quinta-feira, 6 de março de 2014

Tarefas Inativas

O Microsoft Project é, sem sombra de dúvidas, um dos softwares mais ricos em termos de funcionalidades disponibilizadas para os usuários. Uma pena é que, por falta de tempo e muitas vezes de treinamento, é também um dos softwares mais subutilizados. Não é pequeno o número de pessoas que utilizam o Project apenas como se fosse uma planilha de Excel, com uma lista de tarefas a fazer e seus respectivos responsáveis.

Como o objetivo principal deste blog é oferecer dicas e tutoriais que auxiliem as pessoas a obter um melhor rendimento na utilização do Microsoft Project, hoje vamos falar de um recurso quase que desconhecido pela maioria dos seus usuários: as Tarefas Inativas.

Até a versão 2007, quando uma tarefa era cancelada, havia basicamente duas opções disponíveis: ou se excluía a tarefa do cronograma ou se modificava sua duração para 0 dias. A desvantagem da primeira opção era que se perdia seu histórico no cronograma (até como base de conhecimento e lições aprendidas). Já a segunda abordagem poderia gerar a falsa impressão de que a tarefa representava um milestone no cronograma, o que não era verdade.

A partir da versão 2010, e apenas para clientes do Project Professional, a Microsoft introduziu a opção de inativar uma tarefa. Com essa ação, ao invés de o usuário excluir a tarefa do cronograma, ele apenas podia dizer ao Project que aquela tarefa não mais seria necessária, fazendo com que o cronograma se ajustasse ao novo cenário sem que o histórico fosse perdido.

A Microsoft inclusive disponibiliza um artigo bem interessante sobre isso:


Tarefas Inativas: caso prático


Além de trabalhar muito bem a questão de tarefas canceladas, mantendo seu histórico ao longo do cronograma, há ainda outra opção muito interessante para utilização do recurso de Tarefas Inativas. Os usuários podem utilizar a funcionalidade para efetuar simulações de variações no cronograma, as quais podem se apresentar de acordo com cenários distintos.

Suponha que você tenha construído um projeto para obter a certificação PMP. Você estruturou a WBS e em seguida converteu os pacotes de trabalho em um cronograma. Neste exemplo, o resultado foi:


Entretanto, neste exemplo existe uma fase do projeto que pode não acontecer: a Auditoria. Como este é um processo interno do PMI que funciona randomicamente, não é possível determinar com 100% de certeza que para obter a certificação você terá de passar por essa fase ou não.

Aí é que entram as Tarefas Inativas. Você pode configurar o cronograma para que a fase de Auditoria esteja vinculada às demais tarefas, e assim simular qual o comportamento do projeto se esta fase acontecer ou não.

Em primeiro lugar, é preciso definir criteriosamente o vínculo entre as tarefas. Observe a imagem abaixo:


Analisando a primeira tarefa da fase de Exame, “Agendamento do exame”, pode-se verificar que ela possui 3 predecessoras:
  • Predecessora: 15 – a tarefa 15 é a última da fase de Capacitação, significando que não é possível agendar o exame sem antes finalizar a capacitação obrigatória requerida pelo PMI;
  • Predecessora: 26 – a tarefa 26 representa a finalização da fase de Aplicação junto ao PMI. Assim, caso o processo de aplicação do candidato junto ao PMI não seja concluída, não será possível realizar o exame;
  • Predecessora: 31 – por fim, criou-se o vínculo com a tarefa 31, que representa que a auditoria foi concluída. Assim, se o processo de aplicação for submetido à auditoria pelo PMI, o exame não poderá ser agendado até que ela esteja concluída.

 Ao se considerar o pior cenário, ou seja, se o processo for submetido à auditoria do PMI, sua duração total levaria 87 dias, conforme apresentado pelo cronograma de exemplo. Porém, suponha que você queira fazer uma simulação e verificar quantos dias seriam necessários para que o projeto fosse concluído caso o processo de auditoria não fosse necessário.

Para isso, selecione a tarefa 27, que representa a fase de Auditoria. Em seguida, clique no botão Inativa, que está disponível na guia Cronograna do Ribbon, na aba Tarefa:


Ao executar a ação, o Microsoft Project desconsidera a fase de Auditoria para execução do cronograma, gerando uma redução no tempo necessário para sua execução (perceba que o tempo total caiu de 87 para 71 dias):


Abaixo, duas visões do Gráfico de Gantt. Primeiro, considerando a fase de Auditoria:


E agora, caso a fase de Auditoria não seja mais necessária:


Resumindo, a funcionalidade de Tarefas Inativas pode (e deve) ser um aliado muito eficaz no trabalho com o Microsoft Project.

Caso você queira arquivar esse post para consulta futura, faça o download da versão digital clicando no link abaixo:


Não se esqueça também de participar do grupo de discussões ‘Project na Prática’ no LinkedIn, para trocar ideias, esclarecer dúvidas e contribuir com a comunidade de usuários do Microsoft Project:


Até a próxima!



12 comentários:

  1. Bom dia, Rafael, pelo entendimento a ferramenta desativar tarefa é apenas na versão professional?

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    1. Olá Marcelo.

      Isso mesmo, o Project Standard não possui este recurso.

      Um abraço!

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  2. Olá Raphael,

    realmente é um excelente recurso que acaba passando despercebido no nosso dia-a-dia. Após sua dica, começarei a utilizá-lo com mais frequência.

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    1. Boa Carlos! Esse recurso de fato é muito importante e muito útil.

      Um abraço!

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  3. Bom dia Raphael, preciso inativar tarefas que já estão concluídas. Existe como?

    Att
    Cássia

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    1. Olá Cássia -

      Apenas tarefas que não possuem progresso podem ser inativadas.

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    2. No caso, mudei para 0% e mesmo assim não foi possível... Seria devido as datas já terem passado?

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    3. O fato de as datas estarem no passado não deveria impedir você de realizar a ação. Qual é a mensagem de erro que está sendo apresentada?

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    4. Aparece que a atividade já está em andamento, e por isto não pode ser inativada...

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    5. Tive o mesmo problema dessa mensagem de erro.
      Tirei as predecessoras, coloquei a data de inicio para depois do calendário atual, deixei a atividade em 0%, e nada.
      Resolvi excluindo a data de inicio e término.

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  4. Oi Rafael, voce pode me dizer se em alguma view eu não consiga ver no crono final as atividades inativas. de maneira que elas ficassem so para referencia? Eu não gostaria de deleta-las. obrigada

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    1. Olá... você pode aplicar filtros nas views para ocultar e/ou exibir as tarefas inativas.

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