segunda-feira, 10 de janeiro de 2022

Projetos administrativos no Project Online

Olá pessoal –

Muitas organizações enxergam a necessidade de adotar uma plataforma de gerenciamento de projetos como o Project Online para que tenham condições de capturar a demanda de trabalho dos recursos corporativos, comparando-a então com a capacidade de trabalho das pessoas e tendo assim uma clara visão dos eventuais gargalos existentes (quantas horas no total estão sendo requeridas versus quantas horas estão efetivamente disponíveis).

Este é inclusive um tema que abordei no meu canal do YouTube, em dois vídeos específicos (com tutoriais):



Porém, nem todas as horas que as pessoas dedicam ao trabalho no dia-a-dia estão relacionadas a projetos. É possível inclusive fazer um exercício simples: quantas horas do seu dia são consumidas em reuniões, treinamentos, apoio e suporte, comunicação, entre outras tantas atividades administrativas? Ao pensar nisso, a seguinte pergunta emerge: como utilizar o Project Online para criar um plano de utilização de recursos efetivo, que considere não só as horas trabalhadas em projetos mas também suas horas administrativas?

Projetos administrativos

Para atender essa necessidade, membros do PMO e Gerentes de Recursos podem criar projetos administrativos no Project Online, que tenham como objetivo estabelecer uma previsão de utilização de recursos em atividades administrativas ao longo de um período. Ao criar um projeto administrativo e realizar as devidas atribuições dos recursos corporativos, uma porção de sua capacidade será consumida, reduzindo sua disponibilidade e provendo aos demais usuários uma visão mais fiel à realidade no que se refere à disponibilidade real dos recursos.

Para criar projetos administrativos, o ideal é que um novo tipo de projeto da empresa (EPT) seja criado. Isso facilitará sua identificação e também sua segmentação nas visões de portfólio, nos relatórios e dashboards que a empresa utiliza (observação: é importante ressaltar que a criação de tipos de projeto da empresa é uma prerrogativa exclusiva dos usuários com perfil de administradores).

No exemplo abaixo, criei no meu ambiente um novo tipo de projeto da empresa chamado Projeto Administrativo:


Dessa forma os usuários estarão habilitados a criar novos projetos baseados no EPT administrativo:


Uma vez criado um novo projeto administrativo, o próximo passo será configurar o cronograma. A estruturação das tarefas poderá ser feita de inúmeras formas, a depender das características, do negócio e dos processos de gestão estabelecidos em cada empresa. Neste exemplo, estou estruturando um projeto administrativo para capturar as horas administrativas dos colaboradores da área de Tecnologia da Informação, organizadas em atividades de desenvolvimento e atividades de suporte e sustentação:


Para que você tenha maior nível de controle, e também para garantir que você possa obter uma melhor performance do Project Online no processamento das informações, minha sugestão é que cada grupo de atividades seja subdividida em quatro partes, representando cada trimestre. Dessa forma, ao invés de o software ter que processar uma única tarefa distribuída ao longo de um ano inteiro, ele processará quatro partes menores, melhorando a eficiência e evitando problemas com um grande volume de dados a serem processados.

O próximo passo será estabelecer a duração das tarefas para que respeitem a duração de cada trimestre:


Outro ponto importante: altere o Tipo de Tarefa para que seja Duração Fixa, sem Controle de empenho. Esta alteração deve ser feita para garantir que, independentemente do número de recursos atribuídos às tarefas, e independentemente das suas unidades de atribuição, a duração das tarefas será sempre respeitada (as tarefas não deverão ter sua duração aumentada ou reduzida):


Após finalizar esses passos você poderá iniciar a atribuição dos recursos às tarefas, definindo suas unidades de atribuição para que representem a estimativa de horas a serem dedicadas a cada tipo de atividade administrativa:


Através do modo de exibição Uso das Tarefas é possível observar mais detalhadamente a distribuição das horas dos recursos ao longo de cada período:


Assim, bastará adicionar ou remover recursos às tarefas, aumentando ou reduzindo suas unidades de atribuição de acordo com a expectativa de sua utilização em atividades administrativas ao longo do ano.

Dica final

Para melhorar ainda mais a eficiência dos projetos administrativos, dentro do processo de gestão e manutenção do cronograma, recomendo que você, ao final de cada trimestre, utilize as colunas Bloqueada e Publicar para restringir os usuários de visualizar e editar informações em períodos já encerrados. Isso irá garantir a integridade do cronograma, além de também ajudar na performance do Microsoft Project no processamento das informações.

Se você não souber como utilizar essas colunas, sugiro dar uma olhada neste post.


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E por hoje é só, pessoal 😉.

sexta-feira, 31 de dezembro de 2021

Retrospectiva 2021

 Olá pessoal –

Como foi o 2021 de vocês? Conseguiram realizar todas (ou pelo menos a maioria) das suas metas nesse ciclo que se encerra hoje? Mantendo a tradição aqui do blog, vou compartilhar um pouco do meu ano: as conquistas, os desafios, o que deu certo, o que não deu certo... de maneira resumida, uma reflexão do ano que se encerra e os planos para 2022. Simbora?

Dentro do meu contexto pessoal, eu poderia resumir 2021 com uma palavra: trabalho. Os impactos gerados pela pandemia fizeram com que um número muito grande de empresas aderissem ao trabalho remoto de maneira quase que definitiva, e assim as soluções Microsoft em nuvem com as quais eu trabalho – Microsoft 365, Power Platform, Project Online e Project for the web – ganharam cada vez mais relevância no processo de transformação digital das organizações. Como consequência, tive a oportunidade de participar de um grande número de projetos de adoção dessas plataformas, podendo contribuir com empresas de diferentes verticais de negócio no Brasil e nos Estados Unidos.

Muitas coisas legais também aconteceram no âmbito do trabalho realizado junto à comunidade, que é uma das minhas grandes paixões. Entre um projeto profissional e outro, procurei encontrar um tempo para criar conteúdo e para bater um papo com grandes profissionais de tecnologia do Brasil, que estão fazendo um trabalho grandioso para levar conhecimento de qualidade às pessoas.

No fringir dos ovos, 2021 foi um excelente ano. É claro que algumas coisas que eu gostaria de fazer acabaram não acontecendo, pois é difícil encontrar o ponto de equilíbrio entre todas as atribuições que temos no dia-a-dia – mas pelo menos as lições aprendidas estão sendo coletadas para que os mesmos erros não sejam cometidos no próximo ciclo 😊.

Power Talk com Eduardo Amaral 🎙

Você sabe que o seu ano será especial quando você é convidado para um bate-papo sobre tecnologias Microsoft com um cara do nível do Eduardo Amaral. Nesse encontro, chamado Power Talk, pudemos falar sobre os recursos e funcionalidades oferecidas pela Power Platform no contexto do gerenciamento de projetos. Foi uma grandiosa oportunidade participar desse encontro com o Edu, e também com todo o time que trabalha nos bastidores.


Webinar com Mário Trentim

Já no mês de Março fui convidado pelo mestre Mário Trentim para falar um pouco sobre as técnicas de criação de relatórios personalizados no Microsoft Project. O que era para ter sido uma conversa de 30 minutos acabou gerando um vídeo de quase uma hora e meia, dada a participação fenomenal do pessoal que pôde reservar um tempo para assistir a live ao vivo. Muito aprendizado, muitas ideias trocadas e uma sensação de que temos que fazer isso mais vezes 😊. 

Como se preparar para um teste de Excel? Pergunte ao Eduard Yto 🥋 

Outra data que merece destaque nesse ano de 2021 é o dia 27 de Abril. Há muito tempo eu já seguia o cara, e ficava maravilhado com a maneira como ele se doava de maneira genuína à comunidade... isso sem citar o trabalho voluntário de mentoria e também os vouchers para treinamento que ele compartilhava gratuitamente com pessoas a procura de emprego. Foi uma grande honra receber no meu canal o notório Eduardo Yto, com participação especial do Danilo Maciel, para bater um papo e obter algumas dicas sobre como as pessoas podem se preparar para um teste de Excel.

MVP Conf 2021 

A edição 2021 do MVP Conf foi mais do que especial, pois pela primeira vez pude contribuir como palestrante e também como coordenador de trilha. Recebi a missão de ajudar na trilha de Business Applications com os ilustres André Xavier e Marcius Souza, e pudemos garantir a entrega de todas as palestras durante os três dias de evento de maneira impecável ✅.


YouTube & Blog

Na minha restrospectiva do ano passado, me coloquei as seguintes metas profissionais:

  • Publicar ao menos 24 posts no blog
  • Publicar ao menos 48 vídeos no YouTube

Não querendo justificar (mas já justificando...), como comentei no início desse post, esse ano foi um ano de muito trabalho. E quando você tem várias demandas (profissionais e pessoais) e tem que tentar administrá-las da melhor maneira possível, alguns itens acabam necessariamente sendo repriorizados. E foi exatamente isso que aconteceu com o meu blog e também com o canal do YouTube.

No ano de 2021, ao invés dos 48 vídeos planejados, foram publicados efetivamente apenas 24 (ou seja, exatamente 50% da meta ).

Já em relação ao blog, apenas 11 dos 24 posts foram efetivamente publicados (representando um percentual de 46% do total planejado ❌). 

Apesar de ficar chateado por não ter conseguido chegar nos números que gostaria, tenho consciência de que fiz o melhor com o tempo que tinha disponível.

Porém.... nem tudo são más notícias nessa área. No ano de 2021 tanto o blog quanto o canal no YouTube atingiram marcas expressivas que merecem ser comemoradas: 

🏆 o canal do YouTube atingiu um total de 10 mil inscritos!

🌟 e o blog, desde a sua criação há 10 anos, atingiu o total de 1 milhão de visualizações!

Ainda sobre blog e YouTube, vamos falar de números.

Considerando apenas o blog, nesse ano tivemos um total de aproximadamente 88 mil visualizações, mantendo o número estável se comparado ao total de visualizações do ano passado:

Já no canal do YouTube, foram aproximadamente 331 mil visualizações (um ligeiro aumento em relação ao ano anterior 📈) e +3,7 mil inscritos (ficando abaixo dos +4 mil novos inscritos de 2020 📉):

Ainda sobre metas...

Fechei 2021 com 3 livros lidos, dos quatro que havia planejado (foram eles: Sapiens – uma breve história da humanidade, Animal Farm e O que o governo fez com o nosso dinheiro)

Obtive 2 certificações (PL-900 e PL-200), das três que havia planejado 

Vida pessoal 🔜

A ideia geral para 2022 é continuar seguindo o plano traçado, fazendo pequenos ajustes para melhor administrar o meu tempo, sendo assim mais produtivo e eficiente.

Metas pessoais

▶Ler ao menos 4 livros

▶Continuar estudando e melhorar o meu desenvolvimento no idioma espanhol

▶Manter a rotina de exercícios físicos (intercalando corridas esporádicas e bike)

Metas profissionais 

Publicar ao menos 24 posts no blog com excelente conteúdo técnico (dessa vez vai!)

Publicar ao menos 44 vídeos no meu canal no YouTube

Obter ao menos 3 novas certificações relacionadas à minha atividade profissional


Resumindo

Se você chegou até aqui, eu espero genuinamente que seu 2021 tenha sido muito bom. Se não foi como gostaria, procure olhar com cuidado tudo o que se passou nesse ano, e veja o que você pode fazer para melhorar – lembre-se que o processo de melhoria e evolução é lento, mas contínuo – e que só depende de você. 

Um forte abraço e feliz 2022!

sábado, 11 de dezembro de 2021

Manutenção e ações administrativas no Project Online

 Olá pessoal –

Com a proximidade do final do ano, os administradores do Project Online devem se preparar para realizar um conjunto de atividades na plataforma, de maneira a adequá-la para o encerramento adequado do ciclo/ano atual, e para que esteja também em conformidade com o ciclo que se iniciará na abertura do próximo ano.

Nesse sentido, o objetivo desse post é apresentar as principais atividades a serem realizadas pelos administradores do Project Online para garantir que o ambiente esteja em conformidade com as boas práticas, suportando o ciclo de gerenciamento de projetos em vigor na organização.

É importante lembrar que as ações aqui sugeridas não seguem uma ordem específica, assim como também não são obrigatórias. Cada ação deve ser ou não executada de acordo com o contexto de cada organização, e da forma com que utilizam o Project Online para suportar o seu processo de gestão.

Identificar e desativar os recursos que não mais estão na organização

Por mais que eventualmente essa seja uma ação que deveria estar associada aos usuários com perfil de gerentes de recurso, na prática são poucas as organizações que possuem pessoas dedicadas exclusivamente a gerenciar os recursos humanos que são atribuídos às tarefas dos cronogramas. Nesse sentido, normalmente cabe aos administradores identificar e desativas (não excluir) os recursos que não mais fazem parte do quadro de funcionários, afim de: 1) remover os recursos das visões de capacidade e demanda; 2) desassociar os recursos das licenças a ele concedidas anteriormente; 3) garantir que os gerentes de projeto tenham visibilidade, nos seus cronogramas, dos recursos inativos.

Fechar os períodos passados no quadro de horários

Para empresas que capturam o trabalho dos colaboradores (tanto trabalho em projetos como trabalho administrativo) através dos quadros de horários, é necessário fechar os períodos do ano que se encerra para evitar que os recursos modifiquem dados de quadros de horários já submetidos.

Criar novos períodos para o quadro de horários

Para que os usuários tenham condições de capturar suas horas adequadamente, os períodos de quadro de horário para o próximo ano deverão ser criados e configurados. 

Atualizar as datas de exceção nos calendários

Para que os gerentes de projeto possam ter visibilidade correta sobre a demanda e disponibilidade dos recursos no próximo ano, considerando os dias efetivos de trabalho, os administradores precisam garantir que todas as datas de exceção formalmente aprovadas para o próximo ano (feriados, pontes e emendas e eventuais férias coletivas) estejam devidamente cadastradas nos calendários globais do Project Online. Na maior parte das vezes, caso os feriados fixos tenham sido cadastrados com recorrência, basta identificar se haverão pontes e/ou emendas e então adicioná-los aos calendários globais conforme apropriado.

Arquivar projetos concluídos, cancelados ou suspensos

Geralmente, essa é uma atividade de responsabilidade dos membros do escritório de projetos (PMO). Porém, em muitas ocasiões, os administradores são os próprios membros do PMO, já que na grande maioria das empresas a TI não é diretamente responsável por suportar/administrar o Project Online.

Nessas ocasiões, os administradores devem verificar com os gerentes de projeto quais são os projetos concluídos, cancelados ou suspensos, garantindo assim que sejam classificados e arquivados adequadamente.

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Espero que esse pequeno guia possa ajudá-lo na configuração do seu ambiente do Project Online para o próximo ano!

domingo, 28 de novembro de 2021

Obtendo a lista de projetos com falhas no workflow

 Olá pessoal –

Se a sua empresa utiliza workflows para suportar o ciclo de vida dos projetos, é possível que eventos e circustâncias inesperadas causem falhas nos workflows, paralisando sua atividade e mantendo os projetos bloqueados.

Para conseguir obter a lista dos projetos que possuem algum tipo de erro no workflow, administradores e membros do escritório de projetos podem utilizar a tabela ProjectWorkflowStageDataSet, através da API OData, para saber quais são os projetos com problemas.

Utilizando a plataforma de sua preferência (Excel ou Power BI), conecte-se à API do Project Online (https://<nomedatenant>.sharepoint.com/sites/<nomedainstancia>/_api/ProjectData/[en-us]/) e então selecione a tabela ProjectWorkflowStageDataSet. Ao transformar os dados, utilize a coluna StageInformation para filtar os projetos com algum tipo de erro:


Dessa forma você irá obter a lista dos projetos que precisam de uma observação mais detalhada, e poderá assim tomar medidas de correção:


Espero que ajude 😉.

terça-feira, 2 de novembro de 2021

Utilizando a API ProjectServer

Olá pessoal –

Se você é um administrador do Project Online, ou então um membro do time do Escritório de Projetos, é quase certo que você já tenha tido a necessidade de construir relatórios e dashboards para prover aos diferentes interessados informações que a eles sejam relevantes.

Ao construir relatórios no Project Online, em 99% dos casos deve-se utilizar a api OData para obter os dados – mas hoje iremos focar no 1% restante.

A Microsoft disponibiliza aos usuários a possibilidade de se conectar à api ProjectServer que, de maneira bem resumida, permite que desenvolvedores se conectem ao Project Online através de aplicações customizadas que tenham a capacidade de ler e/ou alterar os dados existentes nas diferentes tabelas da plataforma – conforme os mais variados exemplos que tenho disponibilizado no meu canal do YouTube e também aqui no blog.

A principal razão para se conectar ao Project Online através da api ProjectServer é obter informações de bastidores que não estão disponíveis na api OData, geralmente relacionadas a códigos internos de sistema que estão associados aos diferentes tipos de objeto. Por exemplo: nesse post eu comentei sobre como é possível escolher o tipo de projeto da empresa (EPT) ao automatizar o processo de criação de novos projetos via Power Automate. Os tipos de projeto (e seus respectivos atributos) são objetos que não estão disponíveis na api padrão (OData), então para obter o Id respectivo de cada tipo de projeto, é necessário conectar-se à api Project Server.

Conectando-se à api Project Server

Digamos que você tenha a necessidade de descobrir quais os calendários que estão configurados no seu ambiente, assim como seus respectivos Ids internos. Para se conectar à api ProjectServer, via Excel ou Power BI, você poderá se conectar ao seguinte endpoint:

https://<nomedatenant>.sharepoint.com/sites/<nomedainstancia>/_api/ProjectServer


 Caso necessário, você deverá entrar com as suas credenciais para que a plataforma possa garantir que você possui as devidas permissões para ler os dados. Na janela seguinte, será necessário clicar em Transform Data para iniciar o processo de transformação dos dados no Power Query:

Em seguida você será apresentado às diferentes entidades disponíveis na api (por exemplo: Calendars, CustomFields, EnterpriseProjectTypes,...)


Ao clicar no botão de expansão da entidade desejada, será possível iniciar o processo de transformação das consultas para obter os registros necessários:



Dentro do primeiro nível dos dados expandidos, ainda é possível seguir ao nível seguinte. Por exemplo, se fosse necessário descobrir quais as datas de excessão registradas dentro de cada calendário, bastaria expandir a coluna Calendars.BaseCalendarExceptions:


Seguindo a mesma lógica é possível obter informações detalhadas de inúmeros objetos internos do Project Online, como campos personalizados, tabelas de pesquisa, dados de workflow e etc. Assim, ao construir aplicações e/ou automações no Project Online, fica muito mais fácil se referir a cada um dos objetos que serão utilizados no processo de automação.

Espero que ajude 😉.


terça-feira, 19 de outubro de 2021

Como obter dados de colunas do tipo pesquisa no Power Automate

 Olá pessoal –

Conforme o Project for the web vai progredindo, vou também me aprofundando no estudo da Power Platform e seus componentes, para estar apto a trabalhar no desenvolvimento de soluções personalizadas para os clientes com os quais trabalho. Dessa maneira, na medida em que vou descobrindo e aprendendo coisas novas, a ideia é ir trazendo novos conteúdos aqui no blog e também no meu canal no YouTube a respeito da Power Platform, não ficando apenas restrito ao ecosistema PPM.

Hoje vou explorar um tópico interessante: como obter informações de campos baseados em pesquisa no Power Automate. O cenário é o seguinte:

Ao construir aplicativos no Power Apps, é possível criar tabelas que utilizem diferentes tipos de colunas – incluindo colunas de pesquisa (lookup). Por exemplo, eu construí um aplicativo simples para cadastramento de tickets de suporte (Help Desk), o qual possui um campo para definição do solicitante (requester) e também para definição da área de suporte (support area):


Acontece que, ao utilizar o Power Automate para enviar notificações (por exemplo, enviar um e-mail para notificar a equipe de que um novo ticket foi aberto), o registro armazenado na tabela principal (Tickets) não utiliza o texto que contém o nome de exibição do requisitante, assim como a área de suporte; ao invés disso, o flow irá obter apenas o Id exclusivo de cada registro, os quais estão armazenados em tabelas à parte dentro do banco de dados (neste exemplo, a tabela padrão do Power Apps User é responsável por armazenar as informações relacionadas ao solicitante, enquanto a tabela personalizada Support Area armazena os dados da área de suporte). A imagem abaixo ilustra como a notificação é entregue:


Repare como as informações do requisitante e da área de suporte são disponibilizadas em formato de código (Id). Isso acontece devido ao fato de que tanto requisitante quanto área de suporte não residem na tabela Tickets (de onde o flow está capturando as informações), mas sim nas tabelas User e Support Area.

Como obter dados de colunas do tipo pesquisa no power automate?

Então, como resolver o problema e exibir as informações esperadas na notificação que é enviada por e-mail?

Para isso é preciso configurar o flow com algumas ações adicionais. Em primeiro lugar, vale a pena iniciar uma nova variável para armazenar o nome de exibição do requisitante. Em seguida, é preciso adicionar uma ação nativa do Dataverse (List Rows) para obter os dados da tabela Users, filtrando o registro que corresponder ao Id do solicitante. Assim, na área de filtro da ação, é preciso adicionar a seguinte condição:

systemuserid eq '<parâmetro de filtro>'


Através dessa abordagem, o Id exclusivo do requisitante, capturado na tabela Tickets, será utilizado como parâmetro de filtro para obter o registro correspondente na tabela Users. Em seguida bastará armazenar a informação na variável iniciada anteriormente para que seja então possível utilizá-la no envio da notificação:


Com isso, quando um novo ticket for submetido e a notificação for disparada, as informações do requisitante serão apresentadas conforme esperado:


Agora basta repetir o mesmo procedimento para obter as informações da área de suporte... porém, é importante destacar que é preciso observar atentamente o banco de dados para descobrir o nome correto da tabela e também do campo por ela armazenado, o qual será utilizado como parâmetro de filtro. No caso do meu ambiente, os parâmetros são:

opm_supportareaid eq '<parâmetro de filtro>'


Resultando na seguinte notificação automatizada:


Por hoje é isso. Espero que o post ajude 😉.

sábado, 2 de outubro de 2021

Importando cronogramas para o Project for the web

 Olá pessoal –

Na medida em que o tempo vai passando, novas funcionalidades vão sendo adicionadas ao Project for the web, e assim o produto vai amadurecendo e se tornando cada vez mais robusto para suportar as necessidades de negócio das organizações no que se refere ao gerenciamento de projetos.

Recentemente, a Microsoft anunciou a inclusão de um novo recurso à plataforma, com o objetivo de permitir a importação de cronogramas criados no Microsoft Project Desktop (.mpp files) para o Project for the web – e hoje vamos explorar este tópico aqui no blog.

A partir da página inicial do Microsoft Project (https://project.microsoft.com/pt-br), os usuários podem clicar em Novo projeto em branco e então escolher a opção Importar da área de trabalho do Project:


No passo seguinte, é necessário selecionar o arquivo a ser importado:



Ao término do processo de importação, um resumo das ações realizadas para alinhar o arquivo .mpp com as características aceitas pelo Project for the web será compartilhado:


Ao clicar em OK, o projeto criado é disponibilizado no Project for the web:


O que é e o que não é importado?

Como sabemos, o Microsoft Project Desktop é um aplicativo completo para gerenciamento de projetos, que oferece inúmeros recursos e funcionalidades para organização dos cronogramas. Em contrapartida, o Project for the web foi inicialmente concebido para ser uma versão “super light” de uma plataforma de gerenciamento de projetos, de forma que inúmeros recursos e funcionalidades que são disponibilizadas pelo Microsoft Project Desktop não estão presentes no Project for the web.

Como foi possível notar no print que detalha o resumo do processo de importação, os seguintes itens não são suportados pelo Project for the web:

  • Recursos – pois o Project for the web não suporta atribuições que definam unidades
  • Linha de Base – pois se trata de uma função/recurso que, até o momento, não existe no âmbito do Project for the web
  • Datas limite – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web
  • Divisão de tarefas – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web
  • Tarefa recorrentes – também se trata de uma função/recurso não suportada pelo Project for the web

Vale sempre a pena lembrar que a Microsoft procura sempre estar atenta às sugestões da comunidade no que se refere à melhoria e inclusão de recursos e funcionalidades em seus produtos. Portanto, se você tem uma sugestão de melhoria para o Project for the web, não deixe de compartilhá-la 😉.

Um abraço e até o próximo post!


sábado, 28 de agosto de 2021

Importando riscos em lote via Power Automate

 Olá pessoal –

Esse é mais um daqueles posts que eu deixo registrado aqui como base de conhecimento caso venha precisar fazer algo semelhante no futuro.

Contexto

Trabalhei recentemente em um projeto de implantação do Project Online para um cliente que atua na área de saneamento. Após a finalização das configurações da plataforma conforme os requisitos de negócio, iniciamos o cadastramento dos projetos no sistema.

O cliente já efetuava a gestão de riscos em uma planilha do Microsoft Excel, e dessa planilha surgiu o desejo de importar todos os riscos já mepeados em lote para o Project Online, evitando o re-trabalho de cadastro de maneira manual.


Ajustes

Antes de construir o flow foi necessário ajustar a planilha para deixá-la em conformidade com a forma como o Power Automate é capaz de interpretar e utilizar seus dados. As seguintes ações foram aplicadas:

  • Linhas vazias na planilha foram excluídas
  • Todas as formatações foram limpas, e o intervalo de dados foi convertido em uma tabela
  • Uma coluna chamada Id do Projeto foi adicionada à planilha, contendo o Id exclusivo dos projetos a partir do Project Online. Esta informação é necessária para que o flow possa filtrar os projetos individualmente quando da importação dos riscos em lote
  • Todos os campos baseados em uma lista de valores (Status e Categoria) foram normatizados para mapearem os mesmos valores da lista padrão de riscos do Project Online
  • Por fim, uma vez realizados todos os ajustes, a planilha foi carregada para a biblioteca de documentos compartilhados dentro da coleção de sites padrão do Project Online

Flow para importação de riscos em lote

Já no Microsoft Power Automate, temos o seguinte flow:


A essência do flow é bem simples:

  • Um gatilho manual foi inserido, uma vez que o flow será executado uma única vez
  • Em seguida é necessário obter as linhas presentes em uma tabela do Excel (a planilha que foi carregada para a biblioteca de documentos compartilhados)
  • Então, para cada um dos registros encontrados na planilha, deve-se encontrar o seu respectivo projeto para que o risco seja cadastrado de maneira automática

Para obter a lista de projetos do Project Online foi utilizada a ação ‘Send an HTTP Request to SharePoint’, através do método GET. Para garantir que cada projeto seja obtido de maneira individual, de acordo com os riscos obtidos inicialmente na planilha, foi utilizado um filtro de projeto baseado na coluna ‘Id do Projeto’:


Então, com o projeto devidamente filtrado, uma outra ação ‘Send an HTTP Request to SharePoint’ foi configurada utilizando o métod POST, de forma a cadastrar os riscos no projeto:


Através desse processo de automação, aproximadamente 450 riscos – pertencentes a 80 diferentes projetos – foram criados de maneira automática, salvando algumas boas horas de trabalho manual dos usuários 😊.

Um abraço e até o próximo post!