Importando dados de arquivos texto

Olá pessoal,

No post anterior, iniciei a discussão sobre como a conexão com dados externos pode ser uma forte aliada na construção de Dashboards e indicadores no Excel. Lá, falamos sobre a importação de dados do Access. Se você quiser visualizar o post, clique aqui.

Outro tipo bastante comum de fonte de dados externos que pode servir como referência para a criação de vínculos no Microsoft Excel são dados oriundos de arquivos de texto (txt). Há no mercado diversos sistemas corporativos que, por não possuírem conexão direta com o Excel, exportam os dados para este tipo de arquivo, possibilitando que o usuário o utilize para manipular suas informações no Microsoft Excel.

Neste tópico, iremos tratar do estabelecimento de conexões de dados entre arquivos de texto e o Microsoft Excel.

Tipos de dados

Ao importar dados de um arquivo de texto, você deve considerar como os dados estão organizados. Os arquivos de texto podem estar organizados em dois tipos distintos: Delimitado ou Largura fixa. Abaixo uma breve descrição das duas opções:

• Delimitado: neste tipo de arquivo, caracteres como vírgulas ou tabulações separam cada campo. Você deve utilizar esta opção quando o arquivo de origem possuir um campo comum que faça a separação das informações de cada coluna;
• Largura fixa: neste tipo de arquivo, os campos são alinhados em colunas com espaços entre cada campo. Você deve utilizar esta opção quando o arquivo de origem não possuir um campo comum de separação das colunas. Normalmente, arquivos de largura fixa são aqueles que possuem campos com valores exatamente iguais, como números de CPF, CNPJ e etc.

Importação: tipo delimitado

Imagine que sua empresa possua um sistema de gerenciamento de chamados para a equipe de suporte técnico. Este sistema armazena os dados do chamado e acompanha seu ciclo de vida, desde sua abertura até o fechamento. Todavia, o sistema não possui conexão direta com o Excel, e a única maneira de se visualizar os dados em outro software é efetuando sua exportação para um arquivo de texto. Sua missão será estabelecer a conexão entre o Excel e este arquivo de texto, para que assim possa construir os relatórios gerenciais.

Se você abrir o arquivo de texto, é assim que visualizará os dados:

Perceba que a primeira linha do arquivo é o cabeçalho dos dados, apontando qual informação está presente em cada coluna. Notem também que a separação de uma coluna para outra se dá pelo caractere ponto e vírgula.

Para iniciar a importação dos dados, no Microsoft Excel, clique na guia Dados. Você irá visualizar, a esquerda da Faixa de Opções, a seção Obter Dados Externos. Clique na opção De Texto. Em seguida, aponte o local onde o arquivo está salvo e clique em Importar.

O Microsoft Excel irá abrir o Assistente de importação, que irá ajudá-lo no processo de obtenção dos dados externos. Na primeira etapa, você deve definir o tipo dos dados originais. Como sabemos previamente que os dados são separados pelo porto e vírgula, marque a opção Delimitado:

Clique em Avançar. Na segunda etapa, você deve definir qual(is) delimitador(es) será(ão) utilizado(s). A parte esquerda da caixa de diálogo permite que você especifique o delimitador, podendo escolher entre os delimitadores oferecidos pelo Excel ou digitando o seu próprio valor:

Selecione o delimitador ponto e vírgula e veja como seus dados são afetados na janela Visualização dos dados:

Clique em Avançar. Na etapa número três, você poderá especificar a formatação dos dados de cada coluna. Você também poderá optar por não importar colunas que não sejam necessárias. A título de exemplo, vá para a última coluna do arquivo – Status Final. Clique na coluna e marque a opção Não importar coluna (ignorar). Em seguida, clique em concluir:

Ao finalizar o processo de importação dos dados, você deverá especificar a célula onde deseja colocar os dados. Além disso, você também pode efetuar as definições de gerenciamento para atualização dos dados, clicando no botão Propriedades:

Após definir as propriedades do intervalo de dados externos, clique OK e OK novamente:

De posse dos dados, você poderá realizar as ações necessárias, como aplicação de formatação e geração de tabelas dinâmicas e relatórios visuais:

Importação: tipo largura fixa

A segunda opção existente para a importação de dados do tipo texto é a de largura fixa. Normalmente, os dados armazenados neste sistema possuem um tamanho padrão, onde o usuário é responsável por determinar a quebra será realizada.

Neste exemplo específico, temos um arquivo com os registros das vendas de uma determinada empresa ao longo de um período. Os dados armazenados no arquivo de texto estão configurados da seguinte maneira:

• Número do CNPJ do cliente
• Mês de referência
• Código do vendedor
• Código do estado da loja
• Valor da venda

Para iniciar a importação dos dados, repita os mesmos passos da importação anterior. Clique na guia Dados > Obter Dados Externos > De Texto. Em seguida, aponte o local onde o arquivo está salvo e clique em Importar.

A diferença para esta importação é que agora você deve selecionar o tipo de dados Largura Fixa:

Clique Avançar. Na segunda etapa de importação dos dados, você pode utilizar as setas para indicar onde o Excel deve realizar a quebra das colunas. Como o primeiro campo dos dados é o campo CNPJ, posicione a quebra da primeira coluna logo após o último dígito do CNPJ, antes do item Mês de referência (são 14 campos da esquerda para a direita):

Repita a mesma ação para as posições Mês de referência, Código do vendedor, Código do estado da loja e Valor da venda:

Clique em Avançar. Na etapa número três você poderá definir o formato dos dados conforme sua necessidade, como também poderá ignorar a importação de algumas colunas, caso desejar. Clique em Avançar e em seguida em Concluir:

Você agora pode formatar a sua planilha e gerar os Dashboards e indicadores de que necessita:

Se desejar, faça o download do arquivo digital deste post, em formato PDF, clicando aqui.


Até a próxima!