Como a visualização atual desta carteira de projetos não permite uma análise rápida do comportamento de seus principais indicadores, vamos utilizar alguns recursos de formatação condicional para facilitar o entendimento dos dados.

Para iniciar o trabalho, clique em uma célula da planilha e, em seguida, clique em Inserir > Tabela Dinâmica. Clique OK para criar a tabela dinâmica baseada no intervalo de dados sugerido pelo Excel:

Em primeiro lugar, vamos imaginar que a empresa deseja executar um filtro deste relatório através de dois campos-chave: Status e Vice Presidência. Para isso, marque os dois campos na Lista de campos da tabela dinâmica e posicione-os na área Filtro de Relatório:

Em seguida, insira o campo Nome do projeto na área Rótulo de Linha:

Para finalizar o processo inicial de construção, insira o campo % Variação Progresso na área Valores:

Selecione todos os dados da coluna Soma de % Variação Progresso. Em seguida, na guia Página Inicial da Faixa de Opções (Ribbon), selecione a opção Formatação Condicional > Nova Regra.

Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, efetue as seguintes modificações:

• Selecione a opção Todas as células mostrando valores “Soma de % Variação Progresso”
• No estilo de Formatação, selecione Conjuntos de Ícones

Os parâmetros definidos pela empresa para geração dos indicadores são os seguintes:

• Quando o desvio (% de variação) for superior a 20%, o ícone deve ser vermelho;
• Quando o desvio (% de variação) for entre 5% e 20%, o ícone deve ser amarelo;
• Quando o desvio (% de variação) for menor que 5%, o ícone deve ser verde.

Para adaptar a planilha atual aos parâmetros predefinidos, modifique as regras dos indicadores conforme exemplo abaixo:

Após definir as regras, clique em OK para visualizar o resultado:

Deste ponto em diante, insira também os indicadores de Prazo, Custo e Esforço e repita os mesmos passos aplicados para o indicador de progresso. O resultado será:

Otimizando a visualização

Após a aplicação da formatação condicional, você pode executar alguns passos para otimizar a visualização dos indicadores:

1. Clique no campo Rótulos de Linha e modifique seu nome para Carteira de Projetos.
2. Clique no campo Soma de % Variação Progresso com o botão direito do mouse e selecione Configurações do campo de valor. Na opção Nome Personalizado, digite Progresso e clique OK.
• Repita a ação anterior para os campos de Prazo, Custo e Esforço.
3. Clique com o botão direito na tabela dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Em seguida:
• Na guia Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar.
• Na guia Totais e Filtros, desmarque a opção Mostrar totais gerais das colunas.
4. Formate a planilha do modo que desejar. Entre outras opções, você pode:
• Ajustar a largura das colunas.
• Aumentar ou reduzir o tamanho da fonte dos indicadores.
• Inserir um título para o relatório.
• Inserir o logo tipo da sua empresa.

Quando você finalizar o trabalho, o resultado será parecido com este:

Como os dados que constituem o Dashboard estão baseados em uma Tabela Dinâmica, os usuários da planilha poderão filtrar os projetos pelo Status ou pela Vice presidência para segmentar as informações:

Se desejar, faça o download do arquivo digital deste post (.pdf) clicando aqui

Para fazer o download da planilha utilizada como modelo neste post, clique aqui

Até a próxima!

Utilizando formulários na construção de Dashboards

Baseado na introdução feita no primeiro post sobre Dashboards, um passo muito importante, e que deve ser observado antes do início da construção de Dashboards, é a modelagem dos dados que irão compor os indicadores visuais. A modelagem é o tratamento dado às informações brutas que alimentarão dos Dashboards, ou seja, ela consiste em compilar, agrupar, segmentar e classificar os dados recebidos para depois disponibiliza-las na forma de gráficos e relatórios.

Conforme visto, os Dashboards devem ser, antes de tudo, fáceis de compreender e dinâmicos. E é sobre este dinamismo que este post será dedicado.

Formulários: overview

Os formulários são recursos disponibilizados pelo Excel que tem como objetivo facilitar a experiência dos usuários na navegação e seleção das informações existentes na planilha. Através da utilização de formulários, você pode escolher, por exemplo, em uma lista pré-existente, ao invés digitá-lo diretamente em uma célula. Este é um excelente recurso para situações nas quais os usuários devem escolher dados de diferentes lugares da planilha, garantindo sua integridade.

Como estamos tratando do assunto “dinamismo”, vamos a um exemplo prático de como a utilização de formulários pode ser muito útil na construção de Dashboards: imagine que você é responsável pela área de vendas de uma empresa, e possui uma planilha com o resultado mensal das vendas empresa:

Agora imagine que você precise demonstrar o resultado desta planilha em um gráfico. Se fosse seguir o modelo tradicional, bastaria selecionar os dados e inserir o gráfico. O resultado seria parecido com este:

Difícil de entender, concorda? E se houvesse um botão onde o próprio usuário pudesse manipular os dados de acordo com sua preferência, selecionando quais vendedores deseja visualizar no gráfico? Ficaria muito mais fácil para se efetuar a comparação entre os vendedores, e tornaria o trabalho de exibição dos dados muito mais dinâmico.

Controles de formulário: caixa de seleção

Para iniciar o trabalho, selecione e exclua o gráfico atual. Em seguida, selecione o cabeçalho da Plan1 (de Vendedor a Total) e cole na Plan2:

Agora vamos começar a trabalhar com o controle de formulário Caixa de seleção. Para utilizá-lo, você precisará primeiro habilitar a guia que disponibiliza o comando. Siga a trilha: Arquivo à Opções à Personalizar Faixa de Opções e marque a guia Desenvolvedor. 

Em seguida, clique na guia Desenvolvedor e, na seção Controles, clique no botão Inserir. Você verá que o Excel disponibiliza duas subseções, Controles de Formulário e Controles ActiveX. A subseção Controles de Formulário contém os botões que podem ser utilizados para organizar os formulários da planilha de um modo geral. Já a subseção Controles ActiveX possui os botões de formulários a serem associados a instruções de Macro.

Como os formulários que serão criados não serão baseados em Macros, iremos utilizar apenas os botões da subseção Controles de Formulário. Clique no botão Inserir e, em seguida, clique no botão Caixa de Seleção:

Toda vez que um botão de formulário é inserido na planilha, ele precisa ser vinculado a uma célula. Esse vínculo terá a função de garantir que, sempre que o botão for utilizado/atualizado, as células que dele são dependentes também recebam esta atualização. Para vincular o botão a uma célula da planilha, clique sobre o botão com o botão direito do mouse e selecione a opção Formatar controle. A caixa de diálogo Formatar Controle será exibida, conforme ilustrado abaixo:

Como é necessário vincular o botão a uma célula da planilha, iremos escolher um local que não está sendo utilizado. A título de exemplo, irei utilizar a célula Q1. Clique na caixa Vínculo da célula e selecione Q1. Se desejar aplicar um efeito ao botão de controle, selecione o item Sombreamento 3D.

Voltando à planilha, você irá perceber que se a caixa de seleção estiver selecionada, a célula Q1 retornará o valor VERDADEIRO. Caso a caixa seja desmarcada, a célula Q1 retornará o valor FALSO. Esta é a representação binária que o Excel aplica ao vínculo de célula que foi criado:

Agora você vai entender porque o cabeçalho da Plan1 foi copiado à Plan2. A Plan2 será utilizada como um espelho dos dados oriundos da Plan1, funcionando como base para exibição dos gráficos. Entretanto, os dados apenas serão exibidos quando as caixas de seleção estiverem selecionadas (ou seja, quando o usuário desejar visualizar os dados de vendas no gráfico). Clique na Plan2 e selecione a célula logo abaixo do item Vendedor. Agora iremos criar uma fórmula que irá exibir os dados de vendas do primeiro vendedor quando a caixa de seleção estiver selecionada:

=SE(Plan1!$Q$1=VERDADEIRO;Plan1!B4;"")

Entendendo a fórmula: se a célula Q1 da Plan1 (onde o botão está vinculado) for igual a VERDADEIRO (ou seja, se o botão estiver selecionado), então a célula deve retornar o valor da célula B4 da Plan1 (o nome do primeiro vendedor). Caso contrário (ou seja, se o botão não estiver selecionado), o resultado deverá ser vazio (pois neste caso o usuário não deseja que os dados deste vendedor sejam exibidos):

Replique agora a fórmula aos meses de Janeiro a Dezembro. Para finalizar a primeira parte do trabalho, volte à Plan1, clique na caixa de seleção com o botão direito do mouse e a renomeie. O ideal é que ela receba o mesmo nome do primeiro vendedor, pois sua função será exibir ou não os dados de venda dessa pessoa:

Agora vem a parte trabalhosa: como o gráfico de vendas será dinâmico, e os usuários que irão manipulá-lo poderão escolher quais dados desejam visualizar, será necessário criar um controle de caixa de seleção para cada um dos vendedores da planilha. Lembre-se que a célula de vínculo de cada uma das caixas de seleção tem de ser uma célula que não esteja sendo utilizada – portanto, a caixa de seleção do segundo vendedor (David Luiz) estará vinculada à célula Q2 e assim por diante, até a vendedora Marisa Silva:

Em seguida, repita as fórmulas que alimentarão os dados na Plan2. Para visualizar se a planilha está funcional, desmarque a caixa de seleção de alguns vendedores na Plan1 e veja o resultado na Plan2.

Por fim, os retoques finais:

1. Oculte a coluna da Plan1 que contém os vínculos dos botões de caixa de seleção (neste exemplo, a coluna Q);
2. Marque a caixa de seleção de todos os vendedores, de modo a deixar todos ativos;
3. Vá à Plan2 e selecione os dados de todos os vendedores. Em seguida, insira um gráfico de linhas;
4. Clique com o botão direito sobre o gráfico e escolha a opção Mover Gráfico. Na opção Objeto em, selecione a Plan1;
5. Clique com o botão direito na aba da Plan2 e escolha a opção Ocultar;
6. Voltando à Plan1, posicione o gráfico onde julgar adequado e utilize as opções de formatação para deixá-lo com a aparência que desejar.

Pronto! Agora você pode escolher quais vendedores deseja comparar apenas marcando sua caixa de seleção, e deixando o resto do trabalho para o Excel:

Espero que tenha gostado do resultado ;-)

Se desejar, faça os downloads:

Para download do post em formato pdf, clique aqui

Para download da planilha em Excel com o Dashboard pronto, clique aqui

Para download da planilha em Excel para treinar a construção do Dahsboard, clique aqui

Até a próxima!

Linha de Base

Na maioria dos treinamentos do Microsoft Project que ministro, é comum encontrar pessoas que já utilizam o software, seja por necessidade ou por curiosidade. Contudo, por não terem tido oportunidade de participar de um treinamento anteriormente, acabam utilizando pouco as excelentes funcionalidades que o Project oferece. E uma das principais funcionalidades não utilizadas é a Linha de Base. E é por esse motivo que este post será dedicado a este assunto.

A Linha de Base é uma das mais importantes ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project, e o entendimento da sua utilização é de vital importância para que os gerentes possam controlar e monitorar seus projetos de maneira efetiva e eficaz. De modo geral, pode-se dizer que a linha de base é o mecanismo pelo qual se é possível armazenar as informações referentes ao planejamento de um projeto.

Importância da Linha de Base

A linha de base tem como função principal armazenar os dados planejados de um determinado projeto. No momento em que uma linha de base é salva, informações atuais sobre as tarefas são armazenadas pelo software de maneira automática, assim como as informações de recursos e as atribuições definidas. A linha de base é o ponto de referência a partir do qual será possível efetuar a medição e a comparação do planejamento com as alterações efetuadas durante o decorrer do projeto.

Como a linha de base fornece os pontos de referência a partir do qual o usuário poderá comparar o andamento do projeto com o que foi planejado, ela deve incluir as melhores estimativas para a duração de tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis que se deseja monitorar. As informações reais do projeto que diferirem daquelas armazenadas na linha de base indicarão que o plano original não está sendo seguido, permitindo assim que o gerente de projetos possa tomar decisões para minimizar ou mesmo eliminar essas variações.

Para garantir que a linha de base apresente a melhor estimativa esperada, ela só deve ser salva após a criação de todo o plano de projeto e aprovação deste pelos stakeholders e demais interessados, no momento anterior ao início efetivo do projeto.

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project captura toda informação armazenada no seu plano de projeto e a copia no plano da linha de base. São cinco os campos copiados:

• Início
• Fim
• Duração
• Trabalho
• Custo

Uma maneira interessante de visualizar os principais campos que são armazenados pela linha de base é através da obtenção da visualização da caixa de diálogo Estatísticas do Projeto, através da sequência Projeto > Informações do Projeto > Estatísticas:

Perceba que a janela apresenta um overview geral do projeto, baseado em três perspectivas: Atual, LinhaBase e Real. A partir do momento que uma linha de base for definida, os campos Variação e Restante também estarão disponíveis, uma vez que estes são campos calculados que apresentam as diferenças entre o previsto e o realizado.

o    

Definindo a Linha de Base

Para definir a linha de base do seu projeto, clique na guia Projeto e em seguida Definir Linha de Base > Definir Linha de Base:

Quando você definir a linha de base do seu projeto, você pode escolher duas opções: projeto inteiro ou tarefas selecionadas. Ao escolher a opção Projeto inteiro, os campos de todas as tarefas do seu projeto serão adicionados à linha de base. Se você desejar salvar a linha de base para apenas algumas tarefas do seu projeto, selecione Tarefas selecionadas. Esta opção pode ser muito útil quando você ainda não possui todas as informações a respeito do cronograma ou das alocações do seu projeto (por exemplo, um projeto longo e com muitas fases, no qual o cronograma das fases futuras ainda não está definido).

Neste exemplo, mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada e clique em OK. Neste momento, todas as informações do seu projeto estão armazenadas e disponíveis para futuras comparações.

Visualizando os dados salvos na Linha de Base

Para visualizar o comportamento do Microsoft Project quando você salva uma linha de base, clique no botão Adicionar Coluna no Gráfico de Gantt e escolha, por exemplo, a coluna Duração da Linha de Base. Perceba que os dados da coluna Duração foram copiados para o campo Duração da Linha de Base. Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo).

Outra maneira de visualizar o comportamento do Project quando uma linha de base é salva é visualizar o próprio Gráfico de Gantt. Sua visualização apresenta a estrutura do cronograma do projeto, conforme exemplo abaixo:

Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estamos trabalhando):

Veja que agora há uma nova barra em tom cinza, que tem como finalidade apresentar a duração das tarefas conforme previsto no planejamento. Se uma determinada tarefa tiver a duração superior ao planejado, a simples comparação da barra de duração da tarefa com a barra de linha de base proporcionará ao gerente de projetos a identificação deste atraso:

Espero que este post tenha sido útil.

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