segunda-feira, 15 de fevereiro de 2016

Gerenciando o Modelo Global no Microsoft Project

Olá pessoal,

Ao definir o Microsoft Project como plataforma de apoio para o gerenciamento de múltiplos projetos, é muito provável que você já tenha pensado em utilizar, em todos os seus cronogramas, os mesmos campos, tabelas, modos de exibição, calendários e demais objetos que você tenha personalizado no software. Esta é uma ação que traria inúmeros benefícios, sendo o principal deles evitar que a cada novo projeto as personalizações tenham de ser refeitas. Além disso, uma customização única do Microsoft Project ajudaria a definir um padrão de trabalho com a ferramenta, garantindo um maior alinhamento às boas práticas de utilização do software.

Um hábito muito comum das pessoas que utilizam o Microsoft Project é, ao iniciar um novo projeto, usar como referência um cronograma que já tenha sido concluído (ou que talvez esteja em andamento) e que já possua todas as personalizações desejadas. Dessa maneira, bastaria salvar o arquivo com outro nome, apagar as informações do cronograma e a lista de recursos, remover a linha de base e iniciar um novo empreendimento com todas as suas customizações favoritas. Apesar de factível, este é um processo não recomendado, pois ele exige a completa remoção de todas as informações do projeto anterior antes que seja possível utilizar o arquivo em um novo projeto – e sempre existe a possibilidade de esquecermos algo.

Nesse sentido, o Microsoft Project permite que você configure o Modelo Global. O modelo global funciona como um arquivo padrão contendo todos os objetos do Microsoft Project (sejam eles padrão da ferramenta ou customizados), como campos, tabelas, modos de exibição, calendários e etc. Além disso, o modelo global contém as configurações que o Microsoft Project utiliza como padrão, como por exemplo o modo de tarefa que deve ser utilizado quando novas tarefas são criadas. Assim, você poderá customizar o modelo global para que este contenha todas as suas preferências, de modo que todos os seus projetos (novos, antigos ou em andamento) possuam exatamente as mesmas características.

Para configurar o modelo global no Microsoft Project, clique em Arquivo > Informações. Na caixa de diálogo aberta, selecione a opção Organize o Modelo Global:


Na caixa de diálogo seguinte, chamada Organizador, você irá visualizar todos os objetos que fazem parte do modelo global, agrupados por categorias (Modos de Exibição, Relatórios, Módulos, Tabelas, Filtros, Calendários, Mapas, Campos e Grupos). Note que, na parte inferior da caixa de diálogo, é possível visualizar os objetos que estão disponíveis no modelo global e aqueles que estão disponíveis apenas no arquivo aberto (neste caso, o projeto que estou usando, chamado Implantação Project Server 2013):


Clique na guia Campos. Nesta guia você irá visualizar, do lado direito da caixa de diálogo, todos os campos personalizados existentes no seu arquivo. Note que, do lado esquerdo, não há campos personalizados disponíveis no modelo global:


Para copiar os campos personalizados criados neste arquivo para o modelo global do Microsoft Project, basta selecionar os campos desejados do lado direito da caixa de diálogo e, em seguida, clicar em << Copiar:


Deste modo, o arquivo chamado Global.MPT (ou seja, o modelo global) passará a ser composto dos campos personalizados copiados:


Da mesma maneira, você poderá copiar os demais objetos que desejar para o modelo global (como Tabelas, Modos de Exibição, Calendários e etc.):


Você não precisa salvar o modelo global para que as ações realizadas surtam efeito. Basta fechar a caixa de diálogo Organizador e as configurações serão armazenadas. Assim, você poderá abrir qualquer projeto no Microsoft Project (seja ele um projeto já existente ou um novo projeto) para ter à disposição todos os objetos copiados no modelo global.


Caso você tenha gostado do post e queira baixar uma cópia digital, aqui está o link:

https://app.box.com/s/4idxnqs695zlvbhan4z7i2qxa51zqjc5

Um abraço e até a próxima!


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