domingo, 28 de novembro de 2021

Obtendo a lista de projetos com falhas no workflow

 Olá pessoal –

Se a sua empresa utiliza workflows para suportar o ciclo de vida dos projetos, é possível que eventos e circustâncias inesperadas causem falhas nos workflows, paralisando sua atividade e mantendo os projetos bloqueados.

Para conseguir obter a lista dos projetos que possuem algum tipo de erro no workflow, administradores e membros do escritório de projetos podem utilizar a tabela ProjectWorkflowStageDataSet, através da API OData, para saber quais são os projetos com problemas.

Utilizando a plataforma de sua preferência (Excel ou Power BI), conecte-se à API do Project Online (https://<nomedatenant>.sharepoint.com/sites/<nomedainstancia>/_api/ProjectData/[en-us]/) e então selecione a tabela ProjectWorkflowStageDataSet. Ao transformar os dados, utilize a coluna StageInformation para filtar os projetos com algum tipo de erro:


Dessa forma você irá obter a lista dos projetos que precisam de uma observação mais detalhada, e poderá assim tomar medidas de correção:


Espero que ajude 😉.

terça-feira, 2 de novembro de 2021

Utilizando a API ProjectServer

Olá pessoal –

Se você é um administrador do Project Online, ou então um membro do time do Escritório de Projetos, é quase certo que você já tenha tido a necessidade de construir relatórios e dashboards para prover aos diferentes interessados informações que a eles sejam relevantes.

Ao construir relatórios no Project Online, em 99% dos casos deve-se utilizar a api OData para obter os dados – mas hoje iremos focar no 1% restante.

A Microsoft disponibiliza aos usuários a possibilidade de se conectar à api ProjectServer que, de maneira bem resumida, permite que desenvolvedores se conectem ao Project Online através de aplicações customizadas que tenham a capacidade de ler e/ou alterar os dados existentes nas diferentes tabelas da plataforma – conforme os mais variados exemplos que tenho disponibilizado no meu canal do YouTube e também aqui no blog.

A principal razão para se conectar ao Project Online através da api ProjectServer é obter informações de bastidores que não estão disponíveis na api OData, geralmente relacionadas a códigos internos de sistema que estão associados aos diferentes tipos de objeto. Por exemplo: nesse post eu comentei sobre como é possível escolher o tipo de projeto da empresa (EPT) ao automatizar o processo de criação de novos projetos via Power Automate. Os tipos de projeto (e seus respectivos atributos) são objetos que não estão disponíveis na api padrão (OData), então para obter o Id respectivo de cada tipo de projeto, é necessário conectar-se à api Project Server.

Conectando-se à api Project Server

Digamos que você tenha a necessidade de descobrir quais os calendários que estão configurados no seu ambiente, assim como seus respectivos Ids internos. Para se conectar à api ProjectServer, via Excel ou Power BI, você poderá se conectar ao seguinte endpoint:

https://<nomedatenant>.sharepoint.com/sites/<nomedainstancia>/_api/ProjectServer


 Caso necessário, você deverá entrar com as suas credenciais para que a plataforma possa garantir que você possui as devidas permissões para ler os dados. Na janela seguinte, será necessário clicar em Transform Data para iniciar o processo de transformação dos dados no Power Query:

Em seguida você será apresentado às diferentes entidades disponíveis na api (por exemplo: Calendars, CustomFields, EnterpriseProjectTypes,...)


Ao clicar no botão de expansão da entidade desejada, será possível iniciar o processo de transformação das consultas para obter os registros necessários:



Dentro do primeiro nível dos dados expandidos, ainda é possível seguir ao nível seguinte. Por exemplo, se fosse necessário descobrir quais as datas de excessão registradas dentro de cada calendário, bastaria expandir a coluna Calendars.BaseCalendarExceptions:


Seguindo a mesma lógica é possível obter informações detalhadas de inúmeros objetos internos do Project Online, como campos personalizados, tabelas de pesquisa, dados de workflow e etc. Assim, ao construir aplicações e/ou automações no Project Online, fica muito mais fácil se referir a cada um dos objetos que serão utilizados no processo de automação.

Espero que ajude 😉.


terça-feira, 19 de outubro de 2021

Como obter dados de colunas do tipo pesquisa no Power Automate

 Olá pessoal –

Conforme o Project for the web vai progredindo, vou também me aprofundando no estudo da Power Platform e seus componentes, para estar apto a trabalhar no desenvolvimento de soluções personalizadas para os clientes com os quais trabalho. Dessa maneira, na medida em que vou descobrindo e aprendendo coisas novas, a ideia é ir trazendo novos conteúdos aqui no blog e também no meu canal no YouTube a respeito da Power Platform, não ficando apenas restrito ao ecosistema PPM.

Hoje vou explorar um tópico interessante: como obter informações de campos baseados em pesquisa no Power Automate. O cenário é o seguinte:

Ao construir aplicativos no Power Apps, é possível criar tabelas que utilizem diferentes tipos de colunas – incluindo colunas de pesquisa (lookup). Por exemplo, eu construí um aplicativo simples para cadastramento de tickets de suporte (Help Desk), o qual possui um campo para definição do solicitante (requester) e também para definição da área de suporte (support area):


Acontece que, ao utilizar o Power Automate para enviar notificações (por exemplo, enviar um e-mail para notificar a equipe de que um novo ticket foi aberto), o registro armazenado na tabela principal (Tickets) não utiliza o texto que contém o nome de exibição do requisitante, assim como a área de suporte; ao invés disso, o flow irá obter apenas o Id exclusivo de cada registro, os quais estão armazenados em tabelas à parte dentro do banco de dados (neste exemplo, a tabela padrão do Power Apps User é responsável por armazenar as informações relacionadas ao solicitante, enquanto a tabela personalizada Support Area armazena os dados da área de suporte). A imagem abaixo ilustra como a notificação é entregue:


Repare como as informações do requisitante e da área de suporte são disponibilizadas em formato de código (Id). Isso acontece devido ao fato de que tanto requisitante quanto área de suporte não residem na tabela Tickets (de onde o flow está capturando as informações), mas sim nas tabelas User e Support Area.

Como obter dados de colunas do tipo pesquisa no power automate?

Então, como resolver o problema e exibir as informações esperadas na notificação que é enviada por e-mail?

Para isso é preciso configurar o flow com algumas ações adicionais. Em primeiro lugar, vale a pena iniciar uma nova variável para armazenar o nome de exibição do requisitante. Em seguida, é preciso adicionar uma ação nativa do Dataverse (List Rows) para obter os dados da tabela Users, filtrando o registro que corresponder ao Id do solicitante. Assim, na área de filtro da ação, é preciso adicionar a seguinte condição:

systemuserid eq '<parâmetro de filtro>'


Através dessa abordagem, o Id exclusivo do requisitante, capturado na tabela Tickets, será utilizado como parâmetro de filtro para obter o registro correspondente na tabela Users. Em seguida bastará armazenar a informação na variável iniciada anteriormente para que seja então possível utilizá-la no envio da notificação:


Com isso, quando um novo ticket for submetido e a notificação for disparada, as informações do requisitante serão apresentadas conforme esperado:


Agora basta repetir o mesmo procedimento para obter as informações da área de suporte... porém, é importante destacar que é preciso observar atentamente o banco de dados para descobrir o nome correto da tabela e também do campo por ela armazenado, o qual será utilizado como parâmetro de filtro. No caso do meu ambiente, os parâmetros são:

opm_supportareaid eq '<parâmetro de filtro>'


Resultando na seguinte notificação automatizada:


Por hoje é isso. Espero que o post ajude 😉.

sábado, 2 de outubro de 2021

Importando cronogramas para o Project for the web

 Olá pessoal –

Na medida em que o tempo vai passando, novas funcionalidades vão sendo adicionadas ao Project for the web, e assim o produto vai amadurecendo e se tornando cada vez mais robusto para suportar as necessidades de negócio das organizações no que se refere ao gerenciamento de projetos.

Recentemente, a Microsoft anunciou a inclusão de um novo recurso à plataforma, com o objetivo de permitir a importação de cronogramas criados no Microsoft Project Desktop (.mpp files) para o Project for the web – e hoje vamos explorar este tópico aqui no blog.

A partir da página inicial do Microsoft Project (https://project.microsoft.com/pt-br), os usuários podem clicar em Novo projeto em branco e então escolher a opção Importar da área de trabalho do Project:


No passo seguinte, é necessário selecionar o arquivo a ser importado:



Ao término do processo de importação, um resumo das ações realizadas para alinhar o arquivo .mpp com as características aceitas pelo Project for the web será compartilhado:


Ao clicar em OK, o projeto criado é disponibilizado no Project for the web:


O que é e o que não é importado?

Como sabemos, o Microsoft Project Desktop é um aplicativo completo para gerenciamento de projetos, que oferece inúmeros recursos e funcionalidades para organização dos cronogramas. Em contrapartida, o Project for the web foi inicialmente concebido para ser uma versão “super light” de uma plataforma de gerenciamento de projetos, de forma que inúmeros recursos e funcionalidades que são disponibilizadas pelo Microsoft Project Desktop não estão presentes no Project for the web.

Como foi possível notar no print que detalha o resumo do processo de importação, os seguintes itens não são suportados pelo Project for the web:

  • Recursos – pois o Project for the web não suporta atribuições que definam unidades
  • Linha de Base – pois se trata de uma função/recurso que, até o momento, não existe no âmbito do Project for the web
  • Datas limite – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web
  • Divisão de tarefas – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web
  • Tarefa recorrentes – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web

Vale sempre a pena lembrar que a Microsoft procura sempre estar atenta às sugestões da comunidade no que se refere à melhoria e inclusão de recursos e funcionalidades em seus produtos. Portanto, se você tem uma sugestão de melhoria para o Project for the web, não deixe de compartilhá-la 😉.

Um abraço e até o próximo post!


sábado, 28 de agosto de 2021

Importando riscos em lote via Power Automate

 Olá pessoal –

Esse é mais um daqueles posts que eu deixo registrado aqui como base de conhecimento caso venha precisar fazer algo semelhante no futuro.

Contexto

Trabalhei recentemente em um projeto de implantação do Project Online para um cliente que atua na área de saneamento. Após a finalização das configurações da plataforma conforme os requisitos de negócio, iniciamos o cadastramento dos projetos no sistema.

O cliente já efetuava a gestão de riscos em uma planilha do Microsoft Excel, e dessa planilha surgiu o desejo de importar todos os riscos já mepeados em lote para o Project Online, evitando o re-trabalho de cadastro de maneira manual.


Ajustes

Antes de construir o flow foi necessário ajustar a planilha para deixá-la em conformidade com a forma como o Power Automate é capaz de interpretar e utilizar seus dados. As seguintes ações foram aplicadas:

  • Linhas vazias na planilha foram excluídas
  • Todas as formatações foram limpas, e o intervalo de dados foi convertido em uma tabela
  • Uma coluna chamada Id do Projeto foi adicionada à planilha, contendo o Id exclusivo dos projetos a partir do Project Online. Esta informação é necessária para que o flow possa filtrar os projetos individualmente quando da importação dos riscos em lote
  • Todos os campos baseados em uma lista de valores (Status e Categoria) foram normatizados para mapearem os mesmos valores da lista padrão de riscos do Project Online
  • Por fim, uma vez realizados todos os ajustes, a planilha foi carregada para a biblioteca de documentos compartilhados dentro da coleção de sites padrão do Project Online

Flow para importação de riscos em lote

Já no Microsoft Power Automate, temos o seguinte flow:


A essência do flow é bem simples:

  • Um gatilho manual foi inserido, uma vez que o flow será executado uma única vez
  • Em seguida é necessário obter as linhas presentes em uma tabela do Excel (a planilha que foi carregada para a biblioteca de documentos compartilhados)
  • Então, para cada um dos registros encontrados na planilha, deve-se encontrar o seu respectivo projeto para que o risco seja cadastrado de maneira automática

Para obter a lista de projetos do Project Online foi utilizada a ação ‘Send an HTTP Request to SharePoint’, através do método GET. Para garantir que cada projeto seja obtido de maneira individual, de acordo com os riscos obtidos inicialmente na planilha, foi utilizado um filtro de projeto baseado na coluna ‘Id do Projeto’:


Então, com o projeto devidamente filtrado, uma outra ação ‘Send an HTTP Request to SharePoint’ foi configurada utilizando o métod POST, de forma a cadastrar os riscos no projeto:


Através desse processo de automação, aproximadamente 450 riscos – pertencentes a 80 diferentes projetos – foram criados de maneira automática, salvando algumas boas horas de trabalho manual dos usuários 😊.

Um abraço e até o próximo post!



terça-feira, 29 de junho de 2021

Atualizações no Project for the web

 


Olá pessoal –

De tempos em tempos eu compartilho aqui no blog novidades e atualizações que são incorporadas ao Project for the web, e hoje chego com um conjunto de atualizações que foram adicionadas a plataforma nos últimos meses.

Anexos

Os usuários do Project for the web agora podem anexar documentos às tarefas do cronograma. Ao clicar em uma tarefa e abrir os seus detalhes, a seção Anexos estará disponível, permitindo assim que arquivos sejam vinculados diretamente à tarefa:




Uma vez anexado, o arquivo ficará disponível na seção Documentos do site criado junto ao grupo que está relacionado ao projeto:


Visualização rápida

Pegando carona no exemplo acima, após anexar um documento a uma tarefa, como saber quais tarefas do cronograma também possuem anexos? E como saber quais possuem comentários? Para isso, uma nova coluna chamada Visualização rápida é agora parte integrante do Project for the web:


Quando adicionada à visualização da tabela, a coluna irá apontar as tarefas que possuem algum tipo de elemento adicional:


É possível clicar diretamente no ícone para abrir os detalhes da tarefa:


Exportar para o excel

Conforme anunciado pela Microsoft em meados de Dezembro/2020, o Project for the web agora permite que os usuários exportem seus cronogramas para o Excel. Esta é uma funcionalidade muito útil, pois permite aos gerentes de projeto uma maneira simples e eficaz de exportar seus cronogramas para compartilhamento externo, para impressão ou mesmo para criação de relatórios estatísticos simples:



Exportar para PDF

Outra opção interessante que agora está disponível é a exportação para PDF. Imagine que você precise enviar o resumo geral do seu cronograma com a linha do tempo (Gantt) para um cliente...



Organização dos quadros

Na sua configuração padrão inicial, o Project for the web apenas permitia o agrupamento das tarefas, na visão de quadro, por Bucket, Progresso e Data de Término:


Agora também é possível agrupar as tarefas de acordo com os recursos atribuídos:


E você, o que achou das atualizações e novas funcionalidades do Project for the web? Quais delas já está utilizando, e quais passará a utilizar?

Vale lembrar que muitas das novas funcionalidades incluídas no Project for the web são fruto das solicitações dos usuários no User Voice: https://microsoftproject.uservoice.com/forums/914203-project-for-the-web

Um abraço e até o próximo post

quarta-feira, 19 de maio de 2021

Notificações no Project for the web

 Olá pessoal –

No mês de Abril-2021, a Microsoft anunciou oficialmente que as notificações por e-mail foram finalmente incorporadas ao Project for the web. A maneira como esse recurso funciona é bem simples: quando um recurso é atribuído a uma tarefa em um projeto, ele irá receber automaticamente uma notificação da atribuição.

Como podemos ver no exemplo abaixo, um novo projeto é criado e as tarefas do cronograma são devidamente organizadas:


Uma vez estruturado o cronograma, o responsável poderá atribuir as tarefas aos recursos:


Logo que as tarefas forem atribuídas, os recursos receberão as devidas notificações por e-mail:




Ao clicar nos links disponibilizados, o recurso será direcionado aos detalhes da tarefa:


Lembrando também que os usuários possuem a prerrogativa de desabilitar as notificações que são disparadas pela plataforma, caso queiram:


Até a próxima!

terça-feira, 11 de maio de 2021

Consolidando as listas dos sites de projeto

 Olá pessoal –

Esse vai ser um post rápido que terá como objetivo complementar as informações que foram compartilhadas no vídeo publicado no meu canal do YouTube, onde explico como é possível consolidar todos os registros das listas personalizadas disponíveis nos sites de projeto em uma lista central, com o objetivo de criar relatórios, painéis e dashboards gerenciais.

Esse post sozinho não irá fazer muito sentido, então é importante que você assista o vídeo para ter todo o contexto da discussão proposta:


Bem, vamos lá... conforme explicado no vídeo, a ação inicial do flow irá obter a lista dos projetos no ambiente do Project Online, com o cuidado de filtrar apenas os projetos que possuam um site associado:


Aqui listada a Uri da ação ‘Send an HTTP request to SharePoint’:

/_api/projectdata/[en-us]/Projects()?$Select=ProjectId,ProjectName,ProjectWorkspaceInternalUrl&$Filter=ProjectWorkspaceInternalUrl ne null


Em seguida, para cada projeto obtido na ação anterior, uma ação ‘Apply to each’ foi aplicada para que as ações subsequentes aconteçam no contexto de cada site de projeto individualmente. No nosso exemplo, dentro de cada site de projeto é preciso navegar até a lista customizada Lessons e obter todos os seus registros:


Em seguida, uma nova ação ‘Apply to each’ foi utilizada para que, para cada lição aprendida encontrada no contexto do site atual, um novo registro fosse criado na lista central de lições aprendidas (que eu chamei de All Lessons):


Lembrando que, de acordo com os campos/colunas que você criou na sua lista customizada, será necessário descobrir como o Power Automate os reconhece internamente, pois alguns campos podem ter seus nomes reduzidos ou reorganizados a depender de diferentes fatores, como acentos, espaços, caracteres especiais e etc.

A título de exemplo, abaixo a lista dos campos que eu utilizei nas minhas listas personalizadas, e como o nome desses campos foram reorganizados pelo Power Automate:

  • Lesson = items('Apply_to_each_2')['Title']
  • Lesson Type = items('Apply_to_each_2')?['Lesson_x0020_Type/Value']
  • Category = items('Apply_to_each_2')?['Category/Value']
  • What happened = items('Apply_to_each_2')?['What_x0020_Happened']
  • What have we learned = items('Apply_to_each_2')?['What_x0020_have_x0020_we_x0020_l']
  • Status = items('Apply_to_each_2')?['Status/Value']
  • Owner = items('Apply_to_each_2')?['Owner/Email']

Espero que ajude!


sexta-feira, 30 de abril de 2021

Arquivando projetos no Project for the web

 Olá pessoal –

No começo desse ano publiquei um post aqui no blog falando sobre as boas práticas para arquivar projetos no Project Online. No post de hoje irei falar sobre as opções disponíveis para o Project for the web.

Se você já está utilizando o Project for the web, então deve saber que os recursos e funcionalidades da plataforma são mais simples quando comparadas aos recursos e funcionalidades do Project Online. Nesse sentido, o processo de arquivamento dos projetos também é mais simples e direto.

Porém, antes de iniciarmos os procedimentos técnicos, é preciso responder uma pergunta: quais os motivos para arquivar um projeto? Vejo algumas razões pelas quais um projeto precise ser arquivado:

  • O projeto pode ter sido encerrado e, dessa forma, é preciso garantir que os dados não mais serão alterados
  • O projeto pode ser sido paralisado (cancelado ou temporariamente suspenso) e, enquanto durar essa paralização, é preciso garantir a integridade do cronograma
  • A organização pode estar passando por uma janela de paralização (por exemplo, uma parada de fábrica ou férias coletivas) e durante esse intervalo de tempo os cronogramas devem ser mantidos em modo leitura

Indo agora às tecnicalidades, para arquivar um projeto no Project for the web é preciso inativá-lo. A ação de inativação pode apenas ser feita via aplicativo no Model Canvas (Power Apps) – https://make.powerapps.com.

Ao acessar o aplicativo Projects, basta selecionar o projeto desejado e clicar em Deactivate:


Em seguida será preciso confirmar a inativação do projeto:


Dessa forma, caso os usuários tentem acessar o cronograma, receberão a mensagem de que o projeto encontra-se inativo, estando assim em modo apenas leitura:





Espero que ajude 😉.